Σύγκριση 2 αρχείων στο Excel για διαφορές

Κάθε χρήστης μπορεί να αντιμετωπίσει μια κατάσταση όπου χρειάζεται να συγκρίνει δύο πίνακες. Λοιπόν, ως έσχατη λύση, όλοι πρέπει να συγκρίνουν δύο στήλες. Ναι, φυσικά, η εργασία με αρχεία Excel είναι πολύ βολική και άνετη. Λυπούμαστε, δεν πρόκειται για σύγκριση. Φυσικά, η οπτική ταξινόμηση ενός μικρού πίνακα είναι δυνατή, αλλά όταν ο αριθμός των κελιών ανέρχεται σε χιλιάδες, πρέπει να χρησιμοποιήσετε πρόσθετα αναλυτικά εργαλεία.

Δυστυχώς, δεν έχει ακόμη ανοίξει ένα μαγικό ραβδί που σας επιτρέπει να συγκρίνετε αυτόματα όλες τις πληροφορίες μεταξύ τους με ένα κλικ. Επομένως, πρέπει να εργαστείτε, δηλαδή, να συλλέξετε δεδομένα, να καθορίσετε τους απαραίτητους τύπους και να εκτελέσετε άλλες ενέργειες που σας επιτρέπουν να αυτοματοποιήσετε τουλάχιστον λίγο τις συγκρίσεις.

Υπάρχουν πολλές τέτοιες ενέργειες. Ας δούμε μερικά από αυτά.

Ποιος είναι ο σκοπός της σύγκρισης αρχείων Excel;

Μπορεί να υπάρχει ένας τεράστιος αριθμός λόγων για τους οποίους συγκρίνονται πολλά αρχεία Excel. Αργά ή γρήγορα, κάθε χρήστης έρχεται αντιμέτωπος με μια τέτοια ανάγκη και δεν έχει τέτοιες ερωτήσεις. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να συγκρίνετε δεδομένα από δύο αναφορές για διαφορετικά τρίμηνα για να δείτε εάν τα οικονομικά στοιχεία έχουν αυξηθεί ή μειωθεί.

Ή, εναλλακτικά, ο δάσκαλος πρέπει να δει ποιοι φοιτητές εκδιώχθηκαν από το πανεπιστήμιο συγκρίνοντας τη σύνθεση της φοιτητικής ομάδας πέρυσι και φέτος.

Μπορεί να υπάρχει ένας τεράστιος αριθμός τέτοιων καταστάσεων. Ας προχωρήσουμε όμως στην πράξη, γιατί το θέμα είναι αρκετά σύνθετο.

Όλοι οι τρόποι σύγκρισης 2 πινάκων στο Excel

Αν και το θέμα είναι πολύπλοκο, είναι εύκολο. Ναι, μην εκπλαγείτε. Είναι πολύπλοκο γιατί αποτελείται από πολλά μέρη. Αλλά αυτά τα μέρη είναι εύκολο να κατανοηθούν και να εκτελεστούν. Ας δούμε πώς μπορείτε να συγκρίνετε δύο υπολογιστικά φύλλα του Excel, απευθείας στην πράξη.

Τύπος Ισότητας και Τεστ Λάθος-Αληθούς

Ας ξεκινήσουμε, φυσικά, με την πιο απλή μέθοδο. Αυτή η μέθοδος σύγκρισης εγγράφων είναι δυνατή και σε αρκετά μεγάλο εύρος. Μπορείτε να συγκρίνετε όχι μόνο τιμές κειμένου, αλλά και αριθμητικές. Και ας πάρουμε ένα μικρό παράδειγμα. Ας υποθέσουμε ότι έχουμε δύο εύρη με κελιά αριθμητικής μορφής. Για να το κάνετε αυτό, απλώς γράψτε τον τύπο ισότητας =C2=E2. Εάν αποδειχθεί ότι είναι ίσα, το "TRUE" θα γραφτεί στο κελί. Αν διαφέρουν, τότε FALSE. Μετά από αυτό, πρέπει να μεταφέρετε αυτόν τον τύπο σε ολόκληρο το εύρος χρησιμοποιώντας τον δείκτη αυτόματης συμπλήρωσης.

