Πώς να δικαιολογήσετε στήλες στο Excel

Το Excel είναι ένα καθολικό πρόγραμμα που έχει σχεδιαστεί για να αυτοματοποιεί την επεξεργασία σύνθετων πληροφοριών και να δημιουργεί επαγγελματικές βάσεις δεδομένων. Το φάσμα της εφαρμογής του είναι απίστευτα ευρύ, ξεκινώντας από τη δημιουργία πινάκων για περαιτέρω εκτύπωση και τελειώνοντας με τη συλλογή πληροφοριών μάρκετινγκ, την επεξεργασία στατιστικών δεδομένων. Μια ιδιαίτερα ενδιαφέρουσα εφαρμογή αυτού του προγράμματος είναι η σύνταξη πλήρους εφαρμογών που λειτουργούν με τα δεδομένα που εισήγαγε ο χρήστης. Ονομάζονται μακροεντολές.

Ωστόσο, χρειάζεται χρόνος για να τα καταφέρουμε όλα. Και για να γίνεις επαγγελματίας, πρέπει να ξεκινήσεις από κάπου. Συγκεκριμένα, πώς να κάνετε τα δεδομένα υπολογιστικού φύλλου πιο ευανάγνωστα από κάποιον που δεν τα δημιούργησε. Για αυτό, χρησιμοποιούνται στοιχεία μορφοποίησης, όπως χρώμα κελιού, χρώμα κειμένου, περιγράμματα και πλάτος στήλης.

Πολλοί χρήστες του Excel έχουν ήδη μάθει πώς να δημιουργούν υπολογιστικά φύλλα σε αυτό το πρόγραμμα, να αυτοματοποιούν την επεξεργασία απλών δεδομένων και να κάνουν πολλά άλλα βασικά πράγματα. Αλλά χωρίς μορφοποίηση, η εργασία με ένα υπολογιστικό φύλλο θα είναι ελλιπής. Και το ίδιο το φύλλο θα δώσει την εντύπωση ενός ημιτελούς. Επομένως, πρέπει να μπορείτε να το μορφοποιήσετε.

Τι είναι η Μορφοποίηση στο Excel

Η μορφοποίηση δεν είναι μόνο η ρύθμιση της εμφάνισης, αλλά και η επεξεργασία των δεδομένων που περιέχονται στο έγγραφο. Αυτό το εργαλείο μπορεί να χρειαστεί πολλή δημιουργικότητα, καθώς μπορείτε να τονίσετε τα κύρια σημεία ενώ εργάζεστε με το υπολογιστικό φύλλο, να κάνετε τον πίνακα εύκολο στην ανάγνωση και ευχάριστο στο μάτι με διάφορους τρόπους.

Το κύριο κριτήριο για έναν καλό πίνακα είναι οι απαραίτητες πληροφορίες σε αυτόν να διαβάζονται αυτόματα, χωρίς μεγάλη αναζήτηση για το απαιτούμενο κείμενο. Όταν ένας χρήστης διαβάζει ένα ποιοτικό αρχείο Excel, δεν χρειάζεται να περάσει από κάθε κελί για να λάβει τις πληροφορίες που χρειάζεται. Αν συμβεί αυτό, τότε η μορφοποίηση γίνεται στη συνείδηση. Εδώ τίθεται το ερώτημα: τι πρέπει να γίνει για να μορφοποιηθεί ένα υπολογιστικό φύλλο Excel; Για να γίνει αυτό, υπάρχει ένα σύνολο εργαλείων που μπορείτε να βρείτε στις καρτέλες Σχεδίαση και Διάταξη.

Γιατί να δικαιολογήσετε στήλες στο Excel

Πρώτον, όπως γράφτηκε παραπάνω, ώστε ο πίνακας να φαίνεται όμορφος και να διαβάζονται αμέσως οι απαραίτητες πληροφορίες. Δεύτερον, για να χωρέσει όλο το κείμενο στο κελί χωρίς πρόσθετες αλλαγές. Για παράδειγμα, εάν η γραμμή είναι πολύ φαρδιά, τότε απλώς σέρνεται έξω από το κελί ή ένα μέρος γίνεται απλώς αόρατο. Και τα δύο αυτά προβλήματα μπορούν να λυθούν με την αιτιολόγηση των στηλών.

