Πώς να ορίσετε μια σειρά τιμών στο Excel

Όταν χρησιμοποιείτε το Microsoft Excel, πολύ συχνά ο χρήστης δεν γνωρίζει εκ των προτέρων πόσες πληροφορίες θα υπάρχουν στον πίνακα ως αποτέλεσμα. Επομένως, δεν καταλαβαίνουμε σε όλες τις περιπτώσεις ποιο εύρος πρέπει να καλύπτεται. Εξάλλου, ένα σύνολο κελιών είναι μια μεταβλητή έννοια. Για να απαλλαγείτε από αυτό το πρόβλημα, είναι απαραίτητο να γίνει αυτόματη δημιουργία εύρους, ώστε να βασίζεται αποκλειστικά στον όγκο των δεδομένων που εισήγαγε ο χρήστης.

Αυτόματη αλλαγή εύρους κελιών στο Excel

Το πλεονέκτημα των αυτόματων περιοχών στο Excel είναι ότι διευκολύνουν πολύ τη χρήση τύπων. Επιπλέον, καθιστούν δυνατή τη σημαντική απλοποίηση της ανάλυσης πολύπλοκων δεδομένων που περιέχουν μεγάλο αριθμό τύπων, οι οποίοι περιλαμβάνουν πολλές συναρτήσεις. Μπορείτε να δώσετε σε αυτό το εύρος ένα όνομα και, στη συνέχεια, θα ενημερωθεί αυτόματα ανάλογα με τα δεδομένα που περιέχει.

Πώς να κάνετε αυτόματη αλλαγή εύρους στο Excel

Ας υποθέσουμε ότι είστε επενδυτής που πρέπει να επενδύσει σε κάποιο αντικείμενο. Ως αποτέλεσμα, θέλουμε να λάβουμε πληροφορίες σχετικά με το πόσα μπορείτε να κερδίσετε συνολικά για όλο το διάστημα που τα χρήματα θα λειτουργήσουν για αυτό το έργο. Ωστόσο, για να λάβουμε αυτές τις πληροφορίες, πρέπει να παρακολουθούμε τακτικά πόσο συνολικό κέρδος φέρνει αυτό το αντικείμενο σε εμάς. Κάντε την ίδια αναφορά όπως σε αυτό το στιγμιότυπο οθόνης.

Με την πρώτη ματιά, η λύση είναι προφανής: απλά πρέπει να αθροίσετε ολόκληρη τη στήλη. Εάν εμφανιστούν καταχωρίσεις σε αυτό, το ποσό θα ενημερωθεί ανεξάρτητα. Αλλά αυτή η μέθοδος έχει πολλά μειονεκτήματα:

1. Εάν το πρόβλημα λυθεί με αυτόν τον τρόπο, δεν θα είναι δυνατή η χρήση των κελιών που περιλαμβάνονται στη στήλη Β για άλλους σκοπούς.
2. Ένας τέτοιος πίνακας θα καταναλώσει πολλή μνήμη RAM, γεγονός που θα καταστήσει αδύνατη τη χρήση του εγγράφου σε αδύναμους υπολογιστές.

Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητο να λυθεί αυτό το πρόβλημα μέσω δυναμικών ονομάτων. Για να τα δημιουργήσετε, πρέπει να εκτελέσετε την ακόλουθη σειρά ενεργειών:

1. Μεταβείτε στην καρτέλα "Τύποι", η οποία βρίσκεται στο κύριο μενού. Θα υπάρχει μια ενότητα "Καθορισμένα ονόματα", όπου υπάρχει ένα κουμπί "Εκχώρηση ονόματος", στο οποίο πρέπει να κάνουμε κλικ.
2. Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου στο οποίο πρέπει να συμπληρώσετε τα πεδία όπως φαίνεται στο στιγμιότυπο οθόνης. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι πρέπει να εφαρμόσουμε τη συνάρτηση = ΜΕΤΑΤΟΠΙΣΗ μαζί με τη συνάρτηση ΈΛΕΓΧΟΣγια να δημιουργήσετε ένα εύρος αυτόματης ενημέρωσης. 
3. Μετά από αυτό πρέπει να χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση ΑΘΡΟΙΣΜΑ, το οποίο χρησιμοποιεί το δυναμικό μας εύρος ως όρισμα. 

Αφού ολοκληρώσουμε αυτά τα βήματα, μπορούμε να δούμε πώς ενημερώνεται η κάλυψη των κελιών που ανήκουν στην περιοχή «εισοδήματος», καθώς προσθέτουμε νέα στοιχεία εκεί.

Λειτουργία OFFSET στο Excel

Ας δούμε τις συναρτήσεις που καταγράψαμε στο πεδίο "εύρος" νωρίτερα. Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία ΔΙΑΘΕΣΗ μπορούμε να προσδιορίσουμε την ποσότητα του εύρους με δεδομένο πόσα κελιά στη στήλη Β είναι γεμάτα. Τα ορίσματα συνάρτησης είναι τα εξής:

1. Κελλί έναρξης. Με αυτό το όρισμα, ο χρήστης μπορεί να υποδείξει ποιο κελί στην περιοχή θα θεωρείται πάνω αριστερά. Θα αναφέρει προς τα κάτω και προς τα δεξιά.
2. Το εύρος μετατοπίζεται κατά σειρές. Χρησιμοποιώντας αυτό το εύρος, ορίζουμε τον αριθμό των κελιών με τα οποία πρέπει να προκύπτει μια μετατόπιση από το επάνω αριστερό κελί της περιοχής. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όχι μόνο θετικές τιμές, αλλά μηδέν και μείον. Σε αυτή την περίπτωση, η μετατόπιση μπορεί να μην συμβεί καθόλου ή θα πραγματοποιηθεί προς την αντίθετη κατεύθυνση.
3. Το εύρος μετατοπίζεται κατά στήλες. Αυτή η παράμετρος είναι παρόμοια με την προηγούμενη, μόνο που σας επιτρέπει να ορίσετε τον βαθμό οριζόντιας μετατόπισης του εύρους. Εδώ μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μηδενικές και αρνητικές τιμές.
4. Το μέγεθος του εύρους ύψους. Στην πραγματικότητα, ο τίτλος αυτού του επιχειρήματος μας καθιστά σαφές τι σημαίνει. Αυτός είναι ο αριθμός των κελιών κατά τα οποία πρέπει να αυξηθεί το εύρος.
5. Η τιμή του εύρους σε πλάτος. Το όρισμα είναι παρόμοιο με το προηγούμενο, μόνο που αφορά τις στήλες.

Δεν χρειάζεται να προσδιορίσετε τα δύο τελευταία επιχειρήματα αν δεν χρειάζεται. Σε αυτήν την περίπτωση, η τιμή εύρους θα είναι μόνο ένα κελί. Για παράδειγμα, εάν καθορίσετε τον τύπο =OFFSET(A1;0;0), αυτός ο τύπος θα αναφέρεται στο ίδιο κελί με αυτό στο πρώτο όρισμα. Εάν η κατακόρυφη μετατόπιση έχει οριστεί σε 2 μονάδες, τότε σε αυτήν την περίπτωση το κελί θα αναφέρεται στο κελί A3. Τώρα ας περιγράψουμε λεπτομερώς τι σημαίνει η συνάρτηση ΈΛΕΓΧΟΣ.

