Πώς να ενεργοποιήσετε τον ορθογραφικό έλεγχο στο Excel

Όσοι εργάζονταν στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου MS Word έχουν δει πώς εμφανίζεται μια κόκκινη υπογράμμιση όταν οι λέξεις είναι ανορθόγραφες ή γίνεται τυπογραφικό λάθος. Δυστυχώς, στην εφαρμογή MS Excel, τέτοια λειτουργικότητα λείπει πολύ. Είναι σαφές ότι κάθε είδους συντομογραφίες, συντομογραφίες και άλλες ορθογραφίες λέξεων σε τροποποιημένη μορφή μπορούν να παραπλανήσουν το πρόγραμμα και αυτόματα θα δώσει λανθασμένα αποτελέσματα. Παρόλα αυτά, υπάρχει μια τέτοια λειτουργία και μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε.

Ορίστε την προεπιλεγμένη γλώσσα σε

Η αυτόματη διόρθωση τυπογραφικών και ορθογραφικών λέξεων είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή, αλλά το πρόγραμμα έχει προβλήματα διαφορετικής σειράς. Κατά τον έλεγχο εγγράφων σε αυτόματη λειτουργία, σε 9 στις 10 περιπτώσεις, το πρόγραμμα αντιδρά σε λανθασμένα γραμμένους αγγλικούς όρους. Γιατί συμβαίνει αυτό και πώς να το διορθώσετε, ας προσπαθήσουμε να το καταλάβουμε περαιτέρω:

1. Στο επάνω μέρος του πίνακα, κάντε κλικ στο κουμπί "Αρχείο" και ακολουθήστε τον σύνδεσμο "Επιλογές".

2. Επιλέξτε "Γλώσσα" από τη λίστα στα αριστερά.
3. Το επόμενο παράθυρο ρυθμίσεων γλώσσας έχει δύο ρυθμίσεις. Στην πρώτη "Επιλογή γλωσσών επεξεργασίας" μπορείτε να δείτε ότι έχει οριστεί από προεπιλογή.

Εάν, για κάποιο λόγο, προτιμάτε τα Αγγλικά (ΗΠΑ) για να εργαστείτε με έγγραφα, τότε πρέπει να κάνετε μια αντικατάσταση ενεργοποιώντας τη γραμμή με την προτίμηση γλώσσας και κάντε κλικ στο κουμπί "Προεπιλογή" που ανάβει.

4. Στη συνέχεια, πηγαίνουμε στο στοιχείο "Επιλογή γλωσσών για τη διεπαφή και τη βοήθεια". Εδώ, από προεπιλογή, όπως μπορείτε να δείτε, η διεπαφή έχει οριστεί στη γλώσσα των Microsoft Windows και για αναφορά στη γλώσσα διεπαφής.

5. Είναι απαραίτητο να γίνει αντικατάσταση για . Μπορείτε να το κάνετε με έναν από τους παρακάτω τρόπους: κάντε κλικ στη γραμμή "" και κάντε κλικ στο κουμπί "Προεπιλογή" παρακάτω ή κάντε κλικ στο ενεργό κουμπί με το κάτω βέλος.
6. Απομένει μόνο να συμφωνήσετε κάνοντας κλικ στο "OK". Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο με μια σύσταση για επανεκκίνηση του προγράμματος για να τεθούν σε ισχύ οι αλλαγές. Συμφωνούμε και κάνουμε επανεκκίνηση σε χειροκίνητη λειτουργία.

Μετά την επανεκκίνηση, το πρόγραμμα θα πρέπει να κάνει αυτόματα την κύρια γλώσσα.

Τι χρειάζεστε για να ενεργοποιήσετε την ορθογραφία στο Excel

Αυτή η ρύθμιση δεν έχει ολοκληρωθεί και πρέπει να εκτελέσετε μερικά ακόμη βήματα:

• Στην εφαρμογή που ξεκίνησε πρόσφατα, μεταβείτε ξανά στο "Αρχείο" και ανοίξτε τις "Επιλογές".
• Στη συνέχεια, μας ενδιαφέρει το εργαλείο ορθογραφίας. Ενεργοποιήστε το άνοιγμα του παραθύρου κάνοντας κλικ στη γραμμή LMB.
• Βρίσκουμε τη γραμμή “AutoCorrect Options…” και κάνουμε κλικ πάνω της LMB.

• Πηγαίνουμε στο παράθυρο που ανοίγει, όπου πρέπει να ενεργοποιήσετε τη στήλη "AutoCorrect" (κατά κανόνα, ενεργοποιείται όταν ανοίγει το παράθυρο).
• Στην επικεφαλίδα "Εμφάνιση κουμπιών για επιλογές αυτόματης διόρθωσης" βρίσκουμε τη λειτουργικότητα που περιλαμβάνεται. Εδώ, για την ευκολία της εργασίας με πίνακες, συνιστάται να απενεργοποιήσετε πολλές λειτουργίες, για παράδειγμα, "Κάντε τα πρώτα γράμματα των προτάσεων με κεφαλαία" και "Γράψτε ονόματα ημερών με κεφαλαίο γράμμα".

