Πώς να βρείτε και να αφαιρέσετε διπλότυπα στο Excel. 5 μέθοδοι εύρεσης και κατάργησης διπλότυπων στο Excel

Δεν είναι μυστικό ότι στο Excel πρέπει συχνά να εργάζεστε με μεγάλους πίνακες που περιέχουν τεράστιο όγκο πληροφοριών. Ταυτόχρονα, ένας τέτοιος όγκος πληροφοριών κατά την επεξεργασία μπορεί να προκαλέσει αστοχίες ή λανθασμένους υπολογισμούς κατά τη χρήση διαφόρων τύπων ή φιλτραρίσματος. Αυτό γίνεται ιδιαίτερα αισθητό όταν πρέπει να εργαστείτε με οικονομικές πληροφορίες.

Επομένως, για να απλοποιήσουμε την εργασία με μια τέτοια σειρά πληροφοριών και να εξαλείψουμε την πιθανότητα σφαλμάτων, θα αναλύσουμε ακριβώς τον τρόπο εργασίας με σειρές στο Excel και θα τις χρησιμοποιήσουμε για την κατάργηση των διπλότυπων. Μπορεί να ακούγεται περίπλοκο, αλλά το να το καταλάβετε είναι στην πραγματικότητα πολύ απλό, ειδικά όταν υπάρχουν έως και πέντε μέθοδοι εργασίας με την εύρεση και την αφαίρεση διπλότυπων.

Μέθοδος 1: Μη αυτόματη κατάργηση διπλότυπων σειρών

Το πρώτο βήμα είναι να εξετάσετε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε τον απλούστερο τρόπο αντιμετώπισης των διπλότυπων. Αυτή είναι η μη αυτόματη μέθοδος, η οποία περιλαμβάνει τη χρήση της καρτέλας «Δεδομένα»:

1. Πρώτα πρέπει να επιλέξετε όλα τα κελιά του πίνακα: κρατήστε πατημένο το LMB και επιλέξτε ολόκληρη την περιοχή των κελιών.
2. Στο επάνω μέρος της γραμμής εργαλείων, πρέπει να επιλέξετε την ενότητα "Δεδομένα" για να αποκτήσετε πρόσβαση σε όλα τα απαραίτητα εργαλεία.
3. Εξετάζουμε προσεκτικά τα διαθέσιμα εικονίδια και επιλέγουμε αυτό που έχει δύο στήλες κελιών βαμμένες σε διαφορετικά χρώματα. Εάν τοποθετήσετε το δείκτη του ποντικιού πάνω από αυτό το εικονίδιο, θα εμφανιστεί το όνομα "Διαγραφή διπλότυπων".
4. Για να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά όλες τις παραμέτρους αυτής της ενότητας, αρκεί να είστε προσεκτικοί και να αφιερώνετε χρόνο στις ρυθμίσεις. Για παράδειγμα, εάν ο πίνακας έχει "Κεφαλίδα", τότε φροντίστε να δώσετε προσοχή στο στοιχείο "Τα δεδομένα μου περιέχουν κεφαλίδες", πρέπει να ελεγχθεί.

5. Στη συνέχεια εμφανίζεται ένα παράθυρο που εμφανίζει πληροφορίες ανά στήλη. Πρέπει να επιλέξετε τις στήλες που θέλετε να ελέγξετε για διπλότυπα. Είναι καλύτερο να επιλέξετε όλα για να ελαχιστοποιήσετε τις παραλείψεις.

6. Μόλις όλα είναι έτοιμα, ελέγξτε ξανά τις σημειωμένες πληροφορίες και κάντε κλικ στο OK.
7. Το Excel θα αναλύσει αυτόματα τα επιλεγμένα κελιά και θα καταργήσει όλες τις επιλογές που ταιριάζουν.
8. Μετά από πλήρη έλεγχο και αφαίρεση των διπλότυπων από τον πίνακα, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο στο πρόγραμμα στο οποίο θα υπάρχει ένα μήνυμα ότι η διαδικασία έχει τελειώσει και θα υποδεικνύονται πληροφορίες για το πόσες αντίστοιχες σειρές διαγράφηκαν.

Απλώς πρέπει να κάνετε κλικ στο "OK" και μπορείτε να υποθέσετε ότι όλα είναι έτοιμα. Εκτελέστε προσεκτικά κάθε ενέργεια και το αποτέλεσμα σίγουρα δεν θα σας απογοητεύσει.

Μέθοδος 2: Αφαίρεση διπλοτύπων με χρήση έξυπνου πίνακα

Τώρα ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά σε μια άλλη χρήσιμη μέθοδο για την αφαίρεση των διπλότυπων, η οποία βασίζεται στη χρήση ενός "έξυπνου πίνακα". Αρκεί να ακολουθήσετε αυτές τις συστάσεις:

1. Πρώτα απ 'όλα, επιλέξτε ολόκληρο τον πίνακα στον οποίο θέλετε να εφαρμόσετε έναν έξυπνο αλγόριθμο αυτόματης επεξεργασίας πληροφοριών.

2. Τώρα χρησιμοποιήστε τη γραμμή εργαλείων, όπου πρέπει να επιλέξετε την ενότητα "Αρχική σελίδα" και στη συνέχεια να βρείτε "Μορφοποίηση ως πίνακα". Αυτό το εικονίδιο βρίσκεται συνήθως στην υποενότητα "Στυλ". Απομένει να χρησιμοποιήσετε το ειδικό κάτω βέλος δίπλα στο εικονίδιο και να επιλέξετε το στυλ του σχεδίου του τραπεζιού που σας άρεσε περισσότερο.

3. Μόλις γίνουν όλα σωστά, θα εμφανιστεί ένα πρόσθετο μήνυμα σχετικά με τη μορφοποίηση του πίνακα. Καθορίζει το εύρος για το οποίο θα εφαρμοστεί η λειτουργία Smart Table. Και αν έχετε επιλέξει προηγουμένως τα απαραίτητα κελιά, τότε το εύρος θα υποδειχθεί αυτόματα και θα πρέπει μόνο να το ελέγξετε.

4. Απομένει μόνο να ξεκινήσετε την αναζήτηση και την περαιτέρω κατάργηση των διπλών γραμμών. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να κάνετε επιπλέον βήματα:
   • τοποθετήστε τον κέρσορα σε ένα αυθαίρετο κελί πίνακα.
   • στην επάνω γραμμή εργαλείων, επιλέξτε την ενότητα "Σχεδίαση πίνακα".
   • αναζητούμε ένα εικονίδιο με τη μορφή δύο στηλών κελιών με διαφορετικό χρώμα, όταν τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού πάνω τους, θα εμφανιστεί η επιγραφή "Διαγραφή διπλότυπων".
   • ακολουθήστε τα βήματα που καθορίσαμε στην πρώτη μέθοδο αφού χρησιμοποιήσετε το συγκεκριμένο εικονίδιο.

Δώσε προσοχή! Αυτή η μέθοδος έχει μια μοναδική ιδιότητα - χάρη σε αυτήν, θα είναι δυνατή η εργασία με πίνακες διαφορετικών περιοχών χωρίς περιορισμούς. Οποιαδήποτε επιλεγμένη περιοχή κατά την εργασία με το Excel θα αναλυθεί προσεκτικά για διπλότυπα.

Μέθοδος 3: Χρήση φίλτρου

Τώρα ας δώσουμε προσοχή σε μια ειδική μέθοδο που σας επιτρέπει να μην αφαιρείτε διπλότυπα από τον πίνακα, αλλά απλώς να τα κρύβετε. Στην πραγματικότητα, αυτή η μέθοδος σάς επιτρέπει να μορφοποιήσετε τον πίνακα με τέτοιο τρόπο ώστε τίποτα να μην παρεμβαίνει στην περαιτέρω εργασία σας με τον πίνακα και να είναι δυνατή η οπτική λήψη μόνο σχετικών και χρήσιμων πληροφοριών. Για να το εφαρμόσετε, πρέπει απλώς να ακολουθήσετε τα εξής βήματα:

1. Το πρώτο βήμα είναι να επιλέξετε ολόκληρο τον πίνακα στον οποίο πρόκειται να χειριστείτε για να αφαιρέσετε τα διπλότυπα.
2. Τώρα μεταβείτε στην ενότητα "Δεδομένα" και αμέσως μεταβείτε στην υποενότητα "Φίλτρο".

3. Ένα σαφές σημάδι ότι το φίλτρο έχει ενεργοποιηθεί είναι η παρουσία ειδικών βελών στην κεφαλίδα του πίνακα, μετά τα οποία θα αρκεί να τα χρησιμοποιήσετε και να υποδείξετε πληροφορίες σχετικά με διπλότυπα (για παράδειγμα, μια λέξη ή μια ονομασία στην αναζήτηση) .

Έτσι, μπορείτε να φιλτράρετε αμέσως όλα τα διπλότυπα και να εκτελέσετε πρόσθετους χειρισμούς με αυτά.

Προηγμένο φίλτρο για εύρεση διπλότυπων στο Excel

Υπάρχει ένας άλλος πρόσθετος τρόπος χρήσης φίλτρων στο Excel, για αυτό θα χρειαστείτε:

1. Εκτελέστε όλα τα βήματα της προηγούμενης μεθόδου.
2. Στο παράθυρο της εργαλειοθήκης, χρησιμοποιήστε το εικονίδιο "Για προχωρημένους", το οποίο βρίσκεται δίπλα στο ίδιο φίλτρο.

3. Αφού χρησιμοποιήσετε αυτό το εικονίδιο, πρέπει απλώς να δώσετε προσοχή στο παράθυρο ρυθμίσεων για προχωρημένους. Αυτή η προηγμένη εργαλειοθήκη θα σας επιτρέψει να εξοικειωθείτε με τις αρχικές πληροφορίες:
   • Αρχικά, θα πρέπει να ελέγξετε το καθορισμένο εύρος του πίνακα, ώστε να ταιριάζει με αυτό που σημειώσατε.
   • βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το πλαίσιο "Μόνο μοναδικές εγγραφές".
   • μόλις όλα είναι έτοιμα, μένει μόνο να κάνετε κλικ στο κουμπί "OK".

4. Αφού ικανοποιηθούν όλες οι συστάσεις, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να ρίξετε μια ματιά στον πίνακα και να βεβαιωθείτε ότι δεν εμφανίζονται πλέον διπλότυπα. Αυτό θα είναι αμέσως ορατό αν κοιτάξετε τις πληροφορίες κάτω αριστερά, οι οποίες αντικατοπτρίζουν τον αριθμό των γραμμών που εμφανίζονται στην οθόνη.

Σημαντικό! Εάν πρέπει να επιστρέψετε τα πάντα στην αρχική τους μορφή, τότε είναι όσο το δυνατόν πιο απλό να το κάνετε αυτό. Αρκεί απλώς να ακυρώσετε το φίλτρο εκτελώντας παρόμοιες ενέργειες που υποδεικνύονταν στην οδηγία της μεθόδου.

Μέθοδος 4: Μορφοποίηση υπό όρους

Η μορφοποίηση υπό όρους είναι μια ειδική εργαλειοθήκη που χρησιμοποιείται για την επίλυση πολλών προβλημάτων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο για να βρείτε και να αφαιρέσετε διπλότυπα σε έναν πίνακα. Για να το κάνετε αυτό, θα χρειαστεί να κάνετε τα εξής:

1. Όπως και πριν, θα πρέπει πρώτα να επιλέξετε τα κελιά του πίνακα που σκοπεύετε να μορφοποιήσετε.
2. Τώρα θα πρέπει να μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχική σελίδα" και να βρείτε το ειδικό εικονίδιο "Μορφοποίηση υπό όρους", το οποίο βρίσκεται στην υποενότητα "Στυλ".

3. Αφού ολοκληρώσετε τα βήματα, θα έχετε πρόσβαση σε ένα παράθυρο που ονομάζεται "Κανόνες επιλογής κελιών" και, στη συνέχεια, πρέπει να επιλέξετε το στοιχείο "Διπλότυπες τιμές".

4. Φροντίστε να δώσετε προσοχή στις ρυθμίσεις μορφοποίησης, πρέπει να μείνουν αμετάβλητες. Το μόνο που μπορεί να αλλάξει είναι η χρωματική κωδικοποίηση σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας. Μόλις όλα είναι έτοιμα, μπορείτε να κάνετε κλικ στο "OK".

5. Χάρη σε τέτοιες ενέργειες, μπορείτε να επισημάνετε όλα τα αντίγραφα με διαφορετικό χρώμα και να αρχίσετε να εργάζεστε μαζί τους στο μέλλον.

Προσοχή! Το κύριο μειονέκτημα αυτής της μεθόδου είναι ότι όταν χρησιμοποιείται μια τέτοια συνάρτηση, σημειώνονται απολύτως όλες οι ίδιες τιμές, και όχι μόνο εκείνες οι επιλογές όπου ταιριάζει ολόκληρη η συμβολοσειρά. Αξίζει να θυμάστε αυτήν την απόχρωση για να αποφύγετε προβλήματα με την οπτική αντίληψη και να κατανοήσετε ακριβώς πώς να ενεργήσετε και τι να προσέξετε.

Μέθοδος 5: Τύπος για την κατάργηση διπλότυπων σειρών

Αυτή η μέθοδος είναι η πιο δύσκολη από όλες τις αναφερόμενες, καθώς προορίζεται αποκλειστικά για εκείνους τους χρήστες που κατανοούν τις λειτουργίες και τις δυνατότητες αυτού του προγράμματος. Μετά από όλα, η μέθοδος περιλαμβάνει τη χρήση μιας σύνθετης φόρμουλας. Μοιάζει με αυτό: =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(адрес_столбца;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(адрес_шапки_столбца_дубликатов:адрес_шапки_столбца_дубликатов(абсолютный);адрес_столбца;)+ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(адрес_столбца;адрес_столбца;)>1;0;1);0));»»). Τώρα πρέπει να αποφασίσετε πώς ακριβώς να το χρησιμοποιήσετε και πού να το εφαρμόσετε:

1. Το πρώτο βήμα είναι να προσθέσετε μια νέα στήλη που θα είναι αφιερωμένη αποκλειστικά σε διπλότυπα.

2. Διαχωρίστε верхнюю ячейку и εισάγετε στη νέα μορφή: =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(A2:A90;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(E1:$E$1;A2:A90)+ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(A2:A90;А2:А90)>1;0;1);0));»»).
3. Τώρα επιλέξτε ολόκληρη τη στήλη για διπλότυπα χωρίς να αγγίξετε την κεφαλίδα.

• Τοποθετήστε τον κέρσορα στο τέλος του τύπου, απλά να είστε προσεκτικοί με αυτό το στοιχείο, καθώς ο τύπος δεν είναι πάντα ευδιάκριτος στο κελί, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε την επάνω γραμμή αναζήτησης και να κοιτάξετε προσεκτικά τη σωστή θέση του δρομέα.
• Αφού ρυθμίσετε τον κέρσορα, πρέπει να πατήσετε το κουμπί F2 στο πληκτρολόγιο.
• Μετά από αυτό, πρέπει να πατήσετε το συνδυασμό πλήκτρων "Ctrl + Shift + Enter".

4. Χάρη στις ενέργειες που πραγματοποιήθηκαν, θα είναι δυνατή η σωστή συμπλήρωση του τύπου με τις απαραίτητες πληροφορίες από τον πίνακα.

Εύρεση αντιστοιχιών με την εντολή Find

Τώρα αξίζει να εξετάσετε μια άλλη ενδιαφέρουσα επιλογή για την εύρεση διπλότυπων. Ειδικά για μια τέτοια μέθοδο, θα χρειαστείτε έναν άλλο τύπο που μοιάζει με αυτό: =COUNTIF(A:A, A2)>1.

Επιπλέον πληροφορίες! Σε αυτόν τον τύπο, το A2 σημαίνει το σημάδι του πρώτου κελιού από την περιοχή στην οποία σκοπεύετε να κάνετε αναζήτηση. Μόλις εισαχθεί ο τύπος στο πρώτο κελί, μπορείτε να σύρετε την τιμή και να λάβετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε. Χάρη σε τέτοιες ενέργειες, θα είναι δυνατή η διανομή πληροφοριών σε "TRUE" και "FALSE". Και αν χρειάζεται να κάνετε αναζήτηση σε περιορισμένη περιοχή, τότε σημειώστε το εύρος αναζήτησης και φροντίστε να ασφαλίσετε αυτές τις ονομασίες με ένα σύμβολο $, το οποίο θα επιβεβαιώσει τη δέσμευση και θα την κάνει τη βάση.

Εάν δεν είστε ικανοποιημένοι με τις πληροφορίες με τη μορφή "TRUE" ή "FALSE", τότε σας προτείνουμε να χρησιμοποιήσετε τον ακόλουθο τύπο, ο οποίος δομεί τις πληροφορίες: =IF(COUNTIF($A$2:$A$17, A2)>1;"Διπλότυπο";"Μοναδικό"). Η σωστή εκτέλεση όλων των ενεργειών θα σας επιτρέψει να λάβετε όλες τις απαραίτητες ενέργειες και να αντιμετωπίσετε γρήγορα τις υπάρχουσες διπλότυπες πληροφορίες.

Πώς να χρησιμοποιήσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα για να βρείτε διπλότυπα

Μια πρόσθετη μέθοδος χρήσης των συναρτήσεων του Excel για την εύρεση διπλότυπων είναι ο Συγκεντρωτικός Πίνακας. Είναι αλήθεια ότι για να το χρησιμοποιήσετε, χρειάζεστε ακόμα μια βασική κατανόηση όλων των λειτουργιών του προγράμματος. Όσον αφορά τις κύριες ενέργειες, μοιάζουν με αυτό:

1. Το πρώτο βήμα είναι να δημιουργήσετε μια διάταξη πίνακα.
2. Πρέπει να χρησιμοποιήσετε το ίδιο πεδίο με πληροφορίες για συμβολοσειρές και τιμές.
3. Οι επιλεγμένες λέξεις αντιστοίχισης θα αποτελέσουν τη βάση για την αυτόματη καταμέτρηση των διπλότυπων. Απλώς μην ξεχνάτε ότι η βάση της συνάρτησης μέτρησης είναι η εντολή «COUNT». Για περαιτέρω κατανόηση, λάβετε υπόψη ότι όλες οι τιμές που υπερβαίνουν την τιμή 1 θα είναι διπλότυπες.

Δώστε προσοχή στο στιγμιότυπο οθόνης, το οποίο δείχνει ένα παράδειγμα μιας τέτοιας μεθόδου.

Το κύριο χαρακτηριστικό αυτής της μεθόδου είναι η απουσία τύπων. Μπορεί να εγκριθεί με ασφάλεια, αλλά πρώτα θα πρέπει να μελετήσετε τα χαρακτηριστικά και τις αποχρώσεις της χρήσης ενός πίνακα περιστροφής.

Συμπέρασμα

Τώρα έχετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με τις μεθόδους χρήσης αναζήτησης και αφαίρεσης διπλότυπων και έχετε επίσης συστάσεις και συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να λύσετε γρήγορα το πρόβλημα.