Αυτό το μέρος του σεμιναρίου περιγράφει λεπτομερώς τον τρόπο δημιουργίας ενός Συγκεντρωτικού Πίνακα στο Excel. Αυτό το άρθρο γράφτηκε για το Excel 2007 (καθώς και για νεότερες εκδόσεις). Οδηγίες για παλαιότερες εκδόσεις του Excel μπορείτε να βρείτε σε ξεχωριστό άρθρο: Πώς να δημιουργήσετε έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα στο Excel 2003;
Για παράδειγμα, εξετάστε τον παρακάτω πίνακα, ο οποίος περιέχει δεδομένα πωλήσεων για μια εταιρεία για το πρώτο τρίμηνο του 2016:
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ημερομηνία | Τιμολόγιο Κωδ | Ποσό | Αντιπρόσωπος Πωλήσεων. | Περιοχή |
| 2 | 01/01/2016 | 2016 - 0001 | $ 819 | Barnes | Βόρειος |
| 3 | 01/01/2016 | 2016 - 0002 | $ 456 | Καστανό | Νότος |
| 4 | 01/01/2016 | 2016 - 0003 | $ 538 | Jones | Νότος |
| 5 | 01/01/2016 | 2016 - 0004 | $ 1,009 | Barnes | Βόρειος |
| 6 | 01/02/2016 | 2016 - 0005 | $ 486 | Jones | Νότος |
| 7 | 01/02/2016 | 2016 - 0006 | $ 948 | Σιδεράς | Βόρειος |
| 8 | 01/02/2016 | 2016 - 0007 | $ 740 | Barnes | Βόρειος |
| 9 | 01/03/2016 | 2016 - 0008 | $ 543 | Σιδεράς | Βόρειος |
| 10 | 01/03/2016 | 2016 - 0009 | $ 820 | Καστανό | Νότος |
| 11 | ... | ... | ... | ... | ... |
Αρχικά, ας δημιουργήσουμε έναν πολύ απλό συγκεντρωτικό πίνακα που θα δείχνει τις συνολικές πωλήσεις καθενός από τους πωλητές σύμφωνα με τον παραπάνω πίνακα. Για να το κάνετε αυτό, κάντε τα εξής:
- Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί από το εύρος δεδομένων ή ολόκληρο το εύρος που θα χρησιμοποιηθεί στον συγκεντρωτικό πίνακα.ΠΡΟΣΟΧΉ: Εάν επιλέξετε ένα κελί από μια περιοχή δεδομένων, το Excel θα εντοπίσει αυτόματα και θα επιλέξει ολόκληρη την περιοχή δεδομένων για τον Συγκεντρωτικό Πίνακα. Προκειμένου το Excel να επιλέξει σωστά μια περιοχή, πρέπει να πληρούνται οι ακόλουθες προϋποθέσεις:
- Κάθε στήλη στην περιοχή δεδομένων πρέπει να έχει το δικό της μοναδικό όνομα.
- Τα δεδομένα δεν πρέπει να περιέχουν κενές γραμμές.
- Κάνοντας κλικ στο κουμπί συνοπτικό πίνακα (Συγκεντρωτικός Πίνακας) στην ενότητα πίνακες καρτέλα (Πίνακες). Κύριο θέμα (Εισαγωγή) Κορδέλες μενού Excel.
- Στην οθόνη θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου. Δημιουργήστε έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα (Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα) όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.
Βεβαιωθείτε ότι το επιλεγμένο εύρος ταιριάζει με το εύρος των κελιών που πρέπει να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία του Συγκεντρωτικού Πίνακα. Εδώ μπορείτε επίσης να καθορίσετε πού πρέπει να εισαχθεί ο συγκεντρωτικός πίνακας που δημιουργήθηκε. Μπορείτε να επιλέξετε ένα υπάρχον φύλλο για να εισαγάγετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα σε αυτό ή την επιλογή – Σε νέο φύλλο (Νέο φύλλο εργασίας). Κάντε κλικ OK. - Θα εμφανιστεί ένας κενός συγκεντρωτικός πίνακας, καθώς και ένας πίνακας Πεδία συγκεντρωτικού πίνακα (Λίστα Πεδίων Συγκεντρωτικού Πίνακα) με πολλαπλά πεδία δεδομένων. Σημειώστε ότι αυτές είναι οι κεφαλίδες από το αρχικό φύλλο δεδομένων.
