Περιεχόμενα
Σας έχει ανατεθεί ποτέ να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής για να χαρτογραφήσετε τις επιχειρηματικές διαδικασίες σε έναν οργανισμό. Ορισμένες εταιρείες πληρώνουν για ακριβό, εξαιρετικά εξειδικευμένο λογισμικό που δημιουργεί διαγράμματα ροής με λίγα μόνο βήματα και κλικ. Άλλες επιχειρήσεις προτιμούν να χρησιμοποιούν υπάρχοντα εργαλεία που θα είναι εξίσου εύκολα μόλις τα μάθετε. Ένα από αυτά είναι το Excel.
Προγραμματίστε τα βήματά σας
Δεδομένου ότι ο σκοπός ενός διαγράμματος ροής είναι να επισημαίνει τη λογική σειρά των γεγονότων, των αποφάσεων που λαμβάνονται και των αποτελεσμάτων αυτών των αποφάσεων, οι περισσότεροι άνθρωποι βρίσκουν ότι είναι καλύτερο να το αναπαραστήσουν με τη μορφή ενός διαγράμματος ροής. Και το βρίσκουν πολύ πιο εύκολο να το κάνουν αν αφιερώσουν λίγα λεπτά για να οργανώσουν τις σκέψεις τους.
Και πράγματι είναι. Εάν οι σκέψεις σας δεν μελετηθούν αρκετά, τότε το διάγραμμα ροής δεν θα είναι καλό.
Επομένως, πριν προχωρήσετε απευθείας στη δημιουργία ενός διαγράμματος ροής, συνιστάται να κάνετε ορισμένες σημειώσεις. Η μορφή με την οποία θα διεξαχθούν δεν είναι τόσο σημαντική. Το κύριο πράγμα είναι να απαριθμήσετε κάθε στάδιο της διαδικασίας, να καθορίσετε κάθε απόφαση και τις συνέπειές της.
Ρύθμιση στοιχείων
- Μεταβείτε στην καρτέλα "Εισαγωγή", όπου θα βρείτε το στοιχείο "Σχήματα".
- Μετά από αυτό, θα εμφανιστεί μια λίστα σχημάτων, οργανωμένη ανά ομάδες. Στη συνέχεια, πρέπει να τα κοιτάξετε όλα μέχρι να βρεθεί η ομάδα "Διάγραμμα ροής".
- Επιλέξτε το απαιτούμενο στοιχείο.
- Για να προσθέσετε κείμενο, κάντε δεξί κλικ στο στοιχείο και επιλέξτε "Αλλαγή κειμένου" από το μενού περιβάλλοντος.
Τέλος, στην κορδέλα Μορφοποίηση, πρέπει να επιλέξετε στυλ και συνδυασμό χρωμάτων για το διάγραμμα ροής.
Αφού επιλέξετε το επιθυμητό στοιχείο, πρέπει να προσθέσετε το επόμενο για ένα συγκεκριμένο στοιχείο και να συνεχίσετε μέχρι να εμφανιστεί κάθε στάδιο.
Στη συνέχεια, το σχήμα που εμφανίζει κάθε στοιχείο του διαγράμματος ροής πρέπει να επισημανθεί. Τότε αυτός που θα το δει θα καταλάβει τι ρόλο παίζει κάθε στοιχείο του διαγράμματος ροής σε αυτό και πώς σχετίζεται με άλλα.
Κάθε σχήμα εκτελεί την τυπική του λειτουργία. Εάν χρησιμοποιείτε λανθασμένα τα στοιχεία του διαγράμματος, κάποιος που το βλέπει μπορεί να σας παρεξηγήσει.
Εδώ είναι μερικά από τα πιο κοινά στοιχεία:
- Η αρχή ή το τέλος του διαγράμματος ροής.
- Η διαδικασία της εργασίας.
- Μια προκαθορισμένη διαδικασία, όπως επαναλαμβανόμενες ρουτίνες.
- Πηγή δεδομένων. Μπορεί να είναι είτε ένας πίνακας, είτε κάποιο είδος εγγράφου ή ένας ιστότοπος.
- Αποφάσεις που ελήφθησαν. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι έλεγχος της ορθότητας μιας προεκτελεσμένης διαδικασίας. Από κάθε γωνία του ρόμβου μπορεί να υπάρχουν γραμμές που δείχνουν τα αποτελέσματα της απόφασης που ελήφθη.
Στοιχεία παραγγελίας
Αφού τα στοιχεία τοποθετηθούν στις σωστές θέσεις, μπορείτε να ακολουθήσετε αυτά τα βήματα:
- Για να τακτοποιήσετε στοιχεία σε μια στήλη, πρέπει να επιλέξετε πολλά στοιχεία πατώντας το πλήκτρο SHIFT και στη συνέχεια πατώντας καθένα από αυτά και, στη συνέχεια, επιλέξτε Στοίχιση στο κέντρο στην καρτέλα Μορφοποίηση.
- Εάν πρέπει να κάνετε τα ίδια κενά μεταξύ των στοιχείων κατακόρυφα, τότε πρέπει να τα επιλέξετε και, στη συνέχεια, να επιλέξετε το στοιχείο "Κατανομή κάθετα" στην ίδια καρτέλα.
- Στη συνέχεια, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι τα μεγέθη όλων των στοιχείων είναι τα ίδια, προκειμένου να κάνετε το γράφημα πιο ελκυστικό οπτικά.
Ρύθμιση γραμμής συνδέσμου
Στην καρτέλα "Εισαγωγή" υπάρχει ένα στοιχείο "Σχήματα" όπου πρέπει να επιλέξετε ένα βέλος. Μπορεί να είναι είτε ευθεία είτε υπό γωνία. Το πρώτο χρησιμοποιείται για στοιχεία σε άμεση σειρά. Εάν πρέπει να επιστρέψετε σε ένα συγκεκριμένο βήμα μετά την ολοκλήρωση όλων των ενεργειών, τότε χρησιμοποιείται μια καμπύλη γραμμή.
Ποιο είναι το επόμενο βήμα;
Γενικά, το Excel προσφέρει έναν τεράστιο αριθμό σχημάτων για χαρτογράφηση. Μερικές φορές μπορείτε να αγνοήσετε τα πρότυπα και να ενεργοποιήσετε τη δημιουργικότητα. Αυτό θα ωφελήσει μόνο.