Excel για Αναλυτής. 4 Τεχνικές Ανάλυσης Δεδομένων στο Excel

Το Excel είναι ένα από τα καλύτερα λογισμικά ανάλυσης δεδομένων. Και σχεδόν κάθε άτομο σε ένα ή άλλο στάδιο της ζωής έπρεπε να αντιμετωπίσει αριθμούς και δεδομένα κειμένου και να τα επεξεργαστεί κάτω από αυστηρές προθεσμίες. Εάν εξακολουθείτε να χρειάζεται να το κάνετε αυτό, τότε θα περιγράψουμε τεχνικές που θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε σημαντικά τη ζωή σας. Και για να το κάνουμε πιο οπτικό, θα δείξουμε πώς να τα εφαρμόσουμε χρησιμοποιώντας κινούμενα σχέδια.

Ανάλυση δεδομένων μέσω συγκεντρωτικών πινάκων του Excel

Οι συγκεντρωτικοί πίνακες είναι ένας από τους ευκολότερους τρόπους αυτοματοποίησης της επεξεργασίας πληροφοριών. Σας επιτρέπει να συσσωρεύσετε μια τεράστια σειρά δεδομένων που δεν είναι απολύτως δομημένη. Εάν το χρησιμοποιήσετε, μπορείτε σχεδόν για πάντα να ξεχάσετε τι είναι το φίλτρο και η χειροκίνητη ταξινόμηση. Και για να τα δημιουργήσετε, απλώς πατήστε μερικά κουμπιά και εισαγάγετε μερικές απλές παραμέτρους, ανάλογα με τον τρόπο παρουσίασης των αποτελεσμάτων που χρειάζεστε ειδικά σε μια συγκεκριμένη περίπτωση.

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για την αυτοματοποίηση της ανάλυσης δεδομένων στο Excel. Αυτά είναι τόσο ενσωματωμένα εργαλεία όσο και πρόσθετα που μπορούν να ληφθούν στο Διαδίκτυο. Υπάρχει επίσης ένα πρόσθετο "Analysis Toolkit", το οποίο αναπτύχθηκε από τη Microsoft. Διαθέτει όλες τις απαραίτητες δυνατότητες, ώστε να μπορείτε να λαμβάνετε όλα τα αποτελέσματα που χρειάζεστε σε ένα αρχείο Excel.

Το πακέτο ανάλυσης δεδομένων που αναπτύχθηκε από τη Microsoft μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο σε ένα μόνο φύλλο εργασίας σε μία μονάδα χρόνου. Εάν επεξεργάζεται πληροφορίες που βρίσκονται σε πολλά, τότε οι πληροφορίες που θα προκύψουν θα εμφανίζονται αποκλειστικά σε ένα. Σε άλλα, οι περιοχές θα εμφανίζονται χωρίς τιμές, στις οποίες υπάρχουν μόνο μορφές. Για να αναλύσετε πληροφορίες σε πολλά φύλλα, πρέπει να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο ξεχωριστά. Αυτή είναι μια πολύ μεγάλη ενότητα που υποστηρίζει έναν τεράστιο αριθμό χαρακτηριστικών, ειδικότερα, σας επιτρέπει να εκτελέσετε τους ακόλουθους τύπους επεξεργασίας:

1. Ανάλυση διασποράς.
2. Ανάλυση συσχέτισης.
3. Συνδιακύμανση.
4. Υπολογισμός κινητού μέσου όρου. Μια πολύ δημοφιλής μέθοδος στις στατιστικές και τις συναλλαγές.
5. Λάβετε τυχαίους αριθμούς.
6. Εκτελέστε λειτουργίες επιλογής.

Αυτό το πρόσθετο δεν είναι ενεργοποιημένο από προεπιλογή, αλλά περιλαμβάνεται στο τυπικό πακέτο. Για να το χρησιμοποιήσετε, πρέπει να το ενεργοποιήσετε. Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Μεταβείτε στο μενού "Αρχείο" και εκεί βρείτε το κουμπί "Επιλογές". Μετά από αυτό, μεταβείτε στα "Πρόσθετα". Εάν εγκαταστήσατε την έκδοση 2007 του Excel, τότε πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί "Επιλογές Excel", το οποίο βρίσκεται στο μενού του Office.
2. Στη συνέχεια, εμφανίζεται ένα αναδυόμενο μενού, με τίτλο «Διαχείριση». Εκεί βρίσκουμε το στοιχείο "Πρόσθετα Excel", κάνουμε κλικ σε αυτό και, στη συνέχεια - στο κουμπί "Μετάβαση". Εάν χρησιμοποιείτε υπολογιστή Apple, ανοίξτε απλώς την καρτέλα "Εργαλεία" στο μενού και, στη συνέχεια, βρείτε το στοιχείο "Πρόσθετα για Excel" στην αναπτυσσόμενη λίστα.
3. Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίστηκε μετά από αυτό, πρέπει να επιλέξετε το πλαίσιο δίπλα στο στοιχείο "Πακέτο ανάλυσης" και, στη συνέχεια, να επιβεβαιώσετε τις ενέργειές σας κάνοντας κλικ στο κουμπί "OK".

Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να αποδειχθεί ότι αυτό το πρόσθετο δεν βρέθηκε. Σε αυτήν την περίπτωση, δεν θα είναι στη λίστα με τα πρόσθετα. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί "Αναζήτηση". Ενδέχεται επίσης να λάβετε πληροφορίες ότι το πακέτο λείπει εντελώς από αυτόν τον υπολογιστή. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να το εγκαταστήσετε. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί «Ναι».

Για να μπορέσετε να ενεργοποιήσετε το πακέτο ανάλυσης, πρέπει πρώτα να ενεργοποιήσετε το VBA. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να το κατεβάσετε με τον ίδιο τρόπο όπως το ίδιο το πρόσθετο.

Πώς να εργαστείτε με πίνακες περιστροφής

Οι αρχικές πληροφορίες μπορεί να είναι οτιδήποτε. Αυτές μπορεί να είναι πληροφορίες σχετικά με τις πωλήσεις, την παράδοση, τις αποστολές προϊόντων και ούτω καθεξής. Ανεξάρτητα από αυτό, η σειρά των βημάτων θα είναι πάντα η ίδια:

1. Ανοίξτε το αρχείο που περιέχει τον πίνακα.
2. Επιλέξτε το εύρος των κελιών που θα αναλύσουμε χρησιμοποιώντας τον συγκεντρωτικό πίνακα.
3. Ανοίξτε την καρτέλα "Εισαγωγή" και εκεί πρέπει να βρείτε την ομάδα "Πίνακες", όπου υπάρχει το κουμπί "Συγκεντρωτικός πίνακας". Εάν χρησιμοποιείτε υπολογιστή με λειτουργικό σύστημα Mac OS, τότε πρέπει να ανοίξετε την καρτέλα "Δεδομένα" και αυτό το κουμπί θα βρίσκεται στην καρτέλα "Ανάλυση".
4. Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου με τίτλο "Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα".
5. Στη συνέχεια, ρυθμίστε την εμφάνιση δεδομένων ώστε να ταιριάζει με το επιλεγμένο εύρος.

Ανοίξαμε έναν πίνακα, οι πληροφορίες στον οποίο δεν είναι δομημένες με κανέναν τρόπο. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ρυθμίσεις για τα πεδία του συγκεντρωτικού πίνακα στη δεξιά πλευρά της οθόνης. Για παράδειγμα, ας στείλουμε το «Ποσό παραγγελιών» στο πεδίο «Αξίες» και πληροφορίες σχετικά με τους πωλητές και την ημερομηνία πώλησης – στις σειρές του πίνακα. Με βάση τα στοιχεία που περιέχονται σε αυτόν τον πίνακα, τα ποσά προσδιορίστηκαν αυτόματα. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να ανοίξετε πληροφορίες για κάθε έτος, τρίμηνο ή μήνα. Αυτό θα σας επιτρέψει να λάβετε τις λεπτομερείς πληροφορίες που χρειάζεστε σε μια συγκεκριμένη στιγμή.

