Μορφοποίηση υπό όρους στο Excel – αναλυτικά με παραδείγματα

Εάν χρειάζεται να παρουσιάσετε οπτικά πληροφορίες, τότε είναι πολύ βολικό να το κάνετε χρησιμοποιώντας μορφοποίηση υπό όρους. Ο χρήστης που χρησιμοποιεί αυτήν την υπηρεσία εξοικονομεί τεράστιο ποσό ενέργειας και χρόνου. Για να λάβετε τις απαραίτητες πληροφορίες, αρκεί μια γρήγορη προβολή του αρχείου.

Πώς να κάνετε μορφοποίηση υπό όρους στο Excel

Μπορείτε να βρείτε τη "Μορφοποίηση υπό όρους" στην πρώτη καρτέλα της κορδέλας μεταβαίνοντας στην ενότητα "Στυλ". 

Στη συνέχεια, πρέπει να βρείτε το εικονίδιο βέλους λίγο προς τα δεξιά με το μάτι σας, μετακινήστε τον κέρσορα σε αυτό. Στη συνέχεια θα ανοίξουν οι ρυθμίσεις, όπου μπορείτε να διαμορφώσετε με ευελιξία όλες τις απαραίτητες παραμέτρους. 

Στη συνέχεια, πρέπει να επιλέξετε τον κατάλληλο τελεστή για να συγκρίνετε την επιθυμητή μεταβλητή με έναν αριθμό. Υπάρχουν τέσσερις τελεστές σύγκρισης – μεγαλύτεροι από, μικρότεροι, ίσοι και μεταξύ. Παρατίθενται στο μενού κανόνων. 

Στη συνέχεια, καθορίσαμε μια σειρά αριθμών στην περιοχή A1:A11.

Ας μορφοποιήσουμε ένα κατάλληλο σύνολο δεδομένων. Στη συνέχεια ανοίγουμε το μενού ρυθμίσεων «Μορφοποίηση υπό όρους» και ορίζουμε τα απαιτούμενα κριτήρια επιλογής δεδομένων. Στην περίπτωση μας, για παράδειγμα, θα επιλέξουμε το κριτήριο «Περισσότερα». 

Θα ανοίξει ένα παράθυρο με ένα σύνολο επιλογών. Στο αριστερό μέρος του παραθύρου υπάρχει ένα πεδίο στο οποίο πρέπει να καθορίσετε τον αριθμό 15. Στο δεξιό μέρος, υποδεικνύεται η μέθοδος για την επισήμανση πληροφοριών, υπό την προϋπόθεση ότι πληροί το προκαθορισμένο κριτήριο. Το αποτέλεσμα θα εμφανιστεί αμέσως.

Στη συνέχεια, ολοκληρώστε τη διαμόρφωση με το κουμπί OK.

Σε τι χρησιμεύει η μορφοποίηση υπό όρους;

Σε κάποιο βαθμό, μπορούμε να πούμε ότι είναι ένα εργαλείο, αφού μάθουμε ότι η εργασία με το Excel δεν θα είναι ποτέ η ίδια. Αυτό συμβαίνει γιατί κάνει τη ζωή πολύ πιο εύκολη. Αντί να ρυθμίζετε με μη αυτόματο τρόπο τη μορφοποίηση ενός κελιού που αντιστοιχεί σε μια συγκεκριμένη συνθήκη κάθε φορά και επίσης να προσπαθείτε να το ελέγξετε μόνοι σας για συμμόρφωση με αυτό το κριτήριο, πρέπει απλώς να ορίσετε τις ρυθμίσεις μία φορά και, στη συνέχεια, το Excel θα κάνει τα πάντα μόνο του.

Για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε όλα τα κελιά που περιέχουν αριθμό μεγαλύτερο από 100 να γίνονται κόκκινα. Ή, προσδιορίστε πόσες ημέρες απομένουν μέχρι την επόμενη πληρωμή και, στη συνέχεια, χρωματίστε με πράσινο χρώμα εκείνα τα κελιά στα οποία η προθεσμία δεν απέχει ακόμη αρκετά. 

Ας πάρουμε ένα παράδειγμα.

