Περιεχόμενα
Διαχείριση χρόνου «Με τη δουλειά που έχω και είμαι εγκλωβισμένος σε μια άχρηστη συνάντηση»
Η οικονομολόγος Pilar Lloret εξηγεί σε «30λεπτες συναντήσεις» πώς να βελτιστοποιήσετε αυτά τα ραντεβού εργασίας στο μέγιστο
Αν όταν ενημερωθείτε για μια νέα συνάντηση στη δουλειά, ροχαλίζετε με απροσεξία και παραίτηση, κάτι δεν πάει καλά. Αυτά τα ραντεβού εργασίας πρέπει να είναι εργαλεία για τη βελτίωση της επαγγελματικής μας εργασίας και πολλές φορές καταλήγουν να είναι απλώς χάσιμο χρόνου.
Αυτή η κατάσταση - πολύ πιο συνηθισμένη από ό, τι φαίνεται - ήταν αυτό που παρακίνησε τον οικονομολόγο Πιλάρ Γιορέτ, εξειδικευμένο στην ανάλυση επιχειρήσεων και κινδύνων, για να γράψει «30λεπτες συναντήσεις», ένα βιβλίο στο οποίο, μέσω σαφών οδηγιών και συμβουλών, προτείνει έναν τρόπο αύξησης της αποτελεσματικότητας αυτών των συναντήσεων, επιτυγχάνοντας έτσι τον στόχο του.
Μιλήσαμε με τη συγγραφέα και της ζητήσαμε τα κλειδιά για να σταματήσει να χάνει χρόνο και να αξιοποιήσει στο έπακρο τις συναντήσεις στις οποίες είμαστε αναγκασμένοι να παρακολουθούμε:
Γιατί είναι τόσο σημαντική η οργάνωση κατά τον προγραμματισμό μιας συνάντησης;
Εάν δεν έχουμε καλό σχεδιασμό και οργάνωση, οι στόχοι δεν θα είναι σαφείς, ούτε τα σημεία που θα συζητηθούν, ούτε ο διαθέσιμος χρόνος ... Ως εκ τούτου, θα ανεξέλεγκτη διάρκεια και δεν θα ανταποκριθούμε στις προσδοκίες των συμμετεχόντων. Μπορεί να απογοητευτούμε και θα είναι χάσιμο χρόνου για όλους.
Τι αρνητικές συνέπειες μπορεί να έχει μια συνάντηση που δεν έχει προγραμματιστεί σωστά και στις οποίες δεν επιτυγχάνεται ο επιθυμητός σκοπός;
Εκτός από το κόστος από οικονομική άποψη, η παρακολούθηση των συναντήσεων που δεν έχουν προγραμματιστεί καλά και στις οποίες μετά από 90, 60 ή 30 λεπτά δεν καταλήγει σε συμπέρασμα δημιουργεί αρνητική αντίληψη και αποθάρρυνση μεταξύ των παρευρισκομένωνΤο Και αν συνεχιστεί αυτή η κατάσταση, είναι εύκολο με τον καιρό να αγχωνόμαστε σκεπτόμενοι «με τη δουλειά που έχω και πρέπει να παρακολουθήσω μια άχρηστη συνάντηση».
Έχει επίσης αρνητική επίδραση στη γνώμη των συμμετεχόντων προς τον διοργανωτή, ο οποίος στις περισσότερες περιπτώσεις είναι συνήθως αφεντικό.
Γιατί είναι τα 30 λεπτά ο βέλτιστος χρόνος για τη διάρκεια μιας συνάντησης;
Τα 30 λεπτά είναι η πρόκληση που θέτω στο βιβλίο με βάση τη δική μου εμπειρία στην οργάνωση συναντήσεων που λειτουργούν. Προφανώς υπάρχουν συναντήσεις που θα χρειαστούν περισσότερο χρόνο, άλλοι, στους οποίους ο στόχος σας μπορεί να επιτευχθεί ακόμη και σε λιγότερο, και φυσικά σε ορισμένες περιπτώσεις τα 30 ή και τα 60 λεπτά της ίδιας της συνάντησης μπορούν να αντικατασταθούν από μια κλήση ή ένα e-mail, για παράδειγμα.
Πώς λειτουργεί η φιγούρα του υπεύθυνου λήψης αποφάσεων για την οποία μιλάτε στο βιβλίο;
Όταν μιλάμε για τους συμμετέχοντες μιας συνάντησης 30 λεπτών, πρέπει να είναι σαφές ότι ο ιδανικός αριθμός δεν πρέπει να υπερβαίνει το πολύ τα πέντε άτομαΤο Και η επιλογή σας πρέπει να είναι η σωστή. Μπορούμε να διακρίνουμε τις φιγούρες του συντονιστή, του συντονιστή, του γραμματέα (μπορεί να είναι το ίδιο άτομο) και των συμμετεχόντων. Κατ 'αρχήν, η λήψη αποφάσεων σε συνεδρίαση 30 λεπτών και το πολύ πέντε ατόμων είναι συναινετική και δεν πρέπει να προκαλεί σύγκρουση.
Πώς πρέπει να οργανώσουμε μια συνάντηση για να την κάνουμε όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματική;
Μπορούμε να συνοψίσουμε σε πέντε σημεία τον τρόπο οργάνωσης της συνάντησης ως εξής. Το πρώτο θα ήταν ορίστε τον στόχο και το επιθυμητό αποτέλεσμα της συνάντησης. Το δεύτερο, επιλέξτε τους σωστούς συμμετέχοντες. Το τρίτο είναι προγραμματίστε τη συνάντηση? Μεταξύ άλλων, καταρτίστε την ατζέντα, επιλέξτε τον τόπο, την ώρα έναρξης και τη διάρκεια και στείλτε την μαζί με τα βασικά έγγραφα της συνάντησης σε όσους ενδιαφέρονται για αρκετό χρόνο, ώστε να μπορούν να την προετοιμάσουν.
Τέταρτον, πρέπει να λάβουμε υπόψη το σχεδιασμός δομής των συναντήσεων, δηλαδή τους κανόνες λειτουργίας και φυσικά πώς δομούνται από το περιεχόμενο τα 30 λεπτά που διαρκεί η συνάντηση. Τέλος, είναι σημαντικό να γίνει ένα συνέχεια της συνάντησηςΤο Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι συμμετέχοντες γνωρίζουν τις συμφωνίες που έχουν συναφθεί και, σε περίπτωση που πρέπει να πραγματοποιηθεί οποιαδήποτε συνέχεια, ποια είναι τα καθήκοντα που ανατίθενται στον καθένα και ο χρόνος εκτέλεσης