Περιεχόμενα
Ας υποθέσουμε ότι έχουμε ενσωματωμένο συγκεντρωτικό πίνακα με τα αποτελέσματα της ανάλυσης των πωλήσεων ανά μήνες για διαφορετικές πόλεις (αν χρειάζεται, διαβάστε αυτό το άρθρο για να καταλάβετε πώς να τις δημιουργήσετε γενικά ή πώς να ανανεώσετε τη μνήμη σας):
Θέλουμε να αλλάξουμε ελαφρώς την εμφάνισή του, ώστε να εμφανίζει πιο καθαρά τα δεδομένα που χρειάζεστε και όχι απλώς να ρίχνουμε ένα σωρό αριθμούς στην οθόνη. Τι μπορεί να γίνει για αυτό;
Άλλες συναρτήσεις υπολογισμού αντί για το κοινό ποσό
Εάν κάνετε δεξί κλικ στο πεδίο υπολογισμού στην περιοχή δεδομένων και επιλέξτε την εντολή από το μενού περιβάλλοντος Επιλογές πεδίου (Ρυθμίσεις πεδίου) ή στην έκδοση Excel 2007 – Επιλογές πεδίου τιμής (Ρυθμίσεις πεδίου τιμών), τότε θα ανοίξει ένα πολύ χρήσιμο παράθυρο, χρησιμοποιώντας το οποίο μπορείτε να ορίσετε μια σειρά από ενδιαφέρουσες ρυθμίσεις:
Συγκεκριμένα, μπορείτε εύκολα να αλλάξετε τη συνάρτηση υπολογισμού πεδίου σε μέσο, ελάχιστο, μέγιστο κ.λπ. Για παράδειγμα, εάν αλλάξουμε το άθροισμα στην ποσότητα στον συγκεντρωτικό μας πίνακα, τότε δεν θα δούμε τα συνολικά έσοδα, αλλά τον αριθμό των συναλλαγών για κάθε προϊόν:
Από προεπιλογή, το Excel επιλέγει πάντα αυτόματα την άθροιση για τα αριθμητικά δεδομένα. (Αθροισμα), και για μη αριθμητικά (ακόμα και αν από χίλια κελιά με αριθμούς υπάρχει τουλάχιστον ένα κενό ή με κείμενο ή με αριθμό σε μορφή κειμένου) – μια συνάρτηση για την καταμέτρηση του αριθμού των τιμών (Μετρώ).
Εάν θέλετε να δείτε σε έναν συγκεντρωτικό πίνακα ταυτόχρονα τον μέσο όρο, το ποσό και την ποσότητα, δηλαδή πολλές συναρτήσεις υπολογισμού για το ίδιο πεδίο, τότε μη διστάσετε να ρίξετε το ποντίκι στην περιοχή δεδομένων του πεδίου που χρειάζεστε πολλές φορές στη σειρά για να πάρετε κάτι παρόμοιο:
…και μετά ορίστε διαφορετικές λειτουργίες για κάθε ένα από τα πεδία κάνοντας κλικ σε αυτά με τη σειρά με το ποντίκι και επιλέγοντας την εντολή Επιλογές πεδίου (Ρυθμίσεις πεδίου)για να καταλήξεις σε αυτό που θέλεις:
Αν στο ίδιο παράθυρο Επιλογές πεδίου κάντε κλικ στο κουμπί Επιπλέον (Επιλογές) ή μεταβείτε στην καρτέλα Πρόσθετοι Υπολογισμοί (στο Excel 2007-2010), τότε η αναπτυσσόμενη λίστα θα είναι διαθέσιμη Πρόσθετοι Υπολογισμοί (Εμφάνιση δεδομένων ως):
Σε αυτήν τη λίστα, για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε επιλογές Ποσοστό του ποσού της γραμμής (% της σειράς), Ποσοστό του συνόλου ανά στήλη (% της στήλης) or Μερίδιο του συνόλου (% του συνόλου)για να υπολογίζει αυτόματα τα ποσοστά για κάθε προϊόν ή πόλη. Έτσι θα μοιάζει, για παράδειγμα, ο συγκεντρωτικός μας πίνακας με ενεργοποιημένη τη συνάρτηση Ποσοστό του συνόλου ανά στήλη:
Δυναμική πωλήσεων
Εάν βρίσκεται στην αναπτυσσόμενη λίστα Πρόσθετοι Υπολογισμοί (Εμφάνιση δεδομένων ως) επιλέξτε την επιλογή διάκριση (Διαφορά), και στα κάτω παράθυρα Πεδίο (Βασικό πεδίο) и Στοιχείο (Στοιχείο βάσης) επιλέξτε Μήνας и Πίσω (στη μητρική αγγλική έκδοση, αντί για αυτή την περίεργη λέξη, υπήρχε μια πιο κατανοητή Προηγούμενος, εκείνοι. προηγούμενος):
…μετά λαμβάνουμε έναν συγκεντρωτικό πίνακα που δείχνει τις διαφορές στις πωλήσεις κάθε επόμενου μήνα από τον προηγούμενο, δηλαδή – δυναμική πωλήσεων:
Και αν αντικαταστήσετε διάκριση (Διαφορά) on Δεδομένης διαφοράς (% διαφοράς) και προσθέστε Μορφοποίηση υπό όρους για να επισημάνουμε τις αρνητικές τιμές με κόκκινο, παίρνουμε το ίδιο πράγμα, αλλά όχι σε ρούβλια, αλλά ως ποσοστό:
PS
Στο Microsoft Excel 2010, όλες οι παραπάνω ρυθμίσεις υπολογισμού μπορούν να γίνουν ακόμα πιο εύκολα – κάνοντας δεξί κλικ σε οποιοδήποτε πεδίο και επιλέγοντας εντολές από το μενού περιβάλλοντος Σύνολα για (Συνοψίστε τις τιμές κατά):
… και Πρόσθετοι Υπολογισμοί (Εμφάνιση δεδομένων ως):
Επίσης, στην έκδοση του Excel 2010, προστέθηκαν αρκετές νέες λειτουργίες σε αυτό το σύνολο:
- % του συνόλου ανά γονική σειρά (στήλη) – σας επιτρέπει να υπολογίσετε το μερίδιο σε σχέση με το υποσύνολο για μια γραμμή ή στήλη:
Σε προηγούμενες εκδόσεις, μπορούσατε να υπολογίσετε μόνο την αναλογία σε σχέση με το γενικό σύνολο.
- % του ποσού σωρευτικά – λειτουργεί παρόμοια με τη συνάρτηση αθροιστικού αθροίσματος, αλλά εμφανίζει το αποτέλεσμα ως κλάσμα, δηλαδή σε ποσοστά. Είναι βολικό να υπολογίσετε, για παράδειγμα, το ποσοστό εκτέλεσης του σχεδίου ή του προϋπολογισμού:
- Ταξινόμηση από το μικρότερο στο μεγαλύτερο και αντίστροφα – ένα ελαφρώς περίεργο όνομα για τη συνάρτηση κατάταξης (RANK), η οποία υπολογίζει τον τακτικό αριθμό (θέση) ενός στοιχείου στη γενική λίστα τιμών. Για παράδειγμα, με τη βοήθειά του είναι βολικό να ταξινομούνται οι διαχειριστές βάσει των συνολικών εσόδων τους, προσδιορίζοντας ποιος βρίσκεται σε ποια θέση στη γενική κατάταξη:
- Τι είναι τα pivot tables και πώς να τα φτιάξετε
- Ομαδοποίηση αριθμών και ημερομηνιών με το επιθυμητό βήμα στους συγκεντρωτικούς πίνακες
- Δημιουργία αναφοράς Συγκεντρωτικού Πίνακα σε πολλαπλά εύρη δεδομένων πηγής