Πώς να γεμίσετε κενά κελιά με κορυφαίες τιμές στο Excel

Αφού συμπληρώσετε έναν πίνακα Excel με συγκεκριμένες τιμές (τις περισσότερες φορές όταν προσθέτετε μια σειρά πληροφοριών), πολύ συχνά υπάρχουν κενά. Δεν θα παρεμποδίσουν την εξέταση του ίδιου του αρχείου εργασίας, ωστόσο, θα περιπλέξουν τις λειτουργίες ταξινόμησης, υπολογισμού δεδομένων, φιλτραρίσματος ορισμένων αριθμών, τύπων και συναρτήσεων. Για να λειτουργήσει το πρόγραμμα χωρίς δυσκολία, είναι απαραίτητο να μάθετε πώς να συμπληρώνετε τα κενά με τιμές από γειτονικά κελιά.

Πώς να επισημάνετε κενά κελιά σε ένα φύλλο εργασίας

Προτού αρχίσετε να σκέφτεστε πώς να γεμίζετε κενά κελιά σε ένα φύλλο εργασίας του Excel, πρέπει να μάθετε πώς να τα επιλέγετε. Αυτό είναι εύκολο να γίνει μόνο εάν το τραπέζι είναι μικρό. Ωστόσο, εάν το έγγραφο περιλαμβάνει έναν τεράστιο αριθμό κελιών, οι κενοί χώροι μπορούν να εντοπιστούν σε αυθαίρετα σημεία. Η μη αυτόματη επιλογή μεμονωμένων κελιών θα διαρκέσει πολύ, ενώ ορισμένα κενά διαστήματα μπορούν να παραβλεφθούν. Για εξοικονόμηση χρόνου, συνιστάται η αυτοματοποίηση αυτής της διαδικασίας μέσω των ενσωματωμένων εργαλείων του προγράμματος:

1. Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να επισημάνετε όλα τα κελιά του φύλλου εργασίας. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνο το ποντίκι ή να προσθέσετε τα πλήκτρα SHIFT, CTRL για επιλογή.
2. Μετά από αυτό, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων στο πληκτρολόγιο CTRL + G (άλλος τρόπος είναι το F5).
3. Ένα μικρό παράθυρο που ονομάζεται Μετάβαση σε θα πρέπει να εμφανιστεί στην οθόνη.
4. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επιλογή".

Για να επισημάνετε κελιά στον πίνακα, στην κύρια γραμμή εργαλείων, πρέπει να βρείτε τη λειτουργία «Εύρεση και επιλογή». Μετά από αυτό, θα εμφανιστεί ένα μενού περιβάλλοντος, από το οποίο πρέπει να επιλέξετε την επιλογή ορισμένων τιμών - τύπους, κελιά, σταθερές, σημειώσεις, ελεύθερα κελιά. Επιλέξτε τη λειτουργία «Επιλέξτε μια ομάδα κελιών. Στη συνέχεια, θα ανοίξει ένα παράθυρο ρυθμίσεων στο οποίο πρέπει να επιλέξετε το πλαίσιο δίπλα στην παράμετρο "Κενά κελιά". Για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί "OK".

Πώς να γεμίσετε κενά κελιά με μη αυτόματο τρόπο

Ο ευκολότερος τρόπος για να γεμίσετε κενά κελιά σε ένα φύλλο εργασίας με τιμές από τα επάνω κελιά είναι μέσω της συνάρτησης "Γέμισμα κενών κελιών", η οποία βρίσκεται στον πίνακα XLTools. Διαδικασία:

1. Πατήστε το κουμπί για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία «Γέμισμα κενών κελιών».
2. Θα πρέπει να ανοίξει ένα παράθυρο ρυθμίσεων. Μετά από αυτό, είναι απαραίτητο να επισημάνετε το εύρος των κελιών μεταξύ των οποίων είναι απαραίτητο να συμπληρώσετε τα κενά.
3. Αποφασίστε τη μέθοδο πλήρωσης – από τις διαθέσιμες επιλογές που πρέπει να επιλέξετε: αριστερά, δεξιά, πάνω, κάτω.
4. Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο "Κατάργηση συγχώνευσης κελιών".

Απομένει να πατήσετε το κουμπί "OK" έτσι ώστε τα κενά κελιά να γεμίσουν με τις απαιτούμενες πληροφορίες.

Σημαντικό! Ένα από τα χρήσιμα χαρακτηριστικά αυτής της συνάρτησης είναι η αποθήκευση των καθορισμένων τιμών. Χάρη σε αυτό, θα είναι δυνατή η επανάληψη της δράσης με το επόμενο εύρος κελιών χωρίς να ρυθμίσετε εκ νέου τη λειτουργία.

