Πού αποθηκεύονται τα αντίγραφα ασφαλείας στο Excel

Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας είναι η δημιουργία ενός αρχείου για επακόλουθη ανάκτηση δεδομένων σε περίπτωση που σπάσει ή εξαφανιστεί το αρχικό μέσο. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο των δεδομένων στο Microsoft Excel. το πρόγραμμα έχει εργαλεία για αυτό. Για να ανακτήσετε πληροφορίες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια άλλη συνάρτηση του Excel - Αυτόματη Ανάκτηση. Ας εξετάσουμε όλες τις δυνατότητες ανάκτησης των χαμένων αλλαγών στους πίνακες.

Ρύθμιση αυτόματης δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας

Το πρόγραμμα μπορεί να δημιουργήσει ένα πρόσθετο αρχείο που αντιγράφει πλήρως το πρωτότυπο και ενημερώνεται ταυτόχρονα με αυτό. Η δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας είναι ιδιαίτερα σημαντική σε περιπτώσεις όπου υπάρχει κίνδυνος έκτακτης διακοπής λειτουργίας του προγράμματος ή τερματισμού λειτουργίας του υπολογιστή. Εάν η συσκευή σας είναι ασταθής, ακολουθήστε μερικά απλά βήματα για να μην χάσετε τις αλλαγές στο υπολογιστικό φύλλο.

1. Ανοίξτε την καρτέλα "Αρχείο" και βρείτε το στοιχείο "Αποθήκευση ως" στο μενού. Κάντε κλικ σε αυτό για να ανοίξετε ένα παράθυρο διαλόγου.

2. Στο παράθυρο που εμφανίζεται, ανοίξτε το μικρό μενού "Υπηρεσία", το κουμπί βρίσκεται στο κάτω μέρος. Απαιτεί Γενικές Επιλογές.

3. Επιλέξτε το πλαίσιο "Πάντα δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας". Τα άλλα πεδία είναι προαιρετικά. Εάν θέλετε, μπορείτε να προστατεύσετε αμέσως το έγγραφο με κωδικό πρόσβασης και να ορίσετε τη συνιστώμενη πρόσβαση μόνο για ανάγνωση. Εάν έχουν γίνει όλα τα απαραίτητα σε αυτό το παράθυρο, κάντε κλικ στο "OK".

4. Αποθηκεύουμε το αρχείο σε οποιοδήποτε βολικό μέρος χρησιμοποιώντας το ίδιο παράθυρο "Αποθήκευση ως". Θα υπάρχει πάντα ένα αντίγραφο ασφαλείας XLK δίπλα του σε έναν φάκελο ή στην επιφάνεια εργασίας σας.

Το αποτέλεσμα μετά την αποθήκευση των πρώτων αλλαγών μοιάζει με αυτό:

Σημαντικό! Τώρα μπορούμε να απαντήσουμε στην ερώτηση που αποθηκεύονται τα αντίγραφα ασφαλείας: στον ίδιο φάκελο όπου είναι αποθηκευμένο το αρχικό αρχείο.

Πώς να δημιουργήσετε ένα αμετάβλητο αντίγραφο ασφαλείας

Ένα κανονικό αντίγραφο ασφαλείας αποθηκεύει μια έκδοση βιβλίου εργασίας Excel, το οποίο ήταν ενημερωμένο πριν από μία αποθήκευση. Μερικές φορές αυτή η επιλογή δεν είναι κατάλληλη και χρειάζεστε μια έκδοση του εγγράφου λίγα βήματα πριν από την τελευταία αποθήκευση. Για να έχετε πρόσβαση σε παλαιότερες εκδόσεις ενός εγγράφου, πρέπει να εγκαταστήσετε ένα πρόσθετο. Η Microsoft δεν διανέμει τέτοια πρόσθετα στον επίσημο ιστότοπο, περιλαμβάνονται εν μέρει στο πρόγραμμα.

Δώσε προσοχή! Μπορείτε να βρείτε πρόσθετα σε ανοιχτές πηγές στο Διαδίκτυο, η χρήση τους είναι νόμιμη. Φροντίστε να ελέγξετε τον ιστότοπο και τις λήψεις με ένα σύστημα προστασίας από ιούς, ώστε να μην θέσετε σε κίνδυνο προσωπικά δεδομένα και σημαντικά έγγραφα.

Το πρόσθετο που απαιτείται για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας ονομάζεται VBA-Excel. Το πρόσθετο πληρώνεται, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις λειτουργίες του κατά τη διάρκεια της δοκιμαστικής περιόδου. Κατάλληλο για υπολογιστές με λειτουργικό σύστημα από Windows XP και νεότερες εκδόσεις, για εκδόσεις του Excel από το 2007 και μεταγενέστερες. Οδηγίες εγκατάστασης περιλαμβάνονται στο αρχείο εγκατάστασης.

1. Μόλις εγκατασταθεί το πρόσθετο, η καρτέλα VBA-Excel θα εμφανιστεί στη γραμμή εργαλείων. Ανοίξτε το και κάντε κλικ στο κουμπί "Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας".
2. Στο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει, επιλέξτε μια τοποθεσία για να αποθηκεύσετε το αντίγραφο ασφαλείας και ορίστε τις ρυθμίσεις αντιγραφής. Εάν χρειάζεστε ένα μεμονωμένο αρχείο που αντιγράφει τα περιεχόμενα του πρωτοτύπου, δεν χρειάζεται να ορίσετε το χρονοδιάγραμμα της αυτόματης δημιουργίας αντιγράφων. Κάντε κλικ στο «Αποθήκευση».

