Μετατροπή CSV σε Excel ως πίνακα

Τα περιεχόμενα των βάσεων δεδομένων εξάγονται συνήθως ως αρχείο .csv. Ωστόσο, είναι απλώς ένα αρχείο κειμένου, όχι πολύ ευανάγνωστο. Για να εργαστείτε με τα περιεχόμενα της βάσης δεδομένων, είναι απαραίτητο να το παρουσιάσετε σε διαφορετική μορφή - συχνά τα φύλλα του Excel είναι πιο βολικά. Σχετικά με το ποιες μέθοδοι υπάρχουν για να γίνει αυτό, ποια είναι καλύτερη και ποια σφάλματα υπάρχουν κατά τη μεταφορά δεδομένων, θα συζητηθούν σε αυτό το άρθρο.

Πώς να μετατρέψετε το CSV σε μορφή Excel

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους ένα έγγραφο CSV που έχει ληφθεί από μια βάση δεδομένων μπορεί να μεταφερθεί στο Excel. Θα συζητήσουμε τρεις από αυτές:

1. Άμεσο άνοιγμα στο Excel.
2. Άνοιγμα μέσω της Εξερεύνησης των Windows.
3. Εισαγωγή εγγράφου με αλλαγή μορφής.

Άνοιγμα εγγράφου CSV στο Excel

Το Excel μπορεί να ανοίξει έγγραφα .csv απευθείας χωρίς μετατροπή. Η μορφή δεν αλλάζει μετά το άνοιγμα με αυτόν τον τρόπο, η επέκταση .csv αποθηκεύεται – αν και η επέκταση μπορεί να αλλάξει μετά την επεξεργασία.

1. Εκκινήστε το Excel, κάντε κλικ στο "Αρχεία", Επειτα"Ανοικτό".
2. Στο παράθυρο που εμφανίζεται, επιλέξτε την επιλογή «Αρχεία κειμένουαπό τη διευρυμένη λίστα.

3. Βρείτε το έγγραφο που χρειάζεστε και κάντε διπλό κλικ πάνω του.

Τα έγγραφα .csv ανοίγουν αμέσως στο Excel, χωρίς πρόσθετους χειρισμούς. Αλλά τα αρχεία .txt θα απαιτήσουν μετατροπή - θα εμφανιστεί ένα παράθυρο "Οδηγοί εισαγωγής κειμένου".

Υπάρχουν περιπτώσεις που είναι καλύτερο να μην ανοίξετε το έγγραφο απευθείας, αλλά να καλέσετε Κύριος. Αυτή η προσέγγιση δικαιολογείται στις ακόλουθες περιπτώσεις:

• ο διαχωριστικός χαρακτήρας που χρησιμοποιείται στο έγγραφο είναι μη τυπικός ή υπάρχουν πολλές ποικιλίες τους.
• το έγγραφο περιέχει ημερομηνίες σε διαφορετικές μορφές·
• μετατρέπετε αριθμούς που ξεκινούν με μηδενικά και θέλετε να τους διατηρήσετε έτσι.
• προτού μεταφέρετε δεδομένα, θέλετε να δείτε πώς θα είναι το τελικό αποτέλεσμα.
• γενικά θέλετε περισσότερη φορητότητα.

Κύριος θα ξεκινήσει εάν αλλάξετε την επέκταση εγγράφου σε .txt. Μπορείτε επίσης να ξεκινήσετε την εισαγωγή ενός αρχείου με διαφορετικό τρόπο, το οποίο θα συζητηθεί αργότερα, αφού περιγράψετε τη δεύτερη μέθοδο ανοίγματος.

Εάν κάνετε αλλαγές στο έγγραφο αφού το ανοίξετε, το Excel θα σας ζητήσει να το αποθηκεύσετε ως .xls (ή .xlsx), γιατί διαφορετικά θα χαθεί μέρος της μορφοποίησης. Τότε θα υπάρχει πάντα η ευκαιρία να αλλάξετε τη μορφή, ωστόσο, ένα άλλο μέρος του περιεχομένου μπορεί να χαθεί – τα μηδενικά μπορεί να εξαφανιστούν στην αρχή των αριθμών, ορισμένες από τις εγγραφές μπορεί να αλλάξουν την εμφάνισή τους.

Άνοιγμα εγγράφου CSV μέσω της Εξερεύνησης των Windows

Αυτή η διαδρομή δεν διαφέρει ουσιαστικά από την προηγούμενη. Για να ανοίξετε ένα έγγραφο, απλώς κάντε διπλό κλικ σε αυτό στην Εξερεύνηση των Windows.

Πριν ανοίξετε, βεβαιωθείτε ότι δίπλα στο όνομα του εγγράφου υπάρχει ένα εικονίδιο για το πρόγραμμα Excel και όχι κάποιο άλλο – αυτό σημαίνει ότι το Excel έχει επιλεγεί ως το πρόγραμμα που πρέπει να ανοίξει τέτοια αρχεία. Διαφορετικά, θα ανοίξει κάποιο άλλο πρόγραμμα. Μπορείτε να το αλλάξετε σε Excel ως εξής:

1. Καλέστε το μενού περιβάλλοντος κάνοντας δεξί κλικ σε οποιοδήποτε αρχείο .csv και εφαρμόστε Άνοιγμα Με… > Επιλέξτε Πρόγραμμα.
2. Επιλέξτε Excel (επιτραπέζιος υπολογιστής) of Προτεινόμενα προγράμματα, ορίστε το ως πρόγραμμα που πρέπει πάντα να χρησιμοποιείται για τέτοια αρχεία (επιλέξτε το παρακάτω πλαίσιο) και κλείστε το παράθυρο πατώντας OK.

Εισαγωγή CSV στο Excel

Είναι επίσης δυνατό να μετατρέψετε το ανοιχτό έγγραφο σε βιβλίο εργασίας του Excel. Η μορφή θα αλλάξει σε .xls για παλαιότερες εκδόσεις του Excel (2000, 2003) και .xlsx για όλες τις άλλες. Όλο το περιεχόμενο θα εμφανίζεται σε ένα φύλλο.

1. Κάντε κλικ στο κελί του φύλλου όπου πρέπει να ξεκινήσει η εισαγωγή. Αυτό είναι συνήθως το πρώτο κελί στον πίνακα, A1. Ξεκινώντας από αυτό, θα συμπληρωθούν όσες σειρές υπάρχουν στο ανοιχτό αρχείο και όσες στήλες υπάρχουν τιμές σε κάθε στήλη.
2. Στην καρτέλα "Δεδομένα" σε μια ομάδα "Λήψη εξωτερικών δεδομένων» επιλέξτε "Από κείμενο».

3. Στο παράθυρο που εμφανίζεται, βρείτε το απαιτούμενο έγγραφο και κάντε διπλό κλικ πάνω του (μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το κουμπί εισαγωγή στο κάτω μέρος του παραθύρου).

4. Στη συνέχεια, πρέπει να ακολουθήσετε τις οδηγίες βήμα προς βήμα του ανοίγματος Οδηγοί εισαγωγής κειμένου.

Η παρακάτω εικόνα δείχνει το αρχικό έγγραφο και το αναμενόμενο αποτέλεσμα. Για να φαίνονται όλα ακριβώς έτσι μετά την εισαγωγή, πρέπει να εφαρμόσετε διάφορες ρυθμίσεις, οι οποίες θα συζητηθούν αργότερα.

Βήμα 1. Ο οδηγός θα σας ζητήσει να επιλέξετε έναν τύπο αρχείου – όπως μπορείτε να μαντέψετε, θα είναι”με διαχωριστικά" (Στα Αγγλικά - οριοθετημένη), και τη γραμμή από την οποία θα ξεκινήσει η μεταφορά περιεχομένου – πιθανότατα, πρέπει να ξεκινήσετε όροι 1εάν δεν θέλετε να μεταφέρετε μόνο μέρος του περιεχομένου. Το παρακάτω παράθυρο θα εμφανίσει τις πρώτες γραμμές από το επιλεγμένο έγγραφο.

Βήμα 2. Τώρα πρέπει να καταλάβετε ποιο χρησιμοποιείται διαχωριστής (μπορεί να υπάρχουν περισσότερα από ένα) στο αρχείο και καθορίστε αυτόν τον χαρακτήρα Masters. Έχει επιλογές για επιλογή από τυπικούς οριοθέτες, αλλά εάν χρησιμοποιείται άτυπος χαρακτήρας στο έγγραφο, μπορείτε να επιλέξετε ΑΛΛΑ και εισάγετε τον επιθυμητό χαρακτήρα. Στο αρχείο που χρησιμοποιείται για την επίδειξη, οι οριοθέτες είναι − Κόμμα и Tab. Τα κόμματα διαχωρίζουν κελιά με χαρακτηριστικά προϊόντος, όπως τον σειριακό αριθμό και τον αριθμό των αντιγράφων που πωλήθηκαν, και οι καρτέλες διαχωρίζουν το ένα προϊόν από το άλλο – οι πληροφορίες για το καθένα πρέπει να ξεκινούν από μια νέα γραμμή.

Είναι επίσης απαραίτητο να ορίσουμε και να προσδιορίσουμε οριοθέτης κειμένου. Αυτός είναι ένας χαρακτήρας που τοποθετείται πριν και μετά από κάθε κομμάτι κειμένου που πρέπει να βρίσκεται σε ένα κελί. Χάρη στον οριοθέτη, κάθε τέτοιο τμήμα γίνεται αντιληπτό ως ξεχωριστή τιμή, ακόμα κι αν μέσα του υπάρχουν χαρακτήρες που έχουν επιλεγεί για να διαχωρίσουν τις τιμές. Στο έγγραφό μας, κάθε τιμή πλαισιώνεται με εισαγωγικά – επομένως, ακόμη κι αν περιέχει κόμμα (για παράδειγμα, «αρχή, μετά συνεχίστε»), όλο το κείμενό της θα τοποθετηθεί σε ένα κελί και όχι σε δύο διαδοχικά.

Βήμα 3. Εδώ αρκεί να κοιτάξετε την προεπισκόπηση και, εάν δεν εμφανίζει απαράδεκτα ελαττώματα, κάντε κλικ φινίρισμα. Μπορεί να συμβεί ορισμένες από τις τιμές να μην χωρίζονται από ένα διαχωριστικό, αλλά από πολλά, ως αποτέλεσμα, μεταξύ τους θα εμφανιστούν κελιά χωρίς τιμές. Για να μην συμβεί αυτό, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αντιμετωπίστε τους διαδοχικούς οριοθέτες ως ένα.

5. Επιλέξτε τη διαδρομή προορισμού (μπορεί να είναι ένα νέο φύλλο ή ένα υπάρχον φύλλο) και κάντε κλικ OKγια να ολοκληρωθεί η διαδικασία εισαγωγής.

Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ Υλικά — υπάρχουν και άλλες δυνατότητες. Για παράδειγμα, μπορείτε να μορφοποιήσετε περιεχόμενο, να προσαρμόσετε τη σήμανση και τον τρόπο ενημέρωσης των πληροφοριών.

Μερικές φορές το αποτέλεσμα της μετατροπής απέχει πολύ από το αναμενόμενο. Το πώς μπορεί να αλλάξει αυτό το αποτέλεσμα θα συζητηθεί στην επόμενη ενότητα του άρθρου.

Προβλήματα κατά τη μετατροπή και οι λύσεις τους

Για όλο το διάστημα που υπήρχε η μορφή CSV, κανείς δεν μπήκε στον κόπο να το τεκμηριώσει επίσημα. Επομένως, παρόλο που θεωρείται ότι τα κόμματα πρέπει να χρησιμοποιούνται για τον διαχωρισμό των τιμών, στην πραγματικότητα, διαφορετικές βάσεις δεδομένων χρησιμοποιούν διαφορετικούς διαχωριστές - ερωτηματικά, καρτέλες και άλλα.

Οι οριοθέτες κειμένου μπορεί επίσης να διαφέρουν - τις περισσότερες φορές είναι είτε εισαγωγικά είτε ένα σημάδι σειράς byte. Μπορεί να μην υπάρχουν καθόλου οριοθέτες – τότε ο χαρακτήρας που χρησιμοποιείται ως διαχωριστικό γίνεται πάντα αντιληπτός ως τέτοιος (τότε συνήθως δεν είναι κόμμα – χρησιμοποιείται πολύ συχνά στο κείμενο – αλλά ένας διαφορετικός, λιγότερο κοινός χαρακτήρας).

Τα μη τυπικά αρχεία ενδέχεται να μην ανοίγουν σωστά – για να εμφανίζονται όπως θα έπρεπε, πρέπει να αλλάξετε τις ρυθμίσεις του υπολογιστή ή του προγράμματος ανοίγματος. Ας δούμε τι δυσκολίες υπάρχουν και ποιες λύσεις υπάρχουν για αυτές.

Το αρχείο δεν ανοίγει σωστά

Απόδειξη. Ολόκληρο το περιεχόμενο του εγγράφου τοποθετείται στην πρώτη στήλη.

Αιτία. Το έγγραφο χρησιμοποιεί έναν χαρακτήρα ως οριοθέτη που δεν ορίζεται ως τέτοιος στις ρυθμίσεις του υπολογιστή ή είναι δεσμευμένος για διαφορετική λειτουργία. Για παράδειγμα, ένα κόμμα μπορεί να δεσμευτεί για χωριστά δεκαδικά μέρη ενός αριθμού και επομένως δεν μπορεί να διαχωρίσει τις τιμές σε ένα αρχείο.

Λύσεις. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι επίλυσης αυτού του προβλήματος:

1. Αλλάξτε τον διαχωριστικό χαρακτήρα στο ίδιο το έγγραφο. Ανοίξτε το στο Σημειωματάριο ή σε παρόμοιο πρόγραμμα επεξεργασίας και στην αρχική γραμμή (κενή, όλα τα δεδομένα πρέπει να βρίσκονται στις παρακάτω γραμμές), πληκτρολογήστε το ακόλουθο κείμενο:

• για να αλλάξετε το διαχωριστικό σε κόμμα: Σεπτέμβριος
• για αλλαγή σε ερωτηματικό: σεπ=;

Ένας άλλος χαρακτήρας που γράφτηκε μετά σεπ = στην αρχική γραμμή, θα γίνει επίσης οριοθέτης.

2. Ο διαχωριστικός χαρακτήρας που χρησιμοποιείται στο αρχείο μπορεί επίσης να καθοριστεί στο ίδιο το Excel. Στις εκδόσεις 2016, 2013 ή 2010, για αυτό πρέπει να ανοίξετε την καρτέλα ημερομηνία και επιλέξτε "Κείμενο ανά στήλες» σε μια ομάδα "Εργασία με δεδομένα».

Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο "Οδηγοί για τη διανομή κειμένου σε στήλες". Εκεί, από τις προτεινόμενες μορφές δεδομένων, πρέπει να επιλέξετε αυτές με διαχωριστικά. Στη συνέχεια, πρέπει να πατήσετε Επόμενο και, αφού επιλέξετε έναν οριοθέτη, φινίρισμα.

3. Για να ανοίξετε αυτόματα ένα έγγραφο με Εισαγωγή οδηγού, και όχι μόνο σε ένα φύλλο Excel, η επέκταση μπορεί να αλλάξει από .csv σε .txt. ΣΤΟ Masters είναι δυνατό να προσδιορίσετε οποιονδήποτε χαρακτήρα ως διαχωριστικό - πώς να το κάνετε αυτό, το άρθρο εξηγήθηκε νωρίτερα.
4. Χρησιμοποιήστε VBA. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, για παράδειγμα, – είναι κατάλληλο για Excel 2000 ή 2003. Ο κωδικός μπορεί να αλλάξει ώστε να είναι κατάλληλος για άλλες εκδόσεις.

Οι λύσεις που παρουσιάζονται παραπάνω έχουν σχεδιαστεί για μεμονωμένα έγγραφα, οι ρυθμίσεις των οποίων διαφέρουν από τις συνηθισμένες. Αυτές οι ακολουθίες ενεργειών θα πρέπει να εφαρμοστούν για κάθε αρχείο που δεν ανοίγει σωστά. Εάν τα περισσότερα από τα έγγραφα δεν ανοίγουν σωστά, ίσως η καλύτερη λύση είναι να αλλάξετε τις ρυθμίσεις του υπολογιστή – αυτό συζητείται στην πέμπτη λύση.

5. Αλλάξτε διαχωριστικό και υποδιαστολή στις ρυθμίσεις υπολογιστή

В Πίνακας ελέγχου, καλείται από το κουμπί Αρχική, επιλέξτε "Επιπλέον επιλογές” από τη λίστα "Περιφερειακά πρότυπα». Αφού κάνετε κλικ, θα εμφανιστεί ένα παράθυροΡύθμιση μορφής” - σε αυτό μπορείτε να επιλέξετε "Διαχωριστής λίστας” και το διαχωριστικό του ακέραιου και κλασματικού μέρους του αριθμού. Εάν τα αρχεία απαιτούν κόμμα ως οριοθέτη, ορίστε πρώτα την τελεία ως υποδιαστολή. Μπορεί να αποδειχθεί το αντίστροφο - χρειάζεστε ένα ερωτηματικό ως διαχωριστικό χαρακτήρα. Στη συνέχεια, για τα κλάσματα, μπορείτε να αφήσετε οποιοδήποτε σημάδι, αυτό δεν θα προκαλέσει σύγκρουση.

Όταν ολοκληρωθούν όλες οι ρυθμίσεις, κάντε κλικ OK και στα δύο ανοιχτά παράθυρα – θα κλείσουν και οι αλλαγές θα αποθηκευτούν. Λάβετε υπόψη ότι τώρα λειτουργούν για όλα τα προγράμματα στον υπολογιστή.

Καταργήστε τα μηδενικά που προηγούνται

Σημάδι. Μερικές από τις τιμές στο έγγραφο προέλευσης είναι αριθμοί που ξεκινούν με μηδενικά που δεν διαχωρίζονται με ένα κλασματικό πρόσημο (για παράδειγμα, κρυπτογράφηση και κωδικοί με σταθερό αριθμό ψηφίων, στοιχεία σύνδεσης και κωδικοί πρόσβασης, ενδείξεις μετρητών και οργάνων). Στο Excel, τα μηδενικά στην αρχή τέτοιων αριθμών εξαφανίζονται. Εάν επεξεργαστείτε το αρχείο και στη συνέχεια το αποθηκεύσετε ως βιβλίο εργασίας του Excel, δεν θα είναι πλέον δυνατό να βρείτε σε αυτό το βιβλίο εργασίας πού βρίσκονταν αυτοί οι αριθμοί με μηδενικά.

Αιτία. Το Excel έχει ξεχωριστές μορφές για κείμενο και αριθμούς. Στα αρχεία κειμένου, δεν υπάρχει τέτοιος διαχωρισμός και επομένως το Excel εκχωρεί τη μορφή Γενική σε όλες τις τιμές. Σημαίνει ότι το κείμενο εμφανίζεται ως κείμενο και οι αριθμοί χωρίς αλφαβητικούς χαρακτήρες εμφανίζονται ως αριθμός που δεν μπορεί να ξεκινά με μηδενικά.

Λύση. Αλλάξτε την επέκταση σε .txt για να ενεργοποιήσετε τον Οδηγό εισαγωγής όταν ανοίγετε το έγγραφο. Όταν φτάσετε στο Βήμα 3, αλλάξτε τη μορφή των στηλών με αριθμούς που ξεκινούν με μηδενικά σε κείμενο.

Μερικές από τις τιμές μοιάζουν με ημερομηνίες

Σημάδι. Οι ημερομηνίες εμφανίζουν τιμές που είναι αρχικά απλό κείμενο ή αριθμοί.

Αιτία. Η γενική μορφή περιλαμβάνει τη μετατροπή τιμών σε ημερομηνίες που μοιάζουν με αυτές του Excel. Εάν το έγγραφο CSV περιέχει μια μεμονωμένη τιμή όπως may12, τότε στο φύλλο Excel θα εμφανιστεί ως ημερομηνία.

Λύση. Παρόμοιο με αυτό στην προηγούμενη περίπτωση. Αλλάξτε την επέκταση σε .txt, in Masters αλλάξτε τη μορφή των τιμών που μετατρέπονται σε ημερομηνίες σε κείμενο.

Αν, αντίθετα, θέλετε να εμφανίσετε τα περιεχόμενα μιας συγκεκριμένης στήλης ως ημερομηνίες, ορίστε τη μορφή για αυτήν Ραντεβού . Υπάρχουν διάφοροι τύποι μορφής ημερομηνίας, επομένως επιλέξτε αυτή που χρειάζεστε από τη λίστα.

Πώς να εισάγετε πολλά αρχεία CSV στο Excel

Το Excel μπορεί να ανοίξει πολλά αρχεία CSV ταυτόχρονα.

1. Τύπος Αρχείο> Άνοιγμα και επιλέξτε την επιλογή Αρχεία κειμένου από την αναπτυσσόμενη λίστα παρακάτω.
2. Για να επιλέξετε πολλά αρχεία δίπλα-δίπλα, επιλέξτε πρώτα το πρώτο και μετά κάντε κλικ αλλαγή και κάντε κλικ στο τελευταίο. Εκτός από τα επιλεγμένα αρχεία, θα επιλεγούν όλα τα ενδιάμεσα αρχεία.
3. Πατήστε Ανοικτό.

Το μειονέκτημα αυτής της μεθόδου είναι ότι κάθε επιλεγμένο αρχείο θα ανοίγει ξεχωριστά στο Excel. Η μετακίνηση από το ένα έγγραφο στο άλλο μπορεί να αυξήσει το κόστος χρόνου. Ωστόσο, είναι δυνατή η αντιγραφή των περιεχομένων όλων αυτών σε φύλλα στο ίδιο βιβλίο εργασίας.

Η εξήγηση ήταν μεγάλη, ωστόσο, τώρα θα μπορείτε να ανοίξετε οποιοδήποτε αρχείο CSV στο Excel χωρίς μεγάλη δυσκολία. Εάν κάτι φαίνεται ακατανόητο με την πρώτη ματιά, απλώς ακολουθήστε τα βήματα που υποδεικνύονται και όλα θα γίνουν ξεκάθαρα.