Περιεχόμενα
Ας υποθέσουμε ότι χρειάζεται να δημιουργήσουμε γρήγορα και με τη λιγότερη προσπάθεια ένα ετήσιο ημερολόγιο που εμφανίζει αυτόματα τις ημερομηνίες των σταδίων του έργου (ή τις διακοπές των εργαζομένων ή τις εκπαιδεύσεις κ.λπ.)
Αντικείμενο εργασίας
Ας ξεκινήσουμε με το κενό:
Όπως μπορείτε να δείτε, όλα είναι απλά εδώ:
- Οι σειρές είναι μήνες, οι στήλες είναι ημέρες.
- Το κελί A2 περιέχει το έτος για το οποίο δημιουργείται το ημερολόγιο. Στα κελιά A4:A15 – βοηθητικοί αριθμοί μηνών. Θα χρειαστούμε και τα δύο λίγο αργότερα για να σχηματίσουμε ημερομηνίες στο ημερολόγιο.
- Στα δεξιά του πίνακα υπάρχουν τα ονόματα των σταδίων με τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης. Μπορείτε να παρέχετε κενά κελιά εκ των προτέρων για νέα στάδια που θα προστεθούν στο μέλλον.
Συμπλήρωση του ημερολογίου με ημερομηνίες και απόκρυψή τους
Τώρα ας γεμίσουμε το ημερολόγιό μας με ημερομηνίες. Επιλέξτε το πρώτο κελί C4 και εισάγετε τη συνάρτηση εκεί ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ (ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ), το οποίο δημιουργεί μια ημερομηνία από έναν αριθμό έτους, μήνα και ημέρας:
Αφού εισαγάγετε τον τύπο, πρέπει να αντιγραφεί σε ολόκληρο το εύρος από την 1η Ιανουαρίου έως τις 31 Δεκεμβρίου (C4:AG15). Δεδομένου ότι τα κελιά είναι στενά, αντί για τις ημερομηνίες που δημιουργήθηκαν, θα δούμε σημάδια κατακερματισμού (#). Ωστόσο, όταν τοποθετείτε το ποντίκι σας πάνω από οποιοδήποτε τέτοιο κελί, μπορείτε να δείτε το πραγματικό του περιεχόμενο στην επεξήγηση εργαλείου:
Για να μην υπάρχουν τα πλέγματα, μπορούμε να τα κρύψουμε με μια έξυπνη προσαρμοσμένη μορφή. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε όλες τις ημερομηνίες, ανοίξτε το παράθυρο Μορφή κελιού και στην καρτέλα αριθμός (αριθμός) επιλογή επιλογής Όλες οι μορφές (Εθιμο). Μετά στο χωράφι Ενα είδος εισάγετε τρία ερωτηματικά στη σειρά (χωρίς κενά!) και πατήστε OK. Τα περιεχόμενα των κελιών θα είναι κρυφά και τα πλέγματα θα εξαφανιστούν, αν και οι ημερομηνίες στα κελιά, στην πραγματικότητα, θα παραμείνουν – αυτό είναι μόνο ορατότητα.
Επισήμανση σκηνής
Τώρα, χρησιμοποιώντας τη μορφοποίηση υπό όρους, ας προσθέσουμε επισήμανση ορόσημο σε κελιά με κρυφές ημερομηνίες. Επιλέξτε όλες τις ημερομηνίες στο εύρος C4:AG15 και επιλέξτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα — Μορφοποίηση υπό όρους — Δημιουργία κανόνα (Αρχική — Μορφοποίηση υπό όρους — Δημιουργία κανόνα). Στο παράθυρο που ανοίγει, επιλέξτε την επιλογή Χρησιμοποιήστε έναν τύπο για να προσδιορίσετε ποια κελιά θα μορφοποιηθούν (Χρησιμοποιήστε τον τύπο για να αναβάλετε ποια κελιά θα μορφοποιηθούν) και εισάγετε τον τύπο:
Αυτός ο τύπος ελέγχει κάθε κελί ημερομηνίας από το C4 έως το τέλος του έτους για να δει αν εμπίπτει μεταξύ της αρχής και του τέλους κάθε ορόσημου. Η έξοδος θα είναι 4 μόνο όταν και οι επιλεγμένες συνθήκες στις αγκύλες (C4>=$AJ$13:$AJ$4) και (C4<=$AK$13:$AK$1) παράγουν μια λογική TRUE, την οποία το Excel ερμηνεύει ως 0 (καλά , το FALSE είναι σαν το 4, φυσικά). Επίσης, δώστε ιδιαίτερη προσοχή στο γεγονός ότι οι αναφορές στο αρχικό κελί CXNUMX είναι σχετικές (χωρίς $) και στις περιοχές των σταδίων - απόλυτες (με δύο $).
Μετά το κλικ OK θα δούμε τα ορόσημα στο ημερολόγιό μας:
Επισήμανση διασταυρώσεων
Εάν οι ημερομηνίες ορισμένων σταδίων συμπίπτουν (οι προσεκτικοί αναγνώστες πρέπει να έχουν ήδη παρατηρήσει αυτή τη στιγμή για το 1ο και το 6ο στάδιο!), τότε θα ήταν καλύτερο να επισημάνουμε αυτή τη σύγκρουση στο διάγραμμά μας με διαφορετικό χρώμα χρησιμοποιώντας έναν άλλο κανόνα μορφοποίησης υπό όρους. Είναι πρακτικά ένα προς ένα παρόμοιο με το προηγούμενο, με τη διαφορά ότι αναζητούμε κελιά που περιλαμβάνονται σε περισσότερα από ένα στάδια:
Μετά το κλικ OK ένας τέτοιος κανόνας θα τονίσει ξεκάθαρα την επικάλυψη ημερομηνιών στο ημερολόγιό μας:
Αφαίρεση επιπλέον ημερών σε μήνες
Φυσικά, δεν έχουν όλοι οι μήνες 31 ημέρες, οπότε οι επιπλέον ημέρες Φεβρουαρίου, Απριλίου, Ιουνίου κλπ. Καλό θα ήταν να σημειωθούν οπτικά ως άσχετες. Λειτουργία ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ, που σχηματίζει το ημερολόγιό μας, σε τέτοια κελιά θα μεταφραστεί αυτόματα η ημερομηνία στον επόμενο μήνα, δηλαδή η 30η Φεβρουαρίου 2016 θα γίνει 1η Μαρτίου. Δηλαδή, ο αριθμός μήνα για τέτοια επιπλέον κελιά δεν θα είναι ίσος με τον αριθμό μήνα στη στήλη Α Αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί κατά τη δημιουργία ενός κανόνα μορφοποίησης υπό όρους για την επιλογή τέτοιων κελιών:
Προσθήκη Σαββατοκύριακου
Προαιρετικά, μπορείτε να προσθέσετε στο ημερολόγιό μας και τα Σαββατοκύριακα. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία ΗΜΈΡΑ (ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΗ), το οποίο θα υπολογίζει τον αριθμό των ημερών της εβδομάδας (1-Δευτ., 2-Τρί…7-Κυρ) για κάθε ημερομηνία και θα επισημαίνει αυτές που πέφτουν τα Σάββατα και τις Κυριακές:
Για σωστή εμφάνιση, μην ξεχάσετε να διαμορφώσετε σωστά τη σωστή σειρά των κανόνων στο παράθυρο. Αρχική σελίδα — Μορφοποίηση υπό όρους — Διαχείριση κανόνων (Αρχική — Μορφοποίηση υπό όρους — Διαχείριση κανόνων), επειδή οι κανόνες και τα γεμίσματα λειτουργούν ακριβώς με τη λογική ακολουθία που θα σχηματίσετε σε αυτό το παράθυρο διαλόγου:
- Εκμάθηση βίντεο σχετικά με τη χρήση μορφοποίησης υπό όρους στο Excel
- Πώς να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα έργου (Γράφημα Gantt) χρησιμοποιώντας μορφοποίηση υπό όρους
- Πώς να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα έργου στο Excel