Εργασία με κελιά στο Excel

Ένας τεράστιος αριθμός χρηστών του Excel κάνει το ίδιο λάθος. Συγχέουν δύο θεμελιωδώς διαφορετικούς τύπους λειτουργιών: μέσα στο κελί και πίσω από αυτό. Όμως η διαφορά μεταξύ τους είναι τεράστια.

Το γεγονός είναι ότι κάθε κελί είναι ένα στοιχείο με πλήρη χαρακτηριστικά, το οποίο είναι ένα πεδίο εισόδου με πολλές δυνατότητες. Οι τύποι, οι αριθμοί, το κείμενο, οι λογικοί τελεστές και ούτω καθεξής εισάγονται εκεί. Το ίδιο το κείμενο μπορεί να διαμορφωθεί: αλλάξτε το μέγεθος και το στυλ του, καθώς και τη θέση του μέσα στο κελί.

Για παράδειγμα, σε αυτήν την εικόνα μπορείτε να δείτε ότι το κείμενο μέσα στο κελί είναι κόκκινο και έντονη γραφή.

Σε αυτήν την περίπτωση, είναι σημαντικό να δώσετε προσοχή στο γεγονός ότι το κελί που εμφανίζεται στην εικόνα βρίσκεται αυτήν τη στιγμή σε λειτουργία επεξεργασίας περιεχομένου. Για να κατανοήσετε σε ποια συγκεκριμένη κατάσταση βρίσκεται το κελί στην περίπτωσή σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον δρομέα κειμένου μέσα. Αλλά ακόμα κι αν δεν είναι ορατό, το κελί μπορεί να βρίσκεται σε λειτουργία επεξεργασίας. Μπορείτε να το καταλάβετε αυτό με την παρουσία ενεργών κουμπιών για επιβεβαίωση και ακύρωση εισαγωγής. 

Ένα σημαντικό χαρακτηριστικό αυτής της λειτουργίας είναι ότι είναι αδύνατο να εκτελεστούν όλες οι πιθανές λειτουργίες με ένα κελί σε αυτό. Αν κοιτάξετε τη γραμμή εργαλείων κορδέλας, θα δείτε ότι τα περισσότερα κουμπιά δεν είναι ενεργά. Εδώ εκφράζεται το βασικό λάθος. Ας μιλήσουμε όμως για όλα με τη σειρά, ξεκινώντας από τα πολύ βασικά και μετά θα αυξήσουμε το επίπεδο πολυπλοκότητας, ώστε όλοι να μάθουν κάτι χρήσιμο.

Βασικές έννοιες

Έτσι, το κύριο στοιχείο του πίνακα είναι το κελί. Βρίσκεται στη διασταύρωση μιας στήλης και μιας γραμμής και ως εκ τούτου έχει τη δική του διεύθυνση, η οποία μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε τύπους για να το δείξει, να λάβει ορισμένα δεδομένα κ.λπ. 

Για παράδειγμα, το κελί B3 έχει τις ακόλουθες συντεταγμένες: σειρά 3, στήλη 2. Μπορείτε να το δείτε στην επάνω αριστερή γωνία, ακριβώς κάτω από το μενού πλοήγησης. 

Η δεύτερη σημαντική έννοια είναι το βιβλίο εργασίας. Αυτό είναι ένα έγγραφο που ανοίγει ο χρήστης, το οποίο περιέχει μια λίστα φύλλων, τα οποία με τη σειρά τους αποτελούνται από κελιά. Οποιοδήποτε νέο έγγραφο αρχικά δεν περιέχει πληροφορίες και στο αντίστοιχο πεδίο κρασιού τη διεύθυνση του κελιού που έχει επιλεγεί.

Εμφανίζονται επίσης τα ονόματα στηλών και σειρών. Όταν επιλεγεί ένα από τα κελιά, τα αντίστοιχα στοιχεία στη γραμμή συντεταγμένων θα τονιστούν με πορτοκαλί χρώμα.