COUNT συνάρτηση στο Excel

Χρήση της λειτουργίας ΈΛΕΓΧΟΣ καθορίζουμε πόσα κελιά στη στήλη Β έχουμε συμπληρώσει συνολικά. Δηλαδή, χρησιμοποιώντας δύο συναρτήσεις, προσδιορίζουμε πόσα κελιά στην περιοχή έχουν συμπληρωθεί και με βάση τις πληροφορίες που λαμβάνουμε, καθορίζουμε το μέγεθος της περιοχής. Επομένως, η τελική φόρμουλα θα είναι η εξής: =СМЕЩ(Лист1!$B$2;0;0;СЧЁТ(Лист1!$B:$B);1)

Ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς να κατανοήσουμε σωστά την αρχή αυτού του τύπου. Το πρώτο όρισμα δείχνει από πού ξεκινά το δυναμικό μας εύρος. Στην περίπτωσή μας, αυτό είναι το κελί B2. Περαιτέρω παράμετροι έχουν μηδενικές συντεταγμένες. Αυτό υποδηλώνει ότι δεν χρειαζόμαστε μετατοπίσεις σε σχέση με το επάνω αριστερό κελί. Το μόνο που συμπληρώνουμε είναι το κατακόρυφο μέγεθος του εύρους, το οποίο χρησιμοποιήσαμε τη συνάρτηση ως ΈΛΕΓΧΟΣ, το οποίο καθορίζει τον αριθμό των κελιών που περιέχουν ορισμένα δεδομένα. Η τέταρτη παράμετρος που συμπληρώσαμε είναι η μονάδα. Έτσι δείχνουμε ότι το συνολικό πλάτος του εύρους πρέπει να είναι μία στήλη.

Έτσι, χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση ΈΛΕΓΧΟΣ ο χρήστης μπορεί να χρησιμοποιήσει τη μνήμη όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά φορτώνοντας μόνο εκείνα τα κελιά που περιέχουν ορισμένες τιμές. Κατά συνέπεια, δεν θα υπάρχουν πρόσθετα σφάλματα στην εργασία που να σχετίζονται με την κακή απόδοση του υπολογιστή στον οποίο θα λειτουργεί το υπολογιστικό φύλλο.

Κατά συνέπεια, για να προσδιορίσετε το μέγεθος του εύρους ανάλογα με τον αριθμό των στηλών, πρέπει να εκτελέσετε παρόμοια ακολουθία ενεργειών, μόνο σε αυτήν την περίπτωση πρέπει να καθορίσετε τη μονάδα στην τρίτη παράμετρο και τον τύπο στην τέταρτη ΈΛΕΓΧΟΣ.

Βλέπουμε ότι με τη βοήθεια τύπων του Excel, δεν μπορείτε μόνο να αυτοματοποιήσετε τους μαθηματικούς υπολογισμούς. Αυτό είναι απλώς μια σταγόνα στον ωκεανό, αλλά στην πραγματικότητα σας επιτρέπουν να αυτοματοποιήσετε σχεδόν κάθε λειτουργία που σας έρχεται στο μυαλό.

Δυναμικά γραφήματα στο Excel

Έτσι, στο τελευταίο βήμα, μπορέσαμε να δημιουργήσουμε ένα δυναμικό εύρος, το μέγεθος του οποίου εξαρτάται πλήρως από το πόσα γεμάτα κελιά περιέχει. Τώρα, με βάση αυτά τα δεδομένα, μπορείτε να δημιουργήσετε δυναμικά γραφήματα που θα αλλάζουν αυτόματα μόλις ο χρήστης κάνει οποιεσδήποτε αλλαγές ή προσθέσει μια επιπλέον στήλη ή σειρά. Η σειρά των ενεργειών σε αυτή την περίπτωση είναι η εξής:

1. Επιλέγουμε το εύρος μας και μετά εισάγουμε ένα γράφημα του τύπου "Ιστόγραμμα με ομαδοποίηση". Μπορείτε να βρείτε αυτό το στοιχείο στην ενότητα «Εισαγωγή» στην ενότητα «Διαγράμματα – Ιστόγραμμα».
2. Κάνουμε ένα αριστερό κλικ του ποντικιού σε μια τυχαία στήλη του ιστογράμματος, μετά από την οποία θα εμφανιστεί η συνάρτηση =SERIES() στη γραμμή συνάρτησης. Στο στιγμιότυπο οθόνης μπορείτε να δείτε τον αναλυτικό τύπο. 
3. Μετά από αυτό, πρέπει να γίνουν κάποιες αλλαγές στον τύπο. Πρέπει να αντικαταστήσετε το εύρος μετά το "Φύλλο1!" στο όνομα της σειράς. Αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα την ακόλουθη λειτουργία: =ROW(Φύλλο1!$B$1;;Φύλλο1!έσοδα;1)
4. Τώρα απομένει να προσθέσετε μια νέα εγγραφή στην αναφορά για να ελέγξετε εάν το γράφημα ενημερώνεται αυτόματα ή όχι.

Ας ρίξουμε μια ματιά στο διάγραμμά μας.

Ας συνοψίσουμε πώς το κάναμε. Στο προηγούμενο βήμα, δημιουργήσαμε ένα δυναμικό εύρος, το μέγεθος του οποίου εξαρτάται από το πόσα στοιχεία περιέχει. Για να γίνει αυτό, χρησιμοποιήσαμε έναν συνδυασμό συναρτήσεων ΈΛΕΓΧΟΣ и ΔΙΑΘΕΣΗ. Κάναμε αυτό το εύρος με όνομα και στη συνέχεια χρησιμοποιήσαμε την αναφορά σε αυτό το όνομα ως το εύρος του ιστογράμματός μας. Ποιο συγκεκριμένο εύρος να επιλέξετε ως πηγή δεδομένων στο πρώτο στάδιο δεν είναι τόσο σημαντικό. Το κύριο πράγμα είναι να το αντικαταστήσετε με το όνομα της σειράς αργότερα. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να εξοικονομήσετε πολλή μνήμη RAM.

Ονομασμένες σειρές και οι χρήσεις τους

Ας μιλήσουμε τώρα με περισσότερες λεπτομέρειες για το πώς να δημιουργήσετε σωστά επώνυμες περιοχές και να τις χρησιμοποιήσετε για να εκτελέσετε τις εργασίες που έχουν οριστεί για τον χρήστη του Excel.

Από προεπιλογή, χρησιμοποιούμε κανονικές διευθύνσεις κελιών για εξοικονόμηση χρόνου. Αυτό είναι χρήσιμο όταν χρειάζεται να γράψετε ένα εύρος μία ή περισσότερες φορές. Εάν πρέπει να χρησιμοποιείται συνεχώς ή πρέπει να είναι προσαρμοστικό, τότε θα πρέπει να χρησιμοποιηθούν ονομασμένες περιοχές. Κάνουν πολύ πιο εύκολη τη δημιουργία τύπων και δεν θα είναι τόσο δύσκολο για τον χρήστη να αναλύσει πολύπλοκους τύπους που περιλαμβάνουν μεγάλο αριθμό συναρτήσεων. Ας περιγράψουμε μερικά από τα βήματα που απαιτούνται για τη δημιουργία δυναμικών περιοχών.

Όλα ξεκινούν με την ονομασία του κελιού. Για να το κάνετε αυτό, απλώς επιλέξτε το και, στη συνέχεια, γράψτε το όνομα που χρειαζόμαστε στο πεδίο του ονόματός του. Είναι σημαντικό να είναι εύκολο να το θυμάστε. Υπάρχουν ορισμένοι περιορισμοί που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την ονομασία:

1. Το μέγιστο μήκος είναι 255 χαρακτήρες. Αυτό είναι αρκετό για να ορίσετε ένα όνομα που επιθυμεί η καρδιά σας.
2. Το όνομα δεν πρέπει να περιέχει κενά. Επομένως, εάν περιέχει πολλές λέξεις, τότε είναι δυνατό να τις διαχωρίσετε χρησιμοποιώντας τον χαρακτήρα υπογράμμισης.

