Επικεντρωθείτε στα βασικά: πώς να θέσετε προτεραιότητες

«Δυστυχώς, οι καταστάσεις όπου καταφέρνω να βάζω τις προτεραιότητές μου στην πρώτη γραμμή είναι ο κανόνας και όχι η εξαίρεση. Προσπαθώ να σχεδιάζω τα καθήκοντά μου για την ημέρα, τονίζοντας το κύριο πράγμα, αλλά στο τέλος της ημέρας νιώθω εντελώς εξουθενωμένη γιατί με αποσπούν οι κλήσεις, οι μικρές εναλλαγές και οι συναντήσεις. Οι πιο σημαντικές εργασίες συνεχίζουν να αναβάλλονται και τα μεγαλεπήβολα σχέδια για τη χρονιά παραμένουν γραμμένα σε χαρτάκια. Τι μπορείτε να κάνετε για να βοηθήσετε τον εαυτό σας;» ρωτάει η Όλγα, 27 ετών.

Συχνά συναντώ ένα παρόμοιο αίτημα σε εκπαιδεύσεις σχετικά με τη διοικητική αποτελεσματικότητα. Οι πελάτες πιστεύουν ότι ο κύριος λόγος για το πρόβλημά τους είναι η έλλειψη προτεραιοτήτων. Αλλά στην πραγματικότητα είναι, απλά ένα άτομο δεν είναι πολύ συγκεντρωμένο σε αυτά.

Και το πρώτο βήμα για την επίλυση αυτού του προβλήματος είναι η επιλογή του κατάλληλου εργαλείου για να εργαστείτε στη συγκέντρωσή σας. Θα πρέπει να ταιριάζει ακριβώς στα προσωπικά σας χαρακτηριστικά: πρέπει να λάβετε υπόψη τις συνθήκες εργασίας και τον τόπο διαμονής σας.

Για να ξεκινήσετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολλές δημοφιλείς μεθόδους που έχουν από καιρό αναγνωριστεί ως αποτελεσματικές. Προσπαθώ να τα προτείνω σε πελάτες με τους οποίους μόλις αρχίζουμε να συνεργαζόμαστε.

Πρώτη προσέγγιση: Κατανόηση των κριτηρίων αξιολόγησης

Αρχικά, απαντήστε στην ερώτηση: Ποια κριτήρια χρησιμοποιείτε όταν δίνετε προτεραιότητα; Η πιο συνηθισμένη απάντηση είναι το κριτήριο «επείγον». Με αυτό, όλες οι υποθέσεις παρατάσσονται στη σειρά ανάλογα με την προθεσμία. Και μόνο μετά από αυτό χτίζουμε νέες εργασίες στον προκύπτον «εικονικό κατασκευαστή», μετατοπίζοντας πολύ πίσω εκείνες που μπορούν να ολοκληρωθούν αργότερα.

Ποια είναι τα μειονεκτήματα αυτής της προσέγγισης; Ο κατάλογος των σημερινών προτεραιοτήτων θα πρέπει να περιλαμβάνει όχι μόνο αυτό που θα χάσει τη σημασία του αύριο, δηλαδή επείγον, αλλά και αυτό που αφηρημένα ονομάζουμε «σημαντικό». Αυτό είναι που μας ωθεί προς την επίτευξη του στόχου ή που απομακρύνει σοβαρά εμπόδια στην πορεία προς αυτόν.

Και εδώ πολλοί κάνουν το λάθος να υποκαταστήσουν τα κριτήρια. Λακωνικά, αυτό μπορεί να εκφραστεί ως εξής: "Αυτό είναι πολύ επείγον, γιατί είναι πολύ σημαντικό!" «Αυτό είναι πολύ σημαντικό γιατί η προθεσμία είναι αύριο!» Αλλά εάν η λίστα με τις προτεραιότητές σας για την ημέρα δεν περιέχει εργασίες που οδηγούν στην επίτευξη στόχων που είναι σημαντικοί για εσάς, πρέπει να αναλύσετε προσεκτικά τη λίστα εργασιών σας.

Πρέπει να αποφασίσετε ποια κριτήρια χρησιμοποιείτε για να προσδιορίσετε την «επείγουσα» και τη «σημασία» των εργασιών και εάν συνδυάζετε αυτές τις δύο έννοιες.

Δεύτερη προσέγγιση: Προσδιορίστε τρεις κατηγορίες προτεραιοτήτων

Όπως γνωρίζετε, οι ορίζοντες προγραμματισμού είναι διαφορετικοί. Εάν εξετάζουμε έναν ορίζοντα προγραμματισμού μιας ημέρας, τότε είναι καλύτερο να προχωρήσουμε ως εξής:

• Θέστε μια κορυφαία προτεραιότητα για την ημέρα. Αυτό είναι το έργο στο οποίο θα ξοδέψετε το μέγιστο από το χρόνο και την ενέργειά σας σήμερα.
• Προσδιορίστε τρία ή τέσσερα πράγματα για τα οποία θα ξοδέψετε τον λιγότερο χρόνο και προσπάθεια σήμερα. Είναι καλύτερα να σημειώσετε πόσο χρόνο (πέντε λεπτά, δέκα λεπτά) σκοπεύετε να αφιερώσετε σε μια συγκεκριμένη περίπτωση. Αυτή θα γίνει η λίστα "τελευταία προτεραιότητά σας".
• Στην τρίτη κατηγορία θα ενταχθεί αυτό που μπορεί να ονομαστεί «περιπτώσεις της υπολειπόμενης αρχής». Θα ολοκληρωθούν αν τους απομένει ελεύθερος χρόνος. Αν όμως παραμείνουν απραγματοποίητα, δεν θα επηρεάσει τίποτα.

Εδώ βρισκόμαστε αντιμέτωποι με το ερώτημα: «Πώς να μην ξοδεύουμε τη μέγιστη ενέργεια στην «τελευταία προτεραιότητα», παραμερίζοντας ασυνείδητα την «κύρια»; Η τρίτη προσέγγιση θα βοηθήσει στην απάντηση.

Τρίτη προσέγγιση: Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία αργού χρόνου

Περνάμε το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου εργασίας μας σε λειτουργία «γρήγορης ώρας». Πρέπει να συμμετέχουμε σε διαδικασίες ρουτίνας και να επεξεργαζόμαστε τεράστιο όγκο πληροφοριών.

Ο «αργός χρόνος» είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να σταματήσετε τη ρουτίνα «τρέξιμο στον τροχό». Αυτή είναι μια συνειδητή ματιά στον εαυτό σας και το σημείο εκκίνησης για την εύρεση απαντήσεων στις ερωτήσεις: «Τι κάνω; Για ποιο λόγο? Τι δεν κάνω και γιατί;

Για να λειτουργήσει καλύτερα αυτή η μέθοδος, ακολουθήστε αυτές τις τρεις οδηγίες:

1. Εισαγάγετε στην καθημερινότητά σας ένα συγκεκριμένο τελετουργικό. Αυτή θα πρέπει να είναι μια επαναλαμβανόμενη δραστηριότητα κατά τη διάρκεια της ημέρας που θα σας βάλει σε λειτουργία «αργού χρόνου». Μπορεί να είναι ένα διάλειμμα για τσάι και τακτικές καταλήψεις. Το τελετουργικό δεν πρέπει να διαρκεί περισσότερο από 5 λεπτά και να σας επιτρέπει να είστε μόνοι. Και, φυσικά, θα σας φέρει χαρά και ευχαρίστηση — τότε δεν θα το αναβάλετε για αύριο.
2. Λάβετε υπόψη ότι ο «αργός χρόνος» δεν είναι απλώς χρόνος για να απολαύσετε, αλλά και μια ευκαιρία να αυξήσετε την ικανοποίησή σας με τη λειτουργία «γρήγορης ώρας». Και κάντε τρεις ερωτήσεις: «Τι αποτέλεσμα πρέπει να πετύχω σήμερα;», «Ποιο είναι το επόμενο μικρό βήμα προς αυτό το αποτέλεσμα που πρέπει να κάνω;», «Τι με αποσπά από αυτό και πώς να μην αποσπάσω την προσοχή;» Αυτές οι ερωτήσεις θα σας βοηθήσουν να έχετε κατά νου τους κύριους στόχους σας. Και ο σχεδιασμός των επόμενων μικρών βημάτων θα είναι μια εξαιρετική πρόληψη της αναβλητικότητας.
3. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία αργού χρόνου δύο έως τέσσερις φορές την ημέρα. Όσο πιο συχνά και πιο δυνατά επηρεάζεστε από τους παράγοντες του εξωτερικού κόσμου, τόσο πιο συχνά θα πρέπει να μεταβείτε σε αυτήν τη λειτουργία. Τρεις ερωτήσεις και μερικά λεπτά ανά συνεδρία θα είναι αρκετές. Το κύριο κριτήριο είναι ότι πρέπει να σας προσφέρει ευχαρίστηση. Αλλά να θυμάστε: το να χρησιμοποιείτε την τεχνική λιγότερο από μία φορά την ημέρα δεν σημαίνει να την εξασκείτε καθόλου.