Αυτός ο πίνακας δείχνει το απόθεμα που είναι σε απόθεμα. Έχει στήλες. ως προϊόν, μέσες πωλήσεις (μετρούμενες σε μονάδες ανά εβδομάδα), απόθεμα και πόσες εβδομάδες απομένουν από αυτό το προϊόν.

Επιπλέον, το καθήκον του υπεύθυνου αγορών είναι να καθορίσει αυτές τις θέσεις, η αναπλήρωση των οποίων είναι απαραίτητη. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να δείτε την τέταρτη στήλη από τα αριστερά, η οποία καταγράφει το απόθεμα των αγαθών ανά εβδομάδα.

Ας υποθέσουμε ότι το κριτήριο για τον προσδιορισμό της αιτίας πανικού είναι λιγότερο από 3 εβδομάδες απογραφής. Αυτό δείχνει ότι πρέπει να ετοιμάσουμε μια παραγγελία. Εάν το απόθεμα αγαθών είναι μικρότερο από δύο εβδομάδες, τότε αυτό υποδηλώνει την ανάγκη επείγουσας παραγγελίας. Εάν ο πίνακας περιέχει έναν τεράστιο αριθμό θέσεων, τότε ο χειροκίνητος έλεγχος πόσων εβδομάδων απομένουν είναι αρκετά προβληματικός. Ακόμα κι αν χρησιμοποιείτε την αναζήτηση. Και τώρα ας δούμε πώς μοιάζει ο πίνακας, ο οποίος αναδεικνύει τα λιγοστά αγαθά με κόκκινο χρώμα.

Και πράγματι, είναι πολύ πιο εύκολη η πλοήγηση. 

Είναι αλήθεια ότι αυτό το παράδειγμα είναι εκπαιδευτικό, το οποίο είναι κάπως απλοποιημένο σε σύγκριση με την πραγματική εικόνα. Και τα αποθηκευμένα δευτερόλεπτα και λεπτά με την τακτική χρήση τέτοιων πινάκων μετατρέπονται σε ώρες. Τώρα αρκεί να κοιτάξετε τον πίνακα για να καταλάβετε ποια αγαθά είναι σε έλλειψη και να μην αφιερώνετε ώρες αναλύοντας κάθε κελί (αν υπάρχουν χιλιάδες τέτοια είδη εμπορευμάτων).

Εάν υπάρχουν "κίτρινα" προϊόντα, τότε πρέπει να αρχίσετε να τα αγοράζετε. Εάν η αντίστοιχη θέση είναι κόκκινη, τότε πρέπει να το κάνετε αμέσως. 

Με τιμή άλλου κελιού

Τώρα ας ρίξουμε μια ματιά στο παρακάτω πρακτικό παράδειγμα.

Ας υποθέσουμε ότι έχουμε έναν τέτοιο πίνακα και είμαστε αντιμέτωποι με το καθήκον να επισημάνουμε σειρές που περιέχουν συγκεκριμένες τιμές. 

Έτσι, εάν το έργο εξακολουθεί να εκτελείται (δηλαδή, δεν έχει ακόμη ολοκληρωθεί, επομένως επισημαίνεται με το γράμμα "P"), τότε πρέπει να κάνουμε το φόντο του κόκκινο. Τα ολοκληρωμένα έργα σημειώνονται με πράσινο χρώμα.

Η ακολουθία των ενεργειών μας σε αυτήν την περίπτωση θα είναι η εξής:

1. Επιλέξτε ένα εύρος τιμών. 
2. Κάντε κλικ στο κουμπί "Μορφοποίηση υπό όρους" - "Δημιουργία κανόνα".
3. Λάβετε υπόψη ότι στην περίπτωσή μας, πρέπει να εφαρμόσετε τον τύπο με τη μορφή κανόνα. Στη συνέχεια, χρησιμοποιούμε τη συνάρτηση IFγια να επισημάνετε τις αντίστοιχες γραμμές. 

Στη συνέχεια, συμπληρώστε τις γραμμές όπως φαίνεται σε αυτήν την εικόνα.

Σημαντικό! Οι συμβολοσειρές πρέπει να αναφέρονται απολύτως. Αν αναφερόμαστε σε κύτταρο, τότε σε αυτή την περίπτωση είναι μεικτό (με στερέωση στήλης).

Ομοίως, δημιουργείται ένας κανόνας για όσα έργα εργασίας δεν έχουν ολοκληρωθεί μέχρι σήμερα. 

Έτσι φαίνονται τα κριτήριά μας.

Και τέλος, έχουμε ως αποτέλεσμα μια τέτοια βάση δεδομένων.

Πολλαπλές προϋποθέσεις

Για λόγους σαφήνειας, ας πάρουμε το εύρος A1:A11 από τον πίνακα για να δείξουμε πώς, σε ένα πραγματικό πρακτικό παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διάφορες συνθήκες για να προσδιορίσετε τη μορφοποίηση κελιών.

Οι ίδιες οι συνθήκες είναι οι εξής: εάν ο αριθμός στο κελί υπερβαίνει την τιμή 6, τότε επισημαίνεται με κόκκινο χρώμα. Αν είναι πράσινο, τότε το χρώμα είναι πράσινο. Και τέλος, οι μεγαλύτεροι αριθμοί, περισσότεροι από 20, θα τονιστούν με κίτρινο χρώμα. 

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους πραγματοποιείται η υπό όρους μορφοποίηση σύμφωνα με διάφορους κανόνες.

1. Μέθοδος 1. Επιλέγουμε το εύρος μας, μετά το οποίο, στο μενού ρυθμίσεων μορφοποίησης υπό όρους, επιλέξτε έναν κανόνα επιλογής κελιών ως "Περισσότερα". Ο αριθμός 6 είναι γραμμένος στα αριστερά και η μορφοποίηση έχει οριστεί στα δεξιά. Στην περίπτωσή μας, το γέμισμα πρέπει να είναι κόκκινο. Μετά από αυτό, ο κύκλος επαναλαμβάνεται δύο φορές, αλλά έχουν ήδη ρυθμιστεί άλλες παράμετροι - περισσότερες από 10 και πράσινο χρώμα και περισσότερο από 20 και κίτρινο χρώμα, αντίστοιχα. Θα έχετε ένα τέτοιο αποτέλεσμα.
   

   

2. Μέθοδος 2. Μεταβείτε στο κύριο μενού ρυθμίσεων του εργαλείου "Μορφοποίηση υπό όρους" του Excel. Εκεί βρίσκουμε το μενού "Δημιουργία κανόνα" και κάνουμε αριστερό κλικ σε αυτό το στοιχείο.
   

   

    Μετά από αυτό, Στη συνέχεια, επιλέξτε το στοιχείο "Χρήση φόρμουλα ..." (επισημαίνεται στο σχήμα με κόκκινο πλαίσιο) και ορίστε την πρώτη συνθήκη. Μετά από αυτό, κάντε κλικ στο ΟΚ. Και στη συνέχεια ο κύκλος επαναλαμβάνεται για τις επόμενες συνθήκες με τον ίδιο τρόπο που περιγράφηκε παραπάνω, αλλά χρησιμοποιείται ο τύπος.

   

Είναι σημαντικό να ληφθεί υπόψη αυτό. Στο παράδειγμά μας, ορισμένα κελιά ταιριάζουν με πολλά κριτήρια ταυτόχρονα. Το Excel επιλύει αυτήν τη διένεξη ως εξής: πρώτα εφαρμόζεται ο κανόνας που αναφέρεται παραπάνω. 

Και εδώ είναι ένα στιγμιότυπο οθόνης για καλύτερη κατανόηση.

Για παράδειγμα, έχουμε τον αριθμό 24. Πληροί και τις τρεις προϋποθέσεις ταυτόχρονα. Σε αυτή την περίπτωση, θα υπάρχει ένα γέμισμα που πληροί την πρώτη προϋπόθεση, παρά το γεγονός ότι εμπίπτει περισσότερο στην τρίτη. Επομένως, εάν είναι σημαντικό οι αριθμοί πάνω από το 20 να συμπληρώνονται με κίτρινο, η τρίτη συνθήκη πρέπει να τεθεί στην πρώτη θέση. 

