Πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο γραφικών από ένα γράφημα του Excel ή να το εξαγάγετε σε Word ή PowerPoint

Αφού διαβάσετε αυτό το άρθρο, θα μάθετε πώς να δημιουργείτε ένα ξεχωριστό αρχείο γραφικών (.png, .jpg, .bmp ή άλλη μορφή) από ένα γράφημα στο Excel ή να το εξάγετε, για παράδειγμα, σε ένα έγγραφο του Word ή μια παρουσίαση PowerPoint.

Το Microsoft Excel είναι μια από τις πιο ισχυρές εφαρμογές ανάλυσης δεδομένων. Στο οπλοστάσιό του υπάρχουν πολλά εργαλεία και λειτουργίες για την οπτικοποίηση αυτών των δεδομένων. Τα γραφήματα (ή γραφήματα) είναι ένα τέτοιο εργαλείο. Για να δημιουργήσετε ένα γράφημα στο Excel, απλά πρέπει να επιλέξετε τα δεδομένα και να κάνετε κλικ στο εικονίδιο του γραφήματος στην αντίστοιχη ενότητα μενού.

Αλλά, μιλώντας για τα πλεονεκτήματα, είναι απαραίτητο να αναφέρουμε τις αδυναμίες. Δυστυχώς, δεν υπάρχει εύκολος τρόπος στο Excel για να αποθηκεύσετε ένα γράφημα ως εικόνα ή να το εξαγάγετε σε άλλο έγγραφο. Θα ήταν υπέροχο αν μπορούσαμε απλώς να κάνουμε δεξί κλικ στο γράφημα και να δούμε μια εντολή όπως Αποθήκευση ως σχέδιο or εξαγωγή. Αλλά, αφού η Microsoft δεν φρόντισε να δημιουργήσει τέτοιες λειτουργίες για εμάς, τότε θα καταλήξουμε σε κάτι μόνοι μας.

Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξω 4 τρόπους για να αποθηκεύσετε ένα γράφημα Excel ως εικόνα που μπορείτε αργότερα να επικολλήσετε σε άλλα έγγραφα του Office, συμπεριλαμβανομένων του Word και του PowerPoint, ή να το χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε ελκυστικά infographics.

  • Αντιγράψτε το διάγραμμα σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας γραφικών και αποθηκεύστε το ως εικόνα
  • Εξαγωγή γραφήματος από το Excel σε Word ή PowerPoint
  • Αποθηκεύστε όλα τα γραφήματα βιβλίων εργασίας του Excel ως εικόνες
  • Αποθήκευση γραφήματος ως εικόνα με χρήση μακροεντολής VBA

Αντιγράψτε το διάγραμμα σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας γραφικών και αποθηκεύστε το ως εικόνα

Μια φίλη μου μοιράστηκε κάποτε ένα μυστικό μαζί μου: συνήθως αντιγράφει τα γραφήματα της από το Excel στο Paint. Δημιουργεί ένα γράφημα και απλώς πατάει ένα πλήκτρο PrintScreen, στη συνέχεια ανοίγει το Paint και επικολλά το στιγμιότυπο οθόνης. Μετά από αυτό, περικόπτει τις ανεπιθύμητες περιοχές της εικόνας και αποθηκεύει την υπόλοιπη εικόνα σε ένα αρχείο. Αν έχετε κάνει το ίδιο μέχρι τώρα, τότε μάλλον ξεχάστε το και μην ξαναχρησιμοποιήσετε αυτήν την παιδική μέθοδο! Θα ενεργήσουμε πιο γρήγορα και πιο έξυπνα! 🙂

Για παράδειγμα, στο Excel 2010, δημιούργησα ένα όμορφο γράφημα πίτας XNUMX-D που εμφανίζει δεδομένα σχετικά με τα δημογραφικά στοιχεία των επισκεπτών του ιστότοπού μας και τώρα θέλω να εξαγάγω αυτό το γράφημα από το Excel ως εικόνα. Ας το κάνουμε μαζί:

  1. Κάντε δεξί κλικ στην περιοχή του γραφήματος και κάντε κλικ αντίγραφο (Αντίγραφο). Δεν χρειάζεται να κάνετε κλικ στο ίδιο το γράφημα, καθώς αυτό θα επιλέξει μεμονωμένα στοιχεία και όχι ολόκληρο το διάγραμμα και την εντολή αντίγραφο (Αντιγραφή) δεν θα εμφανιστεί.
  2. Ανοίξτε το Paint και επικολλήστε το γράφημα χρησιμοποιώντας το εικονίδιο Κύριο θέμα καρτέλα (Επικόλληση). Αρχική (Σπίτι) και πατώντας Ctrl + V.Πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο γραφικών από ένα γράφημα του Excel ή να το εξαγάγετε σε Word ή PowerPoint
  3. Τώρα μένει μόνο να αποθηκεύσετε το διάγραμμα ως αρχείο γραφικών. Κάντε κλικ Αποθήκευση ως (Αποθήκευση ως) και επιλέξτε μία από τις προτεινόμενες μορφές (.png, .jpg, .bmp ή .gif). Εάν θέλετε να επιλέξετε διαφορετική μορφή, κάντε κλικ Άλλες μορφές (Άλλες μορφές) στο τέλος της λίστας.Πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο γραφικών από ένα γράφημα του Excel ή να το εξαγάγετε σε Word ή PowerPoint

Δεν γίνεται πιο εύκολο! Για να αποθηκεύσετε ένα γράφημα Excel με αυτόν τον τρόπο, οποιοσδήποτε επεξεργαστής γραφικών θα το κάνει.

Εξαγωγή γραφήματος από το Excel σε Word ή PowerPoint

Εάν χρειάζεται να εξαγάγετε ένα γράφημα από το Excel σε κάποια άλλη εφαρμογή του Office, όπως το Word, το PowerPoint ή το Outlook, ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι μέσω του προχείρου.

  1. Αντιγράψτε το γράφημα από το Excel όπως στο προηγούμενο παράδειγμα Βήμα 1.
  2. Σε ένα έγγραφο του Word ή μια παρουσίαση του PowerPoint, κάντε κλικ στο σημείο που θέλετε να εισαγάγετε το γράφημα και κάντε κλικ Ctrl + V. Ή αντί να πατήσετε Ctrl + V, κάντε δεξί κλικ οπουδήποτε στο έγγραφο και μια ολόκληρη σειρά πρόσθετων επιλογών θα ανοίξει μπροστά σας στην ενότητα Επιλογές επικόλλησης (Επιλογές επικόλλησης).Πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο γραφικών από ένα γράφημα του Excel ή να το εξαγάγετε σε Word ή PowerPoint

Το κύριο πλεονέκτημα αυτής της μεθόδου είναι ότι με αυτόν τον τρόπο ένα πλήρως λειτουργικό γράφημα του Excel εξάγεται σε άλλο αρχείο και όχι απλώς σε μια εικόνα. Το γράφημα θα παραμείνει συνδεδεμένο με το αρχικό φύλλο Excel και θα ενημερώνεται αυτόματα όταν αλλάξουν τα δεδομένα σε αυτό το φύλλο Excel. Αυτό σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να αντιγράψετε και να επικολλήσετε ξανά το γράφημα με κάθε αλλαγή στα δεδομένα που χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία του.

Αποθηκεύστε ένα γράφημα στο Word και το PowerPoint ως εικόνα

Στις εφαρμογές του Office 2007, 2010 και 2013, ένα γράφημα Excel μπορεί να αντιγραφεί ως εικόνα. Σε αυτήν την περίπτωση, θα συμπεριφέρεται σαν μια κανονική εικόνα και δεν θα ενημερωθεί. Για παράδειγμα, ας εξάγουμε ένα γράφημα του Excel σε ένα έγγραφο του Word 2010.

  1. Σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel, αντιγράψτε το γράφημα, μετά ανοίξτε ένα έγγραφο του Word, τοποθετήστε τον κέρσορα στο σημείο που θέλετε να επικολλήσετε το γράφημα και κάντε κλικ στο μικρό μαύρο βέλος στο κάτω μέρος του κουμπιού Κύριο θέμα (Επικόλληση), που βρίσκεται στην καρτέλα Αρχική (Σπίτι).Πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο γραφικών από ένα γράφημα του Excel ή να το εξαγάγετε σε Word ή PowerPoint
  2. Στο μενού που ανοίγει, μας ενδιαφέρει το στοιχείο Επικόλληση ειδική (Ειδική επικόλληση) – Υποδεικνύεται με ένα βέλος στο παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης. Κάντε κλικ σε αυτό – θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου με το ίδιο όνομα με μια λίστα διαθέσιμων μορφών γραφικών, συμπεριλαμβανομένων των Bitmap (bitmap), GIF, PNG και JPEG.Πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο γραφικών από ένα γράφημα του Excel ή να το εξαγάγετε σε Word ή PowerPoint
  3. Επιλέξτε τη μορφή που θέλετε και κάντε κλικ OK.

