Εργασία με πίνακες στο Excel

Το Excel θεωρείται από πολλούς ως πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων. Επομένως, το ερώτημα πώς να δημιουργήσετε και να εργαστείτε με πίνακες μπορεί να φαίνεται περίεργο με την πρώτη ματιά. Αλλά λίγοι άνθρωποι γνωρίζουν ποια είναι η κύρια διαφορά μεταξύ του Excel και των υπολογιστικών φύλλων. Επιπλέον, αυτό το στοιχείο του πακέτου του Microsoft Office δεν είναι πάντα αλληλεπίδραση με υπολογιστικά φύλλα. Επιπλέον, το κύριο καθήκον του Excel είναι η επεξεργασία πληροφοριών που μπορούν να παρουσιαστούν σε διάφορες μορφές. Επίσης σε μορφή πίνακα.

Ή μπορεί να προκύψει μια κατάσταση όταν είναι απαραίτητο να επιλέξετε ένα ξεχωριστό εύρος για τον πίνακα και να το μορφοποιήσετε ανάλογα. Γενικά, υπάρχει ένας τεράστιος αριθμός δυνατοτήτων για τη χρήση πινάκων, οπότε ας τις δούμε λεπτομερέστερα.

Η έννοια των έξυπνων τραπεζιών

Υπάρχει ακόμα διαφορά μεταξύ ενός φύλλου Excel και ενός έξυπνου υπολογιστικού φύλλου. Το πρώτο είναι απλώς μια περιοχή που περιέχει έναν ορισμένο αριθμό κελιών. Ορισμένα από αυτά μπορεί να είναι γεμάτα με ορισμένες πληροφορίες, ενώ άλλα είναι κενά. Αλλά δεν υπάρχει καμία θεμελιώδης διαφορά μεταξύ τους από τεχνική άποψη.

Αλλά ένα υπολογιστικό φύλλο Excel είναι μια θεμελιωδώς διαφορετική έννοια. Δεν περιορίζεται σε μια σειρά δεδομένων, έχει τις δικές του ιδιότητες, ένα όνομα, μια συγκεκριμένη δομή και έναν τεράστιο αριθμό πλεονεκτημάτων.

Επομένως, μπορείτε να επιλέξετε ένα ξεχωριστό όνομα για τον πίνακα του Excel – «Έξυπνος πίνακας» ή Έξυπνος πίνακας.

Δημιουργήστε ένα έξυπνο τραπέζι

Ας υποθέσουμε ότι έχουμε δημιουργήσει ένα εύρος δεδομένων με πληροφορίες πωλήσεων.

Δεν είναι ακόμη τραπέζι. Για να μετατρέψετε ένα εύρος σε αυτό, πρέπει να το επιλέξετε και να βρείτε την καρτέλα "Εισαγωγή" και εκεί να βρείτε το κουμπί "Πίνακας" στο ομώνυμο μπλοκ.

Θα εμφανιστεί ένα μικρό παράθυρο. Σε αυτό, μπορείτε να προσαρμόσετε το σύνολο των κελιών που θέλετε να μετατρέψετε σε πίνακα. Επιπλέον, πρέπει να καθορίσετε ότι η πρώτη γραμμή περιέχει τις επικεφαλίδες των στηλών. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl + T για να εμφανίσετε το ίδιο παράθυρο διαλόγου.

Κατ 'αρχήν, τίποτα δεν χρειάζεται να αλλάξει στις περισσότερες περιπτώσεις. Αφού επιβεβαιωθεί η ενέργεια πατώντας το κουμπί "OK", το προηγουμένως επιλεγμένο εύρος θα γίνει αμέσως πίνακας.

Πριν ρυθμίσετε απευθείας τις ιδιότητές του, πρέπει να κατανοήσετε πώς βλέπει το ίδιο το πρόγραμμα τον πίνακα. Μετά από αυτό, πολλά πράγματα θα ξεκαθαρίσουν.

Κατανόηση της δομής του πίνακα του Excel

Όλοι οι πίνακες έχουν ένα συγκεκριμένο όνομα που εμφανίζεται σε μια ειδική καρτέλα Σχεδίαση. Εμφανίζεται αμέσως μετά την επιλογή οποιουδήποτε κελιού. Από προεπιλογή, το όνομα έχει τη μορφή «Πίνακας 1» ή «Πίνακας 2» και αντίστοιχα.

Εάν χρειάζεται να έχετε πολλούς πίνακες σε ένα έγγραφο, συνιστάται να τους δώσετε τέτοια ονόματα, ώστε αργότερα να καταλάβετε ποιες πληροφορίες περιέχονται πού περιέχονται. Στο μέλλον, θα είναι πολύ πιο εύκολο να αλληλεπιδράσετε μαζί τους, τόσο για εσάς όσο και για τα άτομα που βλέπουν το έγγραφό σας.

Επιπλέον, οι πίνακες με όνομα μπορούν να χρησιμοποιηθούν στο Power Query ή σε ορισμένα άλλα πρόσθετα.

Ας ονομάσουμε τον πίνακα μας "Αναφορά". Το όνομα μπορεί να εμφανιστεί σε ένα παράθυρο που ονομάζεται διαχειριστής ονομάτων. Για να το ανοίξετε, πρέπει να ακολουθήσετε την ακόλουθη διαδρομή: Τύποι – Καθορισμένα ονόματα – Διαχείριση ονομάτων.

Είναι επίσης δυνατή η μη αυτόματη εισαγωγή του τύπου, όπου μπορείτε επίσης να δείτε το όνομα του πίνακα.

Αλλά το πιο διασκεδαστικό είναι ότι το Excel μπορεί να δει ταυτόχρονα τον πίνακα σε πολλές ενότητες: στο σύνολό του, καθώς και σε μεμονωμένες στήλες, επικεφαλίδες, σύνολα. Τότε οι σύνδεσμοι θα μοιάζουν με αυτό.

Γενικά, τέτοιες κατασκευές δίνονται μόνο για λόγους ακριβέστερου προσανατολισμού. Δεν χρειάζεται όμως να τα απομνημονεύσετε. Εμφανίζονται αυτόματα σε συμβουλές εργαλείων που εμφανίζονται μετά την επιλογή Πίνακας και πώς θα ανοίξουν οι αγκύλες. Για να τα εισαγάγετε, πρέπει πρώτα να ενεργοποιήσετε την αγγλική διάταξη.

Μπορείτε να βρείτε την επιθυμητή επιλογή χρησιμοποιώντας το πλήκτρο Tab. Μην ξεχάσετε να κλείσετε όλες τις αγκύλες που υπάρχουν στον τύπο. Τα τετράγωνα δεν αποτελούν εξαίρεση εδώ. 

Εάν θέλετε να αθροίσετε τα περιεχόμενα ολόκληρης της στήλης με τις πωλήσεις, πρέπει να γράψετε τον ακόλουθο τύπο:

= SUM (D2: D8)

Μετά από αυτό, θα μετατραπεί αυτόματα σε =SUM(Αναφορά[Πωλήσεις]). Με απλά λόγια, ο σύνδεσμος θα οδηγήσει σε μια συγκεκριμένη στήλη. Βολικό, συμφωνείτε;

Έτσι, οποιοδήποτε γράφημα, τύπος, εύρος, όπου ένας έξυπνος πίνακας θα χρησιμοποιηθεί για τη λήψη δεδομένων από αυτόν, θα χρησιμοποιεί αυτόματα ενημερωμένες πληροφορίες.

Τώρα ας μιλήσουμε λεπτομερέστερα για το ποιοι πίνακες μπορούν να έχουν ιδιότητες.

Πίνακες Excel: Ιδιότητες

Κάθε πίνακας που δημιουργείται μπορεί να έχει πολλές επικεφαλίδες στηλών. Στη συνέχεια, η πρώτη γραμμή του εύρους χρησιμεύει ως πηγή δεδομένων.

Επιπλέον, εάν το μέγεθος του πίνακα είναι πολύ μεγάλο, κατά την κύλιση προς τα κάτω, αντί για τα γράμματα που υποδεικνύουν τις αντίστοιχες στήλες, εμφανίζονται τα ονόματα των στηλών. Αυτό θα αρέσει στον χρήστη, καθώς δεν θα είναι απαραίτητο να διορθώσετε τις περιοχές χειροκίνητα.

Περιλαμβάνει επίσης αυτόματο φίλτρο. Αλλά αν δεν το χρειάζεστε, μπορείτε πάντα να το απενεργοποιήσετε στις ρυθμίσεις.

Επίσης, όλες οι τιμές που είναι γραμμένες αμέσως κάτω από το τελευταίο κελί της στήλης του πίνακα επισυνάπτονται σε αυτό οι ίδιες. Επομένως, μπορούν να βρεθούν απευθείας σε οποιοδήποτε αντικείμενο που χρησιμοποιεί δεδομένα από την πρώτη στήλη του πίνακα στην εργασία του.

Ταυτόχρονα, μορφοποιούνται νέα κελιά για τη σχεδίαση του πίνακα και όλοι οι τύποι που είναι συγκεκριμένοι για αυτήν τη στήλη εγγράφονται αυτόματα σε αυτά. Με απλά λόγια, για να αυξήσετε το μέγεθος του πίνακα και να τον επεκτείνετε, απλώς εισάγετε τα σωστά δεδομένα. Όλα τα άλλα θα προστεθούν από το πρόγραμμα. Το ίδιο ισχύει και για τις νέες στήλες.

Εάν ένας τύπος εισαχθεί σε τουλάχιστον ένα κελί, τότε εξαπλώνεται αυτόματα σε ολόκληρη τη στήλη. Δηλαδή, δεν χρειάζεται να συμπληρώσετε χειροκίνητα τα κελιά, όλα θα συμβούν αυτόματα, όπως φαίνεται σε αυτό το κινούμενο στιγμιότυπο οθόνης.

Όλα αυτά τα χαρακτηριστικά είναι καλά. Αλλά μπορείτε να προσαρμόσετε τον πίνακα μόνοι σας και να επεκτείνετε τη λειτουργικότητά του.

Ρύθμιση τραπεζιού

Πρώτα πρέπει να ανοίξετε την καρτέλα "Σχεδιαστής", όπου βρίσκονται οι παράμετροι του πίνακα. Μπορείτε να τα προσαρμόσετε προσθέτοντας ή καθαρίζοντας συγκεκριμένα πλαίσια ελέγχου που βρίσκονται στην ομάδα "Επιλογές στυλ πίνακα".

Παρέχονται οι ακόλουθες επιλογές:

1. Προσθέστε ή αφαιρέστε μια σειρά κεφαλίδας.
2. Προσθέστε ή αφαιρέστε μια σειρά με σύνολα.
3. Κάντε τις γραμμές εναλλάξ.
4. Επισημάνετε τις ακραίες στήλες με έντονη γραφή.
5. Ενεργοποιεί ή απενεργοποιεί τα γεμίσματα με ρίγες.
6. Απενεργοποιήστε το αυτόματο φίλτρο.

Μπορείτε επίσης να ορίσετε διαφορετική μορφή. Αυτό μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας τις επιλογές που βρίσκονται στην ομάδα Στυλ πίνακα. Αρχικά, η μορφή είναι διαφορετική από την παραπάνω, αλλά σε αυτήν την περίπτωση μπορείτε πάντα να προσαρμόσετε την εμφάνιση που θέλετε.

Μπορείτε επίσης να βρείτε την ομάδα "Εργαλεία", όπου μπορείτε να δημιουργήσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα, να διαγράψετε αντίγραφα και να μετατρέψετε τον πίνακα σε μια τυπική περιοχή.

Αλλά το πιο διασκεδαστικό χαρακτηριστικό είναι η δημιουργία φετών.

Το slice είναι ένας τύπος φίλτρου που εμφανίζεται σε ξεχωριστό γραφικό στοιχείο. Για να το εισαγάγετε, πρέπει να κάνετε κλικ στο ομώνυμο κουμπί "Εισαγωγή τεμαχιστή" και, στη συνέχεια, να επιλέξετε τις στήλες που θέλετε να αφήσετε.

Αυτό ήταν, τώρα εμφανίζεται ένας πίνακας, ο οποίος παραθέτει όλες τις μοναδικές τιμές που περιέχονται στα κελιά αυτής της στήλης.