Τώρα η διαφορά είναι ορατή με γυμνό μάτι.

Επισήμανση διακριτών αξιών

Μπορείτε επίσης να επισημάνετε τιμές που διαφέρουν μεταξύ τους με ειδικό χρώμα. Αυτό είναι επίσης ένα αρκετά απλό έργο. Εάν αρκεί να βρείτε διαφορές μεταξύ δύο σειρών τιμών ή ολόκληρων πινάκων, πρέπει να μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχική σελίδα" και να επιλέξετε το στοιχείο "Εύρεση και επισήμανση" εκεί. Πριν κάνετε κλικ σε αυτό, φροντίστε να επισημάνετε το σύνολο των κελιών που αποθηκεύουν πληροφορίες για σύγκριση. 

Στο μενού που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο μενού «Επιλογή ομάδας κελιών…». Στη συνέχεια, θα ανοίξει ένα παράθυρο στο οποίο πρέπει να επιλέξουμε διαφορές ανά γραμμές ως κριτήριο.

Σύγκριση 2 πινάκων με χρήση μορφοποίησης υπό όρους

Η μορφοποίηση υπό όρους είναι μια πολύ βολική και, κυρίως, λειτουργική μέθοδος που σας επιτρέπει να επιλέξετε ένα χρώμα που θα τονίζει μια διαφορετική ή την ίδια τιμή. Μπορείτε να βρείτε αυτήν την επιλογή στην καρτέλα Αρχική σελίδα. Εκεί μπορείτε να βρείτε ένα κουμπί με το κατάλληλο όνομα και στη λίστα που εμφανίζεται, επιλέξτε «Διαχείριση κανόνων». Θα εμφανιστεί ένας διαχειριστής κανόνων, στον οποίο πρέπει να επιλέξουμε το μενού «Δημιουργία κανόνα».

Στη συνέχεια, από τη λίστα των κριτηρίων, πρέπει να επιλέξουμε αυτό όπου λέει ότι πρέπει να χρησιμοποιήσουμε έναν τύπο για να προσδιορίσουμε τα κελιά που θα μορφοποιηθούν με ειδικό τρόπο. Στην περιγραφή του κανόνα, πρέπει να καθορίσετε έναν τύπο. Στην περίπτωσή μας, αυτό είναι =$C2<>$E2, μετά από το οποίο επιβεβαιώνουμε τις ενέργειές μας πατώντας το κουμπί "Μορφοποίηση". Μετά από αυτό, ρυθμίζουμε την εμφάνιση του κελιού και βλέπουμε αν μας αρέσει μέσα από ένα ειδικό μίνι παράθυρο με δείγμα. 

Εάν όλα ταιριάζουν, κάντε κλικ στο κουμπί "OK" και επιβεβαιώστε τις ενέργειες.

Στη Διαχείριση κανόνων μορφοποίησης υπό όρους, ο χρήστης μπορεί να βρει όλους τους κανόνες μορφοποίησης που ισχύουν σε αυτό το έγγραφο. 

Συνάρτηση COUNTIF + κανόνες σύγκρισης πίνακα

Όλες οι μέθοδοι που περιγράψαμε νωρίτερα είναι βολικές για εκείνες τις μορφές των οποίων η μορφή είναι η ίδια. Εάν οι πίνακες δεν είχαν παραγγελθεί προηγουμένως, τότε η καλύτερη μέθοδος είναι να συγκρίνετε δύο πίνακες χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση COUNTIF και κανόνες. 

Ας φανταστούμε ότι έχουμε δύο εύρη με ελαφρώς διαφορετικές πληροφορίες. Είμαστε αντιμέτωποι με το καθήκον να τα συγκρίνουμε και να κατανοήσουμε ποια αξία είναι διαφορετική. Πρώτα πρέπει να το επιλέξετε στην πρώτη περιοχή και να μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχική". Εκεί βρίσκουμε το παλαιότερα γνωστό στοιχείο "Μορφοποίηση υπό όρους". Δημιουργούμε έναν κανόνα και ορίζουμε τον κανόνα να χρησιμοποιεί έναν τύπο. 