Το σύνολο των διαθέσιμων παραμέτρων θα διαφέρει από το πόσες στήλες υπάρχουν. Για παράδειγμα, ο συνολικός αριθμός στηλών είναι 5. Και πρέπει απλώς να τις τοποθετήσουμε και να τις επιλέξουμε με τον σωστό τρόπο και να δείξουμε το άθροισμα. Σε αυτήν την περίπτωση, εκτελούμε τις ενέργειες που εμφανίζονται σε αυτό το κινούμενο σχέδιο.

Μπορείτε να καθορίσετε τον συγκεντρωτικό πίνακα προσδιορίζοντας, για παράδειγμα, μια χώρα. Για να γίνει αυτό, συμπεριλαμβάνουμε το στοιχείο "Χώρα".

Μπορείτε επίσης να δείτε πληροφορίες σχετικά με τους πωλητές. Για να γίνει αυτό, αντικαθιστούμε τη στήλη "Χώρα" με "Πωλητής". Το αποτέλεσμα θα είναι το εξής.

Ανάλυση δεδομένων με τρισδιάστατους χάρτες

Αυτή η μέθοδος απεικόνισης με γεωαναφορά καθιστά δυνατή την αναζήτηση μοτίβων που συνδέονται με περιοχές, καθώς και την ανάλυση αυτού του τύπου πληροφοριών.

Το πλεονέκτημα αυτής της μεθόδου είναι ότι δεν υπάρχει ανάγκη χωριστής καταχώρησης των συντεταγμένων. Απλά πρέπει να γράψετε σωστά τη γεωγραφική θέση στον πίνακα.

Πώς να εργαστείτε με τρισδιάστατους χάρτες στο Excel

Η σειρά των ενεργειών που πρέπει να ακολουθήσετε για να εργαστείτε με τρισδιάστατους χάρτες είναι η εξής:

1. Ανοίξτε ένα αρχείο που περιέχει το εύρος δεδομένων που σας ενδιαφέρει. Για παράδειγμα, ένας πίνακας όπου υπάρχει μια στήλη "Χώρα" ή "Πόλη".
2. Οι πληροφορίες που θα εμφανίζονται στον χάρτη πρέπει πρώτα να μορφοποιηθούν ως πίνακας. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να βρείτε το αντίστοιχο στοιχείο στην καρτέλα "Αρχική σελίδα".
3. Επιλέξτε τα κελιά που θα αναλυθούν.
4. Μετά από αυτό, μεταβείτε στην καρτέλα "Εισαγωγή" και εκεί βρίσκουμε το κουμπί "Χάρτης 3D".

Στη συνέχεια εμφανίζεται ο χάρτης μας, όπου οι πόλεις στον πίνακα παρουσιάζονται ως τελείες. Αλλά δεν χρειαζόμαστε πραγματικά την παρουσία πληροφοριών για οικισμούς στον χάρτη. Είναι πολύ πιο σημαντικό για εμάς να βλέπουμε τις πληροφορίες που συνδέονται με αυτά. Για παράδειγμα, εκείνα τα ποσά που μπορούν να εμφανιστούν ως το ύψος της στήλης. Αφού εκτελέσουμε τις ενέργειες που υποδεικνύονται σε αυτό το κινούμενο σχέδιο, όταν τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού πάνω από την αντίστοιχη στήλη, θα εμφανίζονται τα δεδομένα που σχετίζονται με αυτήν.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα γράφημα πίτας, το οποίο είναι πολύ πιο κατατοπιστικό σε ορισμένες περιπτώσεις. Το μέγεθος του κύκλου εξαρτάται από το συνολικό ποσό.

