Δεν μπορείτε να διαχωρίσετε το κύριο από το δευτερεύον; Δεν μπορείτε να πείτε όχι στους συναδέλφους; Τότε είναι πιθανό να μείνετε στο γραφείο μέχρι αργά. Πώς να γίνεις αποτελεσματικός υπάλληλος, λέει ο δημοσιογράφος και αρθρογράφος του Psychologies Oliver Burkeman.
Όλοι οι ειδικοί και οι γκουρού της διαχείρισης χρόνου δεν κουράζονται να επαναλαμβάνουν τις ίδιες κύριες συμβουλές. Διαχωρίστε το σημαντικό από το ασήμαντο. Υπέροχη ιδέα, αλλά πιο εύκολο να το λες παρά να το κάνεις. Έστω και μόνο επειδή στη ζέστη των υποθέσεων, όλα φαίνονται εξαιρετικά σημαντικά. Λοιπόν, ή, ας πούμε, με κάποιο τρόπο διαχώρισες το σημαντικό από το ασήμαντο. Και τότε τηλεφωνεί το αφεντικό σας και σας ζητά να κάνετε κάποια επείγουσα εργασία. Προσπαθήστε να του πείτε ότι αυτό το έργο δεν είναι στη λίστα των κορυφαίων προτεραιοτήτων σας. Αλλά όχι, μην το δοκιμάσετε.
Αγκαλιάστε το απέραντο
Ο συγγραφέας με τις περισσότερες πωλήσεις του βιβλίου The XNUMX Habits of Highly Effective People Stephen Covey1 συνιστά την αναδιατύπωση της ερώτησης. Μόλις δεν βρεθεί το ασήμαντο στη ροή των υποθέσεων, τότε είναι απαραίτητο να διαχωρίσουμε το σημαντικό από το επείγον. Αυτό που, τουλάχιστον θεωρητικά, δεν μπορεί να γίνει, από το γεγονός ότι είναι απλά αδύνατο να μην γίνει.
Πρώτον, δίνει πραγματικά μια ευκαιρία για σωστή ιεράρχηση. Και δεύτερον, βοηθάει να επιστήσουμε την προσοχή σε ένα άλλο σημαντικό πρόβλημα - την έλλειψη χρόνου. Συχνά, η ιεράρχηση προτεραιοτήτων χρησιμεύει ως συγκάλυψη του δυσάρεστου γεγονότος ότι είναι απλώς αδύνατο να γίνει ολόκληρο το ποσό της απαραίτητης εργασίας εξ ορισμού. Και δεν θα φτάσετε ποτέ στα ασήμαντα. Εάν συμβαίνει αυτό, τότε το καλύτερο που έχετε να κάνετε είναι να είστε ειλικρινείς με τη διοίκησή σας και να εξηγήσετε ότι ο φόρτος εργασίας σας υπερβαίνει τις δυνατότητές σας.
«Για τους περισσότερους από εμάς, η πιο αποτελεσματική περίοδος είναι το πρωί. Ξεκινήστε τη μέρα και σχεδιάστε τα πιο δύσκολα πράγματα».
Ενέργεια αντί για σημασία
Μια άλλη χρήσιμη συμβουλή είναι να σταματήσετε να εξετάζετε τις περιπτώσεις ως προς τη σημασία τους. Αλλάξτε το ίδιο το σύστημα αξιολόγησης, εστιάζοντας όχι στη σημασία, αλλά στην ποσότητα ενέργειας που θα απαιτήσει η εφαρμογή τους. Για τους περισσότερους από εμάς, η πιο αποτελεσματική περίοδος είναι το πρωί. Επομένως, στην αρχή της ημέρας, θα πρέπει να προγραμματίσετε πράγματα που απαιτούν σοβαρή προσπάθεια και υψηλή συγκέντρωση. Στη συνέχεια, καθώς «αδυνατίζει η λαβή», μπορείτε να προχωρήσετε σε εργασίες λιγότερο ενεργοβόρες, είτε πρόκειται για ταξινόμηση αλληλογραφίας είτε για πραγματοποίηση των απαραίτητων κλήσεων. Αυτή η μέθοδος είναι απίθανο να εγγυηθεί ότι θα έχετε χρόνο για τα πάντα. Αλλά, τουλάχιστον, θα σας σώσει από καταστάσεις που πρέπει να αναλάβετε υπεύθυνα ζητήματα σε μια στιγμή που απλά δεν είστε έτοιμοι για αυτό.
Πτηνολογικό
Μια άλλη ενδιαφέρουσα σύσταση προέρχεται από τον ψυχολόγο Josh Davis.2. Προτείνει μια μέθοδο «ψυχολογικής αποστασιοποίησης». Προσπαθήστε να φανταστείτε ότι κοιτάτε τον εαυτό σας από ψηλά. Κλείστε τα μάτια σας και φανταστείτε. Βλέπεις αυτό το μικροσκοπικό ανθρωπάκι πολύ πιο κάτω; Εσύ είσαι. Και τι πιστεύεις από ύψος: σε τι πρέπει να επικεντρωθεί τώρα αυτό το ανθρωπάκι; Τι να κάνετε πρώτα; Σίγουρα ακούγεται περίεργο. Αλλά είναι πράγματι μια αποτελεσματική μέθοδος.
Και τέλος, το τελευταίο. Ξεχάστε την αξιοπιστία. Εάν οι συνάδελφοι (ή οι διευθυντές) ζητήσουν (ή διατάξουν) να αφήσουν τα πάντα στην άκρη και να συμμετάσχουν σε κάποιο σημαντικό έργο τους, μην βιαστείτε να γίνετε ηρωικοί. Αρχικά, βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοι και η διοίκηση έχουν πλήρη επίγνωση του τι θα μείνει χωρίς να γίνει ως αποτέλεσμα της αλλαγής σας. Μακροπρόθεσμα, το να μπορείτε να πείτε ναι στην πρώτη κλήση σε βάρος της δουλειάς που κάνετε δεν θα βελτιώσει στο ελάχιστο τη φήμη σας. Μάλλον το αντίθετο.
1 S. Covey «Οι επτά συνήθειες των εξαιρετικά αποτελεσματικών ανθρώπων. Ισχυρά Εργαλεία Προσωπικής Ανάπτυξης» (Alpina Publisher, 2016).
2 J. Davis «Two Awesome Hours: Science-Based Strategies to Racing Your Best Time and Get Your Important Work Done» (HarperOne, 2015).