Μορφοποίηση ημερομηνίας υπό όρους

Τώρα ας δούμε πώς λειτουργεί η μορφοποίηση υπό όρους με ημερομηνίες. Έχουμε τόσο δροσερή γκάμα.

Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να ορίσετε έναν κανόνα μορφοποίησης υπό όρους όπως "Ημερομηνία".

Μετά από αυτό, ανοίγει ένα παράθυρο διαλόγου με ένα ολόκληρο σύνολο συνθηκών. Μπορείτε να τα γνωρίσετε αναλυτικά σε αυτό το στιγμιότυπο οθόνης (παρατίθενται στην αριστερή πλευρά της οθόνης με τη μορφή λίστας).

Απλώς πρέπει να επιλέξουμε το κατάλληλο και να κάνουμε κλικ στο κουμπί "OK".

Βλέπουμε ότι εκείνες οι ημερομηνίες που αναφέρονται στην τελευταία εβδομάδα τη στιγμή που κληρώθηκε αυτό το εύρος επισημάνθηκαν με κόκκινο χρώμα. 

Χρησιμοποιώντας τύπους

Το σύνολο των τυπικών κανόνων μορφοποίησης υπό όρους είναι αρκετά μεγάλο. Αλλά οι καταστάσεις είναι διαφορετικές και η τυπική λίστα μπορεί να μην είναι αρκετή. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να δημιουργήσετε τον δικό σας κανόνα μορφοποίησης χρησιμοποιώντας έναν τύπο. 

Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί "Δημιουργία κανόνα" στο μενού μορφοποίησης υπό όρους και, στη συνέχεια, επιλέξτε το στοιχείο που εμφανίζεται στο στιγμιότυπο οθόνης.

Σειρές (ανά τιμή κελιού)

Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να επισημάνουμε τη σειρά που περιέχει ένα κελί με μια συγκεκριμένη τιμή. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να εκτελέσουμε την ίδια ακολουθία ενεργειών όπως παραπάνω, αλλά για συμβολοσειρές. Δηλαδή, μπορείτε να επιλέξετε σε ποιο εύρος θα ισχύει η μορφοποίηση υπό όρους. 

Πώς να δημιουργήσετε έναν κανόνα

Για να δημιουργήσετε έναν κανόνα, πρέπει να χρησιμοποιήσετε την κατάλληλη επιλογή στην ενότητα "Μορφοποίηση υπό όρους". Ας δούμε μια συγκεκριμένη σειρά ενεργειών. 

Πρώτα πρέπει να βρείτε το στοιχείο "Μορφοποίηση υπό όρους" στην κορδέλα στην καρτέλα "Αρχική σελίδα". Μπορεί να αναγνωριστεί από τα χαρακτηριστικά πολύχρωμα κελιά διαφορετικών μεγεθών με μια εικόνα δίπλα του με ένα διαγραμμένο σύμβολο ίσου. 

Υπάρχει ένα κουμπί "Δημιουργία κανόνα". Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο κουμπί "Διαχείριση κανόνων", μετά από το οποίο θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου, μέσω του οποίου μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε έναν κανόνα κάνοντας κλικ στο αντίστοιχο κουμπί στην επάνω αριστερή γωνία. 

Μπορείτε επίσης να δείτε σε αυτό το παράθυρο τους κανόνες που έχουν ήδη εφαρμοστεί.

Κανόνες επιλογής κυττάρων

Εντάξει, μιλάμε τόσο πολύ για το πώς να δημιουργήσουμε κανόνες, αλλά τι είναι αυτό; Ο κανόνας επιλογής κελιών αναφέρεται στα χαρακτηριστικά που λαμβάνονται υπόψη από το πρόγραμμα για να αποφασίσει πώς να μορφοποιήσει τα κελιά που ταιριάζουν σε αυτά. Για παράδειγμα, οι συνθήκες μπορεί να είναι μεγαλύτερες από έναν ορισμένο αριθμό, μικρότερες από έναν συγκεκριμένο αριθμό, έναν τύπο κ.λπ. Υπάρχει ένα ολόκληρο σύνολο από αυτά. Μπορείτε να εξοικειωθείτε με αυτά και να εξασκηθείτε στη χρήση τους «στο sandbox». 