Εξήγηση από τον ειδικό! Δεδομένου ότι η γλώσσα δεν προβλέπει τη σύνταξη των ημερών της εβδομάδας με κεφαλαίο γράμμα, μπορείτε να καταργήσετε την επιλογή αυτής της γραμμής. Αξίζει επίσης να σημειωθεί ότι η χρήση κεφαλαίων στα πρώτα γράμματα μιας πρότασης δεν έχει νόημα, καθώς η εργασία με πίνακες περιλαμβάνει συνεχείς συντομογραφίες. Εάν αφήσετε ένα σημάδι επιλογής σε αυτό το στοιχείο, τότε μετά από κάθε σημείο της συντομευμένης λέξης, το πρόγραμμα θα αντιδράσει και θα διορθώσει την ανορθόγραφη λέξη.

Κατεβαίνουμε παρακάτω και βλέπουμε ότι σε αυτό το παράθυρο διεπαφής υπάρχει επίσης μια λίστα με λέξεις αυτόματης διόρθωσης. Στην αριστερή πλευρά, προτείνονται παραλλαγές λέξεων με λάθος ορθογραφία και στη δεξιά, επιλογές για τη διόρθωσή τους. Φυσικά, αυτή η λίστα δεν μπορεί να ονομαστεί πλήρης, αλλά οι κύριες λέξεις με ορθογραφικά λάθη υπάρχουν σε αυτήν τη λίστα.

Στο επάνω μέρος υπάρχουν πεδία για την εισαγωγή λέξεων για αναζήτηση. Για παράδειγμα, ας γράψουμε "μηχανή". Το πρόγραμμα θα προτείνει αυτόματα μια λέξη για αυτόματη διόρθωση στο αριστερό πεδίο. Στην περίπτωσή μας, αυτή είναι η «μηχανή». Είναι επίσης πιθανό η λέξη να μην υπάρχει στο προτεινόμενο λεξικό. Στη συνέχεια, θα χρειαστεί να εισαγάγετε τη σωστή ορθογραφία με μη αυτόματο τρόπο και να κάνετε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη" παρακάτω. Αυτό ολοκληρώνει τις ρυθμίσεις και μπορείτε να προχωρήσετε στην εκκίνηση του αυτόματου ορθογραφικού ελέγχου στο Excel.

Εκτελέστε τον αυτόματο ορθογραφικό έλεγχο

Μετά τη σύνταξη του πίνακα και την καταγραφή όλων των απαιτούμενων πληροφοριών, καθίσταται απαραίτητος ο ορθογραφικός έλεγχος του κειμένου. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να εκτελέσετε την ακόλουθη λίστα ενεργειών:

• Εάν πρέπει να ελέγξετε μόνο μέρος του κειμένου, επιλέξτε αυτό που πρέπει να ελεγχθεί. Διαφορετικά, δεν χρειάζεται να επισημάνετε το κείμενο.
• Στην κορυφή του προγράμματος, βρείτε το εργαλείο κριτικής.
• Στη συνέχεια, στο στοιχείο "Ορθογραφία", βρείτε το κουμπί "Ορθογραφία" και κάντε κλικ σε αυτό με LMB.

• Θα ανοίξει ένα παράθυρο όπου θα σας ζητηθεί να συνεχίσετε τον ορθογραφικό έλεγχο από την αρχή του φύλλου. Κάντε κλικ στο κουμπί «Ναι».
• Αφού το εργαλείο βρει μια ανορθόγραφη λέξη, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου με τη λέξη που το πρόγραμμα πιστεύει ότι ήταν ανορθόγραφη.

• Στην ενότητα "Επιλογές", επιλέξτε τη σωστή λέξη και κάντε κλικ στο "Αντικατάσταση" εάν υπάρχει μόνο μία τέτοια λέξη στο κείμενο ή "Αντικατάσταση όλων" εάν είναι πιθανό η επιλεγμένη λέξη να εμφανίζεται πολλές φορές.

Σημείωση από ειδικό! Δώστε επίσης προσοχή σε άλλα αντικείμενα που βρίσκονται στα δεξιά. Εάν είστε βέβαιοι ότι η λέξη είναι γραμμένη σωστά, τότε πρέπει να επιλέξετε "Παράλειψη" ή "Παράλειψη όλων". Επίσης, εάν είστε βέβαιοι ότι η λέξη είναι ανορθόγραφη, μπορείτε να εκτελέσετε το "AutoCorrect". Σε αυτήν την περίπτωση, το πρόγραμμα θα αλλάξει αυτόματα όλες τις λέξεις από μόνο του. Υπάρχει ένα ακόμη στοιχείο "Προσθήκη στο λεξικό". Είναι απαραίτητο να προσθέτετε μόνοι σας λέξεις που μπορεί συχνά να γράφετε λάθος.

Συμπέρασμα

Όσο ειδικός κι αν είσαι, δεν μπορείς ποτέ να είσαι απόλυτα σίγουρος για την ορθότητα του γραπτού κειμένου. Ο ανθρώπινος παράγοντας περιλαμβάνει την υπόθεση διαφόρων ειδών σφαλμάτων. Ειδικά για αυτήν την περίπτωση, το MS Excel προσφέρει ένα εργαλείο ορθογραφικού ελέγχου, εκτελώντας το οποίο μπορείτε να διορθώσετε λέξεις με ορθογραφικά λάθη.