Περιεχόμενα
Η εργασία με την ώρα και την ημερομηνία είναι μια σημαντική πτυχή της χρήσης του Microsoft Excel. Σήμερα θα μάθετε πώς μπορείτε να εισάγετε μια ημερομηνία με διαφορετικούς τρόπους, πώς να προσδιορίζετε τη σημερινή ημερομηνία χρησιμοποιώντας μια χρονική σήμανση ή να χρησιμοποιείτε δυναμικά μεταβαλλόμενες τιμές. Θα καταλάβετε επίσης ποιες ενέργειες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να γεμίσετε μια στήλη ή μια σειρά με τις ημέρες της εβδομάδας.
Υπάρχουν πολλές επιλογές για να προσθέσετε ημερομηνίες στο Excel. Ανάλογα με τους στόχους που επιδιώκετε, οι ενέργειες είναι διαφορετικές. Και οι εργασίες μπορεί να είναι οτιδήποτε: καθορίστε τη σημερινή ημερομηνία ή προσθέστε μια ημερομηνία στο φύλλο, το οποίο θα ενημερώνεται αυτόματα και θα δείχνει πάντα αυτό που υπάρχει στο ρολόι και το ημερολόγιο. Ή θέλετε να συμπληρωθεί αυτόματα το υπολογιστικό φύλλο με εργάσιμες ημέρες ή θέλετε να εισαγάγετε μια τυχαία ημερομηνία. Ανεξάρτητα από τους στόχους που επιδιώκετε, σήμερα θα μάθετε πώς να τους πετύχετε.
Πώς να εισάγετε μια ημερομηνία στο Excel
Ο χρήστης μπορεί να εισαγάγει την ημερομηνία στο υπολογιστικό φύλλο χρησιμοποιώντας μια ποικιλία μεθόδων και μορφών. Για παράδειγμα, μπορείτε να το γράψετε ως 1 Ιανουαρίου 2020 ή μπορείτε να το γράψετε ως 1.01.2020 Ιανουαρίου, XNUMX. Ανεξάρτητα από τη μορφή με την οποία θα καθοριστεί η ημερομηνία, το πρόγραμμα θα καθορίσει αυτόματα ότι ο χρήστης θέλει να την καταγράψει. Πολύ συχνά, το ίδιο το πρόγραμμα μορφοποιεί την τιμή με βάση τη μορφή που έχει οριστεί στα Windows, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις η μορφοποίηση είναι δυνατή με τη μορφή που καθορίζει ο χρήστης.
Σε κάθε περίπτωση, εάν η μορφή ημερομηνίας του χρήστη δεν ικανοποιεί, μπορεί να την αλλάξει στις ρυθμίσεις κελιού. Πώς να καταλάβετε ότι η τιμή που καθόρισε ο χρήστης, το Excel όρισε ως ημερομηνία; Αυτό υποδεικνύεται από την ευθυγράμμιση της τιμής προς τα δεξιά και όχι προς τα αριστερά.
Εάν το Excel δεν μπόρεσε να προσδιορίσει τα δεδομένα που εισήχθησαν και να εκχωρήσει τη σωστή μορφή και δείτε ότι δεν βρίσκονται στη δεξιά άκρη του κελιού, τότε μπορείτε να προσπαθήσετε να εισαγάγετε την ημερομηνία σε οποιαδήποτε άλλη μορφή που είναι κοντά στην τυπική . Για να δείτε ποιες είναι διαθέσιμες αυτήν τη στιγμή, μπορείτε να μεταβείτε στο μενού "Μορφή κελιού", το οποίο βρίσκεται στην ενότητα "Αριθμός", η οποία βρίσκεται στην καρτέλα "Αρχική σελίδα".
Εάν υπάρχει ανάγκη για αυτό, ο χρήστης μπορεί εύκολα να αλλάξει την προβολή της αναπαράστασης του κελιού που καταγράφεται ως αυτό που περιέχει την ημερομηνία. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ίδιο παράθυρο Μορφοποίηση κελιών που περιγράφηκε παραπάνω.