Για να φιλτράρετε τον πίνακα, πρέπει να επιλέξετε την κατηγορία που είναι πιο ενδιαφέρουσα αυτή τη στιγμή.

Μπορούν να επιλεγούν πολλαπλές κατηγορίες χρησιμοποιώντας έναν τεμαχιστή. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να πατήσετε το πλήκτρο Ctrl ή να κάνετε κλικ στο κουμπί στην επάνω δεξιά γωνία στα αριστερά της αφαίρεσης του φίλτρου πριν ξεκινήσετε την επιλογή.

Για να ορίσετε παραμέτρους απευθείας στην κορδέλα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την καρτέλα με το ίδιο όνομα. Με τη βοήθειά του, είναι δυνατή η επεξεργασία διαφόρων ιδιοτήτων της φέτας: εμφάνιση, μέγεθος κουμπιού, ποσότητα και ούτω καθεξής.

Βασικοί περιορισμοί των έξυπνων τραπεζιών

Παρά το γεγονός ότι τα υπολογιστικά φύλλα του Excel έχουν πολλά πλεονεκτήματα, ο χρήστης θα πρέπει να αντιμετωπίσει ορισμένα μειονεκτήματα:

1. Οι απόψεις δεν λειτουργούν. Με απλά λόγια, δεν υπάρχει τρόπος να θυμάστε ορισμένες παραμέτρους φύλλου.
2. Δεν μπορείτε να μοιραστείτε το βιβλίο με άλλο άτομο.
3. Δεν είναι δυνατή η εισαγωγή μερικών συνόλων.
4. Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τύπους πίνακα.
5. Δεν υπάρχει τρόπος συγχώνευσης κελιών. Αλλά δεν συνιστάται να το κάνετε.

Ωστόσο, υπάρχουν πολύ περισσότερα πλεονεκτήματα από τα μειονεκτήματα, επομένως αυτά τα μειονεκτήματα δεν θα είναι ιδιαίτερα αισθητά.

Παραδείγματα έξυπνων τραπεζιών

Τώρα είναι ώρα να μιλήσουμε για τις καταστάσεις στις οποίες χρειάζονται έξυπνα υπολογιστικά φύλλα του Excel και ποιες ενέργειες μπορούν να γίνουν που δεν είναι δυνατές με το τυπικό εύρος.

Ας υποθέσουμε ότι έχουμε έναν πίνακα που δείχνει τις εισπράξεις μετρητών από την αγορά μπλουζών. Η πρώτη στήλη περιέχει τα ονόματα των μελών της ομάδας και στις άλλες – πόσα μπλουζάκια πουλήθηκαν και τι μέγεθος έχουν. Ας χρησιμοποιήσουμε αυτόν τον πίνακα ως παράδειγμα για να δούμε ποιες πιθανές ενέργειες μπορούν να γίνουν, οι οποίες είναι αδύνατες στην περίπτωση ενός κανονικού εύρους.

Συνοψίζοντας με τη λειτουργικότητα του Excel

Στο παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης, μπορείτε να δείτε τον πίνακα μας. Ας συνοψίσουμε πρώτα όλα τα μεγέθη των μπλουζών ξεχωριστά. Εάν χρησιμοποιείτε ένα εύρος δεδομένων για να επιτύχετε αυτόν τον στόχο, θα πρέπει να εισαγάγετε μη αυτόματα όλους τους τύπους. Εάν δημιουργήσετε έναν πίνακα, τότε αυτό το επαχθές φορτίο δεν θα υπάρχει πλέον. Αρκεί απλώς να συμπεριλάβετε ένα στοιχείο και μετά από αυτό η γραμμή με τα σύνολα θα δημιουργηθεί από μόνη της.

Στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε μέρος. Εμφανίζεται ένα αναδυόμενο μενού με ένα στοιχείο "Πίνακας". Έχει μια επιλογή "συνολική σειρά", την οποία πρέπει να ενεργοποιήσετε. Μπορεί επίσης να προστεθεί μέσω του κατασκευαστή.

