Πώς να διαγράψετε όλες τις κενές γραμμές στο Excel

Σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσω γιατί αφαιρείτε τις κενές σειρές στο Excel χρησιμοποιώντας επισημάνετε τα άδεια κελιά > διαγραφή γραμμής είναι κακή ιδέα και θα σας δείξω 2 γρήγορους και σωστούς τρόπους για να αφαιρέσετε τις κενές γραμμές χωρίς να καταστρέψετε τα δεδομένα. Όλες αυτές οι μέθοδοι λειτουργούν στο Excel 2013, 2010 και παλαιότερες εκδόσεις.

Εάν διαβάζετε αυτό το άρθρο, τότε πιθανότατα εργάζεστε συνεχώς στο Excel με μεγάλους πίνακες. Γνωρίζετε ότι οι κενές σειρές εμφανίζονται περιοδικά μεταξύ των δεδομένων, περιορίζοντας την εργασία των περισσότερων εργαλείων πίνακα του Excel (ταξινόμηση, αφαίρεση διπλότυπων, μερικών συνόλων κ.λπ.), εμποδίζοντάς τους να προσδιορίσουν σωστά το εύρος δεδομένων. Και κάθε φορά που πρέπει να ορίζετε με μη αυτόματο τρόπο τα όρια, διαφορετικά το αποτέλεσμα θα είναι λανθασμένο αποτέλεσμα και πολύς χρόνος για τη διόρθωση σφαλμάτων.

Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους εμφανίζονται κενές γραμμές. Για παράδειγμα, λάβατε ένα βιβλίο εργασίας του Excel από άλλο άτομο ή ως αποτέλεσμα εξαγωγής από μια εταιρική βάση δεδομένων ή τα περιττά δεδομένα σε σειρές διαγράφηκαν με μη αυτόματο τρόπο. Σε κάθε περίπτωση, εάν ο στόχος σας είναι να αφαιρέσετε όλες αυτές τις κενές γραμμές και να έχετε ένα καθαρό και τακτοποιημένο τραπέζι, τότε ακολουθήστε τα παρακάτω απλά βήματα:

• Ποτέ μην διαγράφετε κενές σειρές με επιλογή κενών κελιών
• Αφαίρεση κενών σειρών με χρήση στήλης κλειδιού
• Αφαίρεση κενών γραμμών σε έναν πίνακα χωρίς στήλη κλειδιού

Ποτέ μην διαγράφετε κενές σειρές με επιλογή κενών κελιών

Σε όλο το διαδίκτυο, θα βρείτε μια απλή συμβουλή που υποτίθεται ότι σας επιτρέπει να αφαιρέσετε κενές γραμμές:

• Επιλέξτε τα δεδομένα από το πρώτο έως το τελευταίο κελί.
• Τύπος F5για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Πηγαίνετε στο (Μετάβαση).
• Στο παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στο κουμπί Άμεση έκπτωση (Αποκορύφωμα).
• Στο πλαίσιο διαλόγου Πηγαίνετε στο ειδικό (Επιλέξτε μια ομάδα κελιών) επιλέξτε το πλαίσιο κενά (Αδειάστε κελιά) και κάντε κλικ OK.
• Κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε από τα επιλεγμένα κελιά και πατήστε Διαγραφή (Διαγράφω).
• Στο πλαίσιο διαλόγου Διαγραφή (Διαγραφή κελιών) επιλέξτε Ολόκληρη σειρά (γραμμή) και πατήστε OK.

Αυτός είναι ένας πολύ κακός τρόπος., κάντε αυτό μόνο με πολύ απλούς πίνακες με μερικές δεκάδες σειρές που ταιριάζουν σε μία οθόνη, ή ακόμα καλύτερα – μην το κάνεις καθόλου! Ο κύριος λόγος είναι ότι εάν μια γραμμή με σημαντικά δεδομένα περιέχει τουλάχιστον ένα κενό κελί, τότε όλη η γραμμή θα διαγραφεί.

Για παράδειγμα, έχουμε έναν πίνακα πελατών με 6 σειρές συνολικά. Θέλουμε να αφαιρέσουμε τις γραμμές 3 и 5γιατί είναι άδεια.

Κάντε όπως προτείνεται παραπάνω και λάβετε το ακόλουθο αποτέλεσμα:

γραμμή 4 (Ρότζερ) εξαφανίστηκε επίσης επειδή το κελί D4 σε μια στήλη Πηγή κυκλοφορίας αποδείχθηκε ότι ήταν άδειο

Εάν ο πίνακας σας δεν είναι μεγάλος, θα παρατηρήσετε απώλεια δεδομένων, αλλά σε πραγματικούς πίνακες με χιλιάδες σειρές μπορεί να διαγράψετε εν αγνοία σας δεκάδες απαραίτητες σειρές. Εάν είστε τυχεροί, θα βρείτε την απώλεια μέσα σε λίγες ώρες, θα επαναφέρετε το βιβλίο εργασίας από ένα αντίγραφο ασφαλείας και θα συνεχίσετε να εργάζεστε. Τι γίνεται αν είστε άτυχοι και δεν έχετε αντίγραφο ασφαλείας;

Αργότερα σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξω 2 γρήγορους και αξιόπιστους τρόπους για να αφαιρέσετε κενές σειρές από φύλλα Excel.

Αφαίρεση κενών σειρών με χρήση στήλης κλειδιού

Αυτή η μέθοδος λειτουργεί εάν ο πίνακάς σας έχει μια στήλη που σας βοηθά να προσδιορίσετε εάν η εν λόγω στήλη είναι κενή ή όχι (η στήλη του κλειδιού). Για παράδειγμα, θα μπορούσε να είναι ένα αναγνωριστικό πελάτη ή ένας αριθμός παραγγελίας ή κάτι παρόμοιο.

Είναι σημαντικό για εμάς να διατηρήσουμε τη σειρά των σειρών, επομένως δεν μπορούμε απλώς να ταξινομήσουμε τον πίνακα με βάση αυτήν τη στήλη για να μετακινήσουμε όλες τις κενές σειρές προς τα κάτω.

1. Επιλέξτε ολόκληρο τον πίνακα, από την πρώτη έως την τελευταία σειρά (πατήστε Ctrl + Αρχική σελίδα, και μετά Ctrl + Shift + Τέλος).
2. Προσθέστε ένα αυτόματο φίλτρο στον πίνακα. Για να το κάνετε αυτό, στην καρτέλα ημερομηνία (δεδομένα) κλικ Φίλτρα (Φίλτρο).
3. Εφαρμόστε ένα φίλτρο σε μια στήλη Cust#. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί βέλους στην επικεφαλίδα της στήλης, καταργήστε την επιλογή της επιλογής Επιλογή Όλων (Επιλέξτε όλα), μετακινηθείτε προς τα κάτω στο τέλος της λίστας (στην πράξη, αυτή η λίστα μπορεί να είναι αρκετά μεγάλη) και επιλέξτε το πλαίσιο κενά (Κενό) στο κάτω μέρος της λίστας. Κάντε κλικ OK.
4. Επιλέξτε όλες τις φιλτραρισμένες σειρές: κάντε κλικ Ctrl + Αρχική σελίδα, μετά το κάτω βέλος για να μετακινηθείτε στην πρώτη σειρά δεδομένων και, στη συνέχεια, πατήστε Ctrl + Shift + Τέλος.
5. Κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε επιλεγμένο κελί και επιλέξτε από το μενού περιβάλλοντος Διαγραφή σειράς (Διαγραφή γραμμής) ή απλώς κάντε κλικ Ctrl + -(σύμβολο πλην).
6. Στο παράθυρο που εμφανίζεται με ερώτηση Διαγραφή ολόκληρης της σειράς φύλλου; (Διαγραφή ολόκληρης της σειράς φύλλου;) κάντε κλικ OK.
7. Διαγράψτε το εφαρμοσμένο φίλτρο: στην καρτέλα ημερομηνία (δεδομένα) κλικ Καθαρισμός (Σαφή).
8. Εξοχος! Όλες οι κενές γραμμές αφαιρούνται εντελώς και η γραμμή 3 (Ρότζερ) είναι ακόμα στη θέση του (συγκρίνετε με το αποτέλεσμα της προηγούμενης προσπάθειας).

Αφαίρεση κενών γραμμών σε έναν πίνακα χωρίς στήλη κλειδιού

Χρησιμοποιήστε αυτήν τη μέθοδο εάν ο πίνακάς σας έχει πολλά κενά κελιά διάσπαρτα σε διαφορετικές στήλες και πρέπει να διαγράψετε μόνο εκείνες τις σειρές που δεν έχουν κελιά με δεδομένα.

Σε αυτήν την περίπτωση, δεν διαθέτουμε στήλη κλειδιού για να προσδιορίσουμε εάν η συμβολοσειρά είναι κενή ή όχι. Επομένως, προσθέτουμε μια βοηθητική στήλη στον πίνακα:

1. Στο τέλος του πίνακα, προσθέστε μια στήλη με το όνομα κενά και επικολλήστε τον ακόλουθο τύπο στο πρώτο κελί της στήλης:

   =COUNTBLANK(A2:C2)

   =СЧИТАТЬПУСТОТЫ(A2:C2)

   Αυτός ο τύπος, όπως υποδηλώνει το όνομά του, μετράει τα κενά κελιά σε μια δεδομένη περιοχή. A2 и C2 είναι το πρώτο και το τελευταίο κελί της τρέχουσας σειράς, αντίστοιχα.

   

2. Αντιγράψτε τον τύπο σε ολόκληρη τη στήλη. Πώς να το κάνετε αυτό – δείτε την βήμα προς βήμα οδηγίες Πώς να εισαγάγετε τον ίδιο τύπο σε όλα τα επιλεγμένα κελιά ταυτόχρονα.
3. Τώρα ο πίνακας μας έχει μια βασική στήλη! Εφαρμόστε ένα φίλτρο σε μια στήλη κενά (παραπάνω είναι ένας οδηγός βήμα προς βήμα για το πώς να το κάνετε αυτό) για να εμφανίζονται μόνο οι σειρές με τη μέγιστη τιμή (3). Αριθμός 3 σημαίνει ότι όλα τα κελιά σε αυτήν τη σειρά είναι άδεια.
4. Στη συνέχεια, επιλέξτε όλες τις φιλτραρισμένες σειρές και διαγράψτε τις εντελώς. Πώς να το κάνετε αυτό περιγράφεται παραπάνω. Ως αποτέλεσμα, η κενή γραμμή (γραμμή 5) θα διαγραφεί, όλες οι άλλες γραμμές (με ή χωρίς άδεια κελιά) θα παραμείνουν στη θέση τους.
5. Τώρα η βοηθητική στήλη μπορεί να αφαιρεθεί. Ή μπορείτε να εφαρμόσετε ένα άλλο φίλτρο για να εμφανίζονται μόνο εκείνα τα κελιά που έχουν ένα ή περισσότερα άδεια κελιά. Για να το κάνετε αυτό, καταργήστε την επιλογή της γραμμής με την τιμή 0 (μηδέν) και πατήστε OK.