Διαθέσιμες τιμές για πλήρωση κενών κελιών

Υπάρχουν πολλές επιλογές για τη συμπλήρωση κενών κελιών σε ένα φύλλο εργασίας του Excel:

1. Συμπληρώστε προς τα αριστερά. Μετά την ενεργοποίηση αυτής της λειτουργίας, τα κενά κελιά θα γεμίσουν με δεδομένα από τα κελιά στα δεξιά.
2. Συμπληρώστε προς τα δεξιά. Αφού κάνετε κλικ σε αυτήν την τιμή, τα κενά κελιά θα γεμίσουν με πληροφορίες από τα κελιά στα αριστερά.
3. Γεμίσουν. Τα κελιά στην κορυφή θα γεμίσουν με δεδομένα από τα κελιά στο κάτω μέρος.
4. Γέμισμα κάτω. Η πιο δημοφιλής επιλογή για την πλήρωση κενών κελιών. Οι πληροφορίες από τα παραπάνω κελιά μεταφέρονται στα κελιά του παρακάτω πίνακα.

Η συνάρτηση «Γέμισμα κενών κελιών» αντιγράφει ακριβώς εκείνες τις τιμές (αριθμητικές, αλφαβητικές) που βρίσκονται στα γεμάτα κελιά. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένα χαρακτηριστικά εδώ:

1. Ακόμη και κατά την απόκρυψη ή τον αποκλεισμό ενός γεμάτου κελιού, οι πληροφορίες από αυτό θα μεταφερθούν σε ένα ελεύθερο κελί μετά την ενεργοποίηση αυτής της λειτουργίας.
2. Πολύ συχνά συμβαίνουν καταστάσεις όπου η τιμή για μεταφορά είναι μια συνάρτηση, ένας τύπος, μια σύνδεση με άλλα κελιά στο φύλλο εργασίας. Σε αυτήν την περίπτωση, το κενό κελί θα γεμίσει με την επιλεγμένη τιμή χωρίς να την αλλάξει.

Σημαντικό! Πριν ενεργοποιήσετε τη λειτουργία "Γέμισμα κενών κελιών", πρέπει να μεταβείτε στις ρυθμίσεις του φύλλου εργασίας, να δείτε αν υπάρχει προστασία. Εάν είναι ενεργοποιημένο, οι πληροφορίες δεν θα μεταφερθούν.

Γέμισμα κενών κελιών με τύπο

Ένας ευκολότερος και ταχύτερος τρόπος για να γεμίσετε κελιά σε έναν πίνακα δεδομένων από γειτονικά κελιά είναι η χρήση ενός ειδικού τύπου. Διαδικασία:

1. Σημειώστε όλα τα άδεια κελιά με τον τρόπο που περιγράφεται παραπάνω.
2. Επιλέξτε μια γραμμή για την εισαγωγή τύπων LMB ή πατήστε το κουμπί F
3. Εισαγάγετε το σύμβολο "=".

4. Μετά από αυτό, επιλέξτε το κελί που βρίσκεται παραπάνω. Ο τύπος πρέπει να υποδεικνύει το κελί από το οποίο θα αντιγραφούν οι πληροφορίες σε ένα ελεύθερο κελί.

Η τελευταία ενέργεια είναι να πατήσετε το συνδυασμό πλήκτρων "CTRL + Enter" έτσι ώστε ο τύπος να λειτουργεί για όλα τα ελεύθερα κελιά.

Σημαντικό! Δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι μετά την εφαρμογή αυτής της μεθόδου, όλα τα προηγουμένως ελεύθερα κελιά θα γεμίσουν με τύπους. Για να διατηρηθεί η σειρά στον πίνακα, συνιστάται η αντικατάστασή τους με αριθμητικές τιμές.

Γέμισμα κενών κελιών με μακροεντολή

Σε περίπτωση που πρέπει να συμπληρώνετε τακτικά κενά κελιά σε φύλλα εργασίας, συνιστάται να προσθέσετε μια μακροεντολή στο πρόγραμμα, να την χρησιμοποιήσετε αργότερα για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία επιλογής, συμπλήρωσης κενών κελιών. Συμπληρώστε τον κωδικό για τη μακροεντολή:

Sub Fill_Blanks()

    Για κάθε κελί στην επιλογή

        Αν IsEmpty(κελί) Τότε cell.Value = cell.Offset(-1, 0).Value

    Επόμενο κύτταρο

Τέλος Σε

Για να προσθέσετε μια μακροεντολή, πρέπει να εκτελέσετε διάφορες ενέργειες:

1. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων ALT+F
2. Αυτό θα ανοίξει το πρόγραμμα επεξεργασίας VBA. Επικολλήστε τον παραπάνω κώδικα σε ένα ελεύθερο παράθυρο.

Απομένει να κλείσετε το παράθυρο ρυθμίσεων, να εμφανίσετε το εικονίδιο μακροεντολής στον πίνακα γρήγορης πρόσβασης.

Συμπέρασμα

Μεταξύ των μεθόδων που περιγράφονται παραπάνω, πρέπει να επιλέξετε αυτή που ταιριάζει καλύτερα σε μια συγκεκριμένη κατάσταση. Η μη αυτόματη μέθοδος προσθήκης δεδομένων στις ελεύθερες θέσεις του φύλλου εργασίας είναι κατάλληλη για γενική εξοικείωση, εφάπαξ χρήση. Στο μέλλον, συνιστάται να κυριαρχήσετε τον τύπο ή να καταχωρήσετε μια μακροεντολή (αν η ίδια διαδικασία εκτελείται πολύ συχνά).