Όταν δεν απαιτούνται πλέον αντίγραφα, πρέπει να κάνετε ξανά κλικ στο κουμπί "Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας". Θα εμφανιστεί η γραμμή "Ακύρωση αντιγράφου ασφαλείας" - κάντε κλικ σε αυτήν και τα αρχεία θα σταματήσουν να εμφανίζονται. Αυτό θα πρέπει να γίνει μόνο εάν έχουν οριστεί ρυθμίσεις αυτόματης αντιγραφής.

Ρυθμίστε την αυτόματη αποθήκευση των αλλαγών σε ένα έγγραφο

Σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης, βοηθά επίσης η αυτόματη αποθήκευση αλλαγών. Αντίγραφα του εγγράφου εμφανίζονται σε μια ειδική καρτέλα μετά από επανεκκίνηση. Σε τακτά χρονικά διαστήματα, το πρόγραμμα καταγράφει αυτόματα όλες τις αλλαγές που εμφανίζονται στο βιβλίο, εάν έχουν οριστεί οι κατάλληλες ρυθμίσεις.

1. Ανοίξτε την ενότητα "Επιλογές" στην καρτέλα "Αρχείο". Στην οθόνη θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου με ένα μενού - απαιτείται το στοιχείο "Αποθήκευση".
2. Επιλέξτε το πλαίσιο Αυτόματη αποθήκευση και ορίστε πόσο συχνά αποθηκεύονται οι αλλαγές. Μπορείτε να ορίσετε ακόμη και ένα λεπτό στις ρυθμίσεις, αλλά μια τέτοια συχνή αποθήκευση θα επιβραδύνει το Excel σε έναν αδύναμο υπολογιστή. Αξίζει επίσης να σημειώσετε την επόμενη γραμμή, ώστε όταν κλείνετε το έγγραφο χωρίς αποθήκευση, να αποθηκεύεται αυτόματα η πιο πρόσφατη έκδοση που έχει εγγραφεί αυτόματα.

3. Επιλέξτε φακέλους για αυτόματη αποθήκευση αρχείων. Συνήθως καταχωρούνται αμέσως στις ρυθμίσεις και η διαδρομή οδηγεί στους φακέλους του Excel. Εάν είστε ικανοποιημένοι με την τοποθεσία όπου αποθηκεύονται τα αρχεία, δεν πρέπει να αλλάξετε τίποτα. Πρέπει να γνωρίζετε πού αποθηκεύονται τα αρχεία αυτόματης αποθήκευσης, ώστε να μπορείτε να τα βρείτε γρήγορα στο μέλλον.

Μετά από ένα έκτακτο κλείσιμο του προγράμματος - για παράδειγμα, όταν απενεργοποιείτε τον υπολογιστή - πρέπει να ανοίξετε ξανά το Excel και να επιλέξετε το αρχείο που θέλετε να αποθηκεύσετε στην καρτέλα "Ανάκτηση εγγράφων". Υπάρχουν καταχωρήσεις αυτόματης αποθήκευσης. Δώστε προσοχή στον χρόνο δημιουργίας του εγγράφου για να επιλέξετε τη σωστή έκδοση.

Σημαντικό! Εάν τα αποθηκευμένα αρχεία δεν χρειάζονται πλέον, στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται όταν ολοκληρώσετε την εργασία με αυτά τα έγγραφα, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί «Να μην γίνει αποθήκευση».

Πώς να ανακτήσετε ένα μη αποθηκευμένο βιβλίο εργασίας του Excel

Εάν δεν μπορέσατε να ανοίξετε την πιο πρόσφατη έκδοση ενός εγγράφου μετά από σφάλμα, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο φάκελο όπου είναι αποθηκευμένα τα υπάρχοντα αρχεία αυτόματης αποθήκευσης. Ας χρησιμοποιήσουμε τις λειτουργίες της καρτέλας "Αρχείο" για να μην αναζητήσουμε φάκελο στον Explorer.

1. Όταν ο χρήστης ανοίξει την καρτέλα "Αρχείο", το πρόγραμμα εμφανίζει αυτόματα την ενότητα "Λεπτομέρειες". Βρίσκουμε το στοιχείο "Εκδόσεις" στο κάτω μέρος της οθόνης και κάνουμε κλικ στο κουμπί "Διαχείριση εκδόσεων".

2. Θα ανοίξει ένα στοιχείο μενού - "Ανάκτηση μη αποθηκευμένων βιβλίων". Κάνοντας κλικ σε αυτό, θα μεταφερθείτε στο παράθυρο διαλόγου για το άνοιγμα ενός εγγράφου. Βρείτε το επιθυμητό αρχείο στη λίστα και κάντε κλικ στο «Άνοιγμα».

Μερικές φορές δεν υπάρχουν έγγραφα στο φάκελο. Σε αυτήν την περίπτωση, δίπλα στο στοιχείο "Εκδόσεις", υπάρχει μια καταχώρηση που δηλώνει ότι δεν υπάρχουν προηγούμενες εκδόσεις του αρχείου. Εάν συμβεί αυτό, δεν θα μπορείτε να επαναφέρετε τις αλλαγές που έγιναν.