Πιθανότατα εργαλείο Επικόλληση ειδική Το (Paste Special) είναι επίσης διαθέσιμο σε προηγούμενες εκδόσεις του Office, αλλά εκείνη τη στιγμή δεν το χρησιμοποιούσα, οπότε δεν θα πω 🙂

Αποθηκεύστε όλα τα γραφήματα βιβλίων εργασίας του Excel ως εικόνες

Οι μέθοδοι που μόλις συζητήσαμε είναι χρήσιμες όταν πρόκειται για μικρό αριθμό διαγραμμάτων. Τι γίνεται όμως αν χρειαστεί να αντιγράψετε όλα τα γραφήματα από ένα βιβλίο εργασίας του Excel; Εάν αντιγράψετε και επικολλήσετε καθένα από αυτά ξεχωριστά, μπορεί να χρειαστεί πολύς χρόνος. Σπεύδω να σας ευχαριστήσω – δεν χρειάζεται να το κάνετε αυτό! Υπάρχει ένας τρόπος να αποθηκεύσετε όλα τα γραφήματα από ένα βιβλίο εργασίας του Excel ταυτόχρονα.

  1. Όταν ολοκληρώσετε τη δημιουργία γραφημάτων στο βιβλίο εργασίας σας, κάντε κλικ στο Αρχεία (Αρχείο) και κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση ως (Αποθήκευση ως).
  2. Θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση εγγράφου (Αποθήκευση ως). Στην αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος αρχείου (Αποθήκευση ως τύπος) επιλέξτε Web-страница (Ιστοσελίδα, *.htm, *.html). Ελέγξτε το επίσης στην ενότητα Αποθήκευση Επιλέχθηκε η επιλογή (Αποθήκευση). Ολόκληρο το βιβλίο (Ολόκληρο το βιβλίο εργασίας) όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης:Πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο γραφικών από ένα γράφημα του Excel ή να το εξαγάγετε σε Word ή PowerPoint
  3. Επιλέξτε ένα φάκελο για να αποθηκεύσετε αρχεία και κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση (Σώσει).

Στον επιλεγμένο φάκελο μαζί με τα αρχεία . Html όλα τα γραφήματα που περιέχονται στο βιβλίο εργασίας του Excel ως αρχεία θα αντιγραφούν . Png. Το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης δείχνει τα περιεχόμενα του φακέλου όπου αποθηκεύσα το βιβλίο εργασίας μου. Το βιβλίο εργασίας μου στο Excel αποτελείται από τρία φύλλα με ένα γράφημα στο καθένα – και στον φάκελο που επέλεξα, βλέπουμε τρία γραφήματα αποθηκευμένα ως αρχεία γραφικών . Png.

Πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο γραφικών από ένα γράφημα του Excel ή να το εξαγάγετε σε Word ή PowerPoint

Όπως γνωρίζετε, το PNG είναι μια από τις καλύτερες μορφές συμπίεσης εικόνας στην οποία δεν υπάρχει απώλεια ποιότητας. Εάν προτιμάτε να χρησιμοποιείτε άλλες μορφές εικόνας, μετατρέψτε τις σε .jpg, . Gif, .bmp ή οποιοδήποτε άλλο δεν θα είναι δύσκολο.

Αποθήκευση γραφήματος ως εικόνα με χρήση μακροεντολής VBA

Εάν χρειάζεται συχνά να εξάγετε γραφήματα Excel ως εικόνες, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε αυτήν την εργασία χρησιμοποιώντας μια μακροεντολή VBA. Ευτυχώς, υπάρχουν πολλές τέτοιες μακροεντολές ήδη γραμμένες, οπότε δεν χρειάζεται να εφεύρουμε ξανά τον τροχό 🙂

Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δοκιμασμένη και αληθινή λύση που δημοσιεύτηκε από τον John Peltier στο ιστολόγιό του. Η μακροεντολή του είναι πολύ απλή:

ActiveChart.Export "D:My ChartsSpecialChart.png"

Αυτή η γραμμή κώδικα δημιουργεί ένα αρχείο γραφικών στον συγκεκριμένο φάκελο . Png και εξάγει το διάγραμμα σε αυτό. Μπορείτε να δημιουργήσετε την πρώτη σας μακροεντολή αυτή τη στιγμή με 4 εύκολα βήματα, ακόμα κι αν δεν το έχετε ξανακάνει στη ζωή σας.

Πριν ξεκινήσετε τη σύνταξη μιας μακροεντολής, προετοιμάστε έναν φάκελο για εξαγωγή γραφήματος. Στην περίπτωσή μας, αυτός θα είναι ο φάκελος Τα γραφήματα μου στο δίσκο D. Ολοκληρώθηκαν, λοιπόν, όλες οι προετοιμασίες, ας κάνουμε το macro.

