Διαγράμματα στο Excel με διαφορετικά δεδομένα: σκοπός, τύποι, τρόπος δημιουργίας

Συμβουλές, κόλπα και τεχνικές για τη βελτίωση της εμφάνισης των γραφημάτων στο Microsoft Excel.

Τα εργαλεία χαρτογράφησης στο Microsoft Excel 2010 και 2007 είναι πολύ καλύτερα σε εμφάνιση και λειτουργικότητα από αυτά που είναι διαθέσιμα σε προηγούμενες εκδόσεις του Excel. Αν και τα γραφήματα φαίνονται καλύτερα, δεν είναι άμεσα εμφανείς όλες οι παράμετροι που χρησιμοποιούνται για την αύξηση της λειτουργικότητας. Αυτό το σύντομο άρθρο καλύπτει χρήσιμες συμβουλές, κόλπα και μεθόδους για τη δημιουργία γραφημάτων στο Excel που θα κάνουν την εργασία σας πιο αποτελεσματική.

γέμισμα μοτίβου

Μια ενημερωμένη έκδοση στο Microsoft Office 2010 είναι η δυνατότητα χρήσης γεμισμάτων μοτίβων γραφημάτων σε κλίμακα του γκρι. Για να το δείτε σε δράση, επισημάνετε το διάγραμμα, επιλέξτε "Εργαλεία γραφήματος» → "Καρτέλα διάταξης" και επιλέξτε μια επιλογή επεξεργασίας από την αναπτυσσόμενη λίστα στο επάνω αριστερό μέρος της κορδέλας. Επιλέξτε "Επιλέξτε Μορφή» (ακριβώς κάτω από αυτό στην κορδέλα) και επιλέξτε «Γέμισμα» → “Γέμισμα μοτίβου”. Για ένα ασπρόμαυρο γράφημα, ορίστε το χρώμα του προσκηνίου σε μαύρο και το χρώμα του φόντου σε λευκό και επιλέξτε ένα μοτίβο πλήρωσης για τη σειρά. Επαναλάβετε τα βήματα για ένα άλλο πρότυπο. Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε ασπρόμαυρο, δοκιμάστε διαφορετικά πρότυπα για να βεβαιωθείτε ότι τα γραφήματα είναι ευανάγνωστα όταν εκτυπώνονται ασπρόμαυρα ή αντιγράφονται σε ασπρόμαυρο.

Τα πρότυπα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη συμπλήρωση ενός γραφήματος στο Excel 2010, ώστε να μπορεί να εκτυπωθεί ασπρόμαυρο ή να αντιγραφεί σε ασπρόμαυρο.

Αποθηκεύστε τα γραφήματα του Excel ως εικόνα

Μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα γράφημα ως εικόνα από το Excel για χρήση σε άλλα έγγραφα, όπως αναφορές ή τον Ιστό. Για να αποθηκεύσετε ένα γράφημα ως εικόνα, ο ευκολότερος τρόπος είναι να βάλετε το διάγραμμα στο φύλλο εργασίας έτσι ώστε να είναι μεγάλο. Για να εκτελέσετε αυτήν τη λειτουργία, πρέπει να ακολουθήσετε τη διαδρομή: Αρχεία → Αποθήκευση ως, επιλέξτε τη διαδρομή για να αποθηκεύσετε το τελικό αρχείο και στην αναπτυσσόμενη λίστα "Αποθήκευση τύπου" επιλέξτε μια ιστοσελίδα (*.htm;*.html), πληκτρολογήστε ένα όνομα για το νέο αρχείο και κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Ως αποτέλεσμα, το φύλλο εργασίας μετατρέπεται σε αρχείο html και επειδή τα αρχεία html δεν μπορούν να περιέχουν εικόνες, το γράφημα αποθηκεύεται ξεχωριστά και συνδέεται με το αρχείο html. Το γράφημα θα αποθηκευτεί στο φάκελο στον οποίο αποθηκεύτηκε το αρχείο html. Έτσι, εάν το αρχείο ονομαζόταν Sales.htm, τότε οι εικόνες θα ήταν σε έναν φάκελο που ονομάζεται sales_files. Οι εικόνες αποθηκεύονται ως ξεχωριστό αρχείο PNG. Εάν το διάγραμμα και αυτό το αρχείο Excel εξακολουθούν να χρειάζονται για εργασία, πρέπει επίσης να αποθηκευτούν ξεχωριστά.

Το γράφημα μπορεί να αποθηκευτεί ως αρχείο γραφικών εάν το χρειαστείτε αργότερα για άλλο έργο.

Επικάλυψη σειρών και ρύθμιση του πλευρικού διάκενου

Η εμφάνιση του γραφήματος μπορεί να βελτιωθεί αλλάζοντας το πλάτος των σειρών και τα πλευρικά κενά μεταξύ τους. Για να προσαρμόσετε την επικάλυψη μεταξύ δύο σειρών γραφημάτων ή να αλλάξετε την απόσταση μεταξύ τους, κάντε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε σειρά του γραφήματος και κάντε κλικ «Μορφή σειράς δεδομένων». Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Επικάλυψη σειρών για να χωρίσετε σειρές ή να συγχωνεύσετε σειρές σύροντας το ρυθμιστικό στο Gap ή στο Overlap.

Έτσι, η απόσταση μεταξύ των σειρών προσαρμόζεται έτσι ώστε να είναι πιο κοντά ή πιο μακριά. Εάν υπάρχουν δύο τύποι δεδομένων στο γράφημα και πρέπει να τοποθετηθούν το ένα πάνω στο άλλο και η δεύτερη σειρά θα πρέπει να υπερτεθεί στην πρώτη, τότε αλλάζει η σειρά κατασκευής του γραφήματος. Αρχικά, δημιουργείται η επιθυμητή επικάλυψη. Στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ για να επιλέξετε τη σειρά δεδομένων και επιλέξτε "Επιλογή δεδομένων". Στη συνέχεια, επιλέγεται η σειρά 1 και μετακινείται προς τα κάτω στη σειρά 2. Αλλάζοντας τη σειρά των πινάκων με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να εμφανιστούν μικρότερα δεδομένα μπροστά από μεγαλύτερα.

Σειρά Big Data

Όταν σχεδιάζετε δεδομένα με βάση ημερομηνίες, η σειρά δεδομένων είναι συχνά πολύ στενή. Η λύση σε αυτό το ερώτημα είναι να επισημάνετε τον άξονα x (οριζόντιος άξονας) του γραφήματος excel, να κάνετε δεξί κλικ και να επιλέξετε τη μορφή του άξονα. Αφού επιλέξετε τις επιλογές του άξονα, πρέπει να κάνετε κλικ στον άξονα κειμένου για να τον επιλέξετε. Με αυτόν τον τρόπο, μπορεί να ρυθμιστεί το επιθυμητό πλάτος σειράς. Εκτός από τις σειρές, μπορείτε να προσαρμόσετε την απόσταση μεταξύ τους.

Οικόπεδο στον Δεύτερο Άξονα

Όταν σχεδιάζετε μικρά δεδομένα, όπως ποσοστά, που βρίσκονται δίπλα σε μεγάλα δεδομένα, όπως εκατομμύρια, τα ποσοστά θα χαθούν και δεν θα είναι ορατά. Το πρόβλημα λύνεται με την κατασκευή ενός γραφήματος ποσοστού σε διαφορετικό άξονα. Για αυτό, επιλέγεται ένα διάγραμμα και στην καρτέλα “Εργασία με γραφήματα”, η καρτέλα είναι επιλεγμένη σχέδιο, το οποίο βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία. Θέλετε να επιλέξετε σειρές που δεν είναι ορατές. Στη συνέχεια πατήστε το κουμπί «Επιλογή μορφής», που θα εμφανιστεί αμέσως παρακάτω και μετά στην ομάδα "Επιλογές σειρών" επιλέξτε «Δευτερεύων Άξονας» και κλείσε το παράθυρο. Χωρίς να μετακινήσετε το επιλεγμένο στοιχείο, επιλέξτε “Εργασία με γραφήματα”, στη συνέχεια – καρτέλα Κατασκευαστής, Στη συνέχεια επιλέξτε "Αλλαγή τύπου γραφήματος".

Τώρα μπορείτε να επιλέξετε διαφορετικό τύπο γραφήματος, όπως Γραμμή. Επειδή έχει επιλεγεί μια σειρά που θα ισχύει μόνο για αυτήν τη σειρά και όχι για ολόκληρο το γράφημα, το αποτέλεσμα είναι ένα συνδυασμένο γράφημα, όπως ένα γράφημα ράβδων με ένα γράφημα γραμμών στην κορυφή. Ένα γράφημα φαίνεται καλύτερο και είναι πιο ευανάγνωστο εάν το κείμενο στον άξονά του ταιριάζει με το χρώμα του τμήματος του γραφήματος που περιέχει τα δεδομένα. Επομένως, εάν υπάρχουν πράσινες σειρές, είναι προτιμότερο να πληκτρολογήσετε το αντίστοιχο κείμενο επίσης με πράσινο χρώμα και η κόκκινη σειρά θα εμφανίζεται με κόκκινο χρώμα στον άξονά της.

Δημιουργήστε συνδυαστικά γραφήματα

Οι χρήστες του Microsoft Excel δεν γνωρίζουν αμέσως ότι μπορεί να δημιουργήσει συνδυαστικά γραφήματα. Ωστόσο, αυτό είναι εύκολο να γίνει. Για να γίνει αυτό, επιλέγονται δεδομένα και δημιουργείται ο πρώτος τύπος γραφήματος, για παράδειγμα, ένα γράφημα σειρών. Στη συνέχεια επιλέγεται μια σειρά που πρέπει να εμφανίζεται με διαφορετικό τρόπο, για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας ένα γράφημα γραμμών και "Εργασία με διαγράμματα» → καρτέλα "Κατασκευαστής" → "Αλλαγή τύπου γραφήματος" και επιλέγεται ο δεύτερος τύπος γραφήματος. Ορισμένοι τύποι γραφημάτων δεν μπορούν να συνδυαστούν για εύλογους λόγους, όπως γραφήματα δύο γραμμών, αλλά τα γραφήματα γραμμών και γραμμών συνεργάζονται καλά.

Αυτόματη δημιουργία γραφημάτων Excel

Εάν έχετε δεδομένα που θα αυξηθούν με την πάροδο του χρόνου, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα γράφημα ώστε να μεγαλώνει καθώς προστίθενται περισσότερα δεδομένα στην αποθήκη δεδομένων. Για να γίνει αυτό, τα δεδομένα πρέπει να μορφοποιηθούν ως πίνακας. Για να γίνει αυτό, επιλέγονται ήδη καταχωρημένα δεδομένα και στην καρτέλα "Αρχική σελίδα" έχει επιλεγεί η λειτουργία “Μορφοποίηση ως πίνακα”. Τώρα, επειδή τα δεδομένα έχουν μορφοποιηθεί ως πίνακας, όταν δημιουργείτε ένα γράφημα σε δεδομένα πίνακα, η προσθήκη περισσότερων δεδομένων στον πίνακα θα επεκτείνει αυτόματα το γράφημα.

Έξυπνοι τίτλοι γραφημάτων

Ο τίτλος του γραφήματος μπορεί να τραβηχτεί από ένα από τα κελιά στο φύλλο Excel. Αρχικά, προστίθεται ένας τίτλος γραφήματος στο "Εργασία με διαγράμματα» → Καρτέλα Διάταξη → «Τίτλος γραφήματος» και τοποθετείται, για παράδειγμα, πάνω από το διάγραμμα. Επιλέγεται το κελί για τον τίτλο του γραφήματος και, στη συνέχεια, ο δρομέας μετακινείται στη γραμμή τύπων και εισάγεται μια αναφορά στο κελί που περιέχει τα δεδομένα που θα χρησιμεύσουν ως τίτλος του γραφήματος. Εάν ο τίτλος του γραφήματος πρέπει να είναι ίδιος με το φύλλο, το κελί D5 στο φύλλο 1 θα πρέπει να είναι κενό. Τώρα, κάθε φορά που αλλάζει το περιεχόμενο αυτού του κελιού, αλλάζει και ο τίτλος του γραφήματος.

Αλλαγές χρώματος γραφήματος Excel

Για γραφήματα με ένα είδος δεδομένων, μπορεί να παρατηρήσετε ότι το Excel χρωματίζει κάθε σειρά με το ίδιο χρώμα. Αυτό μπορεί να αλλάξει κάνοντας κλικ στη σειρά και δεξί κλικ πάνω της, μετά από την οποία θα χρειαστεί να επιλέξετε την καρτέλα "Μορφοποίηση σειράς δεδομένων", και μετά - "Πλήρωση". Εάν το γράφημα εμφανίζει μόνο μία σειρά δεδομένων, μπορείτε να ορίσετε την επιλογή “Πολύχρωμες κουκκίδες”.

Φυσικά, μπορείτε πάντα να επιλέξετε μια μεμονωμένη σειρά δεδομένων, να κάνετε δεξί κλικ και να επιλέξετε "Μορφή σημείου δεδομένων"και μετά ορίστε οποιοδήποτε χρώμα για αυτό το σημείο δεδομένων.

Διαχείριση μηδενικών δεδομένων και δεδομένων που λείπουν

Όταν υπάρχουν μηδενικές τιμές ή λείπουν δεδομένα στο γράφημα, μπορείτε να ελέγξετε την εμφάνιση των μηδενικών επιλέγοντας τη σειρά του γραφήματος και, στη συνέχεια, − “Εργασία με γραφήματα” → καρτέλα "Κατασκευαστής" → "Επιλογή δεδομένων" → «Κρυμμένα και άδεια κελιά». Εδώ μπορείτε να επιλέξετε εάν τα κενά κελιά θα εμφανίζονται ως κενά ή ως μηδέν ή εάν το γράφημα είναι γραμμικό γράφημα, εάν η γραμμή θα πρέπει να εκτελείται από σημείο σε σημείο αντί για κενή τιμή. Αφού επιλέξετε τα απαιτούμενα δεδομένα, οι ρυθμίσεις αποθηκεύονται πατώντας το κουμπί "ΕΝΤΑΞΕΙ".

Σημειώσεις. Αυτό ισχύει μόνο για τιμές που λείπουν, όχι για μηδενικά.

Σχεδίαση ασυνεχών δεδομένων

Για να σχεδιάσετε δεδομένα που δεν είναι παραταγμένα ως σειρές δίπλα-δίπλα, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl αφού πρώτα επιλέξετε τα δεδομένα για κάθε εύρος. Αφού επιλέξετε ένα εύρος, δημιουργείται ένα γράφημα με βάση τα επιλεγμένα δεδομένα.

Αποθηκεύστε ένα γράφημα ως πρότυπο

Για να αποθηκεύσετε ένα γράφημα ως πρότυπο, ώστε να μπορεί να χρησιμοποιηθεί ξανά, πρώτα δημιουργείτε και προσαρμόζετε την επιθυμητή εμφάνιση του γραφήματος. Επιλέξτε το γράφημα, κάντε κλικ “Εργασία με γραφήματα”, τότε ανοίγει η καρτέλα "Κατασκευαστής" και πατιέται το κουμπί "Αποθήκευση ως πρότυπο". Θα χρειαστεί να εισαγάγετε ένα όνομα για το γράφημα και να κάνετε κλικ Αποθήκευση. Αυτή η μορφή μπορεί στη συνέχεια να εφαρμοστεί σε άλλα διαγράμματα χρησιμοποιώντας το αποθηκευμένο πρότυπο κατά τη δημιουργία ενός νέου διαγράμματος ή την επεξεργασία ενός υπάρχοντος. Για να εφαρμόσετε το αποθηκευμένο πρότυπο, πρέπει να επιλέξετε το γράφημα. Για να το επιλέξετε, ακολουθήστε την αλυσίδα: «Δουλεύοντας με γραφήματα”→ "Κατασκευαστής → Αλλαγή τύπου γραφήματος → πρότυπα. Στη συνέχεια, επιλέξτε το πρότυπο που δημιουργήσατε προηγουμένως και κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Αυτές οι συμβουλές και τα κόλπα χαρτογράφησης σας βοηθά να δημιουργείτε όμορφα γραφήματα πιο γρήγορα και πιο αποτελεσματικά στο Excel 2007 και 2010.