Μπορεί επίσης να κληθεί χρησιμοποιώντας τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + 1.
Μερικές φορές ο χρήστης αντιμετωπίζει μια κατάσταση όπου ένα κελί εμφανίζεται με τη μορφή ενός μεγάλου αριθμού πλεγμάτων που περιέχονται σε αυτό. Κατά κανόνα, αυτό υποδηλώνει ότι το πρόγραμμα ζητά από τον χρήστη να αυξήσει τα μεγέθη των κελιών. Η επίλυση αυτού του προβλήματος είναι πολύ απλή. Αρκεί να κάνετε διπλό κλικ στο δεξί περίγραμμα της στήλης στην οποία εμφανίζεται αυτό το σφάλμα. Μετά από αυτό, το πλάτος των κελιών σε αυτήν τη στήλη θα καθοριστεί αυτόματα, με βάση το μεγαλύτερο μήκος της συμβολοσειράς κειμένου που περιέχεται σε αυτήν.
Εναλλακτικά, μπορείτε να ορίσετε το σωστό πλάτος σύροντας το δεξί περίγραμμα μέχρι το πλάτος του κελιού να είναι σωστό.
Εισαγωγή της τρέχουσας ημερομηνίας και ώρας
Υπάρχουν δύο επιλογές για την εισαγωγή της τρέχουσας ώρας και ημερομηνίας στο Excel: στατική και δυναμική. Το πρώτο χρησιμεύει ως χρονική σήμανση. Η δεύτερη επιλογή σάς επιτρέπει να διατηρείτε πάντα την τρέχουσα ημερομηνία και ώρα στο κελί.
Τι μπορεί να γίνει για να διασφαλιστεί ότι η χρονική σήμανση είναι πάντα ενημερωμένη; Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε τους ίδιους τύπους όπως παρακάτω. Θα δείχνουν πάντα την τρέχουσα ημερομηνία και ώρα.
Εάν πρέπει να ορίσετε μια στατική ώρα, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ειδικά εργαλεία του Excel που καλούνται χρησιμοποιώντας πλήκτρα συντόμευσης:
- Ctrl + ; ή Ctrl + Shift + 4 – αυτά τα πλήκτρα συντόμευσης εισάγουν αυτόματα στο κελί την ημερομηνία που είναι σχετική τη στιγμή που το άτομο κάνει κλικ σε αυτά τα κουμπιά.
- Ctrl + Shift + ; ή Ctrl+Shift+6 – με τη βοήθειά τους μπορείτε να καταγράψετε την τρέχουσα ώρα.
- Εάν πρέπει να εισαγάγετε τόσο την ώρα όσο και την ημερομηνία που είναι σχετικά αυτήν τη στιγμή, πρέπει πρώτα να πατήσετε τον πρώτο συνδυασμό πλήκτρων, μετά να πατήσετε το πλήκτρο διαστήματος και να καλέσετε τον δεύτερο συνδυασμό.
Ποια συγκεκριμένα κλειδιά να χρησιμοποιήσετε; Όλα εξαρτώνται από τη διάταξη που είναι ενεργοποιημένη αυτήν τη στιγμή. Εάν η αγγλική διάταξη είναι τώρα ενεργοποιημένη, τότε χρησιμοποιείται ο πρώτος συνδυασμός, αλλά εάν η διάταξη είναι η δεύτερη (δηλαδή αυτή που ακολουθεί αμέσως μετά τη λέξη «ή»).
Θα πρέπει να σημειωθεί ότι η χρήση αυτών των πλήκτρων πρόσβασης δεν είναι πάντα ιδανική. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μόνο ένας από τους συνδυασμούς που περιγράφονται παραπάνω λειτουργεί, ανεξάρτητα από τη γλώσσα που έχει επιλεγεί. Επομένως, ο καλύτερος τρόπος για να καταλάβετε ποιο να χρησιμοποιήσετε είναι να δοκιμάσετε.
Κατά κανόνα, το μοτίβο έχει ως εξής: όλα εξαρτώνται από τη γλώσσα που εγκαταστάθηκε τη στιγμή που άνοιξε το αρχείο. Εάν τα αγγλικά, τότε ακόμα και αν αλλάξετε τη διάταξη σε , η κατάσταση δεν θα αλλάξει καθόλου. Εάν η γλώσσα έχει εγκατασταθεί, τότε ακόμα κι αν την αλλάξετε στα αγγλικά, τότε πρέπει να χρησιμοποιήσετε τον τύπο που είναι κατάλληλος για τη γλώσσα.
Πώς να ορίσετε μια μόνιμη χρονική σήμανση αυτόματα (με τύπους)
Προκειμένου το κελί να εμφανίζει πάντα την ώρα, υπάρχουν ειδικοί τύποι. Αλλά η συγκεκριμένη φόρμουλα εξαρτάται από τις εργασίες που επιδιώκει ο χρήστης. Έτσι, εάν η συνηθισμένη εμφάνιση του χρόνου στον πίνακα είναι αρκετή, τότε πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση TDATA(), που δεν περιέχει επιχειρήματα. Αφού το εισαγάγουμε στο κελί, αλλάζουμε τη μορφή του σε "Ώρα" με τον τρόπο που περιγράφεται παραπάνω.
Εάν αργότερα, με βάση αυτά τα δεδομένα, πρόκειται να κάνετε κάτι άλλο και να χρησιμοποιήσετε το αποτέλεσμα που προκύπτει σε τύπους, τότε είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε δύο συναρτήσεις ταυτόχρονα: =ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ()-ΣΗΜΕΡΑ()
Ως αποτέλεσμα, ο αριθμός των ημερών θα είναι μηδέν. Επομένως, θα παραμείνει μόνο χρόνος ως το αποτέλεσμα που επιστρέφεται από αυτόν τον τύπο. Αλλά εδώ πρέπει επίσης να χρησιμοποιήσετε μια μορφή ώρας, ώστε όλα να λειτουργούν σαν ρολόι. Όταν χρησιμοποιείτε τύπους, πρέπει να δώσετε προσοχή στις ακόλουθες αποχρώσεις:
- Τα δεδομένα δεν ενημερώνονται συνεχώς. Για να αλλάξει η ημερομηνία και η ώρα στην τρέχουσα, πρέπει να κλείσετε το παράθυρο, αφού το έχετε αποθηκεύσει προηγουμένως, και μετά να το ανοίξετε ξανά. Επίσης, η ενημέρωση πραγματοποιείται εάν ενεργοποιήσετε μια μακροεντολή που έχει ρυθμιστεί για αυτήν τη λειτουργία.
- Αυτή η λειτουργία χρησιμοποιεί το ρολόι του συστήματος ως πηγή δεδομένων. Επομένως, εάν έχουν ρυθμιστεί εσφαλμένα, ο τύπος επίσης δεν θα λειτουργήσει καλά. Επομένως, συνιστάται να ρυθμίσετε την αυτόματη ανίχνευση της ημερομηνίας και της ώρας από το Διαδίκτυο.
Ας φανταστούμε τώρα μια τέτοια κατάσταση. Έχουμε έναν πίνακα με μια λίστα προϊόντων που βρίσκεται στη στήλη Α. Αμέσως μετά την αποστολή τους, ο πελάτης πρέπει να εισάγει την τιμή «Ναι» σε ένα ειδικό κελί. Εργασία: διορθώστε αυτόματα την ώρα που ένα άτομο έγραψε τη λέξη «Ναι» και ταυτόχρονα προστατέψτε την από την αλλαγή.
Ποιες ενέργειες μπορούν να γίνουν για την επίτευξη αυτού του στόχου; Για παράδειγμα, μπορείτε να δοκιμάσετε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση ΑΝ, που θα περιέχει επίσης την ίδια συνάρτηση, αλλά με δεδομένα ανάλογα με την τιμή ενός άλλου κελιού. Είναι πολύ πιο εύκολο να αποδειχθεί αυτό με ένα παράδειγμα. Ο τύπος θα μοιάζει με αυτό: =IF(B2=”Ναι”, IF(C2=””;DATE(); C2); “”)
Ας αποκρυπτογραφήσουμε αυτόν τον τύπο.
