Λειτουργία AutoFilter στο Excel. Εφαρμογή και ρύθμιση

Όταν χρειάζεται να βρείτε μία ή περισσότερες σειρές σε έναν μεγάλο πίνακα, πρέπει να αφιερώσετε πολύ χρόνο κάνοντας κύλιση στο φύλλο και αναζητώντας τα σωστά κελιά με τα μάτια σας. Το ενσωματωμένο φίλτρο Microsoft Excel διευκολύνει την εύρεση δεδομένων μεταξύ πολλών κελιών. Ας μάθουμε πώς να ενεργοποιήσετε και να απενεργοποιήσετε το αυτόματο φίλτρο και να αναλύσουμε τις δυνατότητες που δίνει στους χρήστες.

Πώς να ενεργοποιήσετε το AutoFilter στο Excel

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε αυτήν την επιλογή. Ας αναλύσουμε το καθένα με σαφήνεια. Το αποτέλεσμα της ενεργοποίησης του φίλτρου θα είναι η εμφάνιση ενός τετράγωνου κουμπιού με ένα βέλος δίπλα σε κάθε κελί στην κεφαλίδα του πίνακα.

1. Η καρτέλα Αρχική σελίδα περιέχει πολλές ενότητες. Μεταξύ αυτών - "Επεξεργασία", και πρέπει να δώσετε προσοχή σε αυτό.
2. Επιλέξτε το κελί για το οποίο θα οριστεί το φίλτρο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Ταξινόμηση και φίλτρο" σε αυτήν την ενότητα.
3. Θα ανοίξει ένα μικρό μενού όπου πρέπει να επιλέξετε το στοιχείο "Φίλτρο".

1. Η δεύτερη μέθοδος απαιτεί μια άλλη καρτέλα στο μενού του Microsoft Excel - ονομάζεται "Δεδομένα". Διαθέτει ξεχωριστό τμήμα που προορίζεται για ταξινόμηση και φίλτρα.
2. Πάλι, κάντε κλικ στο επιθυμητό κελί, ανοίξτε τα "Δεδομένα" και κάντε κλικ στο κουμπί "Φίλτρο" με την εικόνα μιας διοχέτευσης.

Σημαντικό! Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα φίλτρο μόνο εάν ο πίνακας έχει κεφαλίδα. Η ρύθμιση του φίλτρου σε έναν πίνακα χωρίς επικεφαλίδες θα έχει ως αποτέλεσμα την απώλεια δεδομένων στην επάνω σειρά - θα εξαφανιστούν από την προβολή.

Ρύθμιση φίλτρου κατά δεδομένα πίνακα

Το φίλτρο χρησιμοποιείται συχνά σε μεγάλα τραπέζια. Χρειάζεται για να δείτε γρήγορα τις γραμμές μιας κατηγορίας, να τις διαχωρίσετε προσωρινά από άλλες πληροφορίες.

1. Μπορείτε να φιλτράρετε δεδομένα μόνο κατά δεδομένα στήλης. Ανοίξτε το μενού κάνοντας κλικ στο βέλος στην κεφαλίδα της επιλεγμένης στήλης. Θα εμφανιστεί μια λίστα επιλογών με τις οποίες θα ταξινομηθούν τα δεδομένα.
2. Αρχικά, ας δοκιμάσουμε το πιο απλό πράγμα – αφαιρέστε μερικά σημάδια επιλογής, αφήνοντας μόνο ένα.
3. Ως αποτέλεσμα, ο πίνακας θα αποτελείται μόνο από σειρές που περιέχουν την επιλεγμένη τιμή.
4. Ένα εικονίδιο διοχέτευσης θα εμφανιστεί δίπλα στο βέλος, υποδεικνύοντας ότι το φίλτρο είναι ενεργοποιημένο.

Η ταξινόμηση πραγματοποιείται επίσης με κείμενο ή αριθμητικά φίλτρα. Το πρόγραμμα θα αφήσει γραμμές στο φύλλο που πληρούν τις καθορισμένες απαιτήσεις. Για παράδειγμα, το φίλτρο κειμένου "ίσο με" διαχωρίζει τις σειρές του πίνακα με την καθορισμένη λέξη, το "όχι ίσο" λειτουργεί αντίστροφα - εάν καθορίσετε μια λέξη στις ρυθμίσεις, δεν θα υπάρχουν σειρές μαζί της. Υπάρχουν φίλτρα κειμένου με βάση το αρχικό ή το τελικό γράμμα.

Οι αριθμοί μπορούν να ταξινομηθούν με φίλτρα "μεγαλύτερο ή ίσο", "λιγότερο από ή ίσο", "μεταξύ". Το πρόγραμμα μπορεί να επισημάνει τους 10 πρώτους αριθμούς, να επιλέξει δεδομένα πάνω ή κάτω από τη μέση τιμή. Πλήρης λίστα φίλτρων για κείμενο και αριθμητικές πληροφορίες:

Εάν τα κελιά είναι σκιασμένα και έχει οριστεί ένας κωδικός χρώματος, ανοίγει η δυνατότητα ταξινόμησης κατά χρώμα. Τα κελιά του επιλεγμένου χρώματος μετακινούνται στην κορυφή. Το φίλτρο ανά χρώμα σάς επιτρέπει να αφήνετε στην οθόνη σειρές των οποίων τα κελιά είναι χρωματισμένα στην απόχρωση που έχει επιλεγεί από τη λίστα.

Σημαντικό! Ξεχωριστά, αξίζει να σημειωθεί η λειτουργία "Για προχωρημένους ..." στην ενότητα "Ταξινόμηση και φίλτρο". Έχει σχεδιαστεί για να επεκτείνει τις δυνατότητες φιλτραρίσματος. Χρησιμοποιώντας το προηγμένο φίλτρο, μπορείτε να ορίσετε τις συνθήκες χειροκίνητα ως λειτουργία.

Η ενέργεια του φίλτρου επαναφέρεται με δύο τρόπους. Ο ευκολότερος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία "Αναίρεση" ή να πατήσετε το συνδυασμό πλήκτρων "Ctrl + Z". Ένας άλλος τρόπος είναι να ανοίξετε την καρτέλα δεδομένων, να βρείτε την ενότητα "Ταξινόμηση και φίλτρο" και να κάνετε κλικ στο κουμπί "Εκκαθάριση".

Προσαρμοσμένο φίλτρο: Προσαρμογή βάσει κριτηρίων

Το φιλτράρισμα δεδομένων στον πίνακα μπορεί να ρυθμιστεί με τρόπο που είναι βολικό για έναν συγκεκριμένο χρήστη. Για να γίνει αυτό, η επιλογή "Προσαρμοσμένο φίλτρο" είναι ενεργοποιημένη στο μενού αυτόματου φίλτρου. Ας δούμε πώς είναι χρήσιμο και πώς διαφέρει από τις λειτουργίες φιλτραρίσματος που καθορίζονται από το σύστημα.

1. Ανοίξτε το μενού ταξινόμησης για μία από τις στήλες και επιλέξτε το στοιχείο «Προσαρμοσμένο φίλτρο…» από το μενού φίλτρου κειμένου/αριθμών.
2. Θα ανοίξει το παράθυρο ρυθμίσεων. Αριστερά είναι το πεδίο επιλογής φίλτρου, δεξιά τα δεδομένα βάσει των οποίων θα λειτουργήσει η ταξινόμηση. Μπορείτε να φιλτράρετε με δύο κριτήρια ταυτόχρονα – γι' αυτό υπάρχουν δύο ζεύγη πεδίων στο παράθυρο.

3. Για παράδειγμα, ας επιλέξουμε το φίλτρο «ισούται» και στις δύο σειρές και ας ορίσουμε διαφορετικές τιμές - για παράδειγμα, 39 στη μία σειρά και 79 στην άλλη.
4. Η λίστα των τιμών βρίσκεται στη λίστα που ανοίγει αφού κάνετε κλικ στο βέλος και αντιστοιχεί στα περιεχόμενα της στήλης όπου άνοιξε το μενού φίλτρου. Πρέπει να αλλάξετε την επιλογή εκπλήρωσης των συνθηκών από "και" σε "ή", έτσι ώστε το φίλτρο να λειτουργεί και να μην αφαιρεί όλες τις σειρές του πίνακα.
5. Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί "OK", ο πίνακας θα αποκτήσει νέα εμφάνιση. Υπάρχουν μόνο εκείνες οι γραμμές όπου η τιμή έχει οριστεί σε 39 ή 79. Το αποτέλεσμα μοιάζει με αυτό:

Ας παρατηρήσουμε τη δουλειά των φίλτρων κειμένου:

1. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το μενού φίλτρου στη στήλη με δεδομένα κειμένου και επιλέξτε οποιονδήποτε τύπο φίλτρου – για παράδειγμα, «ξεκινά με…».
2. Το παράδειγμα χρησιμοποιεί μία γραμμή αυτόματου φίλτρου, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δύο.

Επιλέξτε μια τιμή και κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

3. Ως αποτέλεσμα, δύο γραμμές που ξεκινούν με το επιλεγμένο γράμμα παραμένουν στην οθόνη.

Απενεργοποίηση Αυτόματου Φίλτρου μέσω του Μενού του Excel

Για να απενεργοποιήσετε το φίλτρο στο τραπέζι, πρέπει να μεταβείτε ξανά στο μενού με τα εργαλεία. Υπάρχουν δύο τρόποι για να γίνει αυτό.

1. Ας ανοίξουμε την καρτέλα "Δεδομένα", στο κέντρο του μενού υπάρχει ένα μεγάλο κουμπί "Φίλτρο", το οποίο αποτελεί μέρος της ενότητας "Ταξινόμηση και φίλτρο".
2. Εάν κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί, τα εικονίδια με τα βέλη θα εξαφανιστούν από την κεφαλίδα και θα είναι αδύνατη η ταξινόμηση των σειρών. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε ξανά τα φίλτρα εάν χρειάζεται.

Ένας άλλος τρόπος δεν απαιτεί μετακίνηση μέσα από τις καρτέλες - το επιθυμητό εργαλείο βρίσκεται στο "Αρχική σελίδα". Ανοίξτε την ενότητα "Ταξινόμηση και φίλτρο" στα δεξιά και κάντε ξανά κλικ στο στοιχείο "Φίλτρο".

Συμβουλή! Για να προσδιορίσετε εάν η ταξινόμηση είναι ενεργοποιημένη ή απενεργοποιημένη, μπορείτε να δείτε όχι μόνο την κεφαλίδα του πίνακα, αλλά και το μενού. Το στοιχείο "Φίλτρο" επισημαίνεται με πορτοκαλί χρώμα όταν είναι ενεργοποιημένο.

Συμπέρασμα

Εάν το αυτόματο φίλτρο έχει ρυθμιστεί σωστά, θα σας βοηθήσει να βρείτε πληροφορίες σε έναν πίνακα με κεφαλίδα. Τα φίλτρα λειτουργούν με αριθμητικά και δεδομένα κειμένου, τα οποία βοηθούν τον χρήστη να απλοποιήσει σημαντικά την εργασία με το υπολογιστικό φύλλο Excel.