Φύλλο πρόβλεψης στο Excel

Συχνά οι επιχειρηματικές διαδικασίες εξαρτώνται από εποχιακά χαρακτηριστικά. Και τέτοιοι παράγοντες πρέπει να λαμβάνονται υπόψη στο στάδιο του σχεδιασμού. Υπάρχει ένα ειδικό εργαλείο Excel για αυτό, το οποίο θα σας αρέσει με την υψηλή του ακρίβεια. Είναι σημαντικά πιο λειτουργική από όλες τις μεθόδους που περιγράφονται παραπάνω, ανεξάρτητα από το πόσο εξαιρετικές μπορεί να είναι. Με τον ίδιο τρόπο, το εύρος της χρήσης του είναι πολύ ευρύ – εμπορικές, οικονομικές, μάρκετινγκ, ακόμη και κυβερνητικές δομές.

Σημαντικό: για να υπολογίσετε την πρόβλεψη, πρέπει να λάβετε πληροφορίες για την προηγούμενη φορά. Η ποιότητα της πρόβλεψης εξαρτάται από το πόσο μακροπρόθεσμα είναι τα δεδομένα. Συνιστάται να έχετε δεδομένα που αναλύονται σε τακτά χρονικά διαστήματα (για παράδειγμα, τριμηνιαία ή μηνιαία).

Πώς να εργαστείτε με το φύλλο πρόβλεψης

Για να εργαστείτε με ένα φύλλο πρόβλεψης, πρέπει να κάνετε τα εξής:

1. Ανοίξτε το αρχείο, το οποίο περιέχει μεγάλο όγκο πληροφοριών για τους δείκτες που πρέπει να αναλύσουμε. Για παράδειγμα, κατά τη διάρκεια του περασμένου έτους (αν και όσο περισσότερα τόσο καλύτερα).
2. Επισημάνετε δύο γραμμές πληροφοριών.
3. Μεταβείτε στο μενού "Δεδομένα" και εκεί κάντε κλικ στο κουμπί "Φύλλο πρόβλεψης".
4. Μετά από αυτό, θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου στο οποίο μπορείτε να επιλέξετε τον τύπο οπτικής αναπαράστασης της πρόβλεψης: ένα γράφημα ή ένα ιστόγραμμα. Επιλέξτε αυτό που ταιριάζει στην περίπτωσή σας.
5. Ορίστε την ημερομηνία λήξης της πρόβλεψης.

Στο παρακάτω παράδειγμα, παρέχουμε πληροφορίες για τρία χρόνια – 2011-2013. Σε αυτήν την περίπτωση, συνιστάται η ένδειξη χρονικών διαστημάτων και όχι συγκεκριμένων αριθμών. Δηλαδή, είναι καλύτερο να γράψετε τον Μάρτιο του 2013 και όχι έναν συγκεκριμένο αριθμό όπως η 7η Μαρτίου 2013. Για να λάβετε μια πρόβλεψη για το 2014 με βάση αυτά τα δεδομένα, είναι απαραίτητο να λάβετε δεδομένα ταξινομημένα σε σειρές με την ημερομηνία και τους δείκτες που ήταν εκείνη τη στιγμή. Επισημάνετε αυτές τις γραμμές.

Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα" και αναζητήστε την ομάδα "Πρόβλεψη". Μετά από αυτό, μεταβείτε στο μενού "Φύλλο πρόβλεψης". Μετά από αυτό, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο στο οποίο επιλέγουμε ξανά τη μέθοδο για την παρουσίαση της πρόβλεψης και, στη συνέχεια, ορίζουμε την ημερομηνία έως την οποία πρέπει να ολοκληρωθεί η πρόβλεψη. Μετά από αυτό, κάντε κλικ στο "Δημιουργία", μετά από το οποίο έχουμε τρεις επιλογές πρόβλεψης (που εμφανίζονται με μια πορτοκαλί γραμμή).

