Περιεχόμενα
Στην επαγγελματική εργασία με υπολογιστικά φύλλα, δεν είναι ασυνήθιστο να αλληλεπιδράτε με ημερομηνίες και ώρες. Δεν θα μπορείτε να κάνετε χωρίς αυτό. Επομένως, ο ίδιος ο Θεός διέταξε να μάθει πώς να εργάζεται με δεδομένα αυτού του τύπου. Αυτό θα σας εξοικονομήσει τεράστιο χρόνο και θα αποτρέψει πολλά λάθη κατά την εργασία με υπολογιστικά φύλλα.
Δυστυχώς, πολλοί αρχάριοι δεν γνωρίζουν πώς γίνεται η επεξεργασία των δεδομένων. Επομένως, πριν εξετάσετε αυτή την κατηγορία λειτουργιών, είναι απαραίτητο να πραγματοποιήσετε ένα πιο λεπτομερές εκπαιδευτικό πρόγραμμα.
Πώς αναπαρίσταται μια ημερομηνία στο Excel
Οι πληροφορίες ημερομηνίας υποβάλλονται σε επεξεργασία ως ο αριθμός των ημερών από την 0 Ιανουαρίου 1900. Ναι, δεν κάνετε λάθος. Πράγματι, από το μηδέν. Αλλά αυτό είναι απαραίτητο για να υπάρχει ένα σημείο εκκίνησης, ώστε η 1η Ιανουαρίου να θεωρείται ήδη ο αριθμός 1 κ.ο.κ. Η μέγιστη υποστηριζόμενη τιμή ημερομηνίας είναι 2958465, η οποία με τη σειρά της είναι η 31η Δεκεμβρίου 9999.
Αυτή η μέθοδος καθιστά δυνατή τη χρήση ημερομηνιών για υπολογισμούς και τύπους. Έτσι, το Excel καθιστά δυνατό τον προσδιορισμό του αριθμού των ημερών μεταξύ των ημερομηνιών. Το σχήμα είναι απλό: ο δεύτερος αφαιρείται από έναν αριθμό και, στη συνέχεια, η τιμή που προκύπτει μετατρέπεται σε μορφή ημερομηνίας.
Για περισσότερη σαφήνεια, ακολουθεί ένας πίνακας που δείχνει τις ημερομηνίες με τις αντίστοιχες αριθμητικές τους τιμές.
Για να προσδιορίσετε τον αριθμό των ημερών που έχουν περάσει από την ημερομηνία Α έως την ημερομηνία Β, πρέπει να αφαιρέσετε την πρώτη από την τελευταία. Στην περίπτωσή μας, αυτός είναι ο τύπος = Β3-Β2. Μετά την εισαγωγή του, το αποτέλεσμα είναι το εξής.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι η τιμή είναι σε ημέρες, επειδή έχουμε επιλέξει διαφορετική μορφή για το κελί από την ημερομηνία. Εάν αρχικά είχαμε επιλέξει τη μορφή «Ημερομηνία», τότε το αποτέλεσμα θα ήταν αυτό.
Είναι σημαντικό να δώσετε προσοχή σε αυτό το σημείο στους υπολογισμούς σας.
Δηλαδή, για να εμφανιστεί ο σωστός σειριακός αριθμός που αντιστοιχεί πλήρως στην ημερομηνία, πρέπει να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε μορφή διαφορετική από την ημερομηνία. Με τη σειρά του, για να μετατρέψετε τον αριθμό σε ημερομηνία, θα πρέπει να ορίσετε την κατάλληλη μορφή.
Πώς αναπαρίσταται η ώρα στο Excel
Ο τρόπος με τον οποίο αναπαρίσταται η ώρα στο Excel είναι ελαφρώς διαφορετικός από την ημερομηνία. Ως βάση λαμβάνεται η ημέρα και οι ώρες, τα λεπτά, τα δευτερόλεπτα είναι τα κλασματικά μέρη της. Δηλαδή, 24 ώρες είναι 1 και κάθε μικρότερη τιμή θεωρείται ως το κλάσμα του. Άρα, 1 ώρα είναι το 1/24 της ημέρας, 1 λεπτό είναι 1/1140 και 1 δευτερόλεπτο είναι 1/86400. Η μικρότερη διαθέσιμη μονάδα χρόνου στο Excel είναι 1 χιλιοστό του δευτερολέπτου.
