Πώς να ορίσετε και να διορθώσετε την περιοχή εκτύπωσης στο Excel

Συχνά, αφού ολοκληρώσετε την εργασία με έναν πίνακα στο Excel, πρέπει να εκτυπώσετε το τελικό αποτέλεσμα. Όταν χρειάζεστε ολόκληρο το έγγραφο, είναι εύκολο να στείλετε όλα τα δεδομένα στον εκτυπωτή. Ωστόσο, μερικές φορές υπάρχουν περιπτώσεις όπου είναι απαραίτητο να επιλέξετε μόνο ορισμένα μέρη για εκτύπωση από ολόκληρο το αρχείο. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τις ενσωματωμένες δυνατότητες του προγράμματος, να ορίσετε προσωρινές ή μόνιμες ρυθμίσεις για την εκτύπωση εγγράφων.

Τρόποι προσαρμογής της περιοχής εκτύπωσης στο Excel

Υπάρχουν δύο τρόποι για να δημιουργήσετε και να προσαρμόσετε την εκτυπώσιμη περιοχή των υπολογιστικών φύλλων του Excel:

1. Μία μόνο ρύθμιση προγράμματος πριν από την αποστολή ενός εγγράφου για εκτύπωση. Σε αυτήν την περίπτωση, οι εισαγόμενες παράμετροι θα επιστρέψουν στις αρχικές αμέσως μετά την εκτύπωση του αρχείου. Θα πρέπει να επαναλάβετε τη διαδικασία πριν από την επόμενη εκτύπωση.
2. Διορθώνοντας μια σταθερή εκτυπώσιμη περιοχή, ώστε να μην χρειάζεται να την προσαρμόσετε ξανά στο μέλλον. Ωστόσο, εάν θέλετε να εκτυπώσετε διαφορετικούς πίνακες με διαφορετικές περιοχές, θα πρέπει να διαμορφώσετε ξανά το πρόγραμμα.

Κάθε μία από τις μεθόδους θα συζητηθεί λεπτομερέστερα παρακάτω.

Τακτική προσαρμογή των περιοχών εκτύπωσης

Αυτή η μέθοδος θα είναι σχετική εάν οι πίνακες με τους οποίους εργάζεστε πρέπει να αλλάζουν συνεχώς ζώνες για εκτύπωση.

Δώσε προσοχή! Δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι εάν στο μέλλον χρειαστεί να εκτυπώσετε ξανά το αρχικό έγγραφο, όλες οι ρυθμίσεις θα πρέπει να εισαχθούν ξανά.

Διαδικασία:

1. Επιλέξτε όλα τα κελιά των οποίων οι πληροφορίες θέλετε να εκτυπωθούν. Αυτό μπορεί να γίνει με τα πλήκτρα του πληκτρολογίου (κουμπιά πλοήγησης) ή κρατώντας πατημένο το LMB και μετακινώντας σταδιακά το ποντίκι προς τα κάτω στην επιθυμητή θέση.

2. Όταν επισημανθεί η απαιτούμενη περιοχή κελιών, πρέπει να μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχείο".
3. Στο μενού που ανοίγει, επιλέξτε τη λειτουργία «Εκτύπωση».
4. Στη συνέχεια, πρέπει να ορίσετε τις επιλογές εκτύπωσης για την επιλεγμένη περιοχή κελιών. Υπάρχουν τρεις επιλογές: εκτύπωση ολόκληρου του βιβλίου εργασίας, εκτύπωση ενεργών φύλλων μόνο ή εκτύπωση επιλογής. Πρέπει να επιλέξετε την τελευταία επιλογή.
5. Μετά από αυτό, θα εμφανιστεί η περιοχή προεπισκόπησης της έντυπης έκδοσης του εγγράφου.

Εάν οι εμφανιζόμενες πληροφορίες αντιστοιχούν σε αυτές που πρέπει να εκτυπωθούν, μένει να κάνετε κλικ στο κουμπί "Εκτύπωση" και να περιμένετε την τελική εκτύπωση μέσω του εκτυπωτή. Όταν ολοκληρωθεί η εκτύπωση, οι ρυθμίσεις θα επιστρέψουν στις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις.

Καθορισμός ομοιόμορφων παραμέτρων για όλα τα έγγραφα

Όταν πρέπει να εκτυπώσετε την ίδια περιοχή του πίνακα (πολλά αντίγραφα σε διαφορετικά χρονικά διαστήματα ή αλλαγή πληροφοριών σε επιλεγμένα κελιά), είναι καλύτερο να ορίσετε σταθερές ρυθμίσεις εκτύπωσης, ώστε να μην αλλάζετε τις ρυθμίσεις επανειλημμένα. Διαδικασία:

1. Επιλέξτε την απαιτούμενη περιοχή κελιών από τον γενικό πίνακα (χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε από τις βολικές μεθόδους).
2. Μεταβείτε στην καρτέλα "Διάταξη σελίδας" στην κύρια γραμμή εργαλείων.
3. Κάντε κλικ στην επιλογή "Print Area".
4. Θα υπάρχουν δύο επιλογές για περαιτέρω ενέργειες – «Ερώτηση» και «Κατάργηση». Πρέπει να επιλέξετε το πρώτο.

5. Το πρόγραμμα θα διορθώσει αυτόματα την επιλεγμένη περιοχή. Θα εμφανίζεται κάθε φορά που ο χρήστης μεταβαίνει στην ενότητα εκτύπωσης.

Για να ελέγξετε την ορθότητα των δεδομένων, μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια προεπισκόπηση μέσω των ρυθμίσεων εκτύπωσης. Μπορείτε να αποθηκεύσετε τις καθορισμένες παραμέτρους κάνοντας κλικ στο εικονίδιο της δισκέτας στην επάνω αριστερή γωνία ή μέσω του μενού "Αρχείο".

Ρύθμιση πολλαπλών περιοχών εκτύπωσης

Μερικές φορές χρειάζεται να εκτυπώσετε πολλά αποκόμματα από το ίδιο υπολογιστικό φύλλο στο Excel. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να αλλάξετε ελαφρώς τη σειρά των ενεργειών προσθέτοντας ένα ενδιάμεσο βήμα:

1. Επιλέξτε την πρώτη περιοχή για εκτύπωση με τα κουμπιά του ποντικιού ή τα πλήκτρα πλοήγησης στο πληκτρολόγιο. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι σημαντικό να κρατήσετε πατημένο το κουμπί "CTRL".
2. Χωρίς να αφήσετε το κουμπί "CTRL", επιλέξτε τις υπόλοιπες περιοχές που θέλετε να εκτυπώσετε.
3. Μεταβείτε στην καρτέλα "Διάταξη σελίδας".
4. Από την ομάδα Page Setup, επιλέξτε το εργαλείο Print Area.
5. Απομένει να προσθέσετε τις προηγουμένως επισημασμένες περιοχές, όπως περιγράφεται παραπάνω.

Σημαντικό! Πριν ξεκινήσετε την εκτύπωση πολλών περιοχών του πίνακα, πρέπει να λάβετε υπόψη ότι καθεμία από αυτές θα εκτυπωθεί σε ξεχωριστό φύλλο. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι για κοινή εκτύπωση σε ένα φύλλο, οι σειρές πρέπει να είναι γειτονικές.

Προσθήκη κελιού σε καθορισμένη περιοχή

Μια άλλη πιθανή περίπτωση είναι να προσθέσετε ένα γειτονικό κελί σε μια ήδη επιλεγμένη περιοχή. Για να γίνει αυτό, δεν χρειάζεται να επαναφέρετε τις ρυθμίσεις και να τις αλλάξετε σε νέες.. Μπορείτε να προσθέσετε ένα νέο κελί διατηρώντας το ήδη ρυθμισμένο εύρος. Διαδικασία:

1. Επιλέξτε γειτονικά κελιά που θα προστεθούν σε μια υπάρχουσα περιοχή.
2. Μεταβείτε στην καρτέλα "Διάταξη σελίδας".
3. Από την ενότητα «Επιλογές σελίδας», επιλέξτε τη λειτουργία «Περιοχή εκτύπωσης».

Εκτός από τις τυπικές επιλογές, θα προσφερθεί στον χρήστη μια νέα ενέργεια «Προσθήκη στην εκτυπώσιμη περιοχή». Απομένει να ελέγξετε το τελικό αποτέλεσμα μέσω του παραθύρου προεπισκόπησης.

Επαναφορά

Όταν όλα τα έγγραφα με το απαιτούμενο εύρος έχουν εκτυπωθεί ή πρέπει να αλλάξετε τις ρυθμίσεις, πρέπει να επαναφέρετε τις ρυθμίσεις. Για να το κάνετε αυτό, απλώς μεταβείτε στην καρτέλα "Διάταξη σελίδας", επιλέξτε το εργαλείο "Περιοχή εκτύπωσης", κάντε κλικ στο κουμπί "Κατάργηση". Μετά από αυτό, μπορείτε να ορίσετε νέα εύρη σύμφωνα με τις οδηγίες που περιγράφονται παραπάνω.

Συμπέρασμα

Μαθαίνοντας τις διαδικασίες που περιγράφονται παραπάνω, μπορείτε να εκτυπώσετε τα απαιτούμενα έγγραφα ή μέρη τους από το Excel με λιγότερο χρόνο. Εάν ο πίνακας είναι στατικός, δεν έχει προστεθεί μεγάλος αριθμός νέων κελιών, συνιστάται να ορίσετε αμέσως τα εύρη που απαιτούνται για την εκτύπωση, ώστε να μπορείτε να αλλάξετε τις πληροφορίες στα επιλεγμένα κελιά χωρίς να κάνετε εκ νέου διαμόρφωση στο μέλλον. Εάν το έγγραφο αλλάζει συνεχώς, η ρύθμιση θα πρέπει να επαναλαμβάνεται για κάθε νέα εκτύπωση.