Περιεχόμενα
Ένα από τα πιο ισχυρά εργαλεία στο Excel είναι η δυνατότητα δημιουργίας τύπων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τύπους για να υπολογίσετε νέες τιμές, να αναλύσετε δεδομένα και πολλά άλλα. Αλλά η εργασία με φόρμουλες έχει το μειονέκτημά της – το παραμικρό λάθος αρκεί για να δώσει η φόρμουλα το λάθος αποτέλεσμα.
Το χειρότερο από όλα, το Excel δεν αναφέρει πάντα ένα σφάλμα σε έναν τύπο. Κατά κανόνα, ένας τέτοιος τύπος συνεχίζει να λειτουργεί και να εκτελεί υπολογισμούς, δίνοντας ένα λανθασμένο αποτέλεσμα. Η ευθύνη για το γεγονός ότι είστε για άλλη μια φορά πολύ τεμπέλης για να ελέγξετε τη φόρμουλα βαρύνει αποκλειστικά εσάς.
Έχουμε συντάξει μια λίστα με οδηγίες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ελέγξετε την ορθότητα των τύπων που δημιουργήσατε. Αυτές οι συμβουλές δεν θα λύσουν κάθε πρόβλημα που θα αντιμετωπίσετε, αλλά θα παρέχουν ένα εργαλείο για τον εντοπισμό πολλών κοινών σφαλμάτων.
Ελέγξτε τους συνδέσμους
Οι περισσότεροι τύποι χρησιμοποιούν τουλάχιστον μία αναφορά κελιού. Εάν κάνετε διπλό κλικ σε έναν τύπο, τότε θα επισημανθούν τα όρια όλων των κελιών που αναφέρονται. Μπορείτε να ελέγξετε ξανά κάθε σύνδεσμο για να βεβαιωθείτε ότι είναι σωστός.
Ψάξτε για μεταθέσεις
Ένα συνηθισμένο λάθος είναι να χρησιμοποιείτε τις σωστές αναφορές κελιών αλλά με λάθος σειρά. Για παράδειγμα, αν θέλετε να αφαιρέσετε C2 of C3, ο τύπος πρέπει να είναι: =C3-C2, όχι έτσι: =C2-C3.
Χωρίστε το
Εάν ο τύπος είναι πολύ περίπλοκος για δοκιμή, δοκιμάστε να τον χωρίσετε σε αρκετούς απλούστερους τύπους. Έτσι, μπορείτε να ελέγξετε την ακρίβεια κάθε τύπου και εάν προκύψουν προβλήματα, θα ξέρετε ακριβώς πού.
Σκεφτείτε ποιο πρέπει να είναι το αποτέλεσμα
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δική σας εμπειρία, κριτική σκέψη και διαίσθηση για να καθορίσετε ποιο θα είναι το αποτέλεσμα. Εάν το αποτέλεσμα στο Excel είναι πολύ μεγαλύτερο ή μικρότερο από το αναμενόμενο, ενδέχεται να υπάρχουν σφάλματα στον τύπο (ή λανθασμένα δεδομένα στα κελιά).
Για παράδειγμα, αν υπολογίσετε το συνολικό κόστος 8 μονάδες εμπορευμάτων 98 σεντ για το καθένα, το αποτέλεσμα θα πρέπει να είναι ελαφρώς μικρότερο $8. Στο παρακάτω παράδειγμα, ο τύπος δίνει ένα λανθασμένο αποτέλεσμα. $ 784,00. Ο λόγος είναι ότι στο κελί Α2 η τιμή εισάγεται ως 98, και πρέπει να είναι 0,98. Όπως μπορείτε να δείτε, οι μικρές λεπτομέρειες μπορούν να κάνουν μεγάλη διαφορά.
Λάβετε υπόψη ότι αυτό το κόλπο δεν λειτουργεί πάντα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η λάθος απάντηση μπορεί να είναι εντυπωσιακά κοντά στη σωστή. Ωστόσο, σε πολλές περιπτώσεις, μια τόσο γρήγορη αξιολόγηση αποκαλύπτει ένα σφάλμα στον τύπο.
Ελέγξτε τα επιχειρήματα
Εάν εργάζεστε με μια συνάρτηση, βεβαιωθείτε ότι παρέχονται όλα τα απαιτούμενα ορίσματα. Κατά την εισαγωγή μιας συνάρτησης, θα πρέπει να εμφανίζεται μια μικρή επεξήγηση εργαλείου με τα απαιτούμενα ορίσματα.
Η συμβουλή εργαλείου είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν προσπαθείτε να διορθώσετε μια λειτουργία που δεν λειτουργεί σωστά. Για παράδειγμα, δείτε την παρακάτω συνάρτηση:
Στο παράδειγμα στο παραπάνω σχήμα, η συνάρτηση NETWORKDAYS (NETWORKDAYS) επιστρέφει ένα σφάλμα. Αν εισάγουμε μια συνάρτηση NETWORKDAYS (NETWORKDAYS) σε άλλο κελί, ο λόγος γίνεται προφανής:
Λειτουργία NETWORKDAYS (NETWORKDAYS) απαιτεί τουλάχιστον δύο ορίσματα − ημερομηνία έναρξης (ημερομηνία_έναρξης) και ημερομηνία λήξης (ημερομηνία λήξης). Στο προηγούμενο παράδειγμα, δόθηκε μόνο ένα όρισμα, οπότε ας διορθώσουμε τη συνάρτηση προσθέτοντας το όρισμα που λείπει:
Τώρα η φόρμουλα μας λειτουργεί σωστά!
Ελέγξτε ολόκληρη την αλυσίδα λειτουργιών (ακολουθία)
Θυμάστε από τα σχολικά μαθηματικά ποια είναι η σειρά των μαθηματικών πράξεων; Εάν όχι (ή αν θέλετε να ανανεώσετε τη μνήμη σας), μπορείτε να μελετήσετε το μάθημα για τη δημιουργία πολύπλοκων τύπων. Το Excel χρησιμοποιεί πάντα αυτή τη σειρά, δηλαδή, οι λειτουργίες δεν εκτελούνται απλώς με τη σειρά από αριστερά προς τα δεξιά. Στο παρακάτω παράδειγμα, το πρώτο βήμα είναι ο πολλαπλασιασμός, ο οποίος δεν είναι ακριβώς αυτό που θέλαμε. Ας διορθώσουμε αυτόν τον τύπο καταλήγοντας D2+D3 σε παρένθεση:
Ενεργοποιήστε την εμφάνιση τύπων
Εάν υπάρχουν πολλοί τύποι και συναρτήσεις σε ένα φύλλο Excel, τότε μπορεί να είναι πιο βολικό για εσάς να μεταβείτε στη λειτουργία εμφάνισης τύπων για να βλέπετε όλους τους τύπους ταυτόχρονα. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να χρησιμοποιήσετε την εντολή Προβολή τύπου (Εμφάνιση τύπων), που βρίσκεται στην καρτέλα ΜΑΘΗΜΑΤΙΚΟΙ τυποι ενότητα (Τύπες). Έλεγχος τύπου (Εξαρτήσεις τύπου).
Για να επιστρέψετε στη γνωστή προβολή, κάντε ξανά κλικ σε αυτήν την εντολή.
Θυμηθείτε, η γνώση των τύπων επιτυγχάνεται με συνεχή εξάσκηση. Ακόμη και οι πιο έμπειροι χρήστες του Excel κάνουν λάθη στους τύπους. Εάν η φόρμουλα σας δεν λειτουργεί ή σας δίνει λάθος τιμή, μην πανικοβληθείτε! Στις περισσότερες περιπτώσεις, υπάρχει μια απλή εξήγηση γιατί ο τύπος αποτυγχάνει. Μόλις βρείτε αυτό το σφάλμα, μπορείτε να κάνετε τον τύπο να λειτουργεί σωστά.