Περιεχόμενα
Ας υποθέσουμε ότι έχουμε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel που είναι πλήρως γεμάτο με πληροφορίες. Είναι καλά οργανωμένο, διαμορφωμένο και φαίνεται ακριβώς όπως θέλετε. Και εδώ αποφασίζεις να το εκτυπώσεις σε χαρτί. Και τότε αρχίζει να φαίνεται τρομερή.
Τα υπολογιστικά φύλλα δεν φαίνονται πάντα καλά στο χαρτί επειδή δεν έχουν σχεδιαστεί για χρήση σε εκτύπωση. Είναι ειδικά κατασκευασμένα για να είναι όσο μακριά και φαρδιά χρειάζεται.
Αυτό είναι βολικό όταν ο πίνακας πρέπει να επεξεργαστεί και να ανοίξει στην οθόνη, αλλά σημαίνει ότι τα δεδομένα του δεν θα φαίνονται καλά σε ένα τυπικό φύλλο χαρτιού.
Αλλά σε κάθε περίπτωση, τίποτα δεν είναι αδύνατο, ειδικά όταν πρόκειται για ένα τόσο ευέλικτο εργαλείο όπως το Excel. Επιπλέον, δεν είναι καθόλου δύσκολο. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για το πώς να εκτυπώνετε έγγραφα Excel ώστε να φαίνονται καλά στο χαρτί.
Συμβουλή 1: Χρησιμοποιήστε την επιλογή προεπισκόπησης εκτύπωσης πριν την εκτύπωση
Μπορείτε να δείτε ακριβώς πώς θα φαίνεται το υπολογιστικό φύλλο σας όταν εκτυπωθεί εάν χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα. Αυτό το εργαλείο είναι ιδιαίτερα πολύτιμο και θα σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε τεράστιο χρόνο και χαρτί. Μπορείτε ακόμη και να κάνετε ορισμένες αλλαγές στον τρόπο εμφάνισης του κατά την εκτύπωση, όπως επέκταση των περιθωρίων και ούτω καθεξής.
Μπορείτε να ελέγξετε πώς λειτουργεί στην πράξη και θα είναι πολύ εύκολο να ρυθμίσετε την εμφάνιση του πίνακα στη σελίδα.
Αποφασίστε τι σκοπεύετε να εκτυπώσετε
Εάν χρειάζεται απλώς να εκτυπώσετε ένα συγκεκριμένο κομμάτι δεδομένων, δεν χρειάζεται να εκτυπώσετε ολόκληρο το βιβλίο, μόνο τα συγκεκριμένα δεδομένα. Μπορείτε να εκτυπώσετε, για παράδειγμα, μόνο ένα φύλλο ή ένα συγκεκριμένο αρχείο. Μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε μια μικρή ποσότητα δεδομένων. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να τα επιλέξετε και, στη συνέχεια, να επιλέξετε το στοιχείο "Επισημασμένο εύρος" στις ρυθμίσεις εκτύπωσης.
Επεκτείνετε τον χώρο σας
Είστε περιορισμένοι από το μέγεθος του χαρτιού στο οποίο εκτυπώνετε, αλλά υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να αυξήσετε αυτόν τον χώρο. Για παράδειγμα, αλλάξτε τον προσανατολισμό ενός φύλλου χαρτιού. Η προεπιλογή είναι ο κατακόρυφος προσανατολισμός. Είναι κατάλληλο για πίνακες με μεγάλο αριθμό σειρών και οριζόντια - εάν υπάρχουν πολλές στήλες.
Εάν χρειάζεστε ακόμη περισσότερο χώρο, μπορείτε να μειώσετε τα περιθώρια στις άκρες του φύλλου. Όσο μικρότερα είναι, τόσο περισσότερες πληροφορίες χωράνε σε ένα φύλλο. Τέλος, αν ο πίνακας είναι μικρός, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Προσαρμοσμένες επιλογές κλιμάκωσης για να χωρέσετε ολόκληρο το έγγραφο στο φύλλο.
Χρησιμοποιήστε κεφαλίδες για εκτύπωση
Είναι πολύ δύσκολο να καταλάβουμε πού βρίσκεται ένα άτομο στον πίνακα, εάν είναι αδύνατο να εκτυπώσετε τον πίνακα σε ένα φύλλο χαρτιού. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία "Εκτύπωση κεφαλίδων". Σας επιτρέπει να προσθέτετε επικεφαλίδες σειρών ή στηλών σε κάθε σελίδα ενός πίνακα.
Χρησιμοποιήστε αλλαγές σελίδας
Εάν το έγγραφό σας εκτείνεται σε περισσότερα από ένα φύλλα χαρτιού, είναι καλή ιδέα να χρησιμοποιήσετε αλλαγές σελίδας για να σας βοηθήσουν να κατανοήσετε ακριβώς ποια δεδομένα πρέπει να βρίσκονται σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία. Όταν εισάγετε μια αλλαγή σελίδας σε έναν πίνακα, όλα από κάτω μετακινούνται στην επόμενη σελίδα. Αυτό είναι βολικό γιατί σας επιτρέπει να χωρίσετε τα δεδομένα με τον τρόπο που θέλει ένα άτομο.
Εάν ακολουθήσετε αυτές τις συστάσεις, μπορείτε να απλοποιήσετε σημαντικά την ανάγνωση εγγράφων Excel που εκτυπώνονται σε ένα φύλλο χαρτιού.