Πώς να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής στο Excel

Έχετε δημιουργήσει ποτέ ένα διάγραμμα ροής για ένα έγγραφο ή μια επιχειρηματική διαδικασία; Ορισμένες εταιρείες αγοράζουν ακριβό εξειδικευμένο λογισμικό που μπορεί να δημιουργήσει διαγράμματα ροής με μερικά κλικ του ποντικιού. Άλλες εταιρείες επιλέγουν έναν διαφορετικό δρόμο: χρησιμοποιούν ένα εργαλείο που ήδη διαθέτουν και στο οποίο οι υπάλληλοί τους ξέρουν πώς να εργάζονται. Νομίζω ότι μαντέψατε ότι μιλάμε για το Microsoft Excel.

Κάντε ένα σχέδιο

Ο σκοπός ενός διαγράμματος ροής είναι να δείξει τη λογική δομή των γεγονότων που πρέπει να συμβούν, τις αποφάσεις που πρέπει να ληφθούν και τις συνέπειες αυτών των αποφάσεων. Ως εκ τούτου, θα είναι αναμφίβολα ευκολότερο να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής εάν αφιερώσετε πρώτα λίγα λεπτά για να βάλετε σε τάξη τις σκέψεις σας. Ένα διάγραμμα ροής που αποτελείται από ακατάστατα, κακώς μελετημένα βήματα θα είναι ελάχιστα χρήσιμο.

Αφιερώστε λοιπόν λίγα λεπτά για να κρατήσετε σημειώσεις. Δεν έχει σημασία σε ποια μορφή, το κύριο πράγμα είναι να καταγράψετε κάθε βήμα της διαδικασίας και να διορθώσετε κάθε απόφαση με πιθανές συνέπειες.

Προσαρμογή στοιχείων

Για κάθε βήμα περίγραμμα, προσθέστε στοιχεία διαγράμματος ροής στο Excel.

1. Στην καρτέλα Για προχωρημένους Κύριο θέμα (Εισαγωγή) κάντε κλικ Σχήματα (Σχήματα).
2. Η ανοιχτή λίστα των σχημάτων χωρίζεται σε κύριες ομάδες. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ομάδα Διάγραμμα μπλοκ (ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΡΟΗΣ).
3. Επιλέξτε ένα στοιχείο.
4. Για να προσθέσετε κείμενο σε ένα στοιχείο, κάντε δεξί κλικ πάνω του και επιλέξτε Αλλαγή κειμένου (Επεξεργασία κειμένου).
5. Στην καρτέλα Για προχωρημένους Πλαίσιο (Μορφή) Κορδέλα μενού Επιλέξτε το στυλ και το συνδυασμό χρωμάτων για το στοιχείο.

Όταν τελειώσετε με ένα στοιχείο, προσθέστε το επόμενο στοιχείο για το επόμενο στοιχείο της προβλεπόμενης δομής, μετά το επόμενο και ούτω καθεξής μέχρι να εμφανιστεί ολόκληρη η δομή στην οθόνη.

Δώστε προσοχή στο σχήμα κάθε στοιχείου διαγράμματος ροής. Η φόρμα λέει στον αναγνώστη ποια συνάρτηση εκτελείται σε κάθε βήμα της δομής. Συνιστάται να χρησιμοποιούνται όλα τα έντυπα σύμφωνα με τον γενικά αποδεκτό σκοπό τους, καθώς η μη τυπική χρήση εντύπων μπορεί να προκαλέσει σύγχυση στους αναγνώστες.

Εδώ είναι μερικά από τα πιο κοινά στοιχεία:

• Έναρξη ή τέλος του διαγράμματος ροής:
• Ροή εργασιών, διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί:
• Μια προκαθορισμένη διαδικασία, όπως μια επαναχρησιμοποιήσιμη υπορουτίνα:
• Πίνακας βάσης δεδομένων ή άλλη πηγή δεδομένων:
• Λήψη απόφασης, όπως αξιολόγηση εάν η προηγούμενη διαδικασία εκτελέστηκε σωστά. Οι γραμμές σύνδεσης που προέρχονται από κάθε γωνία του ρόμβου αντιστοιχούν σε διαφορετικές πιθανές λύσεις:

Οργανώστε τα στοιχεία

Αφού εισαχθούν όλα τα στοιχεία στο φύλλο:

• Για να τακτοποιήσετε στοιχεία σε μια ζυγή στήλη, επιλέξτε πολλά στοιχεία κάνοντας κλικ πάνω τους με πατημένο το πλήκτρο του ποντικιού αλλαγή, μετά στην καρτέλα Πλαίσιο (Μορφοποίηση) κάντε κλικ Ευθυγραμμίστε το κέντρο (Στοίχιση στο κέντρο).
• Για να ρυθμίσετε με ακρίβεια το διάστημα μεταξύ πολλών στοιχείων, επιλέξτε τα και στην καρτέλα Πλαίσιο (Μορφοποίηση) κάντε κλικ Διανείμετε κάθετα (Διανομή Κάθετα).
• Βεβαιωθείτε ότι τα μεγέθη των στοιχείων είναι τα ίδια. Κάντε όλα τα στοιχεία το ίδιο ύψος και πλάτος για να κάνετε το διάγραμμα ροής σας να φαίνεται ωραίο και επαγγελματικό. Το πλάτος και το ύψος του στοιχείου μπορούν να οριστούν εισάγοντας τις επιθυμητές τιμές στα κατάλληλα πεδία στην καρτέλα Πλαίσιο (Μορφή) Κορδέλες μενού.

Ρύθμιση γραμμών συνδέσμων

Στην καρτέλα Για προχωρημένους Κύριο θέμα (Εισαγωγή) κάντε κλικ Σχήματα (Σχήματα) και επιλέξτε ένα ίσιο βέλος ή προεξοχή με ένα βέλος.

• Χρησιμοποιήστε ένα ίσιο βέλος για να συνδέσετε δύο στοιχεία που βρίσκονται σε άμεση σειρά.
• Χρησιμοποιήστε μια προεξοχή βέλους όταν ο σύνδεσμος πρέπει να είναι καμπύλος, για παράδειγμα, εάν θέλετε να επιστρέψετε στο προηγούμενο βήμα μετά από ένα στοιχείο απόφασης.

Περαιτέρω ενέργειες

Το Excel προσφέρει πολλά πρόσθετα στοιχεία για τη δημιουργία διαγραμμάτων ροής και μια ατελείωτη ποικιλία προσαρμόσιμων επιλογών μορφοποίησης. Μη διστάσετε να πειραματιστείτε και να δοκιμάσετε όλες τις διαθέσιμες επιλογές!