Εισαγάγετε τα περιεχόμενα ενός αρχείου CSV στο Excel

Το CSV είναι μια δημοφιλής επέκταση αρχείου που χρησιμοποιείται κυρίως για την ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ διαφορετικών προγραμμάτων υπολογιστή. Τις περισσότερες φορές, δεν χρειάζεται να ανοίξετε και να επεξεργαστείτε τέτοια έγγραφα. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, οι χρήστες ενδέχεται να αντιμετωπίσουν μια τέτοια εργασία. Το Excel σάς επιτρέπει να το κάνετε αυτό, αλλά σε αντίθεση με τα τυπικά αρχεία στη μορφή XLS и XLSX, απλώς το άνοιγμα ενός εγγράφου κάνοντας διπλό κλικ με το ποντίκι δεν δίνει πάντα ένα αποτέλεσμα υψηλής ποιότητας, το οποίο μπορεί να οδηγήσει σε εσφαλμένη εμφάνιση πληροφοριών. Ας δούμε πώς μπορείτε να ανοίξετε αρχεία CSV στο Excel.

Άνοιγμα αρχείων CSV

Αρχικά, ας μάθουμε ποια είναι τα έγγραφα σε αυτήν τη μορφή.

CSV είναι μια συντομογραφία που σημαίνει "Τιμές διαχωρισμένες με κόμματα" (σε μέσα "τιμές χωρισμένες με κόμμα").

Όπως υποδηλώνει το όνομα, αυτά τα έγγραφα χρησιμοποιούν οριοθέτες:

• κόμμα – σε αγγλικές εκδόσεις.
• ερωτηματικό – σε εκδόσεις του προγράμματος.

Όταν ανοίγετε ένα έγγραφο στο Excel, η κύρια εργασία (πρόβλημα) είναι να επιλέξετε τη μέθοδο κωδικοποίησης που χρησιμοποιείται κατά την αποθήκευση του αρχείου. Εάν επιλεγεί λάθος κωδικοποίηση, ο χρήστης πιθανότατα θα δει πολλούς μη αναγνώσιμους χαρακτήρες και η χρησιμότητα των πληροφοριών θα ελαχιστοποιηθεί. Επιπλέον, ο οριοθέτης που χρησιμοποιείται είναι καίριας σημασίας. Για παράδειγμα, εάν ένα έγγραφο αποθηκεύτηκε στην αγγλική έκδοση και στη συνέχεια προσπαθήσετε να το ανοίξετε στην έκδοση, η ποιότητα των εμφανιζόμενων πληροφοριών πιθανότατα θα υποφέρει. Ο λόγος, όπως σημειώσαμε νωρίτερα, είναι ότι διαφορετικές εκδόσεις χρησιμοποιούν διαφορετικούς οριοθέτες. Ας δούμε πώς να αποφύγετε αυτά τα προβλήματα και πώς να ανοίξετε σωστά τα αρχεία CSV.

Μέθοδος 1: Κάντε διπλό κλικ ή μέσω μενού περιβάλλοντος

Πριν προχωρήσουμε σε πιο σύνθετες μεθόδους, ας δούμε την απλούστερη. Ισχύει μόνο σε περιπτώσεις που το αρχείο δημιουργήθηκε/αποθηκεύτηκε και άνοιξε στην ίδια έκδοση του προγράμματος, πράγμα που σημαίνει ότι δεν θα υπάρχουν προβλήματα με την κωδικοποίηση και τους οριοθέτες. Υπάρχουν δύο πιθανές επιλογές, θα τις περιγράψουμε παρακάτω.

Το Excel έχει οριστεί ως το προεπιλεγμένο πρόγραμμα για το άνοιγμα αρχείων CSV

Εάν ναι, μπορείτε να ανοίξετε το έγγραφο όπως οποιοδήποτε άλλο αρχείο – απλώς κάντε διπλό κλικ πάνω του.

Ένα άλλο πρόγραμμα έχει εκχωρηθεί για άνοιγμα αρχείων CSV ή δεν έχει εκχωρηθεί καθόλου

Ο αλγόριθμος δράσης σε τέτοιες περιπτώσεις είναι ο εξής (χρησιμοποιώντας τα Windows 10 ως παράδειγμα):

1. Κάνουμε δεξί κλικ στο αρχείο και στο μενού περιβάλλοντος που ανοίγει, σταματάμε στην εντολή “Για να ανοίξω με”.
2. Στο βοηθητικό μενού, το σύστημα μπορεί να προσφέρει αμέσως το πρόγραμμα Excel. Σε αυτήν την περίπτωση, κάντε κλικ σε αυτό, με αποτέλεσμα να ανοίξει το αρχείο (όπως με διπλό κλικ σε αυτό). Εάν το πρόγραμμα που χρειαζόμαστε δεν βρίσκεται στη λίστα, κάντε κλικ στο στοιχείο "Επιλέξτε άλλη εφαρμογή".
3. Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο στο οποίο μπορούμε να επιλέξουμε ένα πρόγραμμα (για να αναπτύξετε τη λίστα των διαθέσιμων επιλογών, πρέπει να πατήσετε το κουμπί "Περισσότερες εφαρμογές") με το οποίο θέλετε να ανοίξετε το έγγραφο. Ψάχνουμε αυτό που χρειαζόμαστε και κάνουμε κλικ OK. Για να κάνετε το Excel την προεπιλεγμένη εφαρμογή για αυτόν τον τύπο αρχείου, επιλέξτε πρώτα το κατάλληλο πλαίσιο.
4. Σε ορισμένες περιπτώσεις, όταν το Excel δεν μπορεί να βρεθεί σε αυτό το παράθυρο, κάντε κλικ στο κουμπί "Βρείτε άλλη εφαρμογή σε αυτόν τον υπολογιστή" στο τέλος της λίστας.
5. Στην οθόνη θα εμφανιστεί ένα παράθυρο στο οποίο πηγαίνουμε στη θέση του προγράμματος στον υπολογιστή, επισημαίνουμε το εκτελέσιμο αρχείο με την επέκταση EXE και πατήστε το κουμπί "Ανοιξε".

Ανεξάρτητα από το ποια από τις μεθόδους που περιγράφονται παραπάνω επιλέχθηκε, το αποτέλεσμα θα είναι το άνοιγμα ενός αρχείου CSV. Όπως αναφέραμε παραπάνω, το περιεχόμενο θα εμφανίζεται σωστά μόνο εάν η κωδικοποίηση και τα διαχωριστικά ταιριάζουν.

Σε άλλες περιπτώσεις, μπορεί να εμφανιστεί κάτι σαν αυτό:

Επομένως, η περιγραφόμενη μέθοδος δεν είναι πάντα κατάλληλη και προχωράμε στην επόμενη.

Μέθοδος 2: Εφαρμογή του Οδηγού κειμένου

Ας χρησιμοποιήσουμε το εργαλείο που είναι ενσωματωμένο στο πρόγραμμα – Κείμενο Master:

1. Αφού ανοίξετε το πρόγραμμα και δημιουργήσετε ένα νέο φύλλο, για να έχετε πρόσβαση σε όλες τις λειτουργίες και τα εργαλεία του περιβάλλοντος εργασίας, μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα"όπου κάνουμε κλικ στο κουμπί "Λήψη εξωτερικών δεδομένων". Ανάμεσα στις επιλογές που εμφανίζονται, επιλέξτε «Από κείμενο».
2. Θα ανοίξει ένα παράθυρο στο οποίο πρέπει να πλοηγηθούμε στη θέση του αρχείου που θέλουμε να εισαγάγουμε. Αφού το σημειώσετε, πατήστε το κουμπί "Εισαγωγή".
3. Η Κείμενο Master. Ελέγξτε εάν είναι επιλεγμένη η επιλογή “με διαχωριστικά” για την παράμετρο "Μορφή δεδομένων". Η επιλογή της μορφής εξαρτάται από την κωδικοποίηση που χρησιμοποιήθηκε κατά την αποθήκευσή της. Μεταξύ των πιο δημοφιλών μορφών είναι «Κυριλλικό (DOS)» и "Unicode (UTF-8)". Μπορείτε να καταλάβετε ότι έχει γίνει η σωστή επιλογή εστιάζοντας στην προεπισκόπηση του περιεχομένου στο κάτω μέρος του παραθύρου. Κατάλληλο στην περίπτωσή μας "Unicode (UTF-8)". Οι υπόλοιπες παράμετροι τις περισσότερες φορές δεν απαιτούν διαμόρφωση, επομένως κάντε κλικ στο κουμπί “Dalee”.
4. Το επόμενο βήμα είναι να ορίσετε τον χαρακτήρα που χρησιμεύει ως οριοθέτης. Εφόσον το έγγραφό μας δημιουργήθηκε / αποθηκεύτηκε στην έκδοση του προγράμματος, επιλέγουμε "άνω τελεία". Εδώ, όπως και στην περίπτωση της επιλογής κωδικοποίησης, έχουμε την ευκαιρία να δοκιμάσουμε διαφορετικές επιλογές, αξιολογώντας το αποτέλεσμα στην περιοχή προεπισκόπησης (μπορείτε, μεταξύ άλλων, να καθορίσετε τον δικό σας χαρακτήρα επιλέγοντας την επιλογή "αλλο"). Αφού ορίσετε τις απαιτούμενες ρυθμίσεις, πατήστε ξανά το κουμπί. “Dalee”.
5. Στο τελευταίο παράθυρο, τις περισσότερες φορές, δεν χρειάζεται να κάνετε αλλαγές στις τυπικές ρυθμίσεις. Αλλά αν θέλετε να αλλάξετε τη μορφή μιας στήλης, κάντε πρώτα κλικ σε αυτήν στο κάτω μέρος του παραθύρου (πεδίο "Δείγμα") και, στη συνέχεια, επιλέξτε την κατάλληλη επιλογή. Πατήστε όταν είναι έτοιμο "Ετοιμος".
6. Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο στο οποίο επιλέγουμε τη μέθοδο εισαγωγής δεδομένων (σε υπάρχον ή σε νέο φύλλο) και κάνουμε κλικ OK.
   • Στην πρώτη περίπτωση, θα πρέπει να καθορίσετε τη διεύθυνση του κελιού (ή να αφήσετε την προεπιλεγμένη τιμή) που θα είναι το επάνω αριστερό στοιχείο του εισαγόμενου περιεχομένου. Μπορείτε να το κάνετε χειροκίνητα εισάγοντας τις συντεταγμένες χρησιμοποιώντας το πληκτρολόγιο ή απλά κάνοντας κλικ στο επιθυμητό κελί στο φύλλο (ο κέρσορας πρέπει να βρίσκεται στο κατάλληλο πεδίο για την εισαγωγή πληροφοριών).
   • όταν επιλέγετε την επιλογή εισαγωγής σε ένα νέο φύλλο, δεν χρειάζεται να καθορίσετε τις συντεταγμένες.
7. Όλα είναι έτοιμα, καταφέραμε να εισάγουμε τα δεδομένα του αρχείου CSV. Σε αντίθεση με την πρώτη μέθοδο, μπορούμε να παρατηρήσουμε ότι τα πλάτη των στηλών έχουν τηρηθεί, λαμβάνοντας υπόψη τα περιεχόμενα των κελιών.

Μέθοδος 3: μέσω του μενού "Αρχείο".

Και η τελευταία μέθοδος που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είναι η εξής:

1. Μετά την εκκίνηση του προγράμματος, επιλέξτε το στοιχείο "Ανοιξε".Εάν το πρόγραμμα έχει ήδη ανοίξει πριν και εκτελούνται εργασίες σε ένα συγκεκριμένο φύλλο, μεταβείτε στο μενού "αρχείο".Κάντε κλικ στην εντολή "Ανοιξε" στη λίστα εντολών.
2. Πατήστε το πλήκτρο "Ανασκόπηση"να πάει στο παράθυρο Αγωγός.
3. Επιλέξτε μια μορφή "Ολα τα αρχεία", μεταβείτε στη θέση όπου είναι αποθηκευμένο το έγγραφό μας, σημειώστε το και κάντε κλικ στο κουμπί "Ανοιξε".
4. Στην οθόνη θα εμφανιστούν τα γνωστά σε εμάς. Οδηγός εισαγωγής κειμένου. Στη συνέχεια ακολουθούμε τα βήματα που περιγράφονται παρακάτω Μέθοδος 2.

Συμπέρασμα

Έτσι, παρά τη φαινομενική πολυπλοκότητα, το πρόγραμμα Excel σάς επιτρέπει πλήρως να ανοίγετε και να εργάζεστε με αρχεία σε μορφή CSV. Το κύριο πράγμα είναι να αποφασίσετε για τη μέθοδο υλοποίησης. Εάν, όταν ανοίγετε ένα έγγραφο κανονικά (με διπλό κλικ ή μέσω του μενού περιβάλλοντος), το περιεχόμενό του περιέχει ακατανόητους χαρακτήρες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό κειμένου, ο οποίος σας επιτρέπει να επιλέξετε τον κατάλληλο χαρακτήρα κωδικοποίησης και διαχωρισμού, ο οποίος επηρεάζει άμεσα την ορθότητα του εμφανιζόμενες πληροφορίες.