Πώς να δικαιολογήσετε στήλες στο Excel

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους ο χρήστης μπορεί να αλλάξει το πλάτος μιας στήλης. Το πρώτο είναι να μετακινήσετε τον κέρσορα με τέτοιο τρόπο ώστε να αυξήσετε ή να μειώσετε την αντίστοιχη στήλη. Το δεύτερο είναι η χρήση ειδικών συμβόλων στον πίνακα συντεταγμένων, τα οποία ονομάζονται δείκτες. Και τέλος, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μενού Μέγεθος κελιού, το οποίο βρίσκεται στην καρτέλα "Διάταξη". Ας δούμε καθεμία από αυτές τις μεθόδους με περισσότερες λεπτομέρειες. Οι προσεγγίσεις για την ευθυγράμμιση στηλών σε πλάτος διαφέρουν επίσης.

Αλλαγή του πλάτους μιας στήλης

Μια τυπική εφαρμογή αυτής της αρχής είναι η ανάγκη να γίνει μεγαλύτερη η στήλη κεφαλίδας. Συνδυάζεται ιδιαίτερα καλά με άλλα εργαλεία μορφοποίησης. Για παράδειγμα, εάν κάνετε τη στήλη της κεφαλίδας μεγάλη και την κάνετε κόκκινη με μια ειδική γραμματοσειρά, το άτομο που ανοίγει το υπολογιστικό φύλλο αρχίζει να καταλαβαίνει διαισθητικά πού να κοιτάξει πρώτα. Έτσι, η μέθοδος "Mouse Drag" είναι ένα τυπικό παράδειγμα αυτής της αρχής. Αλλά στην πραγματικότητα, αυτή είναι μια διαφορετική ταξινόμηση, επομένως υπάρχουν πολλοί περισσότεροι τρόποι.

Ένα παράδειγμα άλλης επιλογής είναι η χρήση του μενού περιβάλλοντος. Πώς μπορώ να αλλάξω το πλάτος μιας συγκεκριμένης στήλης με αυτόν τον τρόπο;

1. Επιλέξτε τη στήλη που πρέπει να αυξήσουμε ή να μειώσουμε στη γραμμή συντεταγμένων και κάντε δεξί κλικ πάνω της.
2. Στο μενού που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο τρίτο στοιχείο από το κάτω μέρος «Πλάτος στήλης…». Τρεις τελείες στο τέλος της παραγράφου σηματοδοτούν ότι πρέπει να ανοίξουμε μια πρόσθετη ρύθμιση. Στην πραγματικότητα, αυτό συμβαίνει. Αφού κάνετε κλικ σε αυτό το στοιχείο μενού, εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου στο οποίο πρέπει να καθορίσετε το πλάτος της στήλης σε συγκεκριμένα σημεία.

Όπως μπορείτε να δείτε, πολλά εργαλεία αντιστοιχούν σε αυτήν την αρχή ταυτόχρονα.

Αλλαγή του πλάτους πολλών στηλών

Η δεύτερη αρχή της αιτιολόγησης των στηλών σε πλάτος είναι η αλλαγή του πλάτους πολλών στηλών ταυτόχρονα. Αυτό, φυσικά, μπορεί να γίνει με την εναλλακτική επεξεργασία του μεγέθους των στηλών, αλλά αυτή η μέθοδος δεν είναι πολύ βολική και απαιτεί πολύ χρόνο. Αλλά είναι πολύ εύκολο να το κάνεις. Αργότερα θα μιλήσουμε λεπτομερώς για το τι χρειάζεται για αυτό.

