Περιεχόμενα
Οι χρήστες του Excel συχνά αναγκάζονται να παρουσιάζουν τα αποτελέσματα της δουλειάς τους σε παρουσιάσεις. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να μετατρέψετε το αρχείο σε μια πιο βολική μορφή, όπως το PDF. Επιπλέον, η μετατροπή του εγγράφου σάς επιτρέπει να προστατεύετε δεδομένα από ανεπιθύμητες διορθώσεις όταν μεταφέρονται σε τρίτους. Εάν ο πίνακας περιέχει τύπους που εμπλέκονται σε υπολογισμούς, τότε η μετατροπή σε μορφή PDF καθιστά δυνατή την προστασία των δεδομένων από τυχαίες αλλαγές ή από ζημιές κατά τη μεταφορά του εγγράφου σε άλλον υπολογιστή. Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά σε όλες τις μεθόδους μετατροπής.
Μετατροπή αρχείου Excel σε PDF
Σε παλαιότερες εκδόσεις του Excel, δεν υπάρχει τρόπος αποθήκευσης του αρχείου σε άλλη μορφή εκτός από το xls. Έπρεπε να ψάξω για ειδικά προγράμματα μετατροπέων ή να χρησιμοποιήσω πόρους του Διαδικτύου που θα μπορούσαν να μεταφράσουν μια μορφή εγγράφου σε άλλη. Από Excel-2010, η λειτουργικότητα του προγράμματος συμπληρώθηκε με ένα τόσο απαραίτητο χαρακτηριστικό που σας επιτρέπει να μετατρέψετε αμέσως ένα αρχείο χωρίς να φύγετε από το Excel.
- Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να επιλέξετε τα κελιά που θέλετε να μετατρέψετε. Μεταβείτε στο μενού της καρτέλας "Αρχείο". Πριν την αποθήκευση, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι τα περιγράμματα του πίνακα δεν θα εκτείνονται πέρα από το φύλλο του εγγράφου PDF.
1 - Στη συνέχεια, προχωράμε στη διαδικασία αποθήκευσης. Στο μενού «Αρχείο» που ανοίγει, ενεργοποιώντας την κατηγορία «Αποθήκευση ως…», στη δεξιά πλευρά, μεταβείτε στην επιλογή «Αναζήτηση».
2 - Μετά από αυτό, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο στο οποίο θα πρέπει να αποφασίσετε για τη θέση του αρχείου και το όνομά του.
3 - Στο κάτω μέρος του παραθύρου βρίσκουμε την κατηγορία «Τύπος αρχείου» και, κάνοντας κλικ στη γραμμή με το αριστερό κουμπί του ποντικιού του υπολογιστή, καλούμε μια λίστα επιλογών από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε τη μορφή του εγγράφου. Στην περίπτωσή μας, επιλέξτε τον τύπο αρχείου PDF.
4 - Κάτω από τη γραμμή "Τύπος αρχείου" θα υπάρχουν αρκετές πρόσθετες παράμετροι που απαιτούνται για τη μετατροπή. Η τυπική βελτιστοποίηση είναι κατάλληλη για εκτύπωση και δημοσίευση στο Διαδίκτυο και το ελάχιστο μέγεθος σάς επιτρέπει να βελτιστοποιήσετε το έγγραφο για τοποθέτηση στις σελίδες των τοποθεσιών του Διαδικτύου. Έχοντας επιλέξει την κατάλληλη επιλογή βελτιστοποίησης, θα πρέπει να βάλετε ένα σημάδι δίπλα της. Για να ανοίξει το έγγραφο που αποθηκεύτηκε με αυτόν τον τρόπο μετά τη μετατροπή, αξίζει να τσεκάρετε το αντίστοιχο πλαίσιο.
5
Για μια σαφή και λεπτομερή προσαρμογή της διαδικασίας μετατροπής, οι ειδικοί συνιστούν να δίνετε προσοχή σε πρόσθετες παραμέτρους στις οποίες μπορείτε να κάνετε όλα τα διευκρινιστικά σημεία για καλύτερη εμφάνιση των περιεχομένων των πινάκων.
- Στο παράθυρο που εμφανίζεται, μπορείτε να καθορίσετε ποιες σελίδες θέλετε να μετατρέψετε. Επιλέξτε μια σειρά δεδομένων, όπως επιλεγμένα φύλλα εργασίας, μια συγκεκριμένη περιοχή ή ολόκληρο βιβλίο εργασίας του Excel. Υπάρχουν επίσης πρόσθετα μη εκτυπώσιμα δεδομένα αρχείου που μπορούν να εισαχθούν σε ένα νέο έγγραφο – ετικέτες δομής εγγράφου και τις ιδιότητές του. Κατά κανόνα, οι παράμετροι που έχουν ήδη οριστεί στο παράθυρο αντιστοιχούν στις τυπικές απαιτήσεις, αλλά εάν είναι απαραίτητο, μπορούν να προσαρμοστούν. Για να ενεργοποιήσετε τις αλλαγές, κάντε κλικ στο "OK".
6 - Ολοκληρώνουμε τη διαδικασία μετατροπής πατώντας το κουμπί «Αποθήκευση».
7 - Η διαδικασία μετατροπής μπορεί να διαρκέσει λίγο, ανάλογα με το μέγεθος των πινάκων. Ένα έγγραφο PDF θα εμφανιστεί στον καθορισμένο φάκελο. Σύμφωνα με τις ρυθμίσεις, αμέσως μετά τη μετατροπή, το έγγραφο θα ανοίξει σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας που μπορεί να το διαβάσει.