Σε αυτό το παράδειγμα, ο τύπος είναι όπως φαίνεται σε αυτό το στιγμιότυπο οθόνης.

Μετά από αυτό, ορίσαμε τη μορφή όπως περιγράφεται παραπάνω. Αυτή η συνάρτηση αναλύει την τιμή που περιέχεται στο κελί C1 και εξετάζει το εύρος που καθορίζεται στον τύπο. Αντιστοιχεί στη δεύτερη στήλη. Πρέπει να λάβουμε αυτόν τον κανόνα και να τον αντιγράψουμε σε όλο το εύρος. Ωραία, επισημαίνονται όλα τα κελιά με μη επαναλαμβανόμενες τιμές.

Λειτουργία VLOOKUP για σύγκριση 2 πινάκων

Σε αυτή τη μέθοδο, θα εξετάσουμε τη συνάρτηση VPR, το οποίο ελέγχει εάν υπάρχουν αντιστοιχίες σε δύο πίνακες. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να εισαγάγετε τον τύπο που φαίνεται στην παρακάτω εικόνα και να τον μεταφέρετε σε ολόκληρο το εύρος που χρησιμοποιείται για σύγκριση.

Αυτή η συνάρτηση επαναλαμβάνεται σε κάθε τιμή και βλέπει εάν υπάρχουν διπλότυπα από την πρώτη στήλη στη δεύτερη. Λοιπόν, αφού εκτελέσετε όλες τις λειτουργίες, αυτή η τιμή γράφεται στο κελί. Εάν δεν υπάρχει, τότε λαμβάνουμε το σφάλμα #N/A, το οποίο είναι αρκετό για να καταλάβουμε αυτόματα ποια τιμή δεν ταιριάζει.

IF λειτουργία

Λογική λειτουργία ΑΝ - αυτός είναι ένας άλλος καλός τρόπος σύγκρισης δύο σειρών. Το κύριο χαρακτηριστικό αυτής της μεθόδου είναι ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνο το τμήμα του πίνακα που συγκρίνεται και όχι ολόκληρο τον πίνακα. Αυτό εξοικονομεί πόρους τόσο για τον υπολογιστή όσο και για τον χρήστη.

Ας πάρουμε ένα μικρό παράδειγμα. Έχουμε δύο στήλες – Α και Β. Πρέπει να συγκρίνουμε μερικές από τις πληροφορίες σε αυτές μεταξύ τους. Για να γίνει αυτό, πρέπει να προετοιμάσουμε μια άλλη στήλη υπηρεσίας C, στην οποία είναι γραμμένος ο ακόλουθος τύπος.

Χρησιμοποιώντας έναν τύπο που χρησιμοποιεί συναρτήσεις IF, ΑΦΑΝΙΣΤΗΡΙΟ и ΠΙΟ ΕΚΤΙΘΕΤΑ μπορείτε να επαναλάβετε όλα τα επιθυμητά στοιχεία της στήλης Α και στη συνέχεια στη στήλη Β. Εάν βρέθηκε στις στήλες Β και Α, τότε επιστρέφεται στο αντίστοιχο κελί.

Μακροεντολή VBA

Η μακροεντολή είναι η πιο περίπλοκη, αλλά και η πιο προηγμένη μέθοδος σύγκρισης δύο πινάκων. ορισμένες επιλογές σύγκρισης γενικά δεν είναι δυνατές χωρίς σενάρια VBA. Σας επιτρέπουν να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία και να εξοικονομήσετε χρόνο. Όλες οι απαραίτητες λειτουργίες για την προετοιμασία δεδομένων, εάν προγραμματιστούν μία φορά, θα συνεχίσουν να εκτελούνται.

Με βάση το πρόβλημα που πρέπει να λυθεί, μπορείτε να γράψετε οποιοδήποτε πρόγραμμα που συγκρίνει δεδομένα χωρίς καμία παρέμβαση χρήστη.