Μορφοποίηση όλων των κελιών με βάση τις τιμές τους

Ένα άτομο μπορεί να ορίσει ανεξάρτητα το εύρος: μια ολόκληρη γραμμή, ολόκληρο το έγγραφο ή ένα μεμονωμένο κελί. Το πρόγραμμα μπορεί να εστιάσει μόνο στην τιμή ενός κελιού. Αυτό προσθέτει ευελιξία στη διαδικασία. 

Μορφοποίηση μόνο μοναδικών ή διπλότυπων κελιών

Υπάρχει ένας μεγάλος αριθμός κανόνων που συνδέονται απευθείας στο πρόγραμμα. Μπορείτε να τα γνωρίσετε στο μενού «Μορφοποίηση υπό όρους». Ειδικότερα, προκειμένου η μορφοποίηση να εφαρμόζεται αποκλειστικά σε διπλότυπες τιμές ή μόνο σε μοναδικές, υπάρχει μια ειδική επιλογή - «Διπλότυπες τιμές».

Εάν επιλέξετε αυτό το στοιχείο, ανοίγει ένα παράθυρο με ρυθμίσεις, όπου μπορείτε επίσης να επιλέξετε την αντίθετη επιλογή - επιλέξτε μόνο μοναδικές τιμές. 

Μορφοποίηση τιμών στο εύρος κάτω και πάνω από το μέσο όρο

Για να μορφοποιήσετε τιμές κάτω ή πάνω από το μέσο όρο, υπάρχει επίσης μια ειδική επιλογή στο ίδιο μενού. Αλλά πρέπει να επιλέξετε ένα άλλο υπομενού - "Κανόνες για την επιλογή της πρώτης και της τελευταίας τιμής". 

Μορφοποίηση μόνο της πρώτης και της τελευταίας τιμής

Στο ίδιο υπομενού, είναι δυνατή η επισήμανση μόνο της πρώτης και της τελευταίας τιμής με ειδικό χρώμα, γραμματοσειρά και άλλες μεθόδους μορφοποίησης. Σύμφωνα με το πρότυπο, υπάρχει η επιλογή να επιλέξετε το πρώτο και το τελευταίο δέκα στοιχείο, καθώς και το 10% του συνολικού αριθμού κελιών που περιλαμβάνονται σε αυτό το εύρος. Αλλά ο χρήστης μπορεί ανεξάρτητα να καθορίσει πόσα κελιά πρέπει να επιλέξει.

Μορφοποίηση μόνο κελιών με συγκεκριμένο περιεχόμενο

Για να μορφοποιήσετε μόνο κελιά με συγκεκριμένο περιεχόμενο, πρέπει να επιλέξετε τον κανόνα μορφοποίησης Equal To ή Text Contains. Η διαφορά μεταξύ τους είναι ότι στην πρώτη περίπτωση, η συμβολοσειρά πρέπει να ταιριάζει πλήρως με το κριτήριο και στη δεύτερη, μόνο εν μέρει. 

Όπως μπορείτε να δείτε, η μορφοποίηση υπό όρους είναι μια πολυλειτουργική δυνατότητα του προγράμματος Excel που δίνει έναν τεράστιο αριθμό πλεονεκτημάτων στο άτομο που το έχει κατακτήσει. Γνωρίζουμε ότι με την πρώτη ματιά, όλα αυτά μπορεί να φαίνονται περίπλοκα. Αλλά στην πραγματικότητα, τα χέρια έλκονται από αυτό μόλις φαίνεται να επισημαίνει ένα συγκεκριμένο κομμάτι κειμένου με κόκκινο χρώμα (ή να το μορφοποιεί με οποιονδήποτε άλλο τρόπο), με βάση το περιεχόμενό του ή σύμφωνα με άλλο κριτήριο. Αυτή η λειτουργία περιλαμβάνεται στο βασικό σύνολο γνώσεων του Excel, χωρίς αυτήν ακόμη και η ερασιτεχνική εργασία με υπολογιστικά φύλλα και βάσεις δεδομένων είναι αδύνατη.