Για την εισαγωγή πληροφοριών, είναι απαραίτητο, όπως ήδη καταλάβαμε παραπάνω, να μεταβείτε στη λειτουργία επεξεργασίας. Πρέπει να επιλέξετε το κατάλληλο κελί κάνοντας αριστερό κλικ πάνω του και, στη συνέχεια, απλώς εισαγάγετε τα δεδομένα. Μπορείτε επίσης να πλοηγηθείτε μεταξύ διαφορετικών κελιών χρησιμοποιώντας το πληκτρολόγιο χρησιμοποιώντας τα κουμπιά βέλους.

Βασικές Λειτουργίες Κυψέλης

Επιλέξτε κελιά σε ένα εύρος

Η ομαδοποίηση πληροφοριών στο Excel πραγματοποιείται σύμφωνα με ένα ειδικό εύρος. Σε αυτήν την περίπτωση, επιλέγονται πολλά κελιά ταυτόχρονα, καθώς και γραμμές και στήλες, αντίστοιχα. Εάν τα επιλέξετε, εμφανίζεται ολόκληρη η περιοχή και η γραμμή διευθύνσεων παρέχει μια σύνοψη όλων των επιλεγμένων κελιών.

Συγχώνευση κυττάρων

Αφού επιλεγούν τα κελιά, μπορούν πλέον να συγχωνευθούν. Πριν το κάνετε αυτό, συνιστάται να αντιγράψετε το επιλεγμένο εύρος πατώντας το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + C και να το μετακινήσετε σε άλλη θέση χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα Ctrl + V. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων σας. Αυτό πρέπει να γίνει, γιατί όταν τα κελιά συγχωνεύονται, όλες οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτά διαγράφονται. Και για να το επαναφέρετε, πρέπει να έχετε ένα αντίγραφό του.

Στη συνέχεια, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί που φαίνεται στο στιγμιότυπο οθόνης. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι συγχώνευσης κελιών. Πρέπει να επιλέξετε αυτό που ταιριάζει καλύτερα στην κατάσταση.

Εύρεση του απαιτούμενου κουμπιού. Στο μενού πλοήγησης, στην καρτέλα "Αρχική σελίδα", βρείτε το κουμπί που επισημάνθηκε στο προηγούμενο στιγμιότυπο οθόνης και εμφανίστε την αναπτυσσόμενη λίστα. Επιλέξαμε Συγχώνευση και Κέντρο. Εάν αυτό το κουμπί είναι ανενεργό, τότε πρέπει να βγείτε από τη λειτουργία επεξεργασίας. Αυτό μπορεί να γίνει πατώντας το πλήκτρο Enter. 

Εάν χρειάζεται να προσαρμόσετε τη θέση του κειμένου στο μεγάλο κελί που προκύπτει, μπορείτε να το κάνετε χρησιμοποιώντας τις ιδιότητες στοίχισης που βρίσκονται στην καρτέλα Αρχική σελίδα.

Διάσπαση κυττάρων

Αυτή είναι μια αρκετά απλή διαδικασία που επαναλαμβάνει κάπως την προηγούμενη παράγραφο:

1. Επιλέγοντας ένα κελί που είχε δημιουργηθεί προηγουμένως με τη συγχώνευση πολλών άλλων κελιών. Ο χωρισμός των άλλων δεν είναι δυνατός. 
2. Μόλις επιλεγεί το συγχωνευμένο μπλοκ, το πλήκτρο συγχώνευσης θα ανάψει. Αφού κάνετε κλικ σε αυτό, όλα τα κελιά θα διαχωριστούν. Καθένας από αυτούς θα λάβει τη δική του διεύθυνση. Οι γραμμές και οι στήλες θα επανυπολογιστούν αυτόματα. 

Αναζήτηση κυττάρων

Είναι πολύ εύκολο να παραβλέψετε σημαντικές πληροφορίες όταν πρέπει να εργαστείτε με μεγάλο όγκο δεδομένων. Για να λύσετε αυτό το πρόβλημα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναζήτηση. Επιπλέον, μπορείτε να αναζητήσετε όχι μόνο λέξεις, αλλά και τύπους, συνδυασμένα μπλοκ και οτιδήποτε σας αρέσει. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να εκτελέσετε τα ακόλουθα βήματα:

1. Βεβαιωθείτε ότι η καρτέλα Αρχική σελίδα είναι ανοιχτή. Υπάρχει μια περιοχή "Επεξεργασία" όπου μπορείτε να βρείτε το πλήκτρο "Εύρεση και επιλογή".
2. Μετά από αυτό, θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου με ένα πεδίο εισαγωγής στο οποίο μπορείτε να εισαγάγετε την τιμή που χρειάζεστε. Υπάρχει επίσης μια επιλογή για τον καθορισμό πρόσθετων παραμέτρων. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να βρείτε συγχωνευμένα κελιά, πρέπει να κάνετε κλικ στις «Επιλογές» – «Μορφή» – «Στοίχιση» και να επιλέξετε το πλαίσιο δίπλα στην αναζήτηση συγχωνευμένων κελιών.
3. Οι απαραίτητες πληροφορίες θα εμφανιστούν σε ειδικό παράθυρο.

Υπάρχει επίσης μια λειτουργία "Εύρεση όλων" για αναζήτηση όλων των συγχωνευμένων κελιών.

Εργασία με τα περιεχόμενα των κελιών του Excel

Εδώ θα δούμε μερικές λειτουργίες που σας επιτρέπουν να εργάζεστε με κείμενο εισαγωγής, συναρτήσεις ή αριθμούς, πώς να εκτελείτε λειτουργίες αντιγραφής, μετακίνησης και αναπαραγωγής. Ας δούμε καθένα από αυτά με τη σειρά.

1. Εισαγωγή. Όλα είναι απλά εδώ. Πρέπει να επιλέξετε το επιθυμητό κελί και απλώς να ξεκινήσετε να γράφετε.
2. Αφαίρεση πληροφοριών. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και το πλήκτρο Delete και το Backspace. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το κλειδί γόμας στον πίνακα επεξεργασίας.
3. Αντίγραφο. Είναι πολύ βολικό να το εκτελέσετε χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα συντόμευσης Ctrl + C και να επικολλήσετε τις αντιγραμμένες πληροφορίες στην επιθυμητή θέση χρησιμοποιώντας το συνδυασμό Ctrl + V. Με αυτόν τον τρόπο, μπορεί να πραγματοποιηθεί γρήγορος πολλαπλασιασμός δεδομένων. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί όχι μόνο στο Excel, αλλά και σε σχεδόν οποιοδήποτε πρόγραμμα που εκτελεί Windows. Εάν έχει πραγματοποιηθεί μια εσφαλμένη ενέργεια (για παράδειγμα, έχει εισαχθεί ένα εσφαλμένο κομμάτι κειμένου), μπορείτε να κάνετε επαναφορά πατώντας το συνδυασμό Ctrl + Z.
4. Αποκοπή. Εκτελείται χρησιμοποιώντας τον συνδυασμό Ctrl + X, μετά τον οποίο πρέπει να εισαγάγετε τα δεδομένα στη σωστή θέση χρησιμοποιώντας τα ίδια πλήκτρα συντόμευσης Ctrl + V. Η διαφορά μεταξύ κοπής και αντιγραφής είναι ότι με το τελευταίο, τα δεδομένα αποθηκεύονται στο πρώτη θέση, ενώ το κομμένο θραύσμα παραμένει μόνο στο σημείο που εισήχθη. 
5. Μορφοποίηση. Τα κύτταρα μπορούν να αλλάξουν τόσο εξωτερικά όσο και εσωτερικά. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε όλες τις απαραίτητες παραμέτρους κάνοντας δεξί κλικ στο απαιτούμενο κελί. Θα εμφανιστεί ένα μενού περιβάλλοντος με όλες τις ρυθμίσεις.

Αριθμητικές πράξεις

Το Excel είναι κατά κύριο λόγο μια λειτουργική αριθμομηχανή που σας επιτρέπει να εκτελείτε υπολογισμούς πολλαπλών επιπέδων. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για τη λογιστική. Αυτό το πρόγραμμα σάς επιτρέπει να εκτελείτε όλες τις νοητές και ασύλληπτες πράξεις με αριθμούς. Επομένως, πρέπει να κατανοήσετε πώς λειτουργούν οι διάφορες λειτουργίες και χαρακτήρες που μπορούν να γραφτούν σε ένα κελί.

Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να κατανοήσετε τη σημείωση που υποδεικνύει μια συγκεκριμένη αριθμητική πράξη:

1. + – προσθήκη.
2. – – αφαίρεση.
3. * – πολλαπλασιασμός.
4. / – διαίρεση.
5. ^ – εκθετικότητα.
6. % είναι ένα ποσοστό. 

Ξεκινήστε να εισάγετε έναν τύπο σε ένα κελί με σύμβολο ίσου. Για παράδειγμα, 

= 7 + 6

Αφού πατήσετε το κουμπί «ENTER», τα δεδομένα υπολογίζονται αυτόματα και το αποτέλεσμα εμφανίζεται στο κελί. Εάν ως αποτέλεσμα του υπολογισμού αποδειχθεί ότι υπάρχει ένας τεράστιος αριθμός ψηφίων μετά την υποδιαστολή, τότε μπορείτε να μειώσετε το βάθος bit χρησιμοποιώντας ένα ειδικό κουμπί στην καρτέλα "Αρχική σελίδα" στην ενότητα "Αριθμός".

Χρήση τύπων στο Excel

Εάν είναι απαραίτητο να καταρτιστεί ένα τελικό ισοζύγιο, τότε η προσθήκη από μόνη της δεν αρκεί. Εξάλλου, αποτελείται από έναν τεράστιο όγκο δεδομένων. Για το λόγο αυτό, έχουν αναπτυχθεί τεχνολογίες που καθιστούν δυνατή τη δημιουργία ενός πίνακα με λίγα μόνο κλικ.

Για να γίνει πιο σαφές, ας δημιουργήσουμε έναν τόσο απλό πίνακα με δεδομένα, όπου πρέπει να υπολογίσετε πολλές τιμές ταυτόχρονα.

Για να λάβετε το τελικό αποτέλεσμα, απλώς συνοψίστε τις τιμές για κάθε στοιχείο για τις δύο πρώτες εβδομάδες. Αυτό είναι εύκολο γιατί μπορείτε επίσης να εισάγετε χειροκίνητα μια μικρή ποσότητα δεδομένων. Αλλά τι, επίσης χέρια για να λάβει το ποσό; Τι πρέπει να γίνει για να συστηματοποιηθούν οι διαθέσιμες πληροφορίες;

Εάν χρησιμοποιείτε έναν τύπο σε ένα κελί, μπορείτε να εκτελέσετε ακόμη και τους πιο περίπλοκους υπολογισμούς, καθώς και να προγραμματίσετε το έγγραφό σας για να κάνει ό,τι θέλετε.

Επιπλέον, ο τύπος μπορεί να επιλεγεί απευθείας από το μενού, το οποίο καλείται πατώντας το κουμπί fx. Έχουμε επιλέξει τη συνάρτηση SUM στο πλαίσιο διαλόγου. Για να επιβεβαιώσετε την ενέργεια, πρέπει να πατήσετε το κουμπί "Enter". Πριν χρησιμοποιήσετε πραγματικά τις λειτουργίες, συνιστάται να εξασκηθείτε λίγο στο sandbox. Δηλαδή, δημιουργήστε ένα έγγραφο δοκιμής, όπου μπορείτε να επεξεργαστείτε λίγους διάφορους τύπους και να δείτε πώς λειτουργούν. 

Σφάλματα κατά την εισαγωγή ενός τύπου σε ένα κελί

Ως αποτέλεσμα της εισαγωγής ενός τύπου, ενδέχεται να προκύψουν διάφορα σφάλματα:

1. ##### – Αυτό το σφάλμα παρουσιάζεται εάν ληφθεί μια τιμή κάτω από το μηδέν κατά την εισαγωγή μιας ημερομηνίας ή ώρας. Μπορεί επίσης να εμφανιστεί εάν δεν υπάρχει αρκετός χώρος στο κελί για να χωρέσει όλα τα δεδομένα. 
2. #N/A – αυτό το σφάλμα εμφανίζεται εάν είναι αδύνατο να προσδιοριστούν τα δεδομένα, καθώς και εάν παραβιαστεί η σειρά εισαγωγής των ορισμάτων συνάρτησης.
3. #ΣΥΝΔΕΣΜΟΣ! Σε αυτήν την περίπτωση, το Excel αναφέρει ότι καθορίστηκε μη έγκυρη διεύθυνση στήλης ή σειράς. 
4. #ΑΔΕΙΑΖΩ! Εμφανίζεται σφάλμα εάν η αριθμητική συνάρτηση έχει κατασκευαστεί λανθασμένα.
5. #ΑΡΙΘΜΟΣ! Εάν ο αριθμός είναι υπερβολικά μικρός ή μεγάλος.
6. #ΑΞΙΑ! Υποδεικνύει ότι χρησιμοποιείται μη υποστηριζόμενος τύπος δεδομένων. Αυτό μπορεί να συμβεί εάν ένα κελί που χρησιμοποιείται για τον τύπο περιέχει κείμενο και το άλλο περιέχει αριθμούς. Σε αυτήν την περίπτωση, οι τύποι δεδομένων δεν ταιριάζουν μεταξύ τους και το Excel αρχίζει να βρίζει.
7. #DIV/0! – η αδυναμία διαίρεσης με το μηδέν.
8. #ΟΝΟΜΑ? – το όνομα της συνάρτησης δεν μπορεί να αναγνωριστεί. Για παράδειγμα, υπάρχει ένα σφάλμα.

Πλήκτρα συντόμευσης

Τα πλήκτρα συντόμευσης κάνουν τη ζωή πιο εύκολη, ειδικά αν πρέπει να επαναλαμβάνετε συχνά τον ίδιο τύπο ενεργειών. Τα πιο δημοφιλή πλήκτρα πρόσβασης είναι τα εξής:

1. CTRL + βέλος στο πληκτρολόγιο – επιλέξτε όλα τα κελιά που βρίσκονται στην αντίστοιχη γραμμή ή στήλη.
2. CTRL + SHIFT + "+" - εισάγετε την ώρα που είναι στο ρολόι τη δεδομένη στιγμή.
3. CTRL + ; – Εισαγάγετε την τρέχουσα ημερομηνία με λειτουργία αυτόματου φιλτραρίσματος σύμφωνα με τους κανόνες του Excel.
4. CTRL + A – επιλέξτε όλα τα κελιά.

Ρυθμίσεις εμφάνισης κυψέλης

Ο σωστά επιλεγμένος σχεδιασμός κελιών σάς επιτρέπει να το κάνετε πιο ελκυστικό και το εύρος - εύκολο στην ανάγνωση. Υπάρχουν πολλές επιλογές εμφάνισης κελιών που μπορείτε να προσαρμόσετε.

Όρια

Η γκάμα των λειτουργιών υπολογιστικού φύλλου περιλαμβάνει επίσης ρυθμίσεις περιγράμματος. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στα κελιά που σας ενδιαφέρουν και ανοίξτε την καρτέλα "Αρχική σελίδα", όπου κάνετε κλικ στο βέλος που βρίσκεται στα δεξιά του κουμπιού "Σύνορα". Μετά από αυτό, θα εμφανιστεί ένα μενού στο οποίο μπορείτε να ορίσετε τις απαραίτητες ιδιότητες περιγράμματος.

Τα σύνορα μπορούν να σχεδιαστούν. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να βρείτε το στοιχείο "Σχεδίαση περιγραμμάτων", το οποίο βρίσκεται σε αυτό το αναδυόμενο μενού.

Χρώμα γεμίσματος

Πρώτα πρέπει να επιλέξετε εκείνα τα κελιά που πρέπει να γεμίσουν με ένα συγκεκριμένο χρώμα. Μετά από αυτό, στην καρτέλα "Αρχική σελίδα", βρείτε το βέλος που βρίσκεται στα δεξιά του στοιχείου "Χρώμα συμπλήρωσης". Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο μενού με μια λίστα χρωμάτων. Απλώς επιλέξτε την επιθυμητή απόχρωση και το κελί θα γεμίσει αυτόματα.

Life hack: αν τοποθετήσετε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από διαφορετικά χρώματα, μπορείτε να δείτε ποια θα είναι η εμφάνιση του κελιού αφού γεμίσει με ένα συγκεκριμένο χρώμα.

Στυλ κυττάρων

Τα στυλ κελιών είναι έτοιμες επιλογές σχεδίασης που μπορούν να προστεθούν με μερικά κλικ. Μπορείτε να βρείτε το μενού στην καρτέλα "Αρχική σελίδα" στην ενότητα "στυλ κελιών".