Πώς να συγκρίνετε αρχεία στο Excel

Εάν ο χρήστης έχει ορίσει στον εαυτό του την αποστολή (καλά, ή του έχει δοθεί ένα) να συγκρίνει δύο αρχεία, τότε αυτό μπορεί να γίνει με δύο μεθόδους ταυτόχρονα. Το πρώτο χρησιμοποιεί μια εξειδικευμένη λειτουργία. Για να εφαρμόσετε αυτήν τη μέθοδο, ακολουθήστε τις οδηγίες:

1. Ανοίξτε τα αρχεία που θέλετε να συγκρίνετε.
2. Ανοίξτε την καρτέλα «Προβολή» – «Παράθυρο» – «Προβολή δίπλα-δίπλα».

Μετά από αυτό, δύο αρχεία θα ανοίξουν σε ένα έγγραφο του Excel.

Το ίδιο μπορεί να γίνει με τα συνηθισμένα εργαλεία των Windows. Πρώτα πρέπει να ανοίξετε δύο αρχεία σε διαφορετικά παράθυρα. Μετά από αυτό, πάρτε ένα παράθυρο και σύρετέ το στην αριστερή πλευρά της οθόνης. Μετά από αυτό, ανοίξτε ένα δεύτερο παράθυρο και σύρετέ το στην πολύ δεξιά πλευρά. Μετά από αυτό, τα δύο παράθυρα θα είναι δίπλα-δίπλα. 

Μορφοποίηση υπό όρους για σύγκριση 2 αρχείων excel

Πολύ συχνά, η σύγκριση εγγράφων σημαίνει την εμφάνιση τους το ένα δίπλα στο άλλο. Αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι δυνατό να αυτοματοποιηθεί αυτή η διαδικασία χρησιμοποιώντας μορφοποίηση υπό όρους. Με αυτό, μπορείτε να ελέγξετε αν υπάρχουν διαφορές μεταξύ των φύλλων. Αυτό σας επιτρέπει να εξοικονομήσετε χρόνο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για άλλους σκοπούς.

Αρχικά, πρέπει να μεταφέρουμε τα συγκριτικά φύλλα σε ένα έγγραφο. 

Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να κάνετε δεξί κλικ στο κατάλληλο φύλλο και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στο κουμπί "Μετακίνηση ή αντιγραφή" στο αναδυόμενο μενού. Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου στο οποίο ο χρήστης μπορεί να επιλέξει το έγγραφο στο οποίο πρέπει να εισαχθεί αυτό το φύλλο.

Στη συνέχεια, πρέπει να επιλέξετε όλα τα επιθυμητά κελιά για να εμφανιστούν όλες οι διαφορές. Ο ευκολότερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι κάνοντας κλικ στο επάνω αριστερό κελί και, στη συνέχεια, πατώντας το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + Shift + End.

Μετά από αυτό, μεταβείτε στο παράθυρο μορφοποίησης υπό όρους και δημιουργήστε έναν νέο κανόνα. Ως κριτήριο, χρησιμοποιούμε έναν τύπο κατάλληλο για μια συγκεκριμένη περίπτωση και, στη συνέχεια, ορίζουμε τη μορφή.

Προσοχή: οι διευθύνσεις των κελιών πρέπει να αναφέρονται εκείνες που βρίσκονται σε άλλο φύλλο. Αυτό μπορεί να γίνει μέσω του μενού εισαγωγής τύπων.

Σύγκριση δεδομένων στο Excel σε διαφορετικά φύλλα

Ας υποθέσουμε ότι έχουμε μια λίστα εργαζομένων που αναγράφει και τους μισθούς τους. Αυτή η λίστα ενημερώνεται κάθε μήνα. Αυτή η λίστα αντιγράφεται σε νέο φύλλο.

Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να συγκρίνουμε τους μισθούς. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πίνακες από διαφορετικά φύλλα ως δεδομένα. Θα χρησιμοποιήσουμε μορφοποίηση υπό όρους για να επισημάνουμε τις διαφορές. Όλα είναι απλά.

Με τη μορφοποίηση υπό όρους, μπορείτε να κάνετε αποτελεσματικές συγκρίσεις, ακόμη και αν τα ονόματα των υπαλλήλων έχουν διαφορετική σειρά.

Πώς να συγκρίνετε 2 φύλλα σε υπολογιστικό φύλλο excel

Η σύγκριση των πληροφοριών που βρίσκονται σε δύο φύλλα πραγματοποιείται χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση ΠΙΟ ΕΚΤΙΘΕΤΑ. Ως πρώτη παράμετρος, υπάρχει ένα ζεύγος τιμών που πρέπει να αναζητήσετε στο φύλλο που είναι υπεύθυνο για τον επόμενο μήνα. Με απλά λόγια, Μάρτιος. Μπορούμε να ορίσουμε την περιοχή προβολής ως μια συλλογή κελιών που αποτελούν μέρος των ονομαζόμενων περιοχών, συνδυασμένα σε ζεύγη.

Έτσι, μπορείτε να συγκρίνετε τις συμβολοσειρές σύμφωνα με δύο κριτήρια – επίθετο και μισθό. Λοιπόν, ή οποιοδήποτε άλλο, που ορίζεται από τον χρήστη. Για όλες τις αντιστοιχίσεις που μπορούν να βρεθούν, ένας αριθμός γράφεται στο κελί στο οποίο έχει εισαχθεί ο τύπος. Για το Excel, αυτή η τιμή θα είναι πάντα αληθής. Επομένως, για να εφαρμοστεί η μορφοποίηση σε εκείνα τα κελιά που ήταν διαφορετικά, πρέπει να αντικαταστήσετε αυτήν την τιμή με ΞΑΠΛΩΜΕΝΗ, χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση =NOT().

Εργαλείο σύγκρισης υπολογιστικών φύλλων

Το Excel διαθέτει ένα ειδικό εργαλείο που σας επιτρέπει να συγκρίνετε υπολογιστικά φύλλα και να επισημάνετε αυτόματα τις αλλαγές. 

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι αυτό το εργαλείο είναι διαθέσιμο μόνο σε όσους χρήστες έχουν αγοράσει σουίτες γραφείου Professional Plus.

Μπορείτε να το ανοίξετε απευθείας από την καρτέλα "Αρχική σελίδα" επιλέγοντας το στοιχείο "Σύγκριση αρχείων".

Μετά από αυτό, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου στο οποίο πρέπει να επιλέξετε τη δεύτερη έκδοση του βιβλίου. Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε τη διεύθυνση Διαδικτύου όπου βρίσκεται αυτό το βιβλίο.

Αφού επιλέξουμε δύο εκδόσεις του εγγράφου, πρέπει να επιβεβαιώσουμε τις ενέργειές μας με το πλήκτρο ΟΚ.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να δημιουργηθεί ένα σφάλμα. Εάν εμφανιστεί, μπορεί να υποδεικνύει ότι το αρχείο προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης. Αφού κάνετε κλικ στο OK, θα σας ζητηθεί να το εισάγετε. 

Το εργαλείο σύγκρισης μοιάζει με δύο υπολογιστικά φύλλα του Excel το ένα δίπλα στο άλλο μέσα στο ίδιο παράθυρο. Ανάλογα με το εάν έχουν προστεθεί, αφαιρεθεί πληροφορίες ή έχει υπάρξει αλλαγή στον τύπο (καθώς και σε άλλους τύπους ενεργειών), οι αλλαγές επισημαίνονται με διαφορετικά χρώματα. 

Πώς να ερμηνεύσετε τα αποτελέσματα σύγκρισης

Είναι πολύ απλό: διαφορετικοί τύποι διαφορών υποδεικνύονται με διαφορετικά χρώματα. Η μορφοποίηση μπορεί να επεκταθεί τόσο στο γέμισμα κελιού όσο και στο ίδιο το κείμενο. Έτσι, εάν τα δεδομένα εισήχθησαν στο κελί, τότε το γέμισμα είναι πράσινο. Εάν κάτι γίνει ασαφές, η ίδια η υπηρεσία έχει σύμβολα που δείχνουν ποιος τύπος αλλαγής επισημαίνεται με ποιο χρώμα.