Σημειώσεις στο Excel – πώς να δημιουργήσετε, να προβάλετε, να επεξεργαστείτε, να διαγράψετε και να προσθέσετε μια εικόνα

Πολλοί αρχάριοι χρήστες του Excel είναι εξοικειωμένοι με το πρόβλημα ότι είναι εξαιρετικά άβολο να τοποθετήσετε μεγάλο όγκο πληροφοριών σε κελιά, δεν υπάρχει πουθενά να αφήσετε μια σημείωση για τον εαυτό σας στο μέλλον. Στην πραγματικότητα, να το κάνετε αυτό χωρίς να παραβιάσετε τη γενική εμφάνιση του πίνακα είναι αρκετά απλό. Γι' αυτό χρησιμεύουν οι νότες.

Εργασία με σημειώσεις

Οι σημειώσεις είναι πρόσθετες συνταγές για τα επιλεγμένα κελιά. Τις περισσότερες φορές είναι κειμενικά και περιέχουν ένα συγκεκριμένο σχόλιο από έναν από τους συντάκτες του πίνακα. Εκτός από κείμενο, μπορείτε να προσθέσετε μια εικόνα στο πεδίο που εμφανίζεται. Ωστόσο, για να επισυνάψετε το επιθυμητό σχόλιο ή εικόνα σε ένα κελί, πρέπει να μάθετε πώς να δημιουργείτε απλά σημάδια κειμένου, να τα βλέπετε και να τα επεξεργάζεστε.. Μετά από αυτό, μπορείτε να προχωρήσετε σε σύνθετες ρυθμίσεις.

Δημιουργία

Η διαδικασία δημιουργίας σημειώσεων είναι αρκετά απλή και αποτελείται από πολλά βήματα:

1. Επιλέξτε ένα κελί από τον πίνακα με το ποντίκι. Κάντε δεξί κλικ πάνω του.
2. Από το μενού περιβάλλοντος που εμφανίζεται, επιλέξτε τη λειτουργία «Εισαγωγή σημείωσης».

3. Μετά από αυτό, ένα ελεύθερο πεδίο θα εμφανιστεί στο πλάι του επιλεγμένου κελιού. Η επάνω γραμμή θα καταλαμβάνεται από το προεπιλεγμένο όνομα χρήστη.

Μπορείτε να εισαγάγετε οποιαδήποτε πληροφορία κειμένου στο ελεύθερο πεδίο. Για να αποκρύψετε ένα σχόλιο, πρέπει να κάνετε δεξί κλικ στο κελί, να επιλέξετε τη λειτουργία "Απόκρυψη σχολίου". Μετά από αυτό, θα είναι διαθέσιμο για ανάγνωση στον σύνδεσμο που υποδεικνύεται από την κόκκινη γωνία.

Βαθμολογία Κριτικής

Μπορείτε να δείτε τα σχόλια για διαφορετικά κελιά τοποθετώντας το δείκτη του ποντικιού πάνω από καθένα από αυτά. Μετά από αυτό, το κείμενο με τη σημείωση εμφανίζεται αυτόματα. Για να εξαφανιστεί το πεδίο σχολίων, πρέπει να μετακινήσετε τον κέρσορα σε άλλο σημείο.

Συμβουλή ειδικού! Εάν ο πίνακας είναι μεγάλος και έχει πολλές σημειώσεις συνδεδεμένες με διαφορετικά κελιά, μπορείτε να κάνετε εναλλαγή μεταξύ τους μέσω της καρτέλας "Επισκόπηση". Για αυτό, προορίζονται τα κουμπιά "Προηγούμενο" και "Επόμενο".

Επεξεργασία

Αρκετά συχνά υπάρχουν περιπτώσεις όπου είναι απαραίτητο να αλλάξετε τα περιεχόμενα του παραθύρου για πρόσθετα σχόλια. Μπορείτε να το κάνετε αυτό ακολουθώντας μερικά βήματα:

1. Αρχικά κάντε κλικ στο κελί με το κρυφό κείμενο με το δεξί κουμπί του ποντικιού.
2. Στη λίστα που εμφανίζεται, επιλέξτε τη λειτουργία «Επεξεργασία Σημείωσης».
3. Θα πρέπει να ανοίξει ένα παράθυρο μέσω του οποίου μπορείτε να επεξεργαστείτε το κείμενο, να προσθέσετε εικόνες σε αυτό, να αυξήσετε ή να μειώσετε το πεδίο σχολίων.

Μπορείτε να ολοκληρώσετε τη ρύθμιση κάνοντας κλικ οπουδήποτε στον πίνακα έξω από το πεδίο για πρόσθετο κείμενο.

Μια άλλη επιλογή για την επεξεργασία σχολίων κελιών είναι μέσω της καρτέλας Αναθεώρηση. Εδώ πρέπει να βρείτε ένα σύνολο εργαλείων για σημειώσεις και να κάνετε κλικ στο κουμπί "Επεξεργασία".

Προσθήκη εικόνας

Ένα από τα ενδιαφέροντα χαρακτηριστικά των σημειώσεων στο Excel είναι η προσθήκη εικόνων που θα εμφανιστούν όταν τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού πάνω από τα επιλεγμένα κελιά. Για να προσθέσετε μια εικόνα, πρέπει να εκτελέσετε διάφορες ενέργειες:

1. Αρχικά, πρέπει να προσθέσετε μια επιπλέον υπογραφή στο επιλεγμένο κελί.
2. Μεταβείτε στη διαδικασία επεξεργασίας σημειώσεων, κατευθύνετε τον κέρσορα του ποντικιού σε ένα από τα περιγράμματα των κελιών. Είναι σημαντικό να το κατευθύνετε στο σημείο όπου θα εμφανιστεί το εικονίδιο με τέσσερα βέλη, τα οποία αποκλίνουν σε διαφορετικές κατευθύνσεις.
3. Πρέπει να κάνετε δεξί κλικ σε αυτό το εικονίδιο, να επιλέξετε τη λειτουργία "Μορφή Σημείωσης" από το μενού που εμφανίζεται.
4. Θα πρέπει να εμφανιστεί ένα παράθυρο για την επεξεργασία πληροφοριών ενώπιον του χρήστη. Θα πρέπει να βρείτε την καρτέλα "Χρώματα και γραμμές" και να μεταβείτε σε αυτήν.
5. Κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα που ονομάζεται "Χρώμα", στο κάτω μέρος της λίστας που εμφανίζεται, επιλέξτε τη λειτουργία "Μέθοδοι συμπλήρωσης".
6. Θα πρέπει να εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο στο οποίο πρέπει να μεταβείτε στην καρτέλα "Σχέδιο". Μέσα σε αυτήν την καρτέλα, κάντε κλικ στο κουμπί με το ίδιο όνομα.
7. Θα εμφανιστεί το παράθυρο "Εισαγωγή εικόνων", στο οποίο πρέπει να επιλέξετε μία από τις τρεις επιλογές: μεταφόρτωση εικόνας από το OneDrive, αναζήτηση εικόνας χρησιμοποιώντας το Bing, αποστολή εικόνας από υπολογιστή. Ο ευκολότερος τρόπος είναι να ανεβάσετε από τον υπολογιστή όπου βρίσκεται το έγγραφο.

8. Όταν επιλεγεί μια εικόνα, θα μεταβεί αυτόματα στο προηγούμενο παράθυρο στο οποίο θα εμφανίζεται η επιλεγμένη εικόνα. Εδώ πρέπει να επιλέξετε το πλαίσιο δίπλα στη συνάρτηση "Διατήρηση των αναλογιών της εικόνας".
9. Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί "OK", θα ανοίξει το αρχικό παράθυρο μορφοποίησης της σημείωσης. Σε αυτό το στάδιο, πρέπει να συνδέσετε τη σημείωση με την εικόνα στο αρχικά επιλεγμένο κελί. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να μεταβείτε στην καρτέλα "Προστασία", καταργήστε την επιλογή του πλαισίου δίπλα στο "Προστατευμένο αντικείμενο".
10. Στη συνέχεια, πρέπει να μεταβείτε στην καρτέλα "Ιδιότητες", επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο στοιχείο για μετακίνηση και αλλαγή αντικειμένων μαζί με κελιά. Κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Για να μεγεθύνετε την εικόνα, είναι απαραίτητο να τεντώσετε το πεδίο γενικής νότας σε διαφορετικές κατευθύνσεις.

Διαγραφή σημείωσης

Η αφαίρεση μιας προστιθέμενης υπογραφής είναι ευκολότερη από την εγκατάσταση μιας νέας ή την επεξεργασία της. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ σε ένα κελί με πρόσθετη περιγραφή. Από το αναδυόμενο μενού, ενεργοποιήστε την εντολή «Διαγραφή σημείωσης».

Ο δεύτερος τρόπος για να αφαιρέσετε μια πρόσθετη ετικέτα στο επιλεγμένο κελί είναι μέσω της λειτουργίας "Επισκόπηση". Πριν κάνετε αυτήν την επιλογή, πρέπει να επισημάνετε το κελί με το ποντίκι. Τέλος, κάντε κλικ στο κουμπί διαγραφή πρόσθετων πληροφοριών.

Πώς να υπογράψετε μια σημείωση στο Excel

Εάν σε ένα κοινόχρηστο έγγραφο του Excel, όλες οι πρόσθετες τροποποιήσεις στα κελιά έχουν γραφτεί από διαφορετικούς χρήστες χωρίς μεμονωμένες υπογραφές, θα είναι εξαιρετικά δύσκολο να βρεθεί ο συγγραφέας ορισμένων καταχωρήσεων. Η λεζάντα της σημείωσης σάς επιτρέπει να οργανώσετε τα δεδομένα. Για να το αφήσετε πάνω από μια συγκεκριμένη επεξεργασία σε ένα κελί, πρέπει να εκτελέσετε διάφορες ενέργειες:

1. Επιλέξτε ένα από τα στοιχεία του κύριου μενού "Αρχείο".
2. Μεταβείτε στις "Ρυθμίσεις".
3. Μεταβείτε στην καρτέλα "Γενικά".

4. Στο κάτω μέρος της σελίδας θα εμφανιστεί ένα ελεύθερο πεδίο, στο οποίο πρέπει να εισαγάγετε το όνομα του χρήστη που άφησε ένα σχόλιο στο κελί.

Πώς να βρείτε μια σημείωση στο Excel

Εάν το έγγραφο είναι πολύ μεγάλο, μπορεί να υπάρξει μια κατάσταση όπου πρέπει να βρείτε γρήγορα ένα συγκεκριμένο σχόλιο. Κάντε το δυνατό. Οδηγίες για την εύρεση της απαιτούμενης περιγραφής ή ετικέτας:

1. Μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχική σελίδα".
2. Μεταβείτε στην ενότητα "Εύρεση και επιλογή".
3. Κάντε κλικ στο κουμπί "Ρυθμίσεις".
4. Βρείτε την επιλογή για να επιλέξετε «Εύρος αναζήτησης».
5. Ορίστε την τιμή σε Σημείωση.
6. Κάντε κλικ στο κουμπί «Εύρεση όλων».

Μετά από αυτό, μια λίστα με κελιά σύμφωνα με την καθορισμένη παράμετρο θα εμφανιστεί ενώπιον του χρήστη.

Εμφάνιση και απόκρυψη μιας σημείωσης

Εάν θέλετε, μπορείτε να αποκρύψετε εντελώς τις σημειώσεις, ώστε να μην είναι εμφανείς κατά την ανάγνωση του κύριου εγγράφου ή να απενεργοποιήσετε τη λειτουργία απόκρυψης, εάν ήταν προηγουμένως ενεργοποιημένη. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να ακολουθήσετε μερικά απλά βήματα:

1. Μεταβείτε στις γενικές ρυθμίσεις στην καρτέλα "Αρχείο", στη συνέχεια "Επιλογές", μεταβείτε στην ενότητα "Για προχωρημένους".
2. Βρείτε την ενότητα "Οθόνη".
3. Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στη λειτουργία "Σημειώσεις και δείκτες".
4. Κάντε κλικ στο κουμπί "OK". Μετά από αυτό, οι κρυφές σημειώσεις θα εμφανίζονται πάντα. Για να τα αποκρύψετε εντελώς, πρέπει να επιλέξετε το πλαίσιο δίπλα στη λειτουργία "Χωρίς σημειώσεις, χωρίς δείκτες".

Συμβουλή ειδικού! Το Excel έχει την επιλογή να εμφανίζει μόνο μεμονωμένα σχόλια. Για να ενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα, πρέπει να κάνετε δεξί κλικ στο κελί με μια πρόσθετη περιγραφή, να κάνετε κλικ στο κουμπί "Εμφάνιση σημειώσεων". Έτσι θα εμφανίζονται μόνιμα μόνο στα επιλεγμένα κελιά. Μέσω του ίδιου μενού περιβάλλοντος, μπορείτε να αποκρύψετε εντελώς τη σύντομη περιγραφή στις απαιτούμενες θέσεις.

Αντιγραφή σημείωσης σε άλλα κελιά

Εάν μια σημείωση έχει ήδη δημιουργηθεί, μπορείτε να την αντιγράψετε σε άλλο κελί για να μην γράψετε ξανά το κείμενο. Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε μια απλή οδηγία:

1. Κάντε δεξί κλικ για να επιλέξετε το κελί του εγγράφου στο οποίο επισυνάπτεται μια σύντομη περιγραφή ή τροποποίηση.
2. Από το αναδυόμενο μενού, επιλέξτε τη λειτουργία «Αντιγραφή».
3. Βρείτε το κελί στο οποίο θέλετε να συνδέσετε την αντιγραμμένη σημείωση, επιλέξτε το κάνοντας κλικ στο αριστερό κουμπί του ποντικιού.
4. Μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχική σελίδα", επιλέξτε "Πρόχειρο", κάντε κλικ στο κουμπί "Επικόλληση".
5. Μια λίστα εντολών θα εμφανιστεί μπροστά στον χρήστη. Το σημείο ενδιαφέροντος είναι το "Paste Special". Αφού κάνετε κλικ σε αυτό, θα εμφανιστεί ένα ξεχωριστό παράθυρο για τις ρυθμίσεις, όπου πρέπει να επιλέξετε το πλαίσιο δίπλα στις σημειώσεις. Απομένει να αποθηκεύσετε τις αλλαγές κάνοντας κλικ στο "OK".

Πώς να εκτυπώσετε ένα φύλλο σημειώσεων

Εάν δεν κάνετε ορισμένες προσαρμογές, από προεπιλογή, τα έγγραφα του Excel εκτυπώνονται χωρίς σημειώσεις. Για να τα προσθέσετε στην εκτύπωση, πρέπει να διαμορφώσετε το πρόγραμμα:

1. Μεταβείτε στην ενότητα "Διάταξη σελίδας".
2. Μεταβείτε στην καρτέλα "Ρύθμιση σελίδας" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Εκτύπωση κεφαλίδων".

3. Θα ανοίξει ένα παράθυρο με μεμονωμένα στοιχεία για εκτύπωση. Απέναντι από τη λέξη "Σημειώσεις", μπορείτε να τις προσθέσετε στην εκτύπωση ή να αφήσετε αυτήν την ενέργεια ακυρωμένη.

Συμβουλή ειδικού! Όταν προσθέτετε σημειώσεις για εκτύπωση, υπάρχουν δύο επιλογές για την εμφάνισή τους στο εκτυπωμένο έγγραφο. Εάν επιλέξετε "Στο τέλος του φύλλου" - θα εμφανιστούν στο κάτω μέρος της σελίδας. Μπορείτε να επιλέξετε την επιλογή "Όπως σε φύλλο" - οι σημειώσεις θα εκτυπωθούν όπως εμφανίζονται στην ηλεκτρονική έκδοση του εγγράφου.

Αλλαγή του ονόματος χρήστη κατά τη δημιουργία σημειώσεων

Όταν εργάζεστε στο Excel με ενεργοποιημένη την κοινή χρήση, όταν δημιουργείτε σημειώσεις, δεν τους δίνεται το όνομα του χρήστη που τις αφήνει. Για να το αλλάξετε στο δικό σας ψευδώνυμο, πρέπει να ακολουθήσετε μερικά βήματα:

1. Στην επάνω αριστερή γωνία, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο".
2. Μεταβείτε στην ενότητα "Ρυθμίσεις", "Γενικά".
3. Επιλέξτε «Όνομα χρήστη» από το μενού που εμφανίζεται.
4. Ένα ελεύθερο πεδίο θα ανοίξει μπροστά στον χρήστη, στο οποίο είναι απαραίτητο να γράψετε το επιθυμητό όνομα.

Παραδείγματα χρήσης σημειώσεων στο Excel

Για να κατανοήσετε πόσο χρήσιμα μπορεί να είναι τα πρόσθετα σχόλια κελιών σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel, συνιστάται να εξετάσετε μερικά πρακτικά παραδείγματα από την εμπειρία άλλων χρηστών:

1. Όταν οι υπάλληλοι μιας εταιρείας έχουν μια κοινή βάση εργασίας καταγεγραμμένη σε ένα έγγραφο Excel, οι συνάδελφοι που εργάζονται στην ίδια σελίδα με βάρδιες μπορούν να αφήνουν σχόλια ως μεταφορείς, να δίνουν οδηγίες, να ανταλλάσσουν ορισμένες πληροφορίες.
2. Τοποθέτηση φωτογραφιών – εάν ο πίνακας περιέχει δεδομένα για συγκεκριμένα άτομα, εικόνες οποιωνδήποτε αντικειμένων, εάν αφορά την αποθήκευση, την πώλησή τους.

3. Επεξηγήσεις για τους τύπους που θα απλοποιήσουν περαιτέρω υπολογισμούς, υπολογισμούς.

Εάν αφήνετε σχόλια με τον σωστό τρόπο – ώστε να εμφανίζονται τη σωστή στιγμή και να μην παρεμβαίνουν στην εργασία άλλων χρηστών, μπορείτε να αυξήσετε σημαντικά την παραγωγικότητα της εργασίας που σχετίζεται με πίνακες στο Excel.

Εκμάθηση βίντεο για σημειώσεις στο Excel

Οι παραπάνω οδηγίες θα σας βοηθήσουν να κατανοήσετε τα βασικά στοιχεία δημιουργίας, επεξεργασίας, προβολής, σύνθετης ρύθμισης σχολίων σε κελιά σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Ωστόσο, εάν συναντήσετε δυσκολίες, δυσκολίες με ορισμένες ενέργειες σχετικά με τις σημειώσεις, συνιστάται να παρακολουθήσετε τα εκπαιδευτικά βίντεο. Περιέχουν οδηγίες βήμα προς βήμα για την εκτέλεση διαφόρων λειτουργιών με σχόλια κελιών.

Συμπέρασμα

Η δημιουργία, η επεξεργασία και η προβολή σχολίων σε διάφορα κελιά στο Excel δεν είναι τόσο δύσκολη όσο μπορεί να φαίνεται με την πρώτη ματιά. Θα είναι χρήσιμο να έχετε τέτοιες δεξιότητες όχι μόνο για άτομα που εργάζονται σε μεγάλους οργανισμούς, παρακολουθούν κάτι χρησιμοποιώντας πίνακες, αλλά και για μεμονωμένους χρήστες που εργάζονται στο Excel για τον εαυτό τους. Δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι στο πεδίο σημειώσεων μπορείτε να προσθέσετε όχι μόνο κείμενο, αλλά και εικόνες, γεγονός που αυξάνει σημαντικά τη χρησιμότητά τους στην εργασία.