Αλλαγή του πλάτους όλων των στηλών

Εάν αλλάξετε το πλάτος απολύτως όλων των στηλών με τον τυπικό τρόπο, τότε μπορεί να χρειαστεί πολύς χρόνος για να γίνει αυτό. Μπορείτε, φυσικά, να αλλάξετε το πλάτος τους με τον ίδιο τρόπο όπως για πολλά, αλλά εδώ πρέπει επίσης να αφιερώσετε επιπλέον χρόνο. Το Excel έχει μια ξεχωριστή μέθοδο που σας επιτρέπει να αυξήσετε ή να μειώσετε το πλάτος όλων των στηλών ενός φύλλου.

Για να το κάνετε αυτό, πρέπει πρώτα να τα επιλέξετε όλα και, στη συνέχεια, να αλλάξετε το πλάτος. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ειδικό εικονίδιο ορθογωνίου, το οποίο βρίσκεται στη διασταύρωση του άξονα συντεταγμένων γραμμής και του άξονα συντεταγμένων στήλης. Μετά από αυτό, πρέπει να επεξεργαστείτε το πλάτος οποιουδήποτε από αυτά. Μετά από αυτό, το πλάτος θα αλλάξει αυτόματα.

Ο δεύτερος τρόπος για να επιλέξετε απολύτως όλες τις στήλες και τις σειρές είναι να πατήσετε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + A. Κάθε χρήστης μπορεί να αποφασίσει μόνος του τι είναι καλύτερο για αυτόν: χρησιμοποιήστε πλήκτρα συντόμευσης ή ποντίκι.

Αλλαγή του πλάτους της στήλης κατά περιεχόμενο

Υπάρχουν περιπτώσεις όπου δεν είναι δυνατό να χωρέσει πλήρως το κείμενο σε ένα κελί. Ως αποτέλεσμα, επικαλύπτει άλλα κύτταρα. Εάν έχουν το δικό τους κείμενο ή έννοιες, τότε μέρος του κειμένου είναι κρυμμένο από το οπτικό πεδίο. Τουλάχιστον, είναι άβολο. Για να λύσετε το πρόβλημα, πρέπει να κάνετε το πλάτος της στήλης τέτοιο ώστε να ταιριάζει σε ολόκληρο το κείμενο.

Αυτό μπορεί να γίνει με τις μεθόδους που περιγράφονται παραπάνω, φυσικά. Αλλά είναι πολύ μακρύ. Υπάρχει ένας πολύ πιο γρήγορος τρόπος για να γίνει αυτό. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να μετακινήσετε τον κέρσορα του ποντικιού πάνω από το ίδιο περίγραμμα που θέλετε να σύρετε, αλλά αντί να το μετακινήσετε, πρέπει να κάνετε διπλό κλικ πάνω του με το αριστερό κουμπί του ποντικιού. Μετά από αυτό, το μήκος της στήλης θα ευθυγραμμιστεί αυτόματα με το μέγιστο μήκος της συμβολοσειράς που περιλαμβάνεται σε αυτήν.

Μέθοδος 1: Σύρετε το δείκτη του ποντικιού

Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε την πρώτη μέθοδο, τότε δεν υπάρχει τίποτα περίπλοκο σε αυτό. Αρκεί να ακολουθήσετε τα βήματα που περιγράφονται σε αυτήν την οδηγία και το αποτέλεσμα δεν θα αργήσει να έρθει:

1. Τοποθετήστε τον κέρσορα στη γραμμή της στήλης έτσι ώστε να μετατραπεί σε βέλος, κάθε άκρο του οποίου δείχνει προς διαφορετική κατεύθυνση. Ο κέρσορας θα αποκτήσει μια τέτοια εμφάνιση εάν τοποθετηθεί πάνω από το διαχωριστικό που χωρίζει τη μια στήλη από την άλλη.
2. Μετά από αυτό, κάντε κλικ στο αριστερό κουμπί του ποντικιού και κρατήστε το. Σύρετε τον κέρσορα στο σημείο όπου θα πρέπει να τοποθετηθεί αυτό το περίγραμμα. Βλέπουμε ότι το συνολικό πλάτος του πίνακα δεν τροποποιείται σε αυτήν την περίπτωση. Δηλαδή, επεκτείνοντας τη μία στήλη, περιορίζουμε αυτόματα τις υπόλοιπες.

Σε αυτό το στιγμιότυπο οθόνης, μπορούμε να δούμε ξεκάθαρα πού να τοποθετήσουμε τον κέρσορα του ποντικιού για να αλλάξουμε το πλάτος της στήλης στο Excel. Αυτή η αρχή είναι η ίδια, ανεξάρτητα από την έκδοση της σουίτας γραφείου που χρησιμοποιείται.

Μπορείτε επίσης να κρατήσετε πατημένο το πλήκτρο Shift ενώ σύρετε μια γραμμή στήλης σε διαφορετική θέση. Σε αυτήν την περίπτωση, το πλάτος του πίνακα θα αλλάξει αυτόματα σύμφωνα με το νέο μήκος στήλης. Αυτή η μέθοδος καθιστά δυνατή τη διατήρηση των υπαρχόντων μεγεθών άλλων στηλών.

Για παράδειγμα, αν επεκτείνετε μια στήλη προς τα αριστερά ενώ κρατάτε πατημένο το πλήκτρο Shift, τότε η αριστερή στήλη, που βρίσκεται ακριβώς δίπλα στη δική μας, δεν θα συρρικνωθεί. Το ίδιο ισχύει και για τη δεξιά στήλη, μόνο που σε αυτήν την περίπτωση το μέγεθος της δεξιάς στήλης δεν θα τροποποιηθεί. Εάν αφήσετε αυτό το πλήκτρο στο πληκτρολόγιο, τότε κατά την επεξεργασία του μεγέθους, η διπλανή στήλη θα περιοριστεί αυτόματα.

Καθώς το πλάτος της στήλης αλλάζει, θα εμφανιστεί μια ειδική επεξήγηση εργαλείου που θα σας ενημερώνει για το τρέχον μήκος. Αυτό επιτρέπει πιο ακριβή έλεγχο. 

Μέθοδος 2. Σύρετε δείκτες στον χάρακα συντεταγμένων

Η επεξεργασία του μεγέθους του πίνακα χρησιμοποιώντας ειδικούς δείκτες στον χάρακα δεν είναι πιο περίπλοκη από την προηγούμενη μέθοδο. Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες:

1. Επιλέξτε το κελί ή το εύρος στο οποίο πρέπει να κάνουμε αλλαγές.
2. Για να επεξεργαστείτε το πλάτος του πίνακα ή να μετακινήσετε τις όψεις των στηλών, πρέπει να μετακινήσετε τους αντίστοιχους δείκτες στον οριζόντιο πίνακα.

Παρεμπιπτόντως, αυτή η μέθοδος μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την επεξεργασία ύψους γραμμών. Χρειάζεται μόνο να μετακινήσετε τους δείκτες που βρίσκονται στον κάθετο χάρακα.

Μέθοδος 3: Χρησιμοποιήστε το μενού Μέγεθος κελιού στην καρτέλα Διάταξη

Τις περισσότερες φορές, η ρύθμιση του πλάτους της στήλης είναι αρκετή με το μάτι. Δεν χρειάζεται να είμαστε πολύ συγκεκριμένοι σχετικά με αυτό το θέμα. Εάν οι στήλες φαίνεται να έχουν το ίδιο μέγεθος, τότε το πιθανότερο είναι ότι έχουν. Αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις, πρέπει να ορίσετε τα ακριβή μεγέθη των στηλών. Σε μια τέτοια περίπτωση, πρέπει να γίνουν τα ακόλουθα βήματα:

1. Κάντε κλικ στο αριστερό κουμπί του ποντικιού στη στήλη της οποίας οι διαστάσεις θα τροποποιηθούν. Το Excel παρέχει επίσης τη δυνατότητα να ορίσετε το επιθυμητό πλάτος στήλης για πολλά αντικείμενα ταυτόχρονα. Μπορείτε να επιλέξετε πολλές στήλες ταυτόχρονα με τον ίδιο τρόπο που επιλέγετε ένα εύρος τιμών, μόνο οι λειτουργίες εκτελούνται στον επάνω πίνακα συντεταγμένων. Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε πιο ευέλικτα τις στήλες που πρέπει να έχουν ακριβές μέγεθος χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα Ctrl και Shift. Η πρώτη καθιστά δυνατή την επισήμανση συγκεκριμένων στηλών, ακόμη και εκείνων που δεν είναι γειτονικές. Χρησιμοποιώντας το πλήκτρο Shift, ο χρήστης μπορεί να επιλέξει γρήγορα τον επιθυμητό αριθμό στηλών που βρίσκονται δίπλα. Για να το κάνετε αυτό, πατήστε αυτό το κουμπί, κάντε ένα κλικ του ποντικιού στην πρώτη στήλη και, στη συνέχεια, χωρίς να αφήσετε το πληκτρολόγιο, πατήστε τη δεύτερη τελευταία στήλη. Η σειρά επιλογής μπορεί να αλλάξει προς την αντίθετη κατεύθυνση.
2. Μετά από αυτό, βρίσκουμε την ομάδα "Μέγεθος κελιού", η οποία βρίσκεται στην καρτέλα "Διάταξη". Υπάρχουν δύο πεδία εισαγωγής – πλάτος και ύψος. Εκεί πρέπει να καθορίσετε αριθμούς που αντιστοιχούν στο πλάτος της στήλης που θέλετε να δείτε. Για να επιβεβαιώσετε τις αλλαγές, πρέπει να κάνετε κλικ οπουδήποτε στον πίνακα ή απλά να πατήσετε το πλήκτρο enter στο πληκτρολόγιο. Είναι επίσης δυνατή η μικρότερη ρύθμιση πλάτους. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε τα βέλη. Κάθε φορά που κάνετε κλικ σε αυτά, η τιμή θα αυξάνεται ή θα μειώνεται κατά ένα χιλιοστό. Έτσι, εάν η αρχική τιμή απαιτεί μικρές προσαρμογές, αρκεί απλώς να την αγγίξετε λίγο στο πληκτρολόγιο χωρίς να χρειάζεται να την ξαναγράψετε εντελώς.

Συμπέρασμα

Έτσι, υπάρχει ένας τεράστιος αριθμός μεθόδων για την επεξεργασία του πλάτους μιας στήλης ή κελιού. Μια παρόμοια αρχή μπορεί να εφαρμοστεί για την αλλαγή του ύψους της σειράς. Εξετάσαμε πολλούς τρόπους ταυτόχρονα, αλλά υπάρχουν πολλοί περισσότεροι, όπως ήδη καταλάβαμε. Με τον ίδιο τρόπο, μπορείτε να διαχωρίσετε μεθόδους όχι από τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται, αλλά από τις αρχές με τις οποίες αλλάζει το πλάτος της στήλης. Και όπως ήδη καταλάβαμε, υπάρχουν τέτοια:

1. Αλλαγή του πλάτους μιας συγκεκριμένης στήλης.
2. Αλλαγή του πλάτους πολλών στηλών.
3. Αλλαγή του πλάτους όλων των στηλών του φύλλου.
4. Επεξεργασία του πλάτους μιας στήλης με βάση το κείμενο που περιέχει.

Ανάλογα με την κατάσταση που υπάρχει, η μέθοδος που χρησιμοποιείται θα διαφέρει. Όλοι γνωρίζουμε ότι εκτός από το ίδιο το Excel, υπάρχουν αρκετά άλλα παρόμοια προγράμματα, όπως το Google Sheets, το Libre Office, το WPS Office και άλλα. Όλα έχουν περίπου την ίδια τυπική λειτουργικότητα, επομένως όλες οι αρχές και οι μέθοδοι που αναφέρονται σε αυτό το άρθρο μπορούν να εφαρμοστούν σε άλλα παρόμοια προγράμματα. Αλλά για κάθε περίπτωση, είναι καλύτερο να ελέγξετε εάν μια συγκεκριμένη λειτουργία λειτουργεί εκεί, επειδή είναι πιθανές ορισμένες διαφορές, ειδικά εάν αυτές οι εφαρμογές λειτουργούν σε διαφορετικά λειτουργικά συστήματα.