Γρήγορη ανάλυση στο Excel

Η προηγούμενη μέθοδος είναι πολύ καλή γιατί σας επιτρέπει να κάνετε πραγματικές προβλέψεις με βάση στατιστικούς δείκτες. Αλλά αυτή η μέθοδος σάς επιτρέπει να διεξάγετε πραγματικά μια πλήρη επιχειρηματική ευφυΐα. Είναι πολύ ωραίο αυτό το χαρακτηριστικό να δημιουργείται όσο πιο εργονομικά γίνεται, αφού για να επιτύχετε το επιθυμητό αποτέλεσμα, πρέπει να εκτελέσετε κυριολεκτικά μερικές ενέργειες. Χωρίς χειροκίνητους υπολογισμούς, χωρίς εγγραφή τύπων. Απλώς επιλέξτε το εύρος που θα αναλυθεί και ορίστε τον τελικό στόχο.

Είναι δυνατό να δημιουργήσετε μια ποικιλία γραφημάτων και μικρογραφιών ακριβώς στο κελί.

Πώς να δουλέψω

Έτσι, για να δουλέψουμε, πρέπει να ανοίξουμε ένα αρχείο που περιέχει το σύνολο δεδομένων που πρέπει να αναλυθεί και να επιλέξουμε το κατάλληλο εύρος. Αφού το επιλέξουμε, θα έχουμε αυτόματα ένα κουμπί που καθιστά δυνατή τη σύνταξη μιας σύνοψης ή την εκτέλεση ενός συνόλου άλλων ενεργειών. Λέγεται γρήγορη ανάλυση. Μπορούμε επίσης να ορίσουμε τα ποσά που θα καταχωρούνται αυτόματα στο κάτω μέρος. Μπορείτε να δείτε πιο καθαρά πώς λειτουργεί σε αυτό το κινούμενο σχέδιο.

Η δυνατότητα γρήγορης ανάλυσης σάς επιτρέπει επίσης να μορφοποιήσετε τα δεδομένα που προκύπτουν με διαφορετικούς τρόπους. Και μπορείτε να προσδιορίσετε ποιες τιμές βρίσκονται περισσότερο ή λιγότερο απευθείας στα κελιά του ιστογράμματος που εμφανίζεται αφού διαμορφώσουμε αυτό το εργαλείο.

Επίσης, ο χρήστης μπορεί να βάλει μια ποικιλία από δείκτες που υποδεικνύουν όλο και μικρότερες τιμές σε σχέση με αυτές στο δείγμα. Έτσι, οι μεγαλύτερες τιμές θα εμφανίζονται με πράσινο και οι μικρότερες με κόκκινο.

Θέλω πραγματικά να πιστεύω ότι αυτές οι τεχνικές θα σας επιτρέψουν να αυξήσετε σημαντικά την αποτελεσματικότητα της εργασίας σας με υπολογιστικά φύλλα και να επιτύχετε όλα όσα θέλετε όσο το δυνατόν γρηγορότερα. Όπως μπορείτε να δείτε, αυτό το πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων παρέχει πολύ ευρείες δυνατότητες ακόμη και σε τυπική λειτουργικότητα. Και τι μπορούμε να πούμε για τα πρόσθετα, τα οποία είναι πάρα πολλά στο Διαδίκτυο. Είναι σημαντικό μόνο να σημειωθεί ότι όλα τα πρόσθετα πρέπει να ελέγχονται προσεκτικά για ιούς, επειδή οι λειτουργικές μονάδες που γράφτηκαν από άλλα άτομα ενδέχεται να περιέχουν κακόβουλο κώδικα. Εάν τα πρόσθετα έχουν αναπτυχθεί από τη Microsoft, τότε μπορούν να χρησιμοποιηθούν με ασφάλεια.

Το Analysis Pack από τη Microsoft είναι ένα πολύ λειτουργικό πρόσθετο που κάνει τον χρήστη έναν πραγματικό επαγγελματία. Σας επιτρέπει να εκτελείτε σχεδόν οποιαδήποτε επεξεργασία ποσοτικών δεδομένων, αλλά είναι αρκετά περίπλοκη για έναν αρχάριο χρήστη. Ο επίσημος ιστότοπος βοήθειας της Microsoft διαθέτει λεπτομερείς οδηγίες σχετικά με τον τρόπο χρήσης διαφορετικών τύπων ανάλυσης με αυτό το πακέτο.