Περιεχόμενα
Βίντεο
Διατύπωση του προβλήματος
Έχουμε έναν πίνακα με τον οποίο πρέπει να δουλεύουμε συνεχώς (ταξινόμηση, φιλτράρισμα, μέτρηση κάτι πάνω του) και του οποίου τα περιεχόμενα αλλάζουν περιοδικά (προσθήκη, διαγραφή, επεξεργασία). Λοιπόν, τουλάχιστον, για παράδειγμα - εδώ είναι κάπως έτσι:
Το μέγεθος – από αρκετές δεκάδες έως αρκετές εκατοντάδες χιλιάδες γραμμές – δεν είναι σημαντικό. Το καθήκον είναι να απλοποιήσετε και να κάνετε τη ζωή σας πιο εύκολη με κάθε δυνατό τρόπο μετατρέποντας αυτά τα κελιά σε έναν «έξυπνο» πίνακα.
Λύση
Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στον πίνακα και στην καρτέλα Αρχική (Σπίτι) επεκτείνετε τη λίστα Μορφοποίηση ως πίνακα (Μορφοποίηση ως πίνακα):
Στην αναπτυσσόμενη λίστα στυλ, επιλέξτε οποιαδήποτε επιλογή γεμίσματος σύμφωνα με το γούστο και το χρώμα μας και στο παράθυρο επιβεβαίωσης για την επιλεγμένη περιοχή, κάντε κλικ OK και παίρνουμε την ακόλουθη έξοδο:
Ως αποτέλεσμα, μετά από μια τέτοια μετατροπή της σειράς σε "έξυπνο" Τραπέζι (με κεφαλαίο!) έχουμε τις εξής χαρές (εκτός από ωραίο σχέδιο):
- Δημιουργήθηκε Τραπέζι παίρνει όνομα Πίνακας 1,2,3 κ.λπ. που μπορεί να αλλάξει σε πιο κατάλληλο στην καρτέλα Κατασκευαστής (Σχέδιο). Αυτό το όνομα μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε οποιουσδήποτε τύπους, αναπτυσσόμενες λίστες και συναρτήσεις, όπως μια πηγή δεδομένων για έναν συγκεντρωτικό πίνακα ή έναν πίνακα αναζήτησης για μια συνάρτηση VLOOKUP.
- Δημιουργήθηκε μία φορά Τραπέζι προσαρμόζεται αυτόματα στο μέγεθος όταν προσθέτετε ή διαγράφετε δεδομένα σε αυτό. Αν προσθέσετε σε τέτοια Τραπέζι νέες γραμμές – θα τεντωθεί χαμηλότερα, αν προσθέσετε νέες στήλες – θα επεκταθεί σε πλάτος. Στην κάτω δεξιά γωνία πίνακες μπορείτε να δείτε τον δείκτη περιγράμματος που κινείται αυτόματα και, εάν χρειάζεται, να προσαρμόσετε τη θέση του με το ποντίκι:
- Στο καπέλο πίνακες αυτομάτως Το Αυτόματο Φίλτρο ενεργοποιείται (μπορεί να αναγκαστεί να απενεργοποιηθεί στην καρτέλα ημερομηνία (Ημερομηνία)).
- Κατά την αυτόματη προσθήκη νέων γραμμών σε αυτές αντιγράφονται όλοι οι τύποι.
- Όταν δημιουργείτε μια νέα στήλη με έναν τύπο – θα αντιγραφεί αυτόματα σε ολόκληρη τη στήλη – δεν χρειάζεται να σύρετε τον τύπο με μαύρο σταυρό αυτόματης συμπλήρωσης.
- Κατά την κύλιση πίνακες κάτω Οι επικεφαλίδες στηλών (A, B, C…) αλλάζουν σε ονόματα πεδίων, δηλαδή δεν μπορείτε πλέον να διορθώσετε την κεφαλίδα εύρους όπως πριν (στο Excel 2010 υπάρχει επίσης αυτόματο φίλτρο):
- Ενεργοποιώντας το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση συνολικής γραμμής (Συνολική σειρά) αυτί Κατασκευαστής (Σχέδιο) παίρνουμε μια αυτόματη σειρά συνόλων στο τέλος πίνακες με δυνατότητα επιλογής συνάρτησης (άθροισμα, μέσος όρος, μέτρηση κ.λπ.) για κάθε στήλη:
- Στα δεδομένα στο Τραπέζι μπορούν να αντιμετωπιστούν χρησιμοποιώντας τα ονόματα των επιμέρους στοιχείων του. Για παράδειγμα, για να αθροίσετε όλους τους αριθμούς στη στήλη ΦΠΑ, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο =SUM(Πίνακας1[ΦΠΑ]) αντί = SUM (F2: F200) και να μην σκεφτόμαστε το μέγεθος του πίνακα, τον αριθμό των σειρών και την ορθότητα των περιοχών επιλογής. Είναι επίσης δυνατό να χρησιμοποιηθούν οι ακόλουθες δηλώσεις (υποθέτοντας ότι ο πίνακας έχει το τυπικό όνομα Πίνακας 1):
- =Πίνακας1[#Όλα] – σύνδεσμος προς ολόκληρο τον πίνακα, συμπεριλαμβανομένων των κεφαλίδων στηλών, των δεδομένων και της συνολικής γραμμής
- =Πίνακας1[#Δεδομένα] – Σύνδεσμος μόνο για δεδομένα (χωρίς γραμμή τίτλου)
- =Table1[#Headers] – σύνδεση μόνο στην πρώτη γραμμή του πίνακα με επικεφαλίδες στηλών
- =Table1[#Totals] – σύνδεσμος προς τη συνολική σειρά (αν περιλαμβάνεται)
- =Πίνακας1[#Αυτή η σειρά] — αναφορά στην τρέχουσα σειρά, για παράδειγμα, ο τύπος =Table1[[#This row];[VAT]] θα αναφέρεται στην τιμή ΦΠΑ από την τρέχουσα σειρά πίνακα.
(Στην αγγλική έκδοση, αυτοί οι τελεστές θα ακούγονται, αντίστοιχα, ως #All, #Data, #Headers, #Totals και #This row).
PS
Στο Excel 2003 υπήρχε κάτι παρόμοιο με τέτοιους «έξυπνους» πίνακες – ονομαζόταν Λίστα και δημιουργήθηκε μέσω του μενού Δεδομένα – Λίστα – Δημιουργία λίστας (Δεδομένα — Λίστα — Δημιουργία λίστας). Αλλά ακόμη και η μισή από την τρέχουσα λειτουργικότητα δεν υπήρχε καθόλου. Οι παλαιότερες εκδόσεις του Excel δεν το είχαν ούτε αυτό.