IF λειτουργία στο Excel. Παραδείγματα (με πολλαπλές συνθήκες)

Ένα από τα κύρια πλεονεκτήματα των υπολογιστικών φύλλων του Excel είναι η δυνατότητα προγραμματισμού της λειτουργικότητας ενός συγκεκριμένου εγγράφου. Όπως γνωρίζουν οι περισσότεροι από τα σχολικά μαθήματα επιστήμης υπολογιστών, ένα από τα κύρια στοιχεία που σας επιτρέπει να το εφαρμόσετε στην πράξη είναι οι λογικοί τελεστές. Ένας από αυτούς είναι ο χειριστής IF, ο οποίος προβλέπει την εκτέλεση ορισμένων ενεργειών όταν πληρούνται ορισμένες προϋποθέσεις. 

Για παράδειγμα, εάν η τιμή ταιριάζει με μια συγκεκριμένη τιμή, τότε εμφανίζεται μία ετικέτα στο κελί. Αν όχι, είναι διαφορετικό. Ας δούμε αυτό το αποτελεσματικό εργαλείο με περισσότερες λεπτομέρειες στην πράξη.

Συνάρτηση IF στο Excel (γενικές πληροφορίες)

Οποιοδήποτε πρόγραμμα, ακόμα κι αν είναι μικρό, περιέχει απαραίτητα μια ακολουθία ενεργειών, η οποία ονομάζεται αλγόριθμος. Μπορεί να μοιάζει με αυτό:

1. Ελέγξτε ολόκληρη τη στήλη Α για ζυγούς αριθμούς.
2. Εάν βρεθεί ένας ζυγός αριθμός, προσθέστε αυτές τις τιμές.
3. Εάν δεν βρεθεί ζυγός αριθμός, εμφανίστε την επιγραφή "δεν βρέθηκε".
4. Ελέγξτε αν ο αριθμός που προκύπτει είναι ζυγός. 
5. Εάν ναι, τότε προσθέστε το σε όλους τους ζυγούς αριθμούς που επιλέχθηκαν στην παράγραφο 1.

Και ακόμη κι αν αυτή είναι μόνο μια υποθετική κατάσταση, η οποία είναι απίθανο να χρειαστεί στην πραγματική ζωή, η εκτέλεση οποιασδήποτε εργασίας συνεπάγεται απαραίτητα την παρουσία ενός παρόμοιου αλγορίθμου. Πριν χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία ΑΝ, πρέπει να έχετε μια ξεκάθαρη ιδέα στο μυαλό σας για το αποτέλεσμα που θέλετε να επιτύχετε. 

Σύνταξη της συνάρτησης IF με μία προϋπόθεση

Οποιαδήποτε συνάρτηση στο Excel εκτελείται χρησιμοποιώντας έναν τύπο. Το μοτίβο με το οποίο τα δεδομένα πρέπει να περάσουν σε μια συνάρτηση ονομάζεται σύνταξη. Στην περίπτωση του χειριστή IF, ο τύπος θα είναι σε αυτήν τη μορφή.

=IF (logical_expression, value_if_true, value_if_false)

Ας δούμε τη σύνταξη με περισσότερες λεπτομέρειες:

1. Boolean έκφραση. Αυτή είναι η ίδια η συνθήκη, τη συμμόρφωση ή μη της οποίας ελέγχει το Excel. Τόσο οι αριθμητικές όσο και οι πληροφορίες κειμένου μπορούν να ελεγχθούν.
2. Value_if_true. Το αποτέλεσμα που θα εμφανιστεί στο κελί εάν τα δεδομένα που ελέγχονται πληρούν τα καθορισμένα κριτήρια.
3. value_if_false. Το αποτέλεσμα που εμφανίζεται στο κελί εάν τα δεδομένα που ελέγχονται δεν ταιριάζουν με τη συνθήκη.

Εδώ είναι ένα παράδειγμα για σαφήνεια.

Εδώ η συνάρτηση συγκρίνει το κελί A1 με τον αριθμό 20. Αυτή είναι η πρώτη παράγραφος της σύνταξης. Εάν το περιεχόμενο είναι μεγαλύτερο από αυτήν την τιμή, η τιμή "μεγαλύτερη από 20" εμφανίζεται στο κελί όπου γράφτηκε ο τύπος. Εάν η κατάσταση δεν ανταποκρίνεται σε αυτήν την προϋπόθεση - "λιγότερο από ή ίσο με 20".

Εάν θέλετε να εμφανίσετε μια τιμή κειμένου σε ένα κελί, πρέπει να την περικλείσετε σε εισαγωγικά.

Εδώ είναι μια άλλη κατάσταση. Για να είναι επιλέξιμοι να συμμετάσχουν σε μια συνεδρία εξέτασης, οι μαθητές πρέπει να περάσουν μια δοκιμαστική συνεδρία. Οι μαθητές κατάφεραν να κερδίσουν μονάδες σε όλα τα μαθήματα και πλέον μένει το τελευταίο που αποδείχθηκε καθοριστικό. Καθήκον μας είναι να προσδιορίσουμε ποιοι από τους μαθητές γίνονται δεκτοί στις εξετάσεις και ποιοι όχι.

Εφόσον θέλουμε να ελέγξουμε για κείμενο και όχι αριθμό, το πρώτο όρισμα είναι B2=”cons.”.

Σύνταξη συνάρτησης IF με πολλαπλές συνθήκες

Συχνά, ένα κριτήριο δεν αρκεί για να ελέγξετε την τιμή. Εάν πρέπει να εξετάσετε περισσότερες από μία επιλογές, μπορείτε να ενσωματώσετε λειτουργίες IF το ένα μέσα στο άλλο. Θα υπάρχουν πολλές ένθετες λειτουργίες.

Για να γίνει πιο σαφές, εδώ είναι η σύνταξη.

=IF(logical_expression, value_if_true, IF(logical_expression, value_if_true, value_if_false))

Σε αυτήν την περίπτωση, η συνάρτηση θα ελέγξει δύο κριτήρια ταυτόχρονα. Εάν η πρώτη συνθήκη είναι αληθής, επιστρέφεται η τιμή που λαμβάνεται ως αποτέλεσμα της λειτουργίας στο πρώτο όρισμα. Εάν όχι, το δεύτερο κριτήριο ελέγχεται για συμμόρφωση.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα.

Και με τη βοήθεια ενός τέτοιου τύπου (που φαίνεται στο στιγμιότυπο οθόνης παρακάτω), μπορείτε να αναλύσετε την απόδοση κάθε μαθητή.

Όπως μπορείτε να δείτε, μια ακόμη προϋπόθεση προστέθηκε εδώ, αλλά η αρχή δεν έχει αλλάξει. Έτσι, μπορείτε να ελέγξετε πολλά κριτήρια ταυτόχρονα.

Πώς να επεκτείνετε τη λειτουργία IF χρησιμοποιώντας τελεστές AND και OR

Κατά καιρούς υπάρχει περίπτωση να ελέγχετε αμέσως για συμμόρφωση με διάφορα κριτήρια και να μην χρησιμοποιείτε λογικούς ένθετους τελεστές, όπως στο προηγούμενο παράδειγμα. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε είτε τη συνάρτηση И ή λειτουργία OR ανάλογα με το αν πρέπει να πληροίτε πολλά κριτήρια ταυτόχρονα ή τουλάχιστον ένα από αυτά. Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά σε αυτά τα κριτήρια.

IF λειτουργία με AND συνθήκη

Μερικές φορές χρειάζεται να ελέγξετε μια έκφραση για πολλές συνθήκες ταυτόχρονα. Για αυτό, χρησιμοποιείται η συνάρτηση AND, γραμμένη στο πρώτο όρισμα της συνάρτησης IF. Λειτουργεί ως εξής: εάν το a είναι ίσο με ένα και το a είναι ίσο με 2, η τιμή θα είναι c.

IF λειτουργία με συνθήκη "OR".

Η συνάρτηση OR λειτουργεί με παρόμοιο τρόπο, αλλά σε αυτήν την περίπτωση ισχύει μόνο μία από τις συνθήκες. Όσο το δυνατόν περισσότερο, μπορούν να ελεγχθούν με αυτόν τον τρόπο έως και 30 συνθήκες. 

Ακολουθούν μερικοί τρόποι χρήσης συναρτήσεων И и OR ως όρισμα συνάρτησης IF.

Σύγκριση δεδομένων σε δύο πίνακες

Από καιρό σε καιρό είναι δυνατή η σύγκριση δύο παρόμοιων πινάκων. Για παράδειγμα, ένα άτομο εργάζεται ως λογιστής και χρειάζεται να συγκρίνει δύο αναφορές. Υπάρχουν και άλλες παρόμοιες εργασίες, όπως η σύγκριση του κόστους των προϊόντων διαφορετικών παρτίδων, στη συνέχεια, οι αξιολογήσεις των μαθητών για διαφορετικές περιόδους κ.λπ.

Για να συγκρίνετε δύο πίνακες, χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση COUNTIF. Ας το δούμε πιο αναλυτικά.

Ας υποθέσουμε ότι έχουμε δύο πίνακες που περιέχουν τις προδιαγραφές δύο επεξεργαστών τροφίμων. Και πρέπει να τα συγκρίνουμε και να τονίσουμε τις διαφορές με το χρώμα. Αυτό μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας τη μορφοποίηση υπό όρους και τη συνάρτηση COUNTIF. 

Το τραπέζι μας μοιάζει με αυτό.

Επιλέγουμε τη γκάμα που αντιστοιχεί στα τεχνικά χαρακτηριστικά της πρώτης κουζινομηχανής.

Μετά από αυτό, κάντε κλικ στα ακόλουθα μενού: Μορφοποίηση υπό όρους – δημιουργία κανόνα – χρησιμοποιήστε έναν τύπο για να προσδιορίσετε τα μορφοποιημένα κελιά.

Με τη μορφή τύπου μορφοποίησης γράφουμε τη συνάρτηση = COUNTIF (εύρος προς σύγκριση, πρώτο κελί του πρώτου πίνακα)=0. Ο πίνακας με τα χαρακτηριστικά του δεύτερου επεξεργαστή τροφίμων χρησιμοποιείται ως εύρος σύγκρισης.

Πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι διευθύνσεις είναι απόλυτες (με ένα σύμβολο δολαρίου μπροστά από τα ονόματα των γραμμών και των στηλών). Προσθέστε =0 μετά τον τύπο, ώστε το Excel να αναζητήσει ακριβείς τιμές.

Μετά από αυτό, πρέπει να ορίσετε τη μορφοποίηση των κελιών. Για να το κάνετε αυτό, δίπλα στο δείγμα, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί "Μορφοποίηση". Στην περίπτωσή μας, χρησιμοποιούμε το γέμισμα, γιατί είναι το πιο βολικό για αυτό το σκοπό. Αλλά μπορείτε να επιλέξετε οποιαδήποτε μορφοποίηση θέλετε.

Έχουμε αντιστοιχίσει ένα όνομα στήλης ως περιοχή. Αυτό είναι πολύ πιο βολικό από το να εισάγετε το εύρος χειροκίνητα.

Συνάρτηση SUMIF στο Excel

Τώρα ας προχωρήσουμε στις λειτουργίες IF, το οποίο θα βοηθήσει στην αντικατάσταση δύο σημείων του αλγορίθμου ταυτόχρονα. Το πρώτο είναι SUMMESLEY, που προσθέτει δύο αριθμούς που πληρούν μια συγκεκριμένη συνθήκη. Για παράδειγμα, βρισκόμαστε αντιμέτωποι με το καθήκον να προσδιορίσουμε πόσα χρήματα πρέπει να καταβάλλονται ανά μήνα σε όλους τους πωλητές. Για αυτό είναι απαραίτητο.

1. Προσθέστε μια σειρά με το συνολικό εισόδημα όλων των πωλητών και κάντε κλικ στο κελί που θα περιέχει το αποτέλεσμα αφού εισαγάγετε τον τύπο. 
2. Βρίσκουμε το κουμπί fx, το οποίο βρίσκεται δίπλα στη γραμμή για τύπους. Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο όπου μπορείτε να βρείτε την απαραίτητη λειτουργία μέσω της αναζήτησης. Αφού επιλέξετε τον χειριστή, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί "OK". Αλλά η χειροκίνητη εισαγωγή είναι πάντα δυνατή.
   

   

3. Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο για την εισαγωγή ορισμάτων συνάρτησης. Όλες οι τιμές μπορούν να καθοριστούν στα αντίστοιχα πεδία και το εύρος μπορεί να εισαχθεί μέσω του κουμπιού δίπλα τους.
   

   

4. Το πρώτο όρισμα είναι ένα εύρος. Εδώ εισάγετε τα κελιά που θέλετε να ελέγξετε για συμμόρφωση με τα κριτήρια. Αν μιλάμε για εμάς, αυτές είναι οι θέσεις των εργαζομένων. Εισαγάγετε το εύρος D4:D18. Ή απλώς επιλέξτε τα κελιά που σας ενδιαφέρουν.
5. Στο πεδίο «Κριτήρια», εισαγάγετε τη θέση. Στην περίπτωση μας – «πωλητής». Ως εύρος άθροισης, υποδεικνύουμε εκείνα τα κελιά στα οποία αναγράφονται οι μισθοί των εργαζομένων (αυτό γίνεται και χειροκίνητα και επιλέγονται με το ποντίκι). Κάντε κλικ στο "OK" και λαμβάνουμε τους τελικούς υπολογισμένους μισθούς όλων των εργαζομένων που είναι πωλητές.

Συμφωνώ ότι είναι πολύ βολικό. Δεν είναι?

Λειτουργία SUMIFS στο Excel

Αυτή η συνάρτηση σάς επιτρέπει να προσδιορίσετε το άθροισμα των τιμών που πληρούν πολλαπλές συνθήκες. Για παράδειγμα, μας δόθηκε το καθήκον να καθορίσουμε τον συνολικό μισθό όλων των διευθυντών που εργάζονται στο νότιο υποκατάστημα της εταιρείας.

Προσθέστε μια σειρά όπου θα είναι το τελικό αποτέλεσμα και εισαγάγετε τον τύπο στο επιθυμητό κελί. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο εικονίδιο της συνάρτησης. Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο στο οποίο πρέπει να βρείτε τη συνάρτηση SUMMESLIMN. Στη συνέχεια, επιλέξτε το από τη λίστα και ανοίγει το γνωστό παράθυρο με ορίσματα. Αλλά ο αριθμός αυτών των επιχειρημάτων είναι τώρα διαφορετικός. Αυτός ο τύπος καθιστά δυνατή τη χρήση άπειρου αριθμού κριτηρίων, αλλά ο ελάχιστος αριθμός ορισμάτων είναι πέντε. 

Μόνο πέντε μπορούν να καθοριστούν μέσω του διαλόγου εισαγωγής ορισμάτων. Εάν χρειάζεστε περισσότερα κριτήρια, τότε θα πρέπει να εισαχθούν χειροκίνητα σύμφωνα με την ίδια λογική με τα δύο πρώτα.

Ας δούμε τα κύρια επιχειρήματα με περισσότερες λεπτομέρειες:

1. Αθροιστικό εύρος. Κύτταρα προς άθροιση.
2. Εύρος συνθήκης 1 – το εύρος που θα ελεγχθεί για συμμόρφωση με ένα συγκεκριμένο κριτήριο. 
3. Η συνθήκη 1 είναι η ίδια η κατάσταση.
4. Το εύρος κριτηρίων 2 είναι το δεύτερο εύρος που θα ελεγχθεί σε σχέση με το κριτήριο.
5. Η συνθήκη 2 είναι η δεύτερη προϋπόθεση.

Η περαιτέρω λογική είναι παρόμοια. Ως αποτέλεσμα, καθορίσαμε τους μισθούς όλων των διευθυντών του Νοτίου Κλάδου.

Συνάρτηση COUNTIF στο Excel

Εάν πρέπει να προσδιορίσετε πόσα κελιά εμπίπτουν σε ένα συγκεκριμένο κριτήριο, χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση ΣΥΜΒΟΥΛΟΣ Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να καταλάβουμε πόσοι πωλητές εργάζονται σε αυτόν τον οργανισμό:

1. Αρχικά, προσθέστε μια γραμμή που περιέχει τον αριθμό των πωλητών. Μετά από αυτό, πρέπει να κάνετε κλικ στο κελί όπου θα εμφανιστεί το αποτέλεσμα.
2. Μετά από αυτό, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί "Εισαγωγή συνάρτησης", το οποίο βρίσκεται στην καρτέλα "Τύποι". Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο με μια λίστα κατηγοριών. Πρέπει να επιλέξουμε το στοιχείο "Πλήρης αλφαβητική λίστα". Στη λίστα, μας ενδιαφέρει ο τύπος ΣΥΜΒΟΥΛΟΣ Αφού το επιλέξουμε, πρέπει να κάνουμε κλικ στο κουμπί "OK".
   

   

3. Μετά από αυτό, έχουμε τον αριθμό των πωλητών που απασχολούνται σε αυτόν τον οργανισμό. Προέκυψε μετρώντας τον αριθμό των κελιών στα οποία είναι γραμμένη η λέξη "πωλητής". Όλα είναι απλά. 

Συνάρτηση COUNTSLIM στο Excel

Παρόμοιο με τον τύπο SUMMESLIMN, αυτός ο τύπος μετράει τον αριθμό των κελιών που αντιστοιχούν σε πολλές συνθήκες. Η σύνταξη είναι παρόμοια αλλά ελαφρώς διαφορετική από τον τύπο SUMMESLIMN:

1. Εύρος συνθηκών 1. Αυτό είναι το εύρος που θα δοκιμαστεί με βάση το πρώτο κριτήριο.
2. Προϋπόθεση 1. Απευθείας το πρώτο κριτήριο.
3. Εύρος συνθήκης 2. Αυτό είναι το εύρος που θα δοκιμαστεί με βάση το δεύτερο κριτήριο. 
4. Συνθήκη 2.
5. Συνθήκες εμβέλειας 3.

Και ούτω καθεξής.

Η συνάρτηση λοιπόν IF στο Excel – δεν είναι το μόνο, υπάρχουν αρκετές ακόμη από τις ποικιλίες του που εκτελούν αυτόματα τις πιο συνηθισμένες ενέργειες, γεγονός που απλοποιεί σημαντικά τη ζωή ενός ατόμου. 

Σε μεγάλο βαθμό λόγω της λειτουργίας IF Τα υπολογιστικά φύλλα του Excel θεωρούνται προγραμματιζόμενα. Είναι κάτι περισσότερο από μια απλή αριθμομηχανή. Αν το σκεφτείς, τότε η συνάρτηση IF αποτελεί ακρογωνιαίο λίθο σε κάθε είδους προγραμματισμό.

Έτσι, εάν μάθετε πώς να εργάζεστε με μεγάλες ποσότητες δεδομένων στο Excel, θα είναι πολύ πιο εύκολο να μάθετε προγραμματισμό. Χάρη στους λογικούς τελεστές, αυτοί οι τομείς έχουν πραγματικά πολλά κοινά, αν και το Excel χρησιμοποιείται πιο συχνά από τους λογιστές. Αλλά ο μηχανισμός για την εργασία με δεδομένα είναι σε μεγάλο βαθμό ο ίδιος. 

Λειτουργία στα δεξιά χέρια IF και οι παραλλαγές του σάς επιτρέπουν να μετατρέψετε ένα φύλλο Excel σε ένα πλήρες πρόγραμμα που μπορεί να ενεργεί σε πολύπλοκους αλγόριθμους. Κατανόηση του τρόπου λειτουργίας της συνάρτησης IF είναι το πρώτο βήμα προς την εκμάθηση μακροεντολών – το επόμενο βήμα για πιο ευέλικτη εργασία με υπολογιστικά φύλλα. Αλλά αυτό είναι ήδη ένα πιο επαγγελματικό επίπεδο.