Παρόμοια με τις ημερομηνίες, αυτός ο τρόπος αναπαράστασης καθιστά δυνατή την εκτέλεση υπολογισμών με το χρόνο. Είναι αλήθεια ότι υπάρχει ένα πράγμα άβολο εδώ. Μετά από υπολογισμούς, παίρνουμε ένα μέρος της ημέρας, όχι τον αριθμό των ημερών.
Το στιγμιότυπο οθόνης δείχνει τις τιμές στην αριθμητική μορφή και τη μορφή "Ώρα".
Η μέθοδος υπολογισμού της ώρας είναι παρόμοια με την ημερομηνία. Είναι απαραίτητο να αφαιρέσουμε τον προηγούμενο χρόνο από τον μεταγενέστερο χρόνο. Στην περίπτωσή μας, αυτός είναι ο τύπος = Β3-Β2.
Δεδομένου ότι το κελί B4 είχε αρχικά μια γενική μορφή, στη συνέχεια στο τέλος της εισαγωγής του τύπου, αλλάζει αμέσως σε "Ώρα".
Το Excel, όταν εργάζεται με το χρόνο, εκτελεί τις συνηθισμένες αριθμητικές πράξεις με αριθμούς, οι οποίοι στη συνέχεια μεταφράζονται στη μορφή χρόνου που είναι γνωστή σε εμάς.
Μορφή ημερομηνίας και ώρας
Από όσο γνωρίζουμε, οι ημερομηνίες και οι ώρες μπορούν να αποθηκευτούν σε διαφορετικές μορφές. Επομένως, πρέπει να γνωρίζετε πώς να τα εισάγετε σωστά, ώστε η μορφοποίηση να είναι σωστή.
Φυσικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον σειριακό αριθμό της ημέρας ή μέρος της ημέρας κατά την εισαγωγή της ημερομηνίας και της ώρας, αλλά αυτή η προσέγγιση είναι πολύ ενοχλητική. Επιπλέον, θα πρέπει να εφαρμόζετε συνεχώς μια συγκεκριμένη μορφή στο κελί, γεγονός που αυξάνει μόνο την ταλαιπωρία.
Επομένως, το Excel σάς επιτρέπει να καθορίσετε την ώρα και την ημερομηνία με διαφορετικούς τρόπους. Εάν εφαρμόσετε ένα από αυτά, τότε το πρόγραμμα μετατρέπει αμέσως τις πληροφορίες στον κατάλληλο αριθμό και εφαρμόζει τη σωστή μορφή στο κελί.
Δείτε τον παρακάτω πίνακα για μια λίστα μεθόδων εισαγωγής ημερομηνίας και ώρας που υποστηρίζονται από το Excel. Η αριστερή στήλη παραθέτει τις πιθανές μορφές και η δεξιά στήλη δείχνει πώς θα εμφανίζονται στο Excel μετά τη μετατροπή. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι εάν δεν προσδιορίζεται το έτος, εκχωρείται αυτόματα το τρέχον έτος, το οποίο έχει οριστεί στο λειτουργικό σύστημα.
Στην πραγματικότητα, υπάρχουν πολύ περισσότεροι τρόποι εμφάνισης. Αυτά όμως είναι αρκετά. Επίσης, η συγκεκριμένη επιλογή εγγραφής ημερομηνίας μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τη χώρα ή την περιοχή, καθώς και τις ρυθμίσεις του λειτουργικού συστήματος.
Προσαρμοσμένη Μορφοποίηση
Κατά την εργασία με κελιά, ο χρήστης μπορεί να καθορίσει ποια θα είναι η μορφή. Μπορεί να το κάνει έτσι ώστε να εμφανίζονται μόνο η ώρα, ο μήνας, η ημέρα κ.λπ. Είναι επίσης δυνατό να προσαρμόσετε τη σειρά με την οποία διαμορφώνεται η ημερομηνία, καθώς και τα διαχωριστικά.
Για να αποκτήσετε πρόσβαση στο παράθυρο επεξεργασίας, πρέπει να ανοίξετε την καρτέλα "Αριθμός", όπου μπορείτε να βρείτε την επιλογή "Μορφοποίηση κελιών". Στο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει, θα υπάρχει μια κατηγορία "Ημερομηνία" στην οποία μπορείτε να επιλέξετε τη σωστή μορφή ημερομηνίας.