Επιπλέον, μια σειρά με σύνολα εμφανίζεται στο κάτω μέρος του πίνακα. Εάν ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού, μπορείτε να δείτε τις ακόλουθες ρυθμίσεις εκεί:

1. Μέση τιμή.
2. Ποσό.
3. Το πολύ.
4. απόκλιση αντιστάθμισης.

Και πολλα ΑΚΟΜΑ. Για να αποκτήσετε πρόσβαση σε λειτουργίες που δεν περιλαμβάνονται στην παραπάνω λίστα, πρέπει να κάνετε κλικ στο στοιχείο "Άλλες λειτουργίες". Εδώ είναι βολικό το εύρος να προσδιορίζεται αυτόματα. Επιλέξαμε τη συνάρτηση ΑΘΡΟΙΣΜΑ, γιατί στην περίπτωσή μας πρέπει να ξέρουμε πόσα μπλουζάκια πουλήθηκαν συνολικά.

Αυτόματη εισαγωγή τύπων

Το Excel είναι ένα πραγματικά έξυπνο πρόγραμμα. Ο χρήστης μπορεί να μην ξέρει καν ότι προσπαθεί να προβλέψει τις επόμενες ενέργειές του. Προσθέσαμε μια στήλη στο τέλος του πίνακα για να αναλύσουμε τα αποτελέσματα των πωλήσεων για κάθε έναν από τους αγοραστές. Μετά την εισαγωγή του τύπου στην πρώτη σειρά, αντιγράφεται αμέσως σε όλα τα άλλα κελιά και, στη συνέχεια, ολόκληρη η στήλη γεμίζει με τις τιμές που χρειαζόμαστε. Ανετος?

λειτουργία ταξινόμησης

Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν το μενού περιβάλλοντος για να χρησιμοποιήσουν αυτήν ή εκείνη τη λειτουργία. Υπάρχουν σχεδόν όλες οι ενέργειες που στις περισσότερες περιπτώσεις πρέπει να γίνουν. Εάν χρησιμοποιείτε έξυπνα τραπέζια, τότε η λειτουργικότητα επεκτείνεται ακόμη περισσότερο.

Για παράδειγμα, πρέπει να ελέγξουμε ποιος έχει ήδη μεταφέρει την προπληρωμή. Για να γίνει αυτό, πρέπει να ταξινομήσετε τα δεδομένα κατά την πρώτη στήλη. Ας μορφοποιήσουμε το κείμενο με τέτοιο τρόπο ώστε να μπορούμε να καταλάβουμε ποιος έχει ήδη πραγματοποιήσει μια πληρωμή, ποιος όχι και ποιος δεν έχει παράσχει τα απαραίτητα έγγραφα για αυτό. Το πρώτο θα σημειωθεί με πράσινο, το δεύτερο με κόκκινο και το τρίτο με μπλε. Και ας υποθέσουμε ότι βρισκόμαστε αντιμέτωποι με το καθήκον να τα ομαδοποιήσουμε. 

Επιπλέον, το Excel μπορεί να κάνει τα πάντα για εσάς. 

Πρώτα πρέπει να κάνετε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού που βρίσκεται κοντά στην επικεφαλίδα της στήλης "Όνομα" και να κάνετε κλικ στο στοιχείο "Ταξινόμηση κατά χρώμα" και να επιλέξετε το κόκκινο χρώμα γραμματοσειράς.

Όλα, τώρα παρουσιάζονται ξεκάθαρα οι πληροφορίες για το ποιος έκανε την πληρωμή. 

Διήθηση

Είναι επίσης δυνατό να προσαρμόσετε την εμφάνιση και την απόκρυψη ορισμένων πληροφοριών πίνακα. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να εμφανίζονται μόνο τα άτομα που δεν έχουν πληρώσει, μπορείτε να φιλτράρετε τα δεδομένα με αυτό το χρώμα. Είναι επίσης δυνατό το φιλτράρισμα με άλλες παραμέτρους.

συμπεράσματα

Έτσι, τα έξυπνα υπολογιστικά φύλλα στο Excel θα χρησιμεύσουν ως εξαιρετικοί βοηθοί για την επίλυση τυχόν προβλημάτων που απλά έχετε να αντιμετωπίσετε.