Αυτόματη Διόρθωση στο Excel. Πώς να ενεργοποιήσετε, να απενεργοποιήσετε και να ρυθμίσετε τις παραμέτρους

Κατά τη χρήση ενός υπολογιστικού φύλλου, πολλοί χρήστες, δουλεύοντας με τεράστιες ποσότητες πληροφοριών, κάνουν διάφορα λάθη στους υπολογισμούς ή κάνουν τυπογραφικά λάθη. Επιπλέον, μερικοί άνθρωποι δεν ξέρουν πώς να προσθέτουν σωστά ειδικούς χαρακτήρες και να χρησιμοποιούν άλλους χαρακτήρες που δεν σχετίζονται με την εργασία. Το πρόγραμμα διαθέτει μια ειδική δυνατότητα που ονομάζεται "AutoCorrect", η οποία σας επιτρέπει να διορθώνετε αυτόματα τη λανθασμένη εισαγωγή δεδομένων.

Τι είναι η "Αυτόματη Διόρθωση"

Ο επεξεργαστής υπολογιστικών φύλλων Excel αποθηκεύει στη μνήμη του μια μεγάλη ποικιλία σφαλμάτων που γίνονται από τους χρήστες όταν εργάζονται με πληροφορίες πίνακα. Εάν ο χρήστης κάνει οποιοδήποτε λάθος, το πρόγραμμα θα το διορθώσει αυτόματα στις σωστές τιμές. Όλα αυτά επιτυγχάνονται χάρη στο εργαλείο AutoCorrect. Η δυνατότητα αυτόματης αντικατάστασης διορθώνει τους ακόλουθους τύπους σφαλμάτων:

• σφάλματα που έγιναν λόγω του συμπεριλαμβανόμενου Caps Lock.
• αρχίστε να εισάγετε μια νέα πρόταση με ένα μικρό γράμμα.
• δύο κεφαλαία γράμματα στη σειρά σε μια λέξη.
• άλλα κοινά λάθη και τυπογραφικά λάθη που γίνονται από τους χρήστες.

Τοποθεσίες τοποθέτησης

Σημειώστε ότι η αυτόματη αντικατάσταση και το εργαλείο Εύρεση και αντικατάσταση είναι δύο εντελώς διαφορετικές επιλογές. Στο πρώτο εργαλείο, το υπολογιστικό φύλλο αναλύει ανεξάρτητα το δακτυλογραφημένο κείμενο και υλοποιεί την αντικατάσταση και στο δεύτερο, όλοι οι χειρισμοί εκτελούνται από τον χρήστη που εργάζεται στο υπολογιστικό φύλλο.

Ολόκληρη η λίστα των φράσεων που αντικαταστάθηκαν βρίσκεται στις ρυθμίσεις του Excel. Για να δείτε αυτόν τον πίνακα τιμών, ακολουθήστε αυτά τα απλά βήματα:

1. Κάνουμε κλικ στο μεγάλο κουμπί που βρίσκεται στο επάνω αριστερό μέρος της διεπαφής και, στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο στοιχείο "Ρυθμίσεις".

2. Στο παράθυρο που εμφανίζεται, κάντε κλικ στη γραμμή "Ορθογραφία" και μεταβείτε στο μενού ρυθμίσεων για αυτόματη αντικατάσταση.

3. Στο νέο παράθυρο που εμφανίζεται στην οθόνη, μπορείτε να δείτε τις παραμέτρους λειτουργίας. Υπάρχει επίσης ένας πίνακας με παραδείγματα αντικατάστασης χαρακτήρων ή λέξεων.

Σημειώστε ότι η θέση αυτής της συνάρτησης είναι πανομοιότυπη σε όλες τις εκδόσεις, μόνο σε ορισμένες περιπτώσεις η πρόσβαση στις παραμέτρους ξεκινά κάνοντας κλικ στο στοιχείο "Αρχείο".

Αναζήτηση περιεχομένου

Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στον τρόπο αναζήτησης περιεχομένου σε ένα έγγραφο. Περπάτημα:

1. Μεταβείτε στην ενότητα "Επεξεργασία" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Εύρεση". Μπορείτε να μεταβείτε σε αυτό το παράθυρο πατώντας το συνδυασμό πλήκτρων "Ctrl + F".

2. Στη γραμμή "Εύρεση" πρέπει να εισαγάγετε την τιμή που θέλετε να βρείτε στο έγγραφο. Αφού εισαγάγετε τα δεδομένα, κάντε κλικ στο «Εύρεση επόμενου». Στο παράθυρο, υπάρχουν διάφορα πρόσθετα φίλτρα αναζήτησης που βρίσκονται στην ενότητα "Επιλογές".

Θα πρέπει να γίνει κατανοητό ότι εάν κάνετε κλικ στο κουμπί "Εύρεση επόμενου", το πρόγραμμα θα εμφανίσει την πλησιέστερη φράση που εισαγάγατε και θα την εμφανίσει στο έγγραφο. Η χρήση της λειτουργίας "Εύρεση όλων" σάς επιτρέπει να εμφανίσετε όλες τις τιμές αναζήτησης που υπάρχουν στο έγγραφο.

Αντικατάσταση δείγματος

Συμβαίνει συχνά ο χρήστης να χρειάζεται όχι μόνο να βρει μια φράση στο έγγραφο, αλλά και να την αντικαταστήσει με άλλα δεδομένα. Οδηγός βήμα προς βήμα για την εκτέλεση αυτής της λειτουργίας:

1. Μεταβείτε στο πλαίσιο αναζήτησης όπως περιγράφεται παραπάνω.

2. Τώρα μεταβαίνουμε στην ενότητα που ονομάζεται "Αντικατάσταση".
3. Υπάρχει μια νέα γραμμή "Αντικατάσταση με". Στη γραμμή "Εύρεση" οδηγούμε στη φράση για την αναζήτηση και στη γραμμή "Αντικατάσταση με", οδηγούμε στην τιμή με την οποία θέλουμε να αντικαταστήσουμε το τμήμα που βρέθηκε. Μεταβαίνοντας στην ενότητα "Επιλογές", μπορείτε να εφαρμόσετε μια ποικιλία φίλτρων αναζήτησης για να επιταχύνετε την εργασία με πληροφορίες.

Ενεργοποίηση και απενεργοποίηση της αυτόματης διόρθωσης

Από προεπιλογή, η δυνατότητα αυτόματης αντικατάστασης στο υπολογιστικό φύλλο είναι ενεργοποιημένη. Υπάρχουν περιπτώσεις που πρέπει να απενεργοποιηθεί, ώστε κατά την εισαγωγή πληροφοριών, το πρόγραμμα να μην αντιλαμβάνεται ορισμένους χαρακτήρες ως λανθασμένους. Οδηγός βήμα προς βήμα για την απενεργοποίηση της αυτόματης αντικατάστασης:

1. Μεταβείτε στην ενότητα "Αρχείο".

2. Στην αριστερή λίστα στοιχείων, επιλέξτε "Ρυθμίσεις".

3. Στο παράθυρο επιλογών που εμφανίζεται, επιλέξτε την ενότητα "Ορθογραφία". Στη συνέχεια, κάντε κλικ στις Επιλογές Αυτόματης Διόρθωσης.

4. Εμφανίζεται ένα νέο παράθυρο με ρυθμίσεις παραμέτρων. Εδώ πρέπει να καταργήσετε την επιλογή του πλαισίου δίπλα στην επιγραφή "Αντικατάσταση καθώς πληκτρολογείτε" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK".

5. Το υπολογιστικό φύλλο θα μεταφέρει τον χρήστη στο προηγούμενο παράθυρο, στο οποίο πρέπει να κάνετε ξανά κλικ στο "OK".

Προσοχή! Για να ενεργοποιήσετε ξανά τη λειτουργία, πρέπει να επιστρέψετε το σημάδι επιλογής δίπλα στην επιγραφή "Αντικατάσταση καθώς πληκτρολογείτε" και να κάνετε κλικ στο "OK".

Αυτόματη διόρθωση ημερομηνίας και πιθανά προβλήματα

Υπάρχουν φορές που ο χρήστης οδηγεί σε αριθμητικές πληροφορίες με τελείες και ο επεξεργαστής υπολογιστικών φύλλων τις αλλάζει ανεξάρτητα σε ημερομηνία. Για να αποθηκεύσετε τις αρχικές πληροφορίες στο κελί χωρίς αλλαγές, πρέπει να εκτελέσετε τα ακόλουθα απλά βήματα:

1. Κάνουμε μια επιλογή από μια σειρά κελιών στα οποία σκοπεύουμε να εισαγάγουμε αριθμητικές πληροφορίες με τελείες. Μεταβείτε στην ενότητα "Αρχική σελίδα" και, στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα "Αριθμός". Κάντε κλικ στην τρέχουσα παραλλαγή μορφής κελιού.

2. Μια μικρή λίστα με διάφορες μορφές έχει αποκαλυφθεί. Κάντε κλικ στο «Κείμενο».

3. Μετά τους χειρισμούς, μπορείτε να εισάγετε δεδομένα στα κελιά χρησιμοποιώντας τελείες.

Είναι σημαντικό να κατανοήσουμε ότι οι αριθμητικές πληροφορίες σε κελιά με μορφή κειμένου δεν θα υποβάλλονται σε επεξεργασία από το πρόγραμμα ως αριθμοί.

Αυτόματη διόρθωση με μαθηματικά σύμβολα

Ας δούμε τώρα πώς εκτελείται η διαδικασία αυτόματης αντικατάστασης με μαθηματικά σύμβολα. Πρώτα πρέπει να μεταβείτε στο παράθυρο "Αυτόματη Διόρθωση" και, στη συνέχεια, στην ενότητα "Αυτόματη Διόρθωση με Μαθηματικά Σύμβολα". Αυτή η δυνατότητα είναι εύχρηστη και χρήσιμη καθώς πολλά μαθηματικά σύμβολα δεν υπάρχουν στο πληκτρολόγιο. Για παράδειγμα, για να εμφανίσετε μια εικόνα μιας γωνίας σε ένα κελί, πρέπει απλώς να εισαγάγετε την εντολή γωνία.

Η υπάρχουσα μαθηματική λίστα μπορεί να συμπληρωθεί με δικές της τιμές. Για να το κάνετε αυτό, εισάγετε την εντολή σας στο πρώτο πεδίο και τον χαρακτήρα που θα εμφανιστεί κατά τη σύνταξη αυτής της εντολής στο δεύτερο πεδίο. Τέλος, κάντε κλικ στο κουμπί «Προσθήκη» και μετά «ΟΚ».

Επεξεργασία του λεξικού αυτόματης διόρθωσης

Το κύριο καθήκον της αυτόματης αντικατάστασης είναι η διόρθωση τυπογραφικών σφαλμάτων και λαθών στις πληροφορίες που εισάγει ο χρήστης. Ένα ειδικό λεξικό είναι ενσωματωμένο στον επεξεργαστή υπολογιστικών φύλλων, ο οποίος περιέχει λίστες λέξεων και συμβόλων για αυτόματη αντικατάσταση. Μπορείτε να προσθέσετε τις δικές σας μοναδικές τιμές σε αυτό το λεξικό, κάτι που θα απλοποιήσει σημαντικά την εργασία με τον επεξεργαστή υπολογιστικών φύλλων. Περπάτημα:

1. Μεταφερόμαστε στο παράθυρο με τις παραμέτρους της αυτόματης αντικατάστασης, χρησιμοποιώντας την τεχνική που περιγράφεται παραπάνω.
2. Στη γραμμή "Αντικατάσταση", πρέπει να εισαγάγετε έναν χαρακτήρα ή μια λέξη, την οποία στο μέλλον ο επεξεργαστής υπολογιστικών φύλλων θα λάβει ως σφάλμα. Στη γραμμή "Ενεργό" πρέπει να εισαγάγετε την τιμή που θα χρησιμοποιηθεί ως αντικατάσταση του λάθους που έγινε. Αφού εισαγάγετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, κάντε κλικ στο «Προσθήκη».

3. Ομοίως, μπορείτε να προσθέσετε τις δικές σας τιμές από το λεξικό, ώστε αργότερα να μην χάνετε χρόνο για να τις διορθώσετε.

Για να αφαιρέσετε τις περιττές τιμές από τη λίστα των αυτόματων αντικαταστάσεων, πρέπει απλώς να επιλέξετε έναν περιττό συνδυασμό και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στο «Διαγραφή». Επιλέγοντας μια τιμή, μπορείτε όχι μόνο να τη διαγράψετε, αλλά και να την επεξεργαστείτε.

Ρύθμιση των κύριων επιλογών αυτόματης διόρθωσης

Τα κύρια χαρακτηριστικά περιλαμβάνουν όλες τις παραμέτρους που βρίσκονται στην ενότητα "AutoCorrect". Από προεπιλογή, το υπολογιστικό φύλλο περιλαμβάνει τους τύπους διορθώσεων που εμφανίζονται στην εικόνα:

Για να απενεργοποιήσετε οποιαδήποτε παράμετρο, πρέπει απλώς να καταργήσετε την επιλογή του πλαισίου δίπλα της και, στη συνέχεια, για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές που έχετε εισάγει, κάντε κλικ στο "OK".

Εργασία με εξαιρέσεις

Το υπολογιστικό φύλλο διαθέτει ένα ειδικό λεξικό εξαιρέσεων που σας επιτρέπει να βεβαιωθείτε ότι η αυτόματη αντικατάσταση δεν εφαρμόζεται στις τιμές που περιλαμβάνονται σε αυτό το λεξικό. Οδηγός βήμα προς βήμα για την εργασία με το λεξικό:

1. Στο πλαίσιο "Αυτόματη Διόρθωση", κάντε κλικ στο "Εξαιρέσεις".

2. Υπάρχουν δύο ενότητες εδώ. Η πρώτη ενότητα είναι «Το πρώτο γράμμα». Αυτή η ενότητα περιγράφει όλες τις τιμές μετά τις οποίες η "περίοδος" δεν γίνεται αντιληπτή από το πρόγραμμα ως το τέλος μιας πρότασης. Με άλλα λόγια, μετά την εισαγωγή μιας τελείας, η επόμενη λέξη θα ξεκινά με ένα μικρό γράμμα. Για να προσθέσετε τις δικές σας τιμές, πρέπει να εισαγάγετε μια νέα λέξη στην επάνω γραμμή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Προσθήκη». Εάν επιλέξετε οποιαδήποτε ένδειξη από τη λίστα, μπορείτε είτε να την προσαρμόσετε είτε να τη διαγράψετε.

3. Η δεύτερη ενότητα είναι «Δύο Κεφάλαια». Εδώ, όπως και στην προηγούμενη καρτέλα, μπορείτε να προσθέσετε τις δικές σας τιμές, καθώς και να τις επεξεργαστείτε και να τις διαγράψετε.

Διαφορά έκδοσης Excel

Όλοι οι παραπάνω οδηγοί προορίζονται για χρήση με επεξεργαστές υπολογιστικών φύλλων 2007, 2010, 2013 και 2019. Στο πρόγραμμα επεξεργασίας του 2003, η διαδικασία για τη ρύθμιση της αυτόματης αντικατάστασης γίνεται με διαφορετικό τρόπο και τα βασικά στοιχεία βρίσκονται σε εντελώς διαφορετικές τοποθεσίες. Περπάτημα:

1. Κάντε κλικ στην ενότητα «Υπηρεσία».
2. Κάντε κλικ στο στοιχείο "Ρυθμίσεις".

3. Μετακινείται στην καρτέλα Ορθογραφία.

4. Υπάρχουν τρεις επιλογές για τη ρύθμιση της αυτόματης αντικατάστασης.

5. Για να κάνετε αλλαγές στην αυτόματη αντικατάσταση, κάντε κλικ στο στοιχείο "Επιλογές αυτόματης διόρθωσης".

6. Εμφανίζεται ένα οικείο παράθυρο. Δεν υπάρχει ρύθμιση μαθηματικών συμβόλων, αφού όλες οι παράμετροι βρίσκονται σε ένα μέρος. Κάνουμε όλους τους απαραίτητους μετασχηματισμούς και κάνουμε κλικ στο κουμπί "OK".

Οδηγίες βίντεο

Αν όλες οι παραπάνω οδηγίες δεν είναι αρκετές, τότε μπορείτε να παρακολουθήσετε το παρακάτω βίντεο:

Λέει για όλες τις πρόσθετες αποχρώσεις του εγχειριδίου. Αφού παρακολουθήσετε το βίντεο, θα μάθετε πολλές πρόσθετες πληροφορίες που θα σας επιτρέψουν να λύσετε όλα τα προβλήματα όταν εργάζεστε με αυτόματη αντικατάσταση σε υπολογιστικό φύλλο.

Συμπέρασμα

Η λειτουργία αυτόματης αντικατάστασης σάς επιτρέπει να επιταχύνετε σημαντικά τη διαδικασία εργασίας με πληροφορίες σε πίνακα. Το εργαλείο είναι πιο αποτελεσματικό όταν εργάζεστε με τεράστιο όγκο πληροφοριών. Είναι πολύ σημαντικό να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και να διαμορφώσετε σωστά αυτή τη χρήσιμη δυνατότητα.