- Σε πάνελ Πεδία συγκεντρωτικού πίνακα (Λίστα πεδίων συγκεντρωτικού πίνακα):
- drag and drop ' Αντιπρόσωπος Πωλήσεων. προς την περιοχή Γραμμές (Ετικέτες σειρών);
- drag and drop ' Ποσό в Οι αξίες (Αξίες);
- Ελέγχουμε: in Οι αξίες Οι (αξίες) πρέπει να είναι μια τιμή Πεδίο ποσού Ποσό (Άθροισμα Ποσού), а не Ποσό ανά πεδίο Ποσό (Αριθμός Ποσού).
Σε αυτό το παράδειγμα, η στήλη Ποσό περιέχει αριθμητικές τιμές, άρα η περιοχή Σ Αξίες Οι (Τιμές Σ) θα επιλεγούν από προεπιλογή Πεδίο ποσού Ποσό (Άθροισμα Ποσού). Αν σε στήλη Ποσό θα περιέχει μη αριθμητικές ή κενές τιμές, τότε μπορεί να επιλεγεί ο προεπιλεγμένος συγκεντρωτικός πίνακας Ποσό ανά πεδίο Ποσό (Αριθμός Ποσού). Εάν συμβεί αυτό, τότε μπορείτε να αλλάξετε την ποσότητα στην ποσότητα ως εξής:
- Στο Σ Αξίες (Σ Τιμές) κάντε κλικ στο Ποσό ανά πεδίο Ποσό (Count of Amount) και ορίστε την επιλογή Επιλογές πεδίου τιμής (Ρυθμίσεις πεδίου τιμής);
- Στην καρτέλα Για προχωρημένους Επιχείρηση (Σύνοψη τιμών κατά) επιλέξτε μια λειτουργία Άθροισμα (Αθροισμα);
- Περισσότερα OK.
Βεβαιωθείτε ότι το επιλεγμένο εύρος ταιριάζει με το εύρος των κελιών που πρέπει να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία του Συγκεντρωτικού Πίνακα. Εδώ μπορείτε επίσης να καθορίσετε πού πρέπει να εισαχθεί ο συγκεντρωτικός πίνακας που δημιουργήθηκε. Μπορείτε να επιλέξετε ένα υπάρχον φύλλο για να εισαγάγετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα σε αυτό ή την επιλογή – Σε νέο φύλλο (Νέο φύλλο εργασίας). Κάντε κλικ OK.
Ο Συγκεντρωτικός Πίνακας θα συμπληρωθεί με τα σύνολα πωλήσεων για κάθε πωλητή, όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα.
Εάν θέλετε να εμφανίσετε όγκους πωλήσεων σε νομισματικές μονάδες, πρέπει να μορφοποιήσετε τα κελιά που περιέχουν αυτές τις τιμές. Ο ευκολότερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να επισημάνετε τα κελιά των οποίων τη μορφή θέλετε να προσαρμόσετε και να επιλέξετε τη μορφή Νομισματικός ενότητα (Νόμισμα). αριθμός καρτέλα (Αριθμός). Αρχική (Αρχική) Κορδέλες μενού Excel (όπως φαίνεται παρακάτω).
Ως αποτέλεσμα, ο συγκεντρωτικός πίνακας θα μοιάζει με αυτό:
- συγκεντρωτικός πίνακας πριν από τη ρύθμιση μορφής αριθμού
- συγκεντρωτικός πίνακας μετά τη ρύθμιση της μορφής νομίσματος
Λάβετε υπόψη ότι η προεπιλεγμένη μορφή νομίσματος εξαρτάται από τις ρυθμίσεις του συστήματος.
Προτεινόμενοι Συγκεντρωτικοί Πίνακες στις πιο πρόσφατες εκδόσεις του Excel
Σε πρόσφατες εκδόσεις του Excel (Excel 2013 ή νεότερη έκδοση), στο Κύριο θέμα Υπάρχει κουμπί (Εισαγωγή). Προτεινόμενοι συγκεντρωτικοί πίνακες (Προτεινόμενοι Συγκεντρωτικοί Πίνακες). Με βάση τα επιλεγμένα δεδομένα πηγής, αυτό το εργαλείο προτείνει πιθανές μορφές συγκεντρωτικού πίνακα. Μπορείτε να δείτε παραδείγματα στον ιστότοπο του Microsoft Office.