Περιεχόμενα
Κατά τη διαδικασία εργασίας σε ένα έγγραφο του Excel, συχνά καθίσταται απαραίτητο για πολλά άτομα να συνδεθούν σε αυτό ταυτόχρονα. Και πολύ συχνά ο αριθμός τους μπορεί να υπολογιστεί σε αρκετές δεκάδες. Επομένως, το ζήτημα της συνεργασίας δεν περιορίζεται μόνο στη σύνδεση ατόμων, καθώς συχνά μπορούν να κάνουν αντικρουόμενες αλλαγές που πρέπει να μάθουν πώς να επεξεργάζονται γρήγορα και αποτελεσματικά.
Ποιος μπορεί να το κάνει; Ένα άτομο που έχει την ιδιότητα του κύριου χρήστη. Με μια λέξη, τι πρέπει να γίνει για να καταστεί η κοινή εργασία με ένα έγγραφο όχι μόνο δυνατή, αλλά και αποτελεσματική;
Η εργασία με ένα κοινόχρηστο αρχείο στο Excel έχει τα δικά της χαρακτηριστικά. Έτσι, ορισμένες ενέργειες δεν είναι διαθέσιμες στους χρήστες:
- Δημιουργία πινάκων.
- Διαχείριση σεναρίων, συμπεριλαμβανομένης της προβολής τους.
- Αφαίρεση φύλλων.
- Οι χρήστες δεν έχουν τη δυνατότητα να συγχωνεύσουν πολλά κελιά ή, αντίθετα, να διαχωρίσουν αυτά που είχαν συγχωνευθεί προηγουμένως.
- Οποιεσδήποτε λειτουργίες με δεδομένα XML.
Πώς μπορούν να παρακαμφθούν αυτοί οι περιορισμοί; Απλώς πρέπει να καταργήσετε τη γενική πρόσβαση και, στη συνέχεια, να την επιστρέψετε όταν παραστεί ανάγκη.
Ακολουθεί ένα άλλο υπολογιστικό φύλλο με ορισμένες εργασίες που μπορεί να είναι ή να μην είναι δυνατές εάν εργάζεστε με πολλά άτομα στο ίδιο υπολογιστικό φύλλο.
Πρώτα πρέπει να καταλάβετε ποιο αρχείο πρέπει να είναι διαθέσιμο για επεξεργασία από πολλά άτομα ταυτόχρονα. Μπορεί να είναι είτε νέο αρχείο είτε υπάρχον.
ρυθμίσεις
Όλα όσα χρειάζεται να κάνετε για να μοιραστείτε ένα αρχείο στο Excel βρίσκεται στην ενότητα Κοινή χρήση βιβλίων, την οποία μπορείτε να βρείτε μεταβαίνοντας στην καρτέλα Αναθεώρηση.
Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο με δύο καρτέλες. Μας ενδιαφέρει το πρώτο που ανοίγει αυτόματα. Πρέπει να τσεκάρουμε το πλαίσιο δίπλα στο στοιχείο που επισημαίνεται στο στιγμιότυπο οθόνης με ένα κόκκινο ορθογώνιο. Με αυτό, δίνουμε τη δυνατότητα σε πολλούς χρήστες να διαχειρίζονται ένα έγγραφο.
Αφού ανοίξουμε την πρόσβαση για επεξεργασία, πρέπει να τη διαμορφώσουμε. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε τη δεύτερη καρτέλα.
Αφού εισάγουμε τις παραμέτρους, επιβεβαιώνουμε τις ενέργειές μας. Για να το κάνετε αυτό, κάντε αριστερό κλικ στο κουμπί "OK". Η κοινή χρήση μπορεί να είναι ανοιχτή σε οποιοδήποτε βιβλίο, τόσο νέο όσο και υπάρχον. Στην πρώτη περίπτωση, θα χρειαστεί να βρείτε ένα όνομα για αυτήν.
Μετά από αυτό, πρέπει να αποθηκεύσετε το αρχείο στον υπολογιστή σας.
Σημαντικό! Η μορφή πρέπει να είναι τέτοια ώστε το αρχείο να μπορεί να ανοίξει από κάθε χρήστη με την έκδοση υπολογιστικών φύλλων που διαθέτει.
Πρέπει να αποθηκεύσετε το αρχείο σε κοινόχρηστο στοιχείο δικτύου ή φάκελο που έχει πρόσβαση στους συμμετέχοντες που θέλουν να χρησιμοποιήσουν το αρχείο. Αφού επιλεγεί ο κατάλογος, πρέπει απλώς να κάνουμε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση".
Ωστόσο, δεν επιτρέπεται η χρήση διακομιστή web για την αποθήκευση του κοινόχρηστου αρχείου.
Αφού εκτελέσετε όλες τις λειτουργίες που περιγράφονται παραπάνω, πρέπει να ελέγξετε εάν είναι δυνατή η σύνδεση άλλων ατόμων. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε την καρτέλα "Δεδομένα" και βρείτε το στοιχείο "Συνδέσεις" ακριβώς κάτω από αυτήν. Εάν κάνετε κλικ σε αυτό, θα μπορείτε να αλλάξετε συνδέσμους ή συνδέσμους. Εάν δεν υπάρχει αντίστοιχο κουμπί, τότε δεν υπάρχουν συσχετισμένα αρχεία.
Στη συνέχεια, ανοίγει η καρτέλα "Κατάσταση", με τη βοήθεια της οποίας μπορείτε να ελέγξετε τις συνδέσεις. Το γεγονός ότι όλα είναι καλά μπορεί να αναγνωριστεί από την παρουσία του κουμπιού "OK".
Το Excel σάς επιτρέπει επίσης να ανοίξετε ένα κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Office. Όταν εμφανιστεί το αναδυόμενο πλαίσιο, πρέπει να επιλέξουμε το στοιχείο «Άνοιγμα» και να επιλέξουμε το βιβλίο που θα χρησιμοποιηθεί για κοινή χρήση. Μετά από αυτό, κάντε ξανά κλικ στο κουμπί του Office και ανοίξτε το παράθυρο "Επιλογές Excel", το οποίο βρίσκεται στο κάτω μέρος.
Στην αριστερή πλευρά του παραθύρου που εμφανίζεται, θα μπορείτε να επιλέξετε μια κατηγορία ρυθμίσεων, αλλά μας ενδιαφέρει η πρώτη, η οποία περιέχει τις πιο γενικές παραμέτρους.
Στη συνέχεια, μεταβείτε στο στοιχείο "Προσωπική ρύθμιση", όπου πρέπει να καθορίσετε δεδομένα που σας επιτρέπουν να φιλτράρετε τους χρήστες - όνομα χρήστη, ψευδώνυμο.
Μετά την εκτέλεση αυτών των λειτουργιών, είναι δυνατή η επεξεργασία των πληροφοριών στο έγγραφο ή η προσθήκη ορισμένων δεδομένων. Μην ξεχάσετε να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας αφού τις κάνετε.
Αυτό μπορεί μερικές φορές να προκαλέσει προβλήματα κατά την αποθήκευση. Για παράδειγμα, η κοινή χρήση είναι διαθέσιμη μόνο για το πρώτο άνοιγμα και όταν προσπαθείτε να ανοίξετε το έγγραφο για δεύτερη φορά, το πρόγραμμα εκπέμπει ένα σφάλμα. Αυτό μπορεί να συμβεί για τους εξής λόγους:
- Εάν πολλοί συμμετέχοντες εισάγουν δεδομένα ταυτόχρονα στο ίδιο κελί. Ή οποιοδήποτε άλλο μέρος.
- Δημιουργία αρχείου καταγραφής αλλαγών που προκαλεί το μέγεθος του βιβλίου εργασίας. Αυτό οδηγεί σε προβλήματα.
- Ο χρήστης έχει αφαιρεθεί από την κοινή χρήση. Σε αυτήν την περίπτωση, η αποθήκευση των αλλαγών δεν θα λειτουργήσει μόνο στον υπολογιστή του.
- Ο πόρος του δικτύου είναι υπερφορτωμένος.
Για να διορθώσετε το πρόβλημα, πρέπει να ακολουθήσετε τα ακόλουθα βήματα:
- Διαγράψτε το αρχείο καταγραφής αλλαγών ή διαγράψτε περιττές πληροφορίες από αυτό.
- Καταργήστε τις περιττές πληροφορίες μέσα στο ίδιο το έγγραφο.
- Επανεκκινήστε την κοινή χρήση.
- Ανοίξτε ένα έγγραφο του Excel σε άλλο πρόγραμμα επεξεργασίας γραφείου και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε το ξανά σε μορφή xls.
Είναι αλήθεια ότι στις πρόσφατες εκδόσεις αυτό το σφάλμα δεν συμβαίνει τόσο συχνά όσο σε παλαιότερες.
Πώς να δείτε τη δραστηριότητα των μελών
Κατά τη διάρκεια της κοινής εργασίας, πρέπει να παρακολουθείτε συνεχώς, έτσι ώστε ένας από τους συμμετέχοντες να μην χαλάσει κάτι. Επομένως, πρέπει να μάθετε να κατανοείτε ποιες ενέργειες διαπράχθηκαν από έναν από αυτούς. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να εκτελέσετε τα παρακάτω βήματα.
- Μεταβείτε στην καρτέλα "Αναθεώρηση" και εκεί βρείτε το στοιχείο "Διορθώσεις". Στο μενού, επιλέξτε το στοιχείο "Επιλογή διορθώσεων".
6 - Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο στο οποίο μπορείτε να μάθετε ποιες αλλαγές έγιναν από τους χρήστες. Αυτή η λίστα δημιουργείται αυτόματα. Μπορείτε να επαληθεύσετε ότι αυτό όντως ισχύει κοιτάζοντας το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο αντίστοιχο στοιχείο σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου.
7 Σε αυτήν την περίπτωση, μόνο εκείνες οι αλλαγές που έχουν γίνει από την τελευταία αποθήκευση θα εμφανίζονται στη λίστα στην επάνω αριστερή γωνία. Αυτό γίνεται για λόγους ευκολίας, μπορείτε πάντα να βλέπετε παλαιότερες τροποποιήσεις στο περιοδικό.
- Σε κάθε συμμετέχοντα εκχωρείται ένα συγκεκριμένο χρώμα, με το οποίο μπορείτε να καταλάβετε ποιος έκανε τις αλλαγές. Οι ετικέτες βρίσκονται στην επάνω αριστερή γωνία. Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε την παρακολούθηση αλλαγών ανά ώρα, συγκεκριμένο χρήστη ή σε συγκεκριμένο εύρος, καθώς και να απενεργοποιήσετε την εμφάνιση τους.
8 - Όταν τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού πάνω από ένα κελί που έχει μια τέτοια ένδειξη, εμφανίζεται ένα μικρό μπλοκ από το οποίο μπορείτε να καταλάβετε ποιος έκανε τις αλλαγές.
9 - Για να κάνετε προσαρμογές στους κανόνες για την εμφάνιση διορθώσεων, πρέπει να επιστρέψετε στο παράθυρο ρυθμίσεων και, στη συνέχεια, να βρείτε το πεδίο "Κατά την ώρα", όπου μπορείτε να ορίσετε ένα σημείο εκκίνησης για την προβολή αλλαγών. Δηλαδή η ώρα από την οποία θα εμφανίζονται οι διορθώσεις. Μπορείτε να ορίσετε την περίοδο από την τελευταία αποθήκευση, να ορίσετε να εμφανίζονται όλες οι αλλαγές για πάντα, αποκλειστικά να μην προβάλλονται ή να καθορίσετε την ημερομηνία από την οποία θα εμφανίζονται.
10 - Μπορείτε επίσης να ελέγξετε την εμφάνιση των διορθώσεων που γίνονται μόνο από ένα συγκεκριμένο μέλος.
11 - Χρησιμοποιώντας το αντίστοιχο πεδίο, μπορείτε να ορίσετε το εύρος του φύλλου στο οποίο θα καταγράφονται οι ενέργειες της εντολής.
Μπορείτε επίσης να κάνετε άλλες αλλαγές επιλέγοντας τα κατάλληλα πλαίσια ελέγχου στα σωστά σημεία.
Ο κατάλογος των αλλαγών δεν είναι νεκρός. Ο κύριος χρήστης μπορεί να ελέγξει τις αλλαγές άλλων συμμετεχόντων, επιβεβαιώνοντας ή απορρίπτοντάς τις. Πως να το κάνεις?
- Μεταβείτε στην καρτέλα "Έλεγχος". Υπάρχει ένα μενού "Fixes" όπου ο χρήστης μπορεί να διαχειριστεί διορθώσεις. Στον αναδυόμενο πίνακα, πρέπει να επιλέξετε την επιλογή "Αποδοχή / απόρριψη διορθώσεων", μετά την οποία θα εμφανιστεί ένα παράθυρο στο οποίο εμφανίζονται οι διορθώσεις.
13 14 - Η επιλογή των επεξεργασιών μπορεί να πραγματοποιηθεί σύμφωνα με τα ίδια κριτήρια που περιγράφηκαν προηγουμένως: κατά χρόνο, από συγκεκριμένο χρήστη ή εντός συγκεκριμένου εύρους. Αφού ρυθμίσετε τις απαιτούμενες παραμέτρους, πατήστε το κουμπί OK.
- Στη συνέχεια, θα εμφανιστούν όλες οι προσαρμογές που πληρούν τις προϋποθέσεις που ορίστηκαν στο προηγούμενο βήμα. Μπορείτε να συμφωνήσετε με μια συγκεκριμένη τροποποίηση ή να την απορρίψετε κάνοντας κλικ στο κατάλληλο κουμπί στο κάτω μέρος του παραθύρου. Είναι επίσης δυνατή η ομαδική αποδοχή ή απόρριψη προσαρμογών.
15
Τώρα έχουν μείνει οι απαραίτητες προσαρμογές και αφαιρέθηκαν οι επιπλέον.
Πώς να αφαιρέσετε χρήστη από το αρχείο excel
Από καιρό σε καιρό καθίσταται απαραίτητο να αφαιρέσετε τους χρήστες από τη συν-συγγραφή. Μπορεί να υπάρχουν πολλοί λόγοι: τους δόθηκε μια άλλη εργασία, ο συμμετέχων άρχισε να κάνει αλλαγές από άλλον υπολογιστή και ούτω καθεξής. Η εφαρμογή αυτής της εργασίας στο Excel δεν είναι καθόλου δύσκολη.
Αρχικά, ανοίξτε την καρτέλα "Αναθεώρηση". Υπάρχει μια ομάδα "Αλλαγές", όπου υπάρχει μια επιλογή "Πρόσβαση στο βιβλίο".
Μετά από αυτό, το ίδιο παράθυρο που είδαμε νωρίτερα θα εμφανιστεί στην οθόνη. Μια λίστα με όλα τα άτομα που μπορούν να κάνουν αλλαγές στον πίνακα βρίσκεται στην καρτέλα Επεξεργασία. Για να αφαιρέσετε έναν χρήστη που δεν χρειαζόμαστε αυτή τη στιγμή, πρέπει να τον βρείτε σε αυτήν τη λίστα, να τον επιλέξετε πατώντας το αριστερό κουμπί του ποντικιού και να κάνετε κλικ στο κουμπί "Διαγραφή", που βρίσκεται παρακάτω.
Στη συνέχεια, το Excel θα προειδοποιήσει τον χρήστη ότι οι διορθώσεις που έγιναν από αυτόν τον συμμετέχοντα ενδέχεται να μην αποθηκευτούν εάν πραγματοποιεί αλλαγές στο βιβλίο εργασίας. Εάν συμφωνείτε, κάντε κλικ στο "OK" και ο χρήστης δεν θα είναι πλέον κοινόχρηστος.
Ο καλύτερος τρόπος για να περιορίσετε τη χρήση ενός κοινόχρηστου καθολικού είναι να αφαιρέσετε τον χρήστη. Εάν αυτό δεν είναι κατάλληλο, μπορείτε να ορίσετε το δικαίωμα προβολής ή επεξεργασίας του βιβλίου από έναν συγκεκριμένο συμμετέχοντα.
