Περιεχόμενα
Εάν πρέπει συχνά να στέλνετε ορισμένα βιβλία ή φύλλα μέσω e-mail, τότε θα πρέπει να έχετε παρατηρήσει ότι αυτή η διαδικασία δεν μπορεί να γίνει γρήγορη. Εάν το κάνετε "κλασικά", τότε χρειάζεστε:
- ανοίξτε ένα πρόγραμμα email (για παράδειγμα, Outlook)
- δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα
- πληκτρολογήστε τη διεύθυνση, το θέμα και το κείμενο
- επισυνάψτε ένα αρχείο στο μήνυμα (μην ξεχνάτε!)
- κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή
Στην πραγματικότητα, η αλληλογραφία μπορεί εύκολα να σταλεί απευθείας από το Excel με πολλούς διαφορετικούς τρόπους. Πηγαίνω…
Μέθοδος 1: Ενσωματωμένη αποστολή
Εάν εξακολουθείτε να έχετε το παλιό καλό Excel 2003, τότε όλα είναι απλά. Ανοίξτε το βιβλίο/φύλλο που θέλετε και επιλέξτε από το μενού Αρχείο – Αποστολή – Μήνυμα (Αρχείο — Αποστολή σε — Παραλήπτης αλληλογραφίας). Θα ανοίξει ένα παράθυρο στο οποίο μπορείτε να επιλέξετε μία από τις δύο επιλογές για αποστολή:
Στην πρώτη περίπτωση, το τρέχον βιβλίο θα προστεθεί στο μήνυμα ως συνημμένο, στη δεύτερη περίπτωση, τα περιεχόμενα του τρέχοντος φύλλου θα μεταβούν απευθείας στο κείμενο του μηνύματος ως πίνακας κειμένου (χωρίς τύπους).
Επιπλέον, το μενού Αρχείο – Υποβολή (Αρχείο — Αποστολή σε) υπάρχουν μερικές ακόμη εξωτικές επιλογές αποστολής:
- Μήνυμα (για έλεγχο) (Παραλήπτης αλληλογραφίας για έλεγχο) – αποστέλλεται ολόκληρο το βιβλίο εργασίας και ταυτόχρονα ενεργοποιείται η παρακολούθηση αλλαγών για αυτό, δηλαδή αρχίζει να διορθώνεται σαφώς – ποιος, πότε και σε ποια κελιά έκανε ποιες αλλαγές. Στη συνέχεια, μπορείτε να εμφανίσετε τις αλλαγές που έγιναν στο μενού Υπηρεσία – Διορθώσεις – Επισημάνετε διορθώσεις (Εργαλεία — Αλλαγές κομματιού — Επισήμανση αλλαγών) ή στην καρτέλα Αναθεώρηση – Διορθώσεις (Επανεξέταση — Παρακολούθηση αλλαγών) Θα φανεί κάτι τέτοιο:
Τα έγχρωμα πλαίσια επισημαίνουν τις αλλαγές που έγιναν στο έγγραφο (κάθε χρήστης έχει διαφορετικό χρώμα). Όταν τοποθετείτε το ποντίκι, εμφανίζεται ένα παράθυρο που μοιάζει με σημείωση με μια λεπτομερή περιγραφή του ποιος, τι και πότε άλλαξε σε αυτό το κελί. Είναι πολύ βολικό για τον έλεγχο εγγράφων, όταν, για παράδειγμα, επεξεργάζεστε την αναφορά των υφισταμένων σας ή το αφεντικό επεξεργάζεται τη δική σας.
- Κατά μήκος της διαδρομής (Δρομολόγηση Παραλήπτης) – το μήνυμα όπου θα επισυναφθεί το βιβλίο σας θα περάσει από μια αλυσίδα παραληπτών, καθένας από τους οποίους θα το προωθήσει αυτόματα περαιτέρω, σαν μπαστούνι. Εάν θέλετε, μπορείτε να ρυθμίσετε το μήνυμα να επιστρέφει σε εσάς στο τέλος της αλυσίδας. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση αλλαγών για να δείτε τις αλλαγές που έγιναν από κάθε άτομο στο νήμα.
Στο νέο Excel 2007/2010, η κατάσταση είναι ελαφρώς διαφορετική. Σε αυτές τις εκδόσεις, για να στείλετε το βιβλίο ταχυδρομικώς, πρέπει να επιλέξετε το κουμπί Office (Κουμπί γραφείου) ή καρτέλα Αρχεία (Αρχείο) και ομάδα Αποστολή (Στείλετε). Στη συνέχεια, προσφέρεται στον χρήστη ένα σύνολο επιλογών αποστολής:
Λάβετε υπόψη ότι στις νέες εκδόσεις, η δυνατότητα αποστολής ενός ξεχωριστού φύλλου του βιβλίου εργασίας που έχει εισαχθεί στο σώμα της επιστολής έχει εξαφανιστεί – όπως ήταν στο Excel 2003 και νεότερες εκδόσεις. Η μόνη επιλογή που απομένει είναι να στείλετε ολόκληρο το αρχείο. Υπήρχε όμως μια χρήσιμη ευκαιρία αποστολής στη γνωστή μορφή PDF και στα λιγότερο γνωστά XPS (παρόμοιο με το PDF, αλλά δεν απαιτεί ανάγνωση του Acrobat Reader – ανοίγει απευθείας στον Internet Explorer). Η εντολή αποστολής ενός βιβλίου για έλεγχο μπορεί να ανασυρθεί ως πρόσθετο κουμπί στον πίνακα γρήγορης πρόσβασης μέσω Αρχείο – Επιλογές – Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης – Όλες οι εντολές – Αποστολή για έλεγχο (Αρχείο — Επιλογές — Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης — Όλες οι εντολές — Αποστολή για έλεγχο).
Μέθοδος 2. Απλές μακροεντολές για αποστολή
Η αποστολή μιας μακροεντολής είναι πολύ πιο εύκολη. Άνοιγμα του Visual Basic Editor μέσω του Μενού Service – Macro – Visual Basic Editor (Εργαλεία — Μακροεντολή — Επεξεργαστής Visual Basic), εισάγετε τη νέα μονάδα στο μενού Εισαγωγή – Ενότητα και αντιγράψτε το κείμενο αυτών των δύο μακροεντολών εκεί:
Sub SendWorkbook() ActiveWorkbook.SendMail Recipients:="[email protected]", Subject:="Лови файлик" End Sub Sub SendSheet() ThisWorkbook.Sheets("Лист1").Αντιγραφή με ActiveWorkbook .Παραλήπτες SendMail:="[email προστατευμένο]", Subject:="Πιάστε το αρχείο" .Close SaveChanges:=False End With End Sub Μετά από αυτό, οι αντιγραμμένες μακροεντολές μπορούν να εκτελεστούν στο μενού Υπηρεσία – Μακροεντολή – Μακροεντολές (Εργαλεία — Μακροεντολή — Μακροεντολές). Αποστολή Βιβλίο εργασίας στέλνει ολόκληρο το τρέχον βιβλίο στην καθορισμένη διεύθυνση και SendSheet — Φύλλο 1 ως συνημμένο.
Όταν εκτελείτε τη μακροεντολή, το Excel θα επικοινωνήσει με το Outlook, με αποτέλεσμα να εμφανιστεί το ακόλουθο μήνυμα ασφαλείας στην οθόνη:
Περιμένετε μέχρι το κουμπί Λύστε γίνεται ενεργό και κάντε κλικ σε αυτό για να επιβεβαιώσετε την υποβολή σας. Μετά από αυτό, τα μηνύματα που δημιουργούνται αυτόματα θα τοποθετηθούν στο φάκελο Εξερχόμενος και θα σταλεί στους παραλήπτες την πρώτη φορά που θα ξεκινήσετε το Outlook ή, εάν το έχετε σε λειτουργία, αμέσως.
Μέθοδος 3. Καθολική μακροεντολή
Και αν θέλετε να στείλετε όχι το τρέχον βιβλίο, αλλά οποιοδήποτε άλλο αρχείο; Και το κείμενο του μηνύματος θα ήταν επίσης ωραίο να οριστεί! Οι προηγούμενες μακροεντολές δεν θα βοηθήσουν εδώ, καθώς περιορίζονται από τις δυνατότητες του ίδιου του Excel, αλλά μπορείτε να δημιουργήσετε μια μακροεντολή που θα διαχειρίζεται το Outlook από το Excel - δημιουργήστε και συμπληρώστε ένα νέο παράθυρο μηνύματος και στείλτε το. Η μακροεντολή μοιάζει με αυτό:
Sub SendMail() Dim OutApp ως αντικείμενο Dim OutMail ως αντικείμενο Dim κελί ως Range Application.ScreenUpdating = False Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application") 'start Outlook σε κρυφή λειτουργία OutApp.Session.Logon On Error not GoTo cleanup' ξεκίνησε - έξοδος Set OutMail = OutApp.CreateItem(0) 'create a new message On Error Resume Next 'συμπληρώστε τα πεδία μηνύματος With OutMail .To = Range("A1").Value .Subject = Range("A2"). Τιμή .Σώμα = Εύρος ("A3").Τιμή .Συνημμένα.Προσθήκη εύρους("A4").Η τιμή 'Αποστολή μπορεί να αντικατασταθεί με Εμφάνιση για προβολή του μηνύματος πριν από την αποστολή .Αποστολή Τέλος με On Error GoTo 0 Set OutMail = Nothing cleanup : Ορισμός OutApp = Nothing Application.ScreenUpdating = True End Sub Η διεύθυνση, το θέμα, το κείμενο του μηνύματος και η διαδρομή προς το συνημμένο αρχείο πρέπει να βρίσκονται στα κελιά A1:A4 του τρέχοντος φύλλου.
- Ομαδική αλληλογραφία από το Excel με το πρόσθετο PLEX
- Μακροεντολές για αποστολή αλληλογραφίας από το Excel μέσω Lotus Notes από τον Dennis Wallentin
- Τι είναι οι μακροεντολές, πού να εισαγάγετε κώδικα μακροεντολής στη Visual Basic
- Δημιουργία email με τη λειτουργία HYPERLINK