Περιεχόμενα
Ορισμένα υπολογιστικά φύλλα του Microsoft Excel θα πρέπει να προστατεύονται από τα αδιάκριτα βλέμματα, για παράδειγμα, αυτό είναι χρήσιμο για έγγραφα με δεδομένα προϋπολογισμού. Υπάρχει κίνδυνος τυχαίας απώλειας δεδομένων σε πίνακες που διαχειρίζονται πολλά άτομα και για να μην συμβεί αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ενσωματωμένη προστασία. Ας αναλύσουμε όλες τις δυνατότητες αποκλεισμού της πρόσβασης σε έγγραφα.
Ορισμός κωδικού πρόσβασης για φύλλα και βιβλία
Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να προστατεύσετε ολόκληρο το έγγραφο ή τα μέρη του – φύλλα. Ας εξετάσουμε κάθε ένα από αυτά βήμα προς βήμα. Εάν θέλετε να το κάνετε έτσι ώστε η προτροπή κωδικού πρόσβασης να εμφανίζεται όταν ανοίγετε ένα έγγραφο, πρέπει να ορίσετε τον κωδικό κατά την αποθήκευση του αρχείου.
- Ανοίξτε την καρτέλα μενού "Αρχείο" και βρείτε την ενότητα "Αποθήκευση ως". Έχει την επιλογή «Αναζήτηση» και θα χρειαστεί να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης. Σε παλαιότερες εκδόσεις, κάνοντας κλικ στο «Αποθήκευση ως» ανοίγει αμέσως το παράθυρο περιήγησης.
- Όταν εμφανιστεί το παράθυρο αποθήκευσης στην οθόνη, πρέπει να βρείτε την ενότητα "Εργαλεία" στο κάτω μέρος. Ανοίξτε το και επιλέξτε την επιλογή «Γενικές επιλογές».
- Το παράθυρο Γενικές Επιλογές σάς επιτρέπει να περιορίσετε την πρόσβαση στο έγγραφο. Μπορείτε να ορίσετε δύο κωδικούς πρόσβασης – για να δείτε το αρχείο και να αλλάξετε τα περιεχόμενά του. Η πρόσβαση μόνο για ανάγνωση ορίζεται ως η προτιμώμενη πρόσβαση μέσω του ίδιου παραθύρου. Συμπληρώστε τα πεδία εισαγωγής κωδικού πρόσβασης και κάντε κλικ στο κουμπί "OK" για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.
- Στη συνέχεια, θα πρέπει να επιβεβαιώσετε τους κωδικούς πρόσβασης - εισαγάγετε τους ξανά στην κατάλληλη φόρμα με τη σειρά. Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί "OK" στο τελευταίο παράθυρο, το έγγραφο θα προστατεύεται.
- Απομένει μόνο να αποθηκεύσετε το αρχείο, αφού ορίσετε κωδικούς πρόσβασης το πρόγραμμα επιστρέφει τον χρήστη στο παράθυρο αποθήκευσης.
Την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το βιβλίο εργασίας του Excel, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο εισαγωγής κωδικού πρόσβασης. Εάν οριστούν δύο κωδικοί – για προβολή και αλλαγή – η είσοδος γίνεται σε δύο στάδια. Δεν είναι απαραίτητο να εισαγάγετε δεύτερο κωδικό πρόσβασης εάν θέλετε μόνο να διαβάσετε το έγγραφο.
Ένας άλλος τρόπος για να προστατεύσετε το έγγραφό σας είναι να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες στην ενότητα Πληροφορίες.
- Ανοίξτε την καρτέλα "Αρχείο" και βρείτε την ενότητα "Λεπτομέρειες" σε αυτήν. Μία από τις επιλογές της ενότητας είναι "Άδειες".
- Το μενού αδειών ανοίγει κάνοντας κλικ στο κουμπί «Προστασία βιβλίου». Απαιτείται το δεύτερο στοιχείο στη λίστα - "Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης". Επιλέξτε το για να ορίσετε τον κωδικό πρόσβασης.
- Εισαγάγετε έναν νέο κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο κρυπτογράφησης. Στη συνέχεια, θα πρέπει να το επιβεβαιώσετε στο ίδιο παράθυρο. Στο τέλος, πατήστε το κουμπί "OK".
Δώσε προσοχή! Μπορείτε να καταλάβετε ότι η επιλογή είναι ενεργοποιημένη από το πορτοκαλί πλαίσιο που περιβάλλει την ενότητα "Άδειες".
Ορισμός κωδικού πρόσβασης για μεμονωμένα κελιά
Εάν πρέπει να προστατεύσετε ορισμένα κελιά από την αλλαγή ή τη διαγραφή πληροφοριών, η κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης θα σας βοηθήσει. Ρυθμίστε την προστασία χρησιμοποιώντας τη λειτουργία "Προστασία φύλλου". Λειτουργεί σε ολόκληρο το φύλλο από προεπιλογή, αλλά μετά από μικρές αλλαγές στις ρυθμίσεις θα εστιάσει μόνο στην επιθυμητή περιοχή κελιών.
- Επιλέξτε το φύλλο και κάντε δεξί κλικ πάνω του. Θα εμφανιστεί ένα μενού στο οποίο πρέπει να βρείτε τη λειτουργία «Μορφοποίηση κελιών» και να την επιλέξετε. Θα ανοίξει το παράθυρο ρυθμίσεων.
- Επιλέξτε την καρτέλα "Προστασία" στο παράθυρο που ανοίγει, υπάρχουν δύο πλαίσια ελέγχου. Είναι απαραίτητο να αποεπιλέξετε το επάνω παράθυρο - "Προστατευμένο κελί". Το κελί δεν είναι ασφαλές αυτήν τη στιγμή, αλλά δεν ήταν δυνατή η αλλαγή του αφού οριστεί ο κωδικός πρόσβασης. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK".
- Επιλέγουμε τα κελιά που πρέπει να προστατευθούν και εκτελούμε την αντίστροφη ενέργεια. Πρέπει να ανοίξετε ξανά τα "Μορφοποίηση κελιών" και να επιλέξετε το πλαίσιο "Προστατευμένο κελί".
- Στην καρτέλα "Επισκόπηση" υπάρχει ένα κουμπί "Προστασία φύλλου" - κάντε κλικ σε αυτό. Θα ανοίξει ένα παράθυρο με μια συμβολοσειρά κωδικού πρόσβασης και μια λίστα δικαιωμάτων. Επιλέγουμε τα κατάλληλα δικαιώματα – πρέπει να επιλέξετε τα πλαίσια δίπλα τους. Στη συνέχεια, πρέπει να βρείτε έναν κωδικό πρόσβασης για να απενεργοποιήσετε την προστασία. Όταν ολοκληρωθούν όλα, κάντε κλικ στο "OK".
Όταν προσπαθείτε να αλλάξετε τα περιεχόμενα ενός κελιού, ο χρήστης θα δει μια προειδοποίηση προστασίας και οδηγίες σχετικά με τον τρόπο κατάργησης της προστασίας. Όσοι δεν έχουν κωδικό πρόσβασης δεν θα μπορούν να κάνουν αλλαγές.
Προσοχή! Μπορείτε επίσης να βρείτε τη λειτουργία "Προστασία φύλλου" στην καρτέλα "Αρχείο". Πρέπει να μεταβείτε στην ενότητα πληροφοριών και να βρείτε το κουμπί "Άδειες" με ένα κλειδί και μια κλειδαριά.
Ορισμός κωδικού πρόσβασης στη δομή του βιβλίου
Εάν έχει οριστεί προστασία δομής, υπάρχουν αρκετοί περιορισμοί στην εργασία με το έγγραφο. Δεν μπορείτε να κάνετε τα εξής με ένα βιβλίο:
- αντιγραφή, μετονομασία, διαγραφή φύλλων μέσα στο βιβλίο.
- δημιουργία φύλλων?
- Ανοίξτε κρυφά φύλλα.
- αντιγράψτε ή μετακινήστε φύλλα σε άλλα βιβλία εργασίας.
Ας κάνουμε μερικά βήματα για να αποκλείσουμε τις αλλαγές δομής.
- Ανοίξτε την καρτέλα "Αναθεώρηση" και βρείτε την επιλογή "Προστασία βιβλίου". Αυτή η επιλογή μπορεί επίσης να βρεθεί στην καρτέλα "Αρχείο" - στην ενότητα "Λεπτομέρειες", στη λειτουργία "Άδεια".
- Θα ανοίξει ένα παράθυρο με μια επιλογή προστασίας και ένα πεδίο για την εισαγωγή κωδικού πρόσβασης. Βάλτε ένα σημάδι δίπλα στη λέξη "Δομή" και βρείτε έναν κωδικό πρόσβασης. Μετά από αυτό, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί "OK".
- Επιβεβαιώνουμε τον κωδικό πρόσβασης και η δομή του βιβλίου προστατεύεται.
Πώς να αφαιρέσετε τον κωδικό πρόσβασης στο έγγραφο excel
Μπορείτε να ακυρώσετε την προστασία ενός εγγράφου, κελιών ή βιβλίου εργασίας στο ίδιο μέρος όπου εγκαταστάθηκε. Για παράδειγμα, για να αφαιρέσετε τον κωδικό πρόσβασης από το έγγραφο και να ακυρώσετε τον περιορισμό των αλλαγών, ανοίξτε το παράθυρο αποθήκευσης ή κρυπτογράφησης και διαγράψτε τις γραμμές με τους καθορισμένους κωδικούς πρόσβασης. Για να αφαιρέσετε κωδικούς πρόσβασης από φύλλα και βιβλία, πρέπει να ανοίξετε την καρτέλα "Επισκόπηση" και να κάνετε κλικ στα κατάλληλα κουμπιά. Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο με τίτλο "Κατάργηση προστασίας", το οποίο σας ζητά να εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης. Εάν ο κωδικός είναι σωστός, η προστασία θα πέσει και οι ενέργειες με κελιά και φύλλα θα ανοίξουν.
Σημαντικό! Εάν χαθεί ο κωδικός πρόσβασης, δεν μπορεί να ανακτηθεί. Το πρόγραμμα πάντα προειδοποιεί για αυτό κατά την εγκατάσταση κωδικών. Σε αυτήν την περίπτωση, οι υπηρεσίες τρίτων θα βοηθήσουν, αλλά η χρήση τους δεν είναι πάντα ασφαλής.
Συμπέρασμα
Η ενσωματωμένη προστασία ενός εγγράφου Excel από την επεξεργασία είναι αρκετά αξιόπιστη - είναι αδύνατο να ανακτηθεί ο κωδικός πρόσβασης, μεταφέρεται σε έμπιστα άτομα ή παραμένει στον δημιουργό του πίνακα. Η ευκολία των λειτουργιών προστασίας είναι ότι ο χρήστης μπορεί να περιορίσει την πρόσβαση όχι μόνο σε ολόκληρο τον πίνακα, αλλά και σε μεμονωμένα κελιά ή στην επεξεργασία της δομής του βιβλίου.