- B είναι η στήλη στην οποία πρέπει να καταγράψουμε την επιβεβαίωση παράδοσης.
- Το C2 είναι το κελί όπου θα εμφανιστεί η χρονική σήμανση αφού γράψουμε τη λέξη «Ναι» στο κελί Β2.
Ο παραπάνω τύπος λειτουργεί ως εξής. Ελέγχει για να δει αν η λέξη "Ναι" βρίσκεται στο κελί Β2. Εάν ναι, τότε εκτελείται ένας δεύτερος έλεγχος που ελέγχει εάν το κελί C2 είναι κενό. Εάν ναι, τότε επιστρέφεται η τρέχουσα ημερομηνία και ώρα. Εάν καμία από τις παραπάνω λειτουργίες δεν λειτουργεί IF περιέχει άλλες παραμέτρους, τότε δεν αλλάζει τίποτα.
Εάν θέλετε το κριτήριο να είναι "εάν περιέχεται τουλάχιστον κάποια τιμή", τότε πρέπει να χρησιμοποιήσετε τον τελεστή "μη ίσο" <> στη συνθήκη. Σε αυτήν την περίπτωση, ο τύπος θα μοιάζει με αυτό: =IF(B2<>""; IF(C2="";DATE(); C2); "")
Αυτός ο τύπος λειτουργεί ως εξής: πρώτα, ελέγχει αν υπάρχει τουλάχιστον κάποιο περιεχόμενο στο κελί. Εάν ναι, τότε ξεκινά ο δεύτερος έλεγχος. Επιπλέον, η σειρά των ενεργειών παραμένει η ίδια.
Για την πλήρη απόδοση αυτού του τύπου, πρέπει να ενεργοποιήσετε τους διαδραστικούς υπολογισμούς στην καρτέλα "Αρχείο" και στην ενότητα "Επιλογές - Τύποι". Σε αυτήν την περίπτωση, δεν είναι επιθυμητό να βεβαιωθείτε ότι το κελί αναφέρεται σε αυτό. Η απόδοση θα είναι χειρότερη από αυτό, αλλά η λειτουργικότητα δεν θα βελτιωθεί.
Πώς να συμπληρώσετε αυτόματα ημερομηνίες στο Excel
Εάν πρέπει να γεμίσετε το μεγαλύτερο μέρος του πίνακα με ημερομηνίες, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ειδική δυνατότητα που ονομάζεται αυτόματη συμπλήρωση. Ας δούμε μερικές ειδικές περιπτώσεις χρήσης του.
Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να συμπληρώσουμε μια λίστα ημερομηνιών, καθεμία από τις οποίες είναι μία ημέρα παλαιότερη από την προηγούμενη. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να χρησιμοποιήσετε την αυτόματη συμπλήρωση όπως θα κάνατε με οποιαδήποτε άλλη τιμή. Πρώτα πρέπει να καθορίσετε την αρχική ημερομηνία στο κελί και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε τον δείκτη αυτόματης συμπλήρωσης για να μετακινήσετε τον τύπο είτε προς τα κάτω είτε προς τα δεξιά, ανάλογα με τη σειρά με την οποία βρίσκονται οι πληροφορίες στον πίνακα ειδικά στην περίπτωσή σας. Ο δείκτης αυτόματης συμπλήρωσης είναι ένα μικρό τετράγωνο που βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία του κελιού, σύροντάς το, μπορείτε να συμπληρώσετε αυτόματα έναν τεράστιο όγκο πληροφοριών. Το πρόγραμμα καθορίζει αυτόματα πώς να συμπληρώσετε σωστά και στις περισσότερες περιπτώσεις αποδεικνύεται σωστό. Σε αυτό το στιγμιότυπο οθόνης, έχουμε συμπληρώσει τις ημέρες σε μια στήλη. Πήραμε το εξής αποτέλεσμα. 