Εάν αργότερα σε άλλα φύλλα αυτού του αρχείου πρέπει να εμφανίσουμε αυτήν την τιμή ή να την εφαρμόσουμε για να εκτελέσουμε περαιτέρω υπολογισμούς, τότε δεν χρειάζεται να μεταβούμε στο πρώτο φύλλο. Μπορείτε απλώς να σημειώσετε το όνομα αυτού του κελιού εύρους.

Το επόμενο βήμα είναι να δημιουργήσετε ένα εύρος με όνομα. Η διαδικασία είναι βασικά η ίδια. Πρώτα πρέπει να επιλέξετε μια περιοχή και, στη συνέχεια, να καθορίσετε το όνομά της. Μετά από αυτό, αυτό το όνομα μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε όλες τις άλλες λειτουργίες δεδομένων στο Excel. Για παράδειγμα, ονομασμένες περιοχές χρησιμοποιούνται συχνά για να ορίσουν το άθροισμα των τιμών.

Επιπλέον, είναι δυνατό να δημιουργήσετε ένα εύρος με όνομα χρησιμοποιώντας την καρτέλα Τύποι χρησιμοποιώντας το εργαλείο Set Name. Αφού το επιλέξουμε, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο όπου πρέπει να επιλέξουμε ένα όνομα για το εύρος μας, καθώς και να καθορίσουμε την περιοχή στην οποία θα επεκταθεί χειροκίνητα. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε πού θα λειτουργεί αυτό το εύρος: σε ένα μόνο φύλλο ή σε όλο το βιβλίο.

Εάν ένα εύρος ονομάτων έχει ήδη δημιουργηθεί, τότε για να το χρησιμοποιήσετε, υπάρχει μια ειδική υπηρεσία που ονομάζεται διαχειριστής ονομάτων. Επιτρέπει όχι μόνο την επεξεργασία ή την προσθήκη νέων ονομάτων, αλλά και τη διαγραφή τους εάν δεν χρειάζονται πλέον.

Θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι όταν χρησιμοποιείτε επώνυμες περιοχές σε τύπους, μετά τη διαγραφή τους, οι τύποι δεν θα αντικατασταθούν αυτόματα με τις σωστές τιμές. Επομένως, ενδέχεται να προκύψουν σφάλματα. Επομένως, πριν διαγράψετε ένα εύρος με όνομα, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι δεν χρησιμοποιείται σε κανέναν από τους τύπους.

Ένας άλλος τρόπος για να δημιουργήσετε ένα εύρος με όνομα είναι να το λάβετε από έναν πίνακα. Για να γίνει αυτό, υπάρχει ένα ειδικό εργαλείο που ονομάζεται "Δημιουργία από επιλογή". Όπως καταλαβαίνουμε, για να το χρησιμοποιήσετε, πρέπει πρώτα να επιλέξετε το εύρος που θα επεξεργαστούμε και στη συνέχεια να ορίσετε τη θέση στην οποία έχουμε τις επικεφαλίδες. Ως αποτέλεσμα, με βάση αυτά τα δεδομένα, το Excel θα επεξεργαστεί αυτόματα όλα τα δεδομένα και οι τίτλοι θα εκχωρηθούν αυτόματα.

Εάν ο τίτλος περιέχει πολλές λέξεις, το Excel θα τις διαχωρίσει αυτόματα με μια υπογράμμιση.

Έτσι, καταλάβαμε πώς να δημιουργείτε δυναμικά εύρη με όνομα και πώς σας επιτρέπουν να αυτοματοποιείτε την εργασία με μεγάλες ποσότητες δεδομένων. Όπως μπορείτε να δείτε, αρκεί να χρησιμοποιήσετε πολλές λειτουργίες και τα εργαλεία προγράμματος που είναι ενσωματωμένα στη λειτουργικότητα. Δεν υπάρχει τίποτα περίπλοκο, αν και μπορεί να φαίνεται έτσι σε έναν αρχάριο με την πρώτη ματιά.