  1. Στο βιβλίο εργασίας του Excel, ανοίξτε την καρτέλα προγραμματιστή (Προγραμματιστής) και στην ενότητα Κώδικας (Κωδικός) κάντε κλικ στο εικονίδιο Μακροεντολές (Μακροεντολές).Πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο γραφικών από ένα γράφημα του Excel ή να το εξαγάγετε σε Word ή PowerPoint

Σημείωση: Εάν δημιουργήσετε μια μακροεντολή για πρώτη φορά, τότε, πιθανότατα, η καρτέλα προγραμματιστή (Προγραμματιστής) θα είναι κρυφό. Σε αυτήν την περίπτωση, μεταβείτε στην καρτέλα Αρχεία (Αρχείο), κάντε κλικ παράμετροι (Επιλογές) και ανοίξτε την ενότητα Διαμόρφωση κορδέλας (Προσαρμογή Κορδέλες). Στο δεξί μέρος του παραθύρου, στη λίστα Κύριες καρτέλες (Κύριες καρτέλες) επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα προγραμματιστή (Προγραμματιστής) και κάντε κλικ OK.

  1. Δώστε ένα όνομα στη νέα μακροεντολή, για παράδειγμα, SaveSelectedChartAsImageκαι κάντε το διαθέσιμο μόνο για αυτό το βιβλίο εργασίας.Πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο γραφικών από ένα γράφημα του Excel ή να το εξαγάγετε σε Word ή PowerPoint
  2. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία (Δημιουργία), θα ανοίξει το παράθυρο του επεξεργαστή της Visual Basic, στο οποίο θα υποδεικνύονται ήδη η αρχή και το τέλος της νέας μακροεντολής. Στη δεύτερη γραμμή, αντιγράψτε το ακόλουθο κείμενο μακροεντολής:

    ActiveChart.Export "D:My ChartsSpecialChart.png"

    Πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο γραφικών από ένα γράφημα του Excel ή να το εξαγάγετε σε Word ή PowerPoint

  3. Κλείστε το πρόγραμμα επεξεργασίας Visual Basic και στην καρτέλα Αρχεία (Φιλέτο) ζυμώνω Αποθήκευση ως (Αποθήκευση ως). Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας σας ως Βιβλίο εργασίας Excel με δυνατότητα μακροεντολής (Βιβλίο εργασίας με δυνατότητα Macro-Enabled, *.xlsm). Αυτό ήταν, το έκανες!

Τώρα ας εκτελέσουμε τη μακροεντολή που μόλις δημιουργήσαμε για να δούμε πώς λειτουργεί. Περίμενε ένα λεπτό… Υπάρχει ακόμα ένα πράγμα που πρέπει να κάνουμε. Πρέπει να επιλέξουμε το γράφημα Excel που θέλουμε να εξαγάγουμε επειδή η μακροεντολή μας λειτουργεί μόνο με το επιλεγμένο γράφημα. Κάντε κλικ οπουδήποτε στην άκρη του γραφήματος. Ένα ανοιχτό γκρι πλαίσιο που εμφανίζεται γύρω από το διάγραμμα θα υποδεικνύει ότι είναι πλήρως επιλεγμένο.

Πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο γραφικών από ένα γράφημα του Excel ή να το εξαγάγετε σε Word ή PowerPoint

Ανοίξτε ξανά την καρτέλα προγραμματιστή (Προγραμματιστής) και κάντε κλικ στο εικονίδιο Μακροεντολές (μακροεντολές). Θα ανοίξει μια λίστα με τις μακροεντολές που είναι διαθέσιμες στο βιβλίο εργασίας σας. Αποκορύφωμα SaveSelectedChartAsImage Και κάντε κλικ στο τρέξιμο (Τρέξιμο).

Πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο γραφικών από ένα γράφημα του Excel ή να το εξαγάγετε σε Word ή PowerPoint

Τώρα ανοίξτε το φάκελο που καθορίσατε για να αποθηκεύσετε το αρχείο - θα πρέπει να υπάρχει μια εικόνα . Png με εξαγόμενο διάγραμμα. Μπορείτε να αποθηκεύσετε γραφήματα σε διαφορετική μορφή με τον ίδιο τρόπο. Για να γίνει αυτό, αρκεί να αλλάξετε στη μακροεντολή . Png on .jpg or . Gif - σαν αυτό:

ActiveChart.Export "D:My ChartsSpecialChart.jpg"

Αυτά είναι όλα για σήμερα και ελπίζω να περάσατε καλά διαβάζοντας αυτό το άρθρο. Ευχαριστώ για την προσοχή!

Αφήστε μια απάντηση