Αλλά οι δυνατότητες αυτόματης συμπλήρωσης δεν σταματούν εκεί. Μπορείτε να το εκτελέσετε ακόμα και σε σχέση με καθημερινές, μήνες ή χρόνια. Υπάρχουν δύο ολόκληροι τρόποι για να το κάνετε.
- Χρησιμοποιήστε το τυπικό διακριτικό αυτόματης συμπλήρωσης όπως περιγράφεται παραπάνω. Αφού το πρόγραμμα ολοκληρώσει αυτόματα τα πάντα, πρέπει να κάνετε κλικ στο εικονίδιο με τις επιλογές αυτόματης συμπλήρωσης και να επιλέξετε την κατάλληλη μέθοδο.
- Σύρετε τον δείκτη αυτόματης συμπλήρωσης με το δεξί κουμπί του ποντικιού και όταν τον αφήσετε, θα εμφανιστεί αυτόματα ένα μενού με ρυθμίσεις. Επιλέξτε τον τρόπο που θέλετε και απολαύστε.
Είναι επίσης δυνατή η αυτόματη εισαγωγή κάθε N ημέρες. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να προσθέσετε μια τιμή στο κελί, να κάνετε δεξί κλικ στη λαβή αυτόματης συμπλήρωσης, να το κρατήσετε πατημένο και να το σύρετε στο σημείο όπου θέλετε να τελειώσει η ακολουθία αριθμών. Μετά από αυτό, επιλέξτε την επιλογή γεμίσματος "Πρόοδος" και επιλέξτε την τιμή βήματος.
Το υποσέλιδο είναι μια περιοχή του εγγράφου, η οποία είναι, όπως λέγαμε, καθολική για ολόκληρο το βιβλίο. Εκεί μπορούν να εισαχθούν διάφορα δεδομένα: το όνομα του ατόμου που συνέταξε το έγγραφο, την ημέρα που έγινε. Συμπεριλαμβανομένου βάλτε την τρέχουσα ημερομηνία. Ακολουθήστε τις παρακάτω οδηγίες:
- Ανοίξτε το μενού "Εισαγωγή", από το οποίο καλείτε το μενού ρυθμίσεων κεφαλίδας και υποσέλιδου.
- Προσθέστε τα στοιχεία κεφαλίδας που χρειάζεστε. Μπορεί να είναι είτε απλό κείμενο είτε ημερομηνία, ώρα.
Σημαντική σημείωση: η ημερομηνία θα είναι στατική. Δηλαδή, δεν υπάρχει αυτοματοποιημένος τρόπος να ενημερώνετε συνεχώς τις πληροφορίες στις κεφαλίδες και τα υποσέλιδα. Απλά πρέπει να γράψετε από το πληκτρολόγιο τα δεδομένα που είναι σχετικά εκείνη τη στιγμή.
Δεδομένου ότι οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα προορίζονται για την εμφάνιση πληροφοριών υπηρεσίας που δεν σχετίζονται άμεσα με το περιεχόμενο του εγγράφου, δεν έχει νόημα να εισάγετε τύπους και ούτω καθεξής εκεί. Εάν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε τύπους, μπορείτε πάντα να γράψετε τις επιθυμητές τιμέςστην πρώτη γραμμή (και να προσθέσετε μια κενή γραμμή σε αυτό το μέρος, εάν κάποια δεδομένα είναι ήδη αποθηκευμένα εκεί) και να το διορθώσετε μέσω του «Προβολή» ή «Παράθυρο καρτέλα ”, ανάλογα με την έκδοση της σουίτας γραφείου που χρησιμοποιείτε (η πρώτη επιλογή είναι για εκείνες τις εκδόσεις που κυκλοφόρησαν μετά το 2007 και η δεύτερη για εκείνες που κυκλοφόρησαν πριν από εκείνη την εποχή).
Έτσι, καταλάβαμε διαφορετικούς τρόπους για την αυτόματη εισαγωγή της ημερομηνίας και της ώρας στο Excel. Βλέπουμε ότι δεν υπάρχει τίποτα περίπλοκο σε αυτό, και ακόμη και ένα παιδί μπορεί να το καταλάβει.