Περιεχόμενα
Μερικές φορές μπορεί να είναι δύσκολο να αντιστοιχίσετε γρήγορα και αποτελεσματικά τα χρονοδιαγράμματα των έργων. Μια γραφική αναπαράσταση των προθεσμιών και των ορόσημων του έργου θα βοηθήσει στον εντοπισμό τυχόν σημείων συμφόρησης κατά τον προγραμματισμό.
Φυσικά, αξίζει να εξεταστεί η χρήση συστημάτων διαχείρισης έργων. Ένα τέτοιο σύστημα θα δείχνει τους χρόνους έναρξης και λήξης των εργασιών του έργου στο γενικό υπόβαθρο. Αλλά τέτοια συστήματα είναι αρκετά ακριβά! Μια άλλη λύση είναι να δοκιμάσετε να χρησιμοποιήσετε το γράφημα ράβδων γραμμής χρόνου του Excel όταν σχεδιάζετε να δείτε όλες τις διενέξεις στο έργο. Η συνεργασία με την ομάδα και με τρίτους ειδικούς θα είναι πολύ πιο εύκολη εάν οι ενέργειες όλων μπορούν να φανούν στο ίδιο φύλλο!
Δυστυχώς, η δημιουργία μιας γραμμής χρόνου στο Microsoft Excel δεν είναι εύκολη δουλειά. Δεν θα συνιστούσα τη δημιουργία ενός σύνθετου γραφήματος Gantt στο Excel, αλλά μπορεί να δημιουργηθεί ένα απλό χρονοδιάγραμμα ακολουθώντας τις οδηγίες βήμα προς βήμα:
Βήμα 1: Προετοιμάστε τα δεδομένα
Αρχικά, χρειαζόμαστε έναν πίνακα δεδομένων, στην αριστερή στήλη του οποίου (στήλη А) περιέχει όλα τα ονόματα εργασιών και οι δύο στήλες στα δεξιά δεσμεύονται για την ημερομηνία έναρξης και τη διάρκεια της εργασίας (στήλες В и С).
Βήμα 2: Δημιουργήστε ένα γράφημα
Επισημάνετε τον προετοιμασμένο πίνακα δεδομένων και, στη συνέχεια, στην καρτέλα Κύριο θέμα (Εισαγωγή) στην ενότητα Διαγράμματα (Διαγράμματα) κάντε κλικ Κυβερνάται στοίβαγμα (Σωρευμένη μπάρα).
Βήμα 3: Σχεδίαση δεδομένων στο γράφημα σωστά
Αυτό το βήμα είναι πάντα το πιο δύσκολο, καθώς το γράφημα σχεδιάζεται αρχικά με τα σωστά δεδομένα σε λάθος σημεία, αν αυτά τα δεδομένα εμφανίστηκαν ποτέ στο γράφημα!
Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλέξτε δεδομένα καρτέλα (Επιλογή Δεδομένων). Κατασκευαστής (Σχέδιο). Ελέγξτε τι υπάρχει στην περιοχή Υπόμνημα στοιχεία (σειρές) (Εισαγωγές υπομνήματος (Σειρά)) γράφονται δύο στοιχεία – διάρκεια (Διάρκεια) και ημερομηνία έναρξης (Ημερομηνία έναρξης). Θα πρέπει να υπάρχουν μόνο αυτά τα δύο στοιχεία.
Ασε με να μαντέψω. Όλες οι πληροφορίες έχουν μετακινηθεί ή μετακινηθεί στο πλάι; Ας το φτιάξουμε.
Για να διορθώσετε τα δεδομένα σας, κάντε κλικ Πρόσθεση (Προσθήκη) ή Αλλαγή (Επεξεργασία) στην περιοχή Υπόμνημα στοιχεία (σειρές) (Legend Entries (Series)). Για να προσθέσετε μια ημερομηνία έναρξης, καθορίστε ένα κελί B1 στο πεδίο Όνομα σειράς (Όνομα σειράς), και στο πεδίο Οι αξίες (Τιμές σειράς) – εύρος Β2: Β13. Με τον ίδιο τρόπο, μπορείτε να προσθέσετε ή να αλλάξετε τη διάρκεια των εργασιών (Διάρκεια) – στο πεδίο Όνομα σειράς (Όνομα σειράς) καθορίστε ένα κελί C1, και στο χωράφι Οι αξίες (Τιμές σειράς) – εύρος Γ2: Γ13.
Για να τακτοποιήσετε τις κατηγορίες, κάντε κλικ στο κουμπί Αλλαγή (Επεξεργασία) στην περιοχή Ετικέτες οριζόντιων αξόνων (κατηγορίες) (Οριζόντιες (Κατηγορίες) Άξονες Ετικέτες). Το εύρος δεδομένων πρέπει να προσδιορίζεται εδώ:
=Лист3!$A$2:$A$13
=Sheet3!$A$2:$A$13
Σε αυτό το σημείο, το γράφημα θα πρέπει να μοιάζει με ένα στοιβαγμένο γράφημα με τίτλους εργασιών στον κατακόρυφο άξονα και ημερομηνίες στον οριζόντιο άξονα.
Βήμα 4: Μετατροπή του αποτελέσματος σε διάγραμμα Gantt
Το μόνο που μένει να γίνει είναι να αλλάξετε το χρώμα πλήρωσης των πιο αριστερών τμημάτων όλων των γραμμών γραφήματος που προκύπτουν είτε σε λευκό είτε σε διαφανές.
★ Διαβάστε περισσότερα σχετικά με τη δημιουργία γραφήματος Gantt στο άρθρο: → Πώς να δημιουργήσετε ένα γράφημα Gantt στο Excel – οδηγίες βήμα προς βήμα
Βήμα 5: Βελτίωση της εμφάνισης του γραφήματος
Το τελευταίο βήμα είναι να κάνετε το διάγραμμα πιο όμορφο ώστε να μπορεί να σταλεί στον διαχειριστή. Ελέγξτε τον οριζόντιο άξονα: πρέπει να είναι ορατές μόνο οι γραμμές διάρκειας του έργου, δηλαδή πρέπει να αφαιρέσουμε τον κενό χώρο που εμφανίστηκε στο προηγούμενο βήμα. Κάντε δεξί κλικ στον οριζόντιο άξονα του γραφήματος. Θα εμφανιστεί ένας πίνακας Παράμετροι άξονα (Επιλογές άξονα), στις οποίες μπορείτε να αλλάξετε την ελάχιστη τιμή του άξονα. Προσαρμόστε τα χρώματα των γραμμών του γραφήματος Gantt, ορίστε κάτι πιο ενδιαφέρον. Τέλος, μην ξεχνάτε τον τίτλο.
Το Timeline στο Excel (διάγραμμα Gantt) μπορεί να χρησιμοποιηθεί για διάφορους σκοπούς. Η διοίκηση σίγουρα θα εκτιμήσει ότι μπορείτε να δημιουργήσετε ένα τέτοιο χρονοδιάγραμμα χωρίς το επιπλέον κόστος αγοράς ακριβού λογισμικού διαχείρισης έργων!