8
Μετατροπή υπολογιστικού φύλλου Excel σε PDF χρησιμοποιώντας εξωτερικές εφαρμογές
Εάν ο χρήστης εργάζεται με υπολογιστικά φύλλα Excel εκδόσεις 1997-2003, στη συνέχεια να μετατρέψετε το αρχείο σε μορφή PDF πρέπει να χρησιμοποιήσετε εργαλεία τρίτων. Ένα από τα πιο δημοφιλή προγράμματα είναι το FoxPDF Excel σε PDF Converter.
- Εγκαθιστούμε την εφαρμογή. Μπορείτε να κατεβάσετε το αρχείο εγκατάστασης στην επίσημη ιστοσελίδα www.foxpdf.com.
- Όταν ξεκινάτε το πρόγραμμα, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο εργασίας, στο οποίο θα πρέπει να μεταβείτε στο μενού "Προσθήκη αρχείου Excel" για να επιλέξετε το επιθυμητό αρχείο.
9 - Το πρόγραμμα σάς επιτρέπει να μετατρέψετε πολλά αρχεία ταυτόχρονα, κάτι που αποτελεί αναμφισβήτητο πλεονέκτημα. Αφού αποφασίσετε για τα αρχεία, κάντε κλικ στο "Άνοιγμα".
10 - Τα επιλεγμένα αρχεία θα εμφανιστούν στο παράθυρο του προγράμματος. Κάθε αρχείο πρέπει να έχει ένα σημάδι επιλογής δίπλα του. Εάν το πλαίσιο ελέγχου δεν είναι επιλεγμένο, το αρχείο θα παραμείνει στην ίδια μορφή.
11 - Μετά τη μετατροπή, τα αρχεία θα αποθηκευτούν στον φάκελο που έχει επιλεγεί από προεπιλογή. Για να επιλέξετε διαφορετική διεύθυνση, μεταβείτε στην παράμετρο Διαδρομή εξόδου στο κάτω μέρος της σελίδας. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί με έλλειψη, θα εμφανιστεί ένα μενού με τη διεύθυνση του τρέχοντος φακέλου. Εάν είναι απαραίτητο, η θέση αποθήκευσης μπορεί να αλλάξει.
12 - Όταν ολοκληρωθούν όλα τα προπαρασκευαστικά βήματα, προχωρήστε στη μετατροπή πατώντας το κουμπί PDF στα δεξιά της γραμμής Διαδρομής εξόδου.
13
Εφαρμογή διαδικτυακής υπηρεσίας για μετατροπή μορφής Excel σε PDF
Παρά την απλότητα της εφαρμογής FoxPDF Excel σε PDF Converter, αυτό το λογισμικό πληρώνεται. Και αν η ανάγκη μετατροπής του Excel σε PDF εμφανίζεται εξαιρετικά σπάνια, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους διαδικτυακούς πόρους που είναι διαθέσιμοι στο Διαδίκτυο.
Αυτοί οι πόροι σάς επιτρέπουν να μετατρέπετε πίνακες σε PDF δωρεάν, αλλά μπορεί να έχουν όριο στον αριθμό των συναλλαγών ανά ημέρα. Ορισμένες υπηρεσίες είναι προσβάσιμες μόνο αφού εγγραφείτε και δώσετε την έγκυρη διεύθυνση email σας, στην οποία θα σταλεί το έγγραφο που έχει ήδη μετατραπεί.
Επιπλέον, για να εργαστείτε με συγκεκριμένους ιστότοπους, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το αρχείο πληροί τις απαιτήσεις. Εξετάστε την αρχή λειτουργίας ενός από αυτούς τους πόρους του Διαδικτύου στο παράδειγμα του SmallPDF:
- Μεταβείτε στον ιστότοπο https://smallpdf.com/en. Επιλέξτε την κατηγορία που ονομάζεται "Excel σε PDF".
14 - Εδώ θα πρέπει, χρησιμοποιώντας το κουμπί "Επιλογή αρχείου", να καθορίσετε το επιθυμητό έγγραφο ή απλά να σύρετε και να αποθέσετε το αρχείο Excel στο απαιτούμενο πεδίο. Ο πόρος σάς επιτρέπει να μετατρέψετε πολλά έγγραφα ταυτόχρονα.
15 - Ακολουθεί η αυτόματη μετατροπή. Μετά την ολοκλήρωσή του, το τελικό αρχείο πρέπει να αποθηκευτεί ενεργοποιώντας το κουμπί «Αποθήκευση αρχείου».
16 - Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο στο οποίο θα πρέπει να καθορίσετε τη διεύθυνση του φακέλου για την τοποθέτηση αρχείων PDF.
Συμπέρασμα
Κάθε μία από αυτές τις μεθόδους μετατροπής υπολογιστικών φύλλων του Excel σε αρχεία PDF έχει τόσο θετικές όσο και αρνητικές πλευρές. Φυσικά, η αποθήκευση του εγγράφου απευθείας στο πρόγραμμα Excel σάς επιτρέπει να επιτύχετε γρήγορα και εύκολα τον στόχο σας. Αλλά, όπως αναφέρθηκε παραπάνω, αυτό το χαρακτηριστικό εμφανίστηκε μόνο στην έκδοση του 2010.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαδικτυακούς πόρους για να μετατρέψετε αρχεία μόνο εάν έχετε σύνδεση στο Διαδίκτυο και αυτό δεν είναι πάντα διαθέσιμο. Ειδικές εφαρμογές και προγράμματα είναι επίσης βολικά στη χρήση. Ταυτόχρονα, μην ξεχνάτε ότι τέτοιες υπηρεσίες μερικές φορές απαιτούν αγορά. Σε κάθε περίπτωση, η επιλογή του τρόπου μετατροπής του αρχείου xls σε pdf παραμένει στον χρήστη.