Εάν επιλέξετε την κατηγορία "Ώρα", τότε, κατά συνέπεια, θα εμφανιστεί μια λίστα με επιλογές για την εμφάνιση της ώρας.
Για να εφαρμόσετε μια συγκεκριμένη επιλογή μορφοποίησης σε ένα κελί, πρέπει να επιλέξετε την επιθυμητή μορφή και να κάνετε κλικ στο OK. Μετά από αυτό, το αποτέλεσμα θα εφαρμοστεί. Εάν δεν υπάρχουν αρκετές μορφές που προσφέρει το Excel, τότε μπορείτε να βρείτε την κατηγορία "Όλες οι μορφές". Υπάρχουν επίσης πολλές επιλογές εκεί έξω.
Εάν καμία επιλογή δεν είναι κατάλληλη, τότε είναι πάντα δυνατό να δημιουργήσετε τη δική σας. Είναι πολύ εύκολο να γίνει αυτό. Απλώς πρέπει να επιλέξετε τις προκαθορισμένες μορφές ως δείγμα και να ακολουθήσετε αυτά τα βήματα:
- Επιλέξτε το κελί του οποίου τη μορφή θέλετε να αλλάξετε.
- Ανοίξτε το πλαίσιο διαλόγου "Μορφοποίηση κελιών" και βρείτε την καρτέλα "Αριθμός".
- Στη συνέχεια, ανοίγει η κατηγορία «Όλες οι μορφές», όπου βρίσκουμε το πεδίο εισαγωγής «TYPE». Εκεί πρέπει να καθορίσετε έναν κωδικό μορφής αριθμού. Αφού το εισαγάγετε, κάντε κλικ στο "OK".
- Μετά από αυτά τα βήματα, το κελί θα εμφανίσει πληροφορίες ημερομηνίας και ώρας σε προσαρμοσμένη μορφή.
Χρήση συναρτήσεων με ημερομηνίες και ώρες
Όταν εργάζεστε με ημερομηνίες και ώρες, ο χρήστης μπορεί να χρησιμοποιήσει περισσότερες από 20 διαφορετικές λειτουργίες. Και παρόλο που αυτό το ποσό μπορεί να είναι υπερβολικό για κάποιον, όλα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την επίτευξη ορισμένων στόχων.
Για πρόσβαση σε όλες τις πιθανές λειτουργίες, πρέπει να μεταβείτε στην κατηγορία «Ημερομηνία και ώρα» της ομάδας «Βιβλιοθήκη λειτουργιών». Θα εξετάσουμε μόνο μερικές από τις κύριες λειτουργίες που καθιστούν δυνατή την εξαγωγή διαφόρων παραμέτρων από ημερομηνίες και ώρες.
ΕΤΟΣ()
Παρέχει τη δυνατότητα λήψης του έτους που αντιστοιχεί σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Όπως ήδη γνωρίζετε, αυτή η τιμή μπορεί να είναι μεταξύ 1900 και 9999.
Το κελί 1 εμφανίζει την ημερομηνία με τη μορφή ΗΗΗΗ ΗΗ.ΜΜ.ΕΕΕΕ ωω:λλ:δδ. Αυτή είναι η μορφή που δημιουργήσαμε νωρίτερα. Ας πάρουμε ως παράδειγμα έναν τύπο που καθορίζει πόσα χρόνια έχουν περάσει μεταξύ δύο ημερομηνιών.
Ταυτόχρονα, αν κοιτάξετε πιο προσεκτικά, αποδεικνύεται ότι η συνάρτηση δεν υπολόγισε το απολύτως σωστό αποτέλεσμα. Ο λόγος είναι ότι χρησιμοποιεί μόνο ημερομηνίες στους υπολογισμούς του.
ΜΗΝΑΣ()
Με αυτή τη λειτουργία, μπορείτε να επισημάνετε τον αριθμό του μήνα που αντιστοιχεί σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Επιστρέφει ένα αποτέλεσμα που κυμαίνεται από 1 έως 12. Αυτός ο αριθμός με τη σειρά του αντιστοιχεί στον αριθμό του μήνα.
ΗΜΕΡΑ()
Παρόμοια με τις προηγούμενες συναρτήσεις, αυτή επιστρέφει τον αριθμό της ημέρας σε μια δεδομένη ημερομηνία. Το αποτέλεσμα υπολογισμού μπορεί να κυμαίνεται από 1 έως 31.
ΧΡΟΝΟΣ()
Όπως υποδηλώνει το όνομα, αυτή η συνάρτηση επιστρέφει τον αριθμό της ώρας, ο οποίος κυμαίνεται από 0 έως 23.
ΛΕΠΤΑ()
Μια συνάρτηση που επιστρέφει τον αριθμό των λεπτών σε ένα συγκεκριμένο κελί. Οι πιθανές τιμές που επιστρέφονται είναι από 0 έως 59.
SECONDS()
Αυτή η συνάρτηση επιστρέφει τις ίδιες τιμές με την προηγούμενη, εκτός από το ότι επιστρέφει δευτερόλεπτα.
ΗΜΕΡΑ()
Με αυτήν τη λειτουργία, μπορείτε να μάθετε τον αριθμό της ημέρας της εβδομάδας που χρησιμοποιείται σε αυτήν την ημερομηνία. Οι πιθανές τιμές είναι από το 1 έως το 7, αλλά να έχετε κατά νου ότι η αντίστροφη μέτρηση ξεκινά από την Κυριακή και όχι από τη Δευτέρα, όπως κάνουμε συνήθως.
Ωστόσο, χρησιμοποιώντας το δεύτερο όρισμα, αυτή η συνάρτηση σάς επιτρέπει να προσαρμόσετε τη μορφή. Για παράδειγμα, εάν μεταβιβάσετε την τιμή 2 ως δεύτερη παράμετρο, μπορείτε να ορίσετε τη μορφή έτσι ώστε ο αριθμός 1 να σημαίνει Δευτέρα αντί για Κυριακή. Αυτό είναι πολύ πιο βολικό για τον οικιακό χρήστη.
Αν γράψουμε 2 στο δεύτερο όρισμα, τότε στην περίπτωσή μας η συνάρτηση θα επιστρέψει την τιμή 6, που αντιστοιχεί στο Σάββατο.
ΣΗΜΕΡΑ()
Αυτή η συνάρτηση είναι πολύ απλή: δεν απαιτούνται ορίσματα για να λειτουργήσει. Επιστρέφει τον σειριακό αριθμό της ημερομηνίας που έχει οριστεί στον υπολογιστή. Εάν εφαρμοστεί σε ένα κελί για το οποίο έχει οριστεί η γενική μορφή, τότε θα μετατραπεί αυτόματα στη μορφή "Ημερομηνία".
TATA ()
Αυτή η συνάρτηση επίσης δεν απαιτεί ορίσματα. Λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο όπως το προηγούμενο, μόνο με την ημερομηνία και την ώρα. Χρησιμοποιείται εάν είναι απαραίτητο να εισαγάγετε στο κελί την τρέχουσα ημερομηνία και ώρα που έχουν οριστεί στον υπολογιστή. Και όπως και στην προηγούμενη λειτουργία, κατά την εφαρμογή αυτής, το κελί μετατρέπεται αυτόματα στη μορφή ημερομηνίας και ώρας, με την προϋπόθεση ότι η μορφή "Γενική" είχε οριστεί προηγουμένως.
Τόσο η προηγούμενη λειτουργία όσο και αυτή η λειτουργία αλλάζουν αυτόματα κάθε φορά που επανυπολογίζεται το φύλλο, καθιστώντας δυνατή την εμφάνιση της πιο ενημερωμένης ώρας και ημερομηνίας.
Για παράδειγμα, ένας τέτοιος τύπος μπορεί να καθορίσει την τρέχουσα ώρα.
=ΣΗΜΕΡΑ()-ΣΗΜΕΡΑ()
Σε αυτήν την περίπτωση, ο τύπος θα καθορίσει το κλάσμα της ημέρας σε δεκαδική μορφή. Είναι αλήθεια ότι θα πρέπει να εφαρμόσετε τη μορφή ώρας στο κελί στο οποίο είναι γραμμένος ο τύπος, εάν θέλετε να εμφανιστεί ακριβώς η ώρα και όχι ο αριθμός.
Η ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ()
Αυτή η συνάρτηση έχει τρία ορίσματα, καθένα από τα οποία πρέπει να εισαχθεί. Μετά τους υπολογισμούς, αυτή η συνάρτηση επιστρέφει τον σειριακό αριθμό της ημερομηνίας. Το κελί μετατρέπεται αυτόματα στη μορφή "Ημερομηνία", εάν είχε τη μορφή "Γενική" πριν.
