Περιεχόμενα
- Δυναμική αλλαγή χρώματος φόντου κελιού
- Πώς να διατηρήσετε το χρώμα του κελιού το ίδιο ακόμα κι αν αλλάξει η τιμή;
- Επιλέξτε όλα τα κελιά που περιέχουν μια συγκεκριμένη συνθήκη
- Αλλαγή του φόντου των επιλεγμένων κελιών μέσω του παραθύρου «Μορφοποίηση κελιών».
- Επεξεργασία του χρώματος φόντου για ειδικά κελιά (κενά ή με σφάλματα κατά τη σύνταξη ενός τύπου)
- Πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Excel;
Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε δύο απλούς τρόπους για να αλλάξετε το φόντο των κελιών με βάση το περιεχόμενό τους στις πιο πρόσφατες εκδόσεις του Excel. Θα καταλάβετε επίσης ποιους τύπους να χρησιμοποιήσετε για να αλλάξετε τη σκιά των κελιών ή των κελιών όπου οι τύποι είναι γραμμένοι λανθασμένα ή όπου δεν υπάρχουν καθόλου πληροφορίες.
Όλοι γνωρίζουν ότι η επεξεργασία του φόντου ενός απλού κελιού είναι μια απλή διαδικασία. Κάντε κλικ στο "χρώμα φόντου". Τι γίνεται όμως αν χρειάζεστε διόρθωση χρώματος με βάση ένα συγκεκριμένο περιεχόμενο κελιών; Πώς μπορώ να το κάνω αυτό αυτόματα; Αυτό που ακολουθεί είναι μια σειρά από χρήσιμες πληροφορίες που θα σας επιτρέψουν να βρείτε τον σωστό τρόπο για να ολοκληρώσετε όλες αυτές τις εργασίες.
Δυναμική αλλαγή χρώματος φόντου κελιού
Έργο: Έχετε έναν πίνακα ή ένα σύνολο τιμών και πρέπει να επεξεργαστείτε το χρώμα φόντου των κελιών με βάση τον αριθμό που έχει εισαχθεί εκεί. Πρέπει επίσης να διασφαλίσετε ότι η απόχρωση ανταποκρίνεται στις μεταβαλλόμενες τιμές.
Λύση: Για αυτήν την εργασία, η συνάρτηση "μορφοποίηση υπό όρους" του Excel παρέχεται σε έγχρωμα κελιά με αριθμούς μεγαλύτερους από X, μικρότερους από Y ή μεταξύ X και Y.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο προϊόντων σε διαφορετικές πολιτείες με τις τιμές τους και πρέπει να γνωρίζετε ποια από αυτά κοστίζουν περισσότερο από 3,7 $. Ως εκ τούτου, αποφασίσαμε να επισημάνουμε με κόκκινο χρώμα εκείνα τα προϊόντα που είναι πάνω από αυτήν την τιμή. Και κύτταρα που έχουν παρόμοια ή μεγαλύτερη αξία, αποφασίστηκε να χρωματιστούν σε μια πράσινη απόχρωση.
Σημείωση: Το στιγμιότυπο οθόνης λήφθηκε στην έκδοση του προγράμματος του 2010. Αυτό όμως δεν επηρεάζει τίποτα, αφού η σειρά των ενεργειών είναι η ίδια, ανεξάρτητα από την έκδοση –την πιο πρόσφατη ή όχι– χρησιμοποιεί το άτομο.
Ορίστε λοιπόν τι πρέπει να κάνετε (βήμα προς βήμα):
1. Επιλέξτε τα κελιά στα οποία πρέπει να επεξεργαστείτε την απόχρωση. Για παράδειγμα, το εύρος $B$2:$H$10 (τα ονόματα στηλών και η πρώτη στήλη, στην οποία παρατίθενται ονόματα καταστάσεων, εξαιρούνται από το δείγμα).
2. Κάντε κλικ στο "Αρχική σελίδα" σε ομάδα "στυλ". Θα υπάρχει ένα στοιχείο "Μορφοποίηση υπό όρους". Εκεί πρέπει επίσης να επιλέξετε "Νέος κανόνας". Στην αγγλική έκδοση του Excel, η ακολουθία των βημάτων είναι η εξής: "Αρχική σελίδα", "Ομάδα στυλ", "Μορφοποίηση υπό όρους > Νέος κανόνας".
3. Στο παράθυρο που ανοίγει, επιλέξτε το πλαίσιο "Μορφοποίηση μόνο κελιών που περιέχουν" («Μορφοποίηση μόνο κελιών που περιέχουν» στην αγγλική έκδοση).
4. Στο κάτω μέρος αυτού του παραθύρου κάτω από την επιγραφή "Μορφοποίηση μόνο κελιών που πληρούν την ακόλουθη συνθήκη" (Μορφοποίηση μόνο κελιών με) μπορείτε να εκχωρήσετε κανόνες βάσει των οποίων θα εκτελεστεί η μορφοποίηση. Επιλέξαμε τη μορφή για την καθορισμένη τιμή στα κελιά, η οποία πρέπει να είναι μεγαλύτερη από 3.7, όπως μπορείτε να δείτε από το στιγμιότυπο οθόνης:
5. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Μορφή". Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο με μια περιοχή επιλογής χρώματος φόντου στα αριστερά. Αλλά πριν από αυτό, πρέπει να ανοίξετε την καρτέλα "Γέμισμα" ("Γέμισμα"). Σε αυτή την περίπτωση, είναι κόκκινο. Μετά από αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί "OK".
6. Στη συνέχεια θα επιστρέψετε στο παράθυρο "Νέος κανόνας μορφοποίησης", αλλά ήδη στο κάτω μέρος αυτού του παραθύρου μπορείτε να κάνετε προεπισκόπηση πώς θα μοιάζει αυτό το κελί. Εάν όλα είναι καλά, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί "OK".
Ως αποτέλεσμα, λαμβάνετε κάτι σαν αυτό:
Στη συνέχεια, πρέπει να προσθέσουμε μια ακόμη συνθήκη, δηλαδή να αλλάξουμε το φόντο των κελιών με τιμές μικρότερες από 3.45 σε πράσινο. Για να εκτελέσετε αυτήν την εργασία, πρέπει να κάνετε κλικ στο "Νέος κανόνας μορφοποίησης" και επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα, μόνο η συνθήκη πρέπει να οριστεί ως “λιγότερο από, ή ισοδύναμο” (στην αγγλική έκδοση "λιγότερο από ή ίσο με", και στη συνέχεια γράψτε την τιμή. Στο τέλος, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί "OK".
Τώρα ο πίνακας έχει διαμορφωθεί με αυτόν τον τρόπο.
Εμφανίζει τις υψηλότερες και τις χαμηλότερες τιμές καυσίμων σε διάφορες πολιτείες και μπορείτε να προσδιορίσετε αμέσως πού είναι πιο αισιόδοξη η κατάσταση (στο Τέξας, φυσικά).
Σύσταση: Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια παρόμοια μέθοδο μορφοποίησης, επεξεργάζοντας όχι το φόντο, αλλά τη γραμματοσειρά. Για να το κάνετε αυτό, στο παράθυρο μορφοποίησης που εμφανίστηκε στο πέμπτο στάδιο, πρέπει να επιλέξετε την καρτέλα "Γραμματοσειρά" και ακολουθήστε τις οδηγίες που δίνονται στο παράθυρο. Όλα είναι διαισθητικά ξεκάθαρα, και ακόμη και ένας αρχάριος μπορεί να τα καταλάβει.
Ως αποτέλεσμα, θα λάβετε έναν πίνακα όπως αυτός:
Πώς να διατηρήσετε το χρώμα του κελιού το ίδιο ακόμα κι αν αλλάξει η τιμή;
Έργο: Πρέπει να χρωματίσετε το φόντο έτσι ώστε να μην αλλάξει ποτέ, ακόμα κι αν το φόντο αλλάξει στο μέλλον.
Λύση: βρείτε όλα τα κελιά με συγκεκριμένο αριθμό χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση excel “Βρείτε όλα” "Εύρεση όλων" ή πρόσθετο «Επιλογή ειδικών κελιών» ("Επιλογή ειδικών κελιών") και, στη συνέχεια, επεξεργαστείτε τη μορφή κελιού χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση "Μορφοποίηση κελιών" («Μορφοποίηση κελιών»).
Αυτή είναι μια από εκείνες τις σπάνιες περιπτώσεις που δεν καλύπτονται στο εγχειρίδιο του Excel, και ακόμη και στο Διαδίκτυο, η λύση σε αυτό το πρόβλημα μπορεί να βρεθεί αρκετά σπάνια. Κάτι που δεν προκαλεί έκπληξη, καθώς αυτή η εργασία δεν είναι στάνταρ. Εάν θέλετε να επεξεργαστείτε μόνιμα το φόντο, ώστε να μην αλλάζει ποτέ έως ότου ρυθμιστεί χειροκίνητα από τον χρήστη του προγράμματος, πρέπει να ακολουθήσετε τις παραπάνω οδηγίες.
Επιλέξτε όλα τα κελιά που περιέχουν μια συγκεκριμένη συνθήκη
Υπάρχουν πολλές πιθανές μέθοδοι, ανάλογα με το είδος της συγκεκριμένης τιμής που πρέπει να βρεθεί.
Εάν πρέπει να ορίσετε κελιά με συγκεκριμένη τιμή με ειδικό φόντο, πρέπει να μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχική σελίδα" Και επιλέξτε "Εύρεση και επιλογή" - "Εύρεση".
Εισαγάγετε τις απαιτούμενες τιμές και κάντε κλικ στο “Βρείτε όλα”.
Βοήθεια: Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί "Επιλογές" στα δεξιά για να επωφεληθείτε από ορισμένες πρόσθετες ρυθμίσεις: πού να κάνετε αναζήτηση, πώς να προβάλετε, εάν πρέπει να τηρούνται τα κεφαλαία και τα πεζά γράμματα και ούτω καθεξής. Μπορείτε επίσης να γράψετε πρόσθετους χαρακτήρες, όπως έναν αστερίσκο (*), για να βρείτε όλες τις γραμμές που περιέχουν αυτές τις τιμές. Εάν χρησιμοποιείτε ένα ερωτηματικό, μπορείτε να βρείτε οποιονδήποτε χαρακτήρα.
Στο προηγούμενο παράδειγμά μας, αν θέλαμε να βρούμε όλες τις τιμές καυσίμων μεταξύ 3,7 $ και 3,799 $, θα μπορούσαμε να κάνουμε πιο συγκεκριμένη το ερώτημα αναζήτησής μας.
Τώρα επιλέξτε οποιαδήποτε από τις τιμές που βρήκε το πρόγραμμα στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου και κάντε κλικ σε μία από αυτές. Μετά από αυτό, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων "Ctrl-A" για να επιλέξετε όλα τα αποτελέσματα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Κλείσιμο".
Δείτε πώς μπορείτε να επιλέξετε όλα τα κελιά με συγκεκριμένες τιμές χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα Εύρεση όλων. Στο παράδειγμά μας, πρέπει να βρούμε όλες τις τιμές καυσίμων άνω των 3,7 $ και δυστυχώς το Excel δεν σας επιτρέπει να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση Εύρεση και αντικατάσταση.
Το «βαρέλι με μέλι» έρχεται στο φως εδώ γιατί υπάρχει ένα άλλο εργαλείο που θα βοηθήσει σε τόσο περίπλοκες εργασίες. Ονομάζεται Select Special Cells. Αυτό το πρόσθετο (το οποίο πρέπει να εγκατασταθεί ξεχωριστά στο Excel) θα βοηθήσει:
- βρείτε όλες τις τιμές σε ένα συγκεκριμένο εύρος, για παράδειγμα μεταξύ -1 και 45,
- λάβετε τη μέγιστη ή την ελάχιστη τιμή σε μια στήλη,
- βρείτε μια συμβολοσειρά ή ένα εύρος,
- βρείτε κελιά ανά χρώμα φόντου και πολλά άλλα.
Αφού εγκαταστήσετε το πρόσθετο, απλώς κάντε κλικ στο κουμπί “Επιλογή βάσει τιμής” ("Επιλογή κατά τιμή") και, στη συνέχεια, κάντε πιο συγκεκριμένο το ερώτημα αναζήτησης στο παράθυρο του πρόσθετου. Στο παράδειγμά μας, αναζητούμε αριθμούς μεγαλύτερους από 3,7. Τύπος "Επιλέγω" ("Επιλογή"), και σε ένα δευτερόλεπτο θα έχετε ένα αποτέλεσμα όπως αυτό:
Εάν ενδιαφέρεστε για το πρόσθετο, μπορείτε να κάνετε λήψη μιας δοκιμαστικής έκδοσης στο σύνδεσμο.
Αλλαγή του φόντου των επιλεγμένων κελιών μέσω του παραθύρου «Μορφοποίηση κελιών».
Τώρα, αφού όλα τα κελιά με μια συγκεκριμένη τιμή έχουν επιλεγεί χρησιμοποιώντας μία από τις μεθόδους που περιγράφονται παραπάνω, μένει να καθορίσετε το χρώμα φόντου για αυτά.
Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να ανοίξετε ένα παράθυρο "Μορφή κελιού"πατώντας το πλήκτρο Ctrl + 1 (μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ στα επιλεγμένα κελιά και να κάνετε αριστερό κλικ στο στοιχείο "μορφοποίηση κελιών") και να προσαρμόσετε τη μορφοποίηση που χρειάζεστε.
Θα επιλέξουμε μια πορτοκαλί απόχρωση, αλλά μπορείτε να επιλέξετε οποιαδήποτε άλλη.
Εάν χρειάζεται να επεξεργαστείτε το χρώμα του φόντου χωρίς να αλλάξετε άλλες παραμέτρους εμφάνισης, μπορείτε απλά να κάνετε κλικ στο “γέμισμα χρώματος” και διάλεξε το χρώμα που σου ταιριάζει απόλυτα.
Το αποτέλεσμα είναι ένας πίνακας όπως αυτός:
Σε αντίθεση με την προηγούμενη τεχνική, εδώ το χρώμα του κελιού δεν θα αλλάξει ακόμα κι αν γίνει επεξεργασία της τιμής. Αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί, για παράδειγμα, για την παρακολούθηση της δυναμικής των αγαθών σε μια συγκεκριμένη ομάδα τιμών. Η αξία τους έχει αλλάξει, αλλά το χρώμα έχει παραμείνει το ίδιο.
Επεξεργασία του χρώματος φόντου για ειδικά κελιά (κενά ή με σφάλματα κατά τη σύνταξη ενός τύπου)
Παρόμοια με το προηγούμενο παράδειγμα, ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να επεξεργαστεί το χρώμα φόντου των ειδικών κελιών με δύο τρόπους. Υπάρχουν στατικές και δυναμικές επιλογές.
Εφαρμογή ενός τύπου για την επεξεργασία ενός φόντου
Εδώ το χρώμα του κελιού θα επεξεργαστεί αυτόματα με βάση την τιμή του. Αυτή η μέθοδος βοηθάει πολύ τους χρήστες και είναι σε ζήτηση στο 99% των περιπτώσεων.
Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον προηγούμενο πίνακα, αλλά τώρα κάποια από τα κελιά θα είναι άδεια. Πρέπει να καθορίσουμε ποιες δεν περιέχουν μετρήσεις και να επεξεργαστούμε το χρώμα του φόντου.
1. Στην καρτέλα "Αρχική σελίδα" πρέπει να κάνετε κλικ "Μορφοποίηση υπό όρους" -> "Νέος κανόνας" (όπως στο βήμα 2 της πρώτης ενότητας «Αλλαγή χρώματος φόντου δυναμικά».
2. Στη συνέχεια, πρέπει να επιλέξετε το στοιχείο «Χρησιμοποιήστε έναν τύπο για να προσδιορίσετε…».
3. Εισαγάγετε τον τύπο =IsBlank() (ISBLANK στην έκδοση), εάν θέλετε να επεξεργαστείτε το φόντο ενός κενού κελιού ή =IsError() (ISERROR στην έκδοση), εάν πρέπει να βρείτε ένα κελί όπου υπάρχει λανθασμένα γραμμένος τύπος. Δεδομένου ότι σε αυτήν την περίπτωση πρέπει να επεξεργαστούμε κενά κελιά, εισάγουμε τον τύπο =IsBlank(), και στη συνέχεια τοποθετήστε τον κέρσορα ανάμεσα στις παρενθέσεις και κάντε κλικ στο κουμπί δίπλα στο πεδίο εισαγωγής τύπου. Μετά από αυτούς τους χειρισμούς, μια σειρά κελιών θα πρέπει να επιλεγεί χειροκίνητα. Επιπλέον, μπορείτε να καθορίσετε το εύρος μόνοι σας, για παράδειγμα, =IsBlank(B2:H12).
4. Κάντε κλικ στο κουμπί «Μορφή» και επιλέξτε το κατάλληλο χρώμα φόντου και κάντε τα πάντα όπως περιγράφεται στην παράγραφο 5 της ενότητας «Αλλαγή χρώματος φόντου δυναμικού κελιού» και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «OK». Εκεί μπορείτε επίσης να δείτε ποιο θα είναι το χρώμα του κελιού. Το παράθυρο θα μοιάζει κάπως έτσι.
5. Εάν σας αρέσει το φόντο του κελιού, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί "OK" και οι αλλαγές θα γίνουν αμέσως στον πίνακα.
Στατική αλλαγή χρώματος φόντου ειδικών κελιών
Σε αυτήν την περίπτωση, αφού εκχωρηθεί, το χρώμα φόντου θα συνεχίσει να παραμένει έτσι, ανεξάρτητα από το πώς αλλάζει το κελί.
Εάν πρέπει να αλλάξετε μόνιμα ειδικά κελιά (κενά ή περιέχουν σφάλματα), ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες:
- Επιλέξτε το έγγραφό σας ή πολλά κελιά και πατήστε F5 για να ανοίξετε το παράθυρο Μετάβαση σε και, στη συνέχεια, πατήστε το κουμπί "Αποκορύφωμα".
- Στο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει, επιλέξτε το κουμπί «Κενά» ή «Κενά κελιά» (ανάλογα με την έκδοση του προγράμματος – ή Αγγλικά) για να επιλέξετε κενά κελιά.
- Εάν πρέπει να επισημάνετε κελιά που έχουν τύπους με σφάλματα, θα πρέπει να επιλέξετε το στοιχείο "ΜΑΘΗΜΑΤΙΚΟΙ τυποι" και αφήστε ένα μόνο πλαίσιο ελέγχου δίπλα στη λέξη "Σφάλματα". Όπως προκύπτει από το παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης, τα κελιά μπορούν να επιλεγούν σύμφωνα με οποιεσδήποτε παραμέτρους και καθεμία από τις περιγραφόμενες ρυθμίσεις είναι διαθέσιμη εάν είναι απαραίτητο.
- Τέλος, πρέπει να αλλάξετε το χρώμα φόντου των επιλεγμένων κελιών ή να τα προσαρμόσετε με οποιονδήποτε άλλο τρόπο. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε τη μέθοδο που περιγράφεται παραπάνω.
Απλώς να θυμάστε ότι οι αλλαγές μορφοποίησης που γίνονται με αυτόν τον τρόπο θα διατηρηθούν ακόμη και αν συμπληρώσετε κενά ή αλλάξετε τον ειδικό τύπο κελιού. Φυσικά, είναι απίθανο κάποιος να θέλει να χρησιμοποιήσει αυτή τη μέθοδο, αλλά στην πράξη όλα μπορούν να συμβούν.
Πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Excel;
Ως βαρείς χρήστες του Microsoft Excel, θα πρέπει να γνωρίζετε ότι περιέχει πολλές δυνατότητες. Κάποια από αυτά τα γνωρίζουμε και τα αγαπάμε, ενώ άλλα παραμένουν μυστήρια για τον μέσο χρήστη και ένας μεγάλος αριθμός bloggers προσπαθεί να ρίξει τουλάχιστον λίγο φως πάνω τους. Υπάρχουν όμως κοινές εργασίες που θα πρέπει να εκτελέσει ο καθένας μας και το Excel δεν εισάγει ορισμένες δυνατότητες ή εργαλεία για την αυτοματοποίηση ορισμένων πολύπλοκων ενεργειών.
Και η λύση σε αυτό το πρόβλημα είναι τα πρόσθετα (addons). Μερικά από αυτά διανέμονται δωρεάν, άλλα - για χρήματα. Υπάρχουν πολλά παρόμοια εργαλεία που μπορούν να εκτελέσουν διαφορετικές λειτουργίες. Για παράδειγμα, βρείτε διπλότυπα σε δύο αρχεία χωρίς κρυπτικούς τύπους ή μακροεντολές.
Εάν συνδυάσετε αυτά τα εργαλεία με τη βασική λειτουργικότητα του Excel, μπορείτε να επιτύχετε πολύ καλά αποτελέσματα. Για παράδειγμα, μπορείτε να μάθετε ποιες τιμές καυσίμων έχουν αλλάξει και, στη συνέχεια, να βρείτε διπλότυπα στο αρχείο για το προηγούμενο έτος.
Βλέπουμε ότι η μορφοποίηση υπό όρους είναι ένα εύχρηστο εργαλείο που σας επιτρέπει να αυτοματοποιείτε την εργασία σε πίνακες χωρίς συγκεκριμένες δεξιότητες. Τώρα ξέρετε πώς να γεμίζετε κελιά με διάφορους τρόπους, με βάση το περιεχόμενό τους. Τώρα μένει μόνο να το κάνουμε πράξη. Καλή τύχη!