Τούτου λεχθέντος, είναι σημαντικό να θυμάστε ότι ορισμένοι περιορισμοί είναι ενσωματωμένοι στην κοινή χρήση από προεπιλογή. Έχουν περιγραφεί παραπάνω. Ας τα θυμόμαστε, γιατί η επανάληψη είναι η μητέρα της μάθησης.
- Απαγορεύεται η δημιουργία έξυπνων πινάκων που ενημερώνουν αυτόματα δεδομένα και έχουν πολλές άλλες δυνατότητες.
- Δεν μπορείτε να διαχειριστείτε σενάρια.
- Υπάρχει ένας ενσωματωμένος περιορισμός για τη διαγραφή φύλλων, τη σύνδεση ή την αποσύνδεση κελιών.
- Εκτελέστε όλες τις λειτουργίες σε δεδομένα XML. Με απλά λόγια, υπάρχουν περιορισμοί στη δόμηση μεγάλου όγκου δεδομένων, συμπεριλαμβανομένης της επεξεργασίας των συστοιχιών τους. Το XML είναι ένας από τους πιο ασαφείς τύπους αρχείων για αρχάριους, αλλά είναι πραγματικά πολύ απλός. Με αυτόν τον τύπο αρχείου, μπορείτε να μεταφέρετε δεδομένα πραγματοποιώντας μαζικές αλλαγές στο έγγραφο.
Με απλά λόγια, η από κοινού συγγραφή σάς επιτρέπει να εκτελείτε τυπικές λειτουργίες σε ένα έγγραφο, αλλά περισσότερες επαγγελματικές επιλογές είναι διαθέσιμες μόνο για ένα άτομο. Αυτό συμβαίνει επειδή οι ίδιες αλλαγές παρτίδας μακροεντολών ή XML είναι κάπως πιο δύσκολο να επαναφερθούν.
Η απενεργοποίηση της κοινής χρήσης και, στη συνέχεια, η εκ νέου ενεργοποίησή της είναι ένας άλλος τρόπος για να περιορίσετε το τι μπορούν να κάνουν οι χρήστες του Excel. Μπορείτε να κάνετε μόνοι σας τις απαραίτητες αλλαγές, στερώντας έτσι προσωρινά από άλλα άτομα την ευκαιρία να επεξεργαστούν κάτι.
Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να ακολουθήσετε αυτά τα βήματα.
- Ανοίξτε την καρτέλα "Επισκόπηση", μεταβείτε στο στοιχείο "Διορθώσεις" και επιλέξτε το στοιχείο "Επισήμανση αναθεωρήσεων" από το αναδυόμενο μενού.
- Μετά από αυτό, εμφανίζεται ένα παράθυρο στο οποίο πρέπει να καταργήσετε την επιλογή των πλαισίων δίπλα στα στοιχεία "Χρήστης" και "Στην περιοχή".
- Μετά από αυτό, εμφανίζεται ένα αρχείο καταγραφής αλλαγών, το οποίο είναι απαραίτητο για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων.
Μετά από αυτό, μπορείτε να απενεργοποιήσετε την κοινή χρήση. Για να το κάνετε αυτό, στην ίδια καρτέλα στην κορδέλα, επιλέξτε το στοιχείο "Πρόσβαση στο βιβλίο" και καταργήστε την επιλογή "Να επιτρέπεται σε πολλούς χρήστες να τροποποιούν το αρχείο".
Αυτό ήταν όλο, τώρα η κοινή χρήση είναι απενεργοποιημένη.
Επομένως, είναι πολύ εύκολο να ρυθμίσετε τη συν-συγγραφή στο Excel. Φυσικά, υπάρχουν ορισμένοι περιορισμοί που δεν σας επιτρέπουν να χρησιμοποιήσετε το έγγραφο στο έπακρο. Αλλά λύνονται πολύ απλά, αρκεί να απενεργοποιήσετε την κοινή χρήση για λίγο και στη συνέχεια να την ενεργοποιήσετε όταν έχουν γίνει οι απαραίτητες αλλαγές.