Το επιχείρημα Ημέρα ή Μήνας μπορεί να είναι είτε θετικό είτε αρνητικό. Στην πρώτη περίπτωση, η ημερομηνία αυξάνεται και στη δεύτερη, μειώνεται.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μαθηματικές πράξεις στα ορίσματα της συνάρτησης DATE. Για παράδειγμα, αυτός ο τύπος προσθέτει 1 έτος 5 μήνες και 17 ημέρες στην ημερομηνία στο κελί A1.
Και ένας τέτοιος τύπος καθιστά δυνατή τη μετατροπή μιας συμβολοσειράς κειμένου σε πλήρη ημερομηνία εργασίας, η οποία μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε άλλες συναρτήσεις.
ΧΡΟΝΟΣ()
Ακριβώς όπως η λειτουργία Η ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ(), αυτή η λειτουργία έχει τρεις απαιτούμενες παραμέτρους – ώρες, λεπτά και δευτερόλεπτα. Μετά τη χρήση του, θα εμφανιστεί ένας δεκαδικός αριθμός στο κελί που θα προκύψει, αλλά το ίδιο το κελί θα μορφοποιηθεί στη μορφή "Time" εάν είχε τη μορφή "General" πριν.
Με την αρχή λειτουργίας του, η λειτουργία ΧΡΟΝΟΣ() и Η ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ() πολλά παρόμοια πράγματα. Επομένως, δεν έχει νόημα να εστιάσουμε σε αυτό.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι αυτή η συνάρτηση δεν μπορεί να επιστρέψει χρόνο μεγαλύτερο από 23:59:59. Εάν το αποτέλεσμα είναι μεγαλύτερο από αυτό, η λειτουργία μηδενίζεται αυτόματα.
λειτουργίες Η ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ() и ΧΡΟΝΟΣ() μπορούν να εφαρμοστούν μαζί.
Σε αυτό το στιγμιότυπο οθόνης, το κελί D1, το οποίο χρησιμοποιούσε και τις δύο αυτές λειτουργίες, έχει μορφή ημερομηνίας.
Λειτουργίες υπολογισμού ημερομηνίας και ώρας
Συνολικά υπάρχουν 4 συναρτήσεις που σας επιτρέπουν να εκτελείτε μαθηματικές πράξεις με ημερομηνία και ώρα.
DATAMES()
Χρησιμοποιώντας αυτήν τη συνάρτηση, μπορείτε να μάθετε τον τακτικό αριθμό μιας ημερομηνίας που βρίσκεται πίσω από έναν γνωστό αριθμό μηνών (ή πριν από έναν δεδομένο). Αυτή η συνάρτηση παίρνει δύο ορίσματα: την ημερομηνία έναρξης και τον αριθμό των μηνών. Το δεύτερο επιχείρημα μπορεί να είναι είτε θετικό είτε αρνητικό. Η πρώτη επιλογή πρέπει να καθοριστεί εάν θέλετε να υπολογίσετε τη μελλοντική ημερομηνία και η δεύτερη - εάν η προηγούμενη.
EOMONTH()
Αυτή η συνάρτηση καθιστά δυνατό τον προσδιορισμό του τακτικού αριθμού της τελευταίας ημέρας του μήνα που βρίσκεται πίσω ή πριν από μια δεδομένη ημερομηνία. Έχει τα ίδια επιχειρήματα με το προηγούμενο.
ΗΜΕΡΑ ΕΡΓΑΣΙΑΣ()
Ίδια με τη λειτουργία DATAMES(), μόνο η καθυστέρηση ή η προκαταβολή εμφανίζεται κατά έναν ορισμένο αριθμό εργάσιμων ημερών. Η σύνταξη είναι παρόμοια.
Και οι τρεις αυτές συναρτήσεις επιστρέφουν έναν αριθμό. Για να δείτε την ημερομηνία, πρέπει να μετατρέψετε το κελί στην κατάλληλη μορφή.
ΣΑΦΗ()
Αυτή η απλή συνάρτηση καθορίζει τον αριθμό των εργάσιμων ημερών μεταξύ της ημερομηνίας 1 και της ημερομηνίας 2.