Ομαδοποίηση και κατάργηση ομαδοποίησης δεδομένων στο Excel. Οδηγίες βήμα προς βήμα με φωτογραφία

Τώρα είναι η εποχή της πληροφορίας. Ο όγκος των δεδομένων που πρέπει να επεξεργάζονται οι άνθρωποι καθημερινά αυξάνεται ολοένα και περισσότερο. Αυτό ισχύει για όλους τους πιθανούς τομείς της ζωής, συμπεριλαμβανομένης της εργασίας. Τώρα υπάρχουν όλο και περισσότεροι τομείς της ανθρώπινης δραστηριότητας στους οποίους υπάρχει έντονη ανάγκη για την ικανότητα γρήγορης επεξεργασίας μεγάλων ποσοτήτων πληροφοριών.

Μία από τις δυνατότητες του Excel που σας επιτρέπει να το κάνετε αυτό είναι η ομαδοποίηση. Το γεγονός είναι ότι η δόμηση των πληροφοριών βοηθά στη δουλειά όχι με όλα τα διαθέσιμα δεδομένα, αλλά μόνο με μικρά μέρη. Εάν συσκευάζετε τον ίδιο τύπο πληροφοριών σε ένα μπλοκ, τότε είναι πιο εύκολο για τον υπολογιστή και για το ίδιο το άτομο. Δεν υπάρχει σχεδόν κανένας τομέας στον οποίο η διάρθρωση των πληροφοριών δεν θα ήταν περιζήτητη:

1. Επεξεργασία δεδομένων πωλήσεων. Οι αποθήκες λαμβάνουν τακτικά τεράστιες παρτίδες μιας μεγάλης ποικιλίας αγαθών με διαφορετικό κόστος, βάρος, προμηθευτή, όνομα και ούτω καθεξής. Η δόμηση δεδομένων διευκολύνει την πλοήγηση σε όλη αυτή τη σειρά πληροφοριών.
2. Σπουδές. Η ποιότητα της εκπαίδευσης και της αυτοεκπαίδευσης σχετίζεται στενά με το πόσο καλά είναι δομημένες οι πληροφορίες. Επομένως, εάν ομαδοποιήσετε σωστά δεδομένα του ίδιου τύπου δίπλα-δίπλα, θα είναι ευκολότερο να εκτελέσετε όχι μόνο πρακτικές εργασίες που σχετίζονται με στατιστικά, για παράδειγμα, αλλά και θεωρητικές εργασίες, να οργανώσετε τις εργασίες για το σπίτι κ.λπ.
3. Λογιστική Έκθεση. Οι λογιστές πρέπει να ασχολούνται τακτικά με αριθμούς, καθένας από τους οποίους έχει συνδέσεις με άλλους αριθμούς. Και για να καταστεί πιο βολική η εργασία με μεγάλο αριθμό τιμών uXNUMXbuXNUMX που σχετίζονται μεταξύ τους και πληροφορίες διαφορετικού τύπου, είναι πολύ βολικό να χρησιμοποιείτε ομαδοποίηση δεδομένων.

Επίσης, η λειτουργία ομαδοποίησης δεδομένων σάς επιτρέπει να αποκρύψετε παλιές πληροφορίες. Ας δούμε πώς λειτουργεί και πώς μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε.

Πώς να ορίσετε τις παραμέτρους λειτουργίας

Για να εργαστείτε με την ομαδοποίηση δεδομένων, πρέπει πρώτα να τη διαμορφώσετε. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα" και βρείτε την επιλογή "Δομή" εκεί. Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο πλαίσιο στο οποίο πρέπει να βρείτε ένα κουμπί στην κάτω δεξιά γωνία.

Μετά από αυτό, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο στο οποίο πρέπει να επιλέξετε τα κατάλληλα πλαίσια ελέγχου και να πατήσετε το πλήκτρο ΟΚ. Αυτές οι ρυθμίσεις ελέγχουν τον τρόπο εμφάνισης των δεδομένων.

Σημαντικό: Στην πράξη, πολλοί άνθρωποι βρίσκουν μάλλον άβολο να εμφανίζουν σύνολα κάτω από τα δεδομένα. Επομένως, μπορείτε να αφήσετε αυτό το πλαίσιο μη επιλεγμένο. Συνιστάται επίσης να επιλέξετε το πλαίσιο "Αυτόματα στυλ".

Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, μπορείτε να ξεκινήσετε αμέσως την ομαδοποίηση πληροφοριών.

Πώς να ομαδοποιήσετε δεδομένα ανά σειρές

Τώρα ας καταλάβουμε τι πρέπει να γίνει για να ομαδοποιηθούν οι σειρές, στην πράξη.

1. Δημιουργήστε μια νέα σειρά πάνω ή κάτω από αυτές που θέλουμε να ομαδοποιήσουμε. Όλα εξαρτώνται από τη μέθοδο εμφάνισης των αποτελεσμάτων που επιλέχθηκε στο προηγούμενο στάδιο.
2. Το επόμενο βήμα είναι να δημιουργήσετε έναν τίτλο πίνακα στο επάνω αριστερό κελί της σειράς που προστέθηκε. Αυτό θα είναι το όνομα της ομάδας στην οποία θα συνδυαστούν κελιά που είναι κοινά σε μια συγκεκριμένη βάση.
3. Επιλέξτε όλα τα κελιά στην περιοχή κάτω από τη νέα σειρά ή πάνω από αυτήν (ανάλογα με το τι κάναμε στο πρώτο βήμα). Μετά από αυτό, αναζητούμε το κουμπί "Δομή" στην καρτέλα δεδομένων και εκεί βρίσκουμε την επιλογή "Ομάδα". Είναι σημαντικό να μην κάνετε κλικ στο βέλος ή στο όνομα της εντολής στον αναδυόμενο πίνακα, αλλά στο εικονίδιο.

Εάν εξακολουθείτε να κάνετε κλικ στο κάτω βέλος, θα εμφανιστεί ένα πρόσθετο μενού στο οποίο μπορείτε να επιλέξετε είτε τη λειτουργία ομαδοποίησης είτε να δημιουργήσετε μια δομή. Μας ενδιαφέρει πρωτίστως να ομαδοποιηθούμε σε αυτό το στάδιο.

Μετά από αυτό, επιλέγουμε το κύριο χαρακτηριστικό με το οποίο θα πραγματοποιηθεί η ομαδοποίηση. Μπορεί να είναι σειρές ή στήλες. Εάν δεν αλλάξετε τίποτα, τότε το πρώτο στοιχείο επιλέγεται από προεπιλογή. Αφού βεβαιωθούμε ότι οι ρυθμίσεις έχουν οριστεί όπως χρειαζόμαστε, πρέπει να επιβεβαιώσουμε τις ενέργειές μας πατώντας το κουμπί ΟΚ. Εφόσον ομαδοποιούμε ανά σειρά, δεν χρειάζεται να αλλάξουμε τίποτα, απλά πρέπει να κάνουμε διπλό έλεγχο.

Σημαντικό: εάν, πριν ξεκινήσετε την ομαδοποίηση αντικειμένων, επιλέξετε όχι ένα κελί, αλλά ολόκληρες στήλες ή γραμμές στον πίνακα συντεταγμένων, τότε αυτό το πλαίσιο διαλόγου δεν θα εμφανιστεί. Το πρόγραμμα θα καταλάβει τι να κάνει από μόνο του.

Το γεγονός ότι οι γραμμές ήταν ομαδοποιημένες, μπορούμε να καταλάβουμε από το σύμβολο μείον στον πίνακα συντεταγμένων. Αυτό μας λέει ότι τα δεδομένα αποκαλύφθηκαν. Τώρα μπορούμε να τα κρύψουμε κάνοντας κλικ σε αυτό το εικονίδιο ή κάνοντας κλικ στο κουμπί 1 λίγο πιο ψηλά (υποδεικνύει τον βαθμό ομαδοποίησης).

Βλέπουμε ότι οι γραμμές είναι κρυμμένες και το σύμβολο μείον έχει αλλάξει σε συν. Για να ανοίξετε τη γραμμή που θέλετε, μπορείτε να κάνετε κλικ σε αυτήν και, στη συνέχεια, το πρόγραμμα θα το κάνει μόνο του. Εάν πρέπει να επεκτείνετε όλες τις γραμμές, τότε πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί "2", το οποίο βρίσκεται στην κορυφή του πίνακα συντεταγμένων σε αυτήν την περίπτωση.

Πώς να ομαδοποιήσετε στήλες

Για την ομαδοποίηση στηλών, ο αλγόριθμος των ενεργειών είναι περίπου ο ίδιος:

1. Ανάλογα με τις επιλογές που έχουμε επιλέξει στις ρυθμίσεις, πρέπει να εισάγουμε μια νέα στήλη αριστερά ή δεξιά της περιοχής που θα ομαδοποιηθεί.
2. Καταγράφουμε το όνομα της ομάδας στο επάνω κελί της στήλης που εμφανίζεται.
3. Επιλέγουμε όλες τις στήλες που πρέπει να ομαδοποιήσουμε (απλώς αφήστε αυτήν που προσθέσαμε στο πρώτο στάδιο) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Ομάδα" με τον ίδιο τρόπο όπως ο αλγόριθμος που περιγράφεται παραπάνω.
4. Τώρα πρέπει να κάνουμε κλικ στο στοιχείο "Στήλες" στο μικρό παράθυρο και να κάνουμε κλικ στο κουμπί "ΟΚ".
5. Καλή τύχη.

Σημειώσεις. Ακριβώς όπως όταν ομαδοποιούμε σειρές, αν επιλέξουμε ολόκληρες στήλες στην οριζόντια γραμμή συντεταγμένων, δεν έχουμε ένα μικρό πλαίσιο διαλόγου.

Πώς να κάνετε πολυεπίπεδη ομαδοποίηση

Το Excel είναι ένα λειτουργικό πρόγραμμα, αλλά οι δυνατότητές του δεν τελειώνουν με την ομαδοποίηση ενός επιπέδου, όπως περιγράφεται στα παραπάνω παραδείγματα. Υπάρχει επίσης η δυνατότητα ομαδοποίησης κυττάρων κατά πολλά επίπεδα. Αυτό γίνεται με τον εξής τρόπο:

1. Αρχικά, η κύρια ομάδα δημιουργείται με τον τρόπο που περιγράφεται παραπάνω. Στη συνέχεια θα προστεθούν σε αυτό υποομάδες.
2. Μετά από αυτό, φροντίζουμε να ανοίξει η κύρια ομάδα. Σε αυτό, εκτελούμε επίσης τις ενέργειες που περιγράφονται παραπάνω. Τα συγκεκριμένα βήματα εξαρτώνται από το αν το άτομο εργάζεται με γραμμές ή στήλες.
3. Ως αποτέλεσμα, μπορούν να δημιουργηθούν ομάδες πολλών επιπέδων.

Οδηγίες για την κατάργηση ομαδοποίησης δεδομένων

Μπορεί να προκύψει μια κατάσταση όταν μια ομάδα ή υποομάδα που δημιουργήθηκε προηγουμένως δεν χρειάζεται πλέον. Υπάρχει μια ξεχωριστή λειτουργία για αυτό - "Κατάργηση ομαδοποίησης". Για να το εφαρμόσετε, πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέξτε τα στοιχεία που αποτελούν μέρος της ομάδας.
2. Ανοίξτε την καρτέλα "Δεδομένα".
3. Βρίσκουμε την ομάδα "Δομή" εκεί, ανοίξτε την με το παρακάτω βέλος.
4. Εκεί, κάντε κλικ στο κουμπί "Κατάργηση ομαδοποίησης". Είναι πολύ σημαντικό να κάνετε κλικ στο εικονίδιο και όχι στην επιγραφή.

Στη συνέχεια, επιλέγουμε τι ακριβώς θέλουμε να καταργήσουμε την ομαδοποίηση. Επιλέγουμε το αντικείμενο που είναι κατάλληλο ανάλογα με το τι έχουμε ομαδοποιήσει προηγουμένως. Αφού ολοκληρώσετε την ενέργεια, πατήστε το κουμπί OK.

Προσοχή! Εάν πριν από αυτό είχε γίνει μια πολυεπίπεδη ομαδοποίηση ή δημιουργήθηκαν πολλές διαφορετικές ομάδες, τότε θα πρέπει να αναμορφωθούν χωριστά.

Εδώ λαμβάνουμε επίσης ένα τέτοιο αποτέλεσμα.

Αυτός είναι ένας γενικός αλγόριθμος για την κατάργηση ομαδοποίησης κελιών, αλλά όπως σε κάθε επιχείρηση, υπάρχουν πολλές αποχρώσεις. Ας τα δούμε πιο αναλυτικά.

Πώς να καταργήσετε την ομαδοποίηση των φύλλων

Ενδέχεται να είναι απαραίτητο να καταργείτε την ομαδοποίηση των φύλλων από καιρό σε καιρό. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να εκτελέσετε την ακόλουθη σειρά ενεργειών:

1. Αρχικά, βρίσκουμε εκείνα τα φύλλα που έχουν ομαδοποιηθεί. Εάν τα φύλλα έχουν ομαδοποιηθεί εκ των προτέρων, θα εμφανίζονται με το ίδιο χρώμα ή ο τίτλος θα είναι με έντονους χαρακτήρες.
2. Μετά από αυτό, πρέπει να κάνετε δεξί κλικ σε ένα από τα φύλλα από την ομάδα και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στο κουμπί "Κατάργηση ομαδοποίησης φύλλων" στο μενού περιβάλλοντος. Τώρα θα αποομαδοποιηθούν και όλες οι αλλαγές θα γίνουν σε αυτούς ανεξάρτητα από τους άλλους.

Ένας άλλος τρόπος για να καταργήσετε την ομαδοποίηση των φύλλων είναι χρησιμοποιώντας το πλήκτρο Shift και μετά κάνοντας κλικ στο ενεργό φύλλο στην ομάδα που θέλετε να καταργήσετε την ομαδοποίηση. Δηλαδή, πρέπει να ορίσετε την ομάδα της οποίας απαιτείται η κατάργηση ομαδοποίησης, στη συνέχεια κάντε κλικ σε μία από τις καρτέλες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε αυτήν ενώ κρατάτε πατημένο το πλήκτρο Shift.

Αφού γίνουν οι αλλαγές, μπορείτε τώρα να ομαδοποιήσετε ορισμένα από τα φύλλα. Για να το κάνετε αυτό, πατήστε το πλήκτρο Ctrl ή Cmd (το πρώτο είναι για υπολογιστές με Windows και το δεύτερο για την τεχνολογία Apple) και ενώ κρατάτε πατημένο το κουμπί, κάντε εναλλάξ κλικ στα φύλλα που θέλετε να συνδυάσετε σε μια ομάδα. Μετά από αυτό, το πρόγραμμα θα κάνει τα πάντα για τον χρήστη.

Πώς να καταργήσετε την ομαδοποίηση μη αυτόματα ομαδοποιημένων δεδομένων

Πριν καταργήσετε την ομαδοποίηση των κελιών, πρέπει πρώτα να κατανοήσετε πώς ομαδοποιήθηκαν: μη αυτόματα ή αυτόματα. Η χειροκίνητη ομαδοποίηση θεωρείται η μέθοδος που περιγράφεται παραπάνω. Η αυτόματη δημιουργία ομάδων είναι όταν δημιουργούνται χρησιμοποιώντας ορισμένες λειτουργίες. Για παράδειγμα, μετά τη δημιουργία μερικών συνόλων. Το γεγονός ότι αυτή η ευκαιρία χρησιμοποιήθηκε μπορεί να γίνει κατανοητό από τη γραμμή "Ενδιάμεσα αποτελέσματα".

Εάν τα δεδομένα ομαδοποιήθηκαν μέσω της ομώνυμης συνάρτησης Προέχω, Στη συνέχεια, για να το διαλύσετε, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι η ομάδα έχει αναπτυχθεί. Εάν όχι, τότε πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί + στην πλαϊνή γραμμή στα αριστερά. Το γεγονός ότι η ομάδα έχει αναπτυχθεί, μπορούμε να κρίνουμε από το κουμπί - στο ίδιο μέρος. Όταν επεκτείνουμε μια ομάδα, αρχίζουμε να βλέπουμε και κρυφές σειρές και ομάδες. Μετά από αυτό, χρησιμοποιώντας το πληκτρολόγιο ή το αριστερό κουμπί του ποντικιού, επιλέξτε όλα τα κελιά της ομάδας και, στη συνέχεια - σύμφωνα με τον αλγόριθμο που περιγράφεται παραπάνω.

Λίγοι άνθρωποι γνωρίζουν ότι υπάρχει άλλος τρόπος για να καταργήσετε την ομαδοποίηση των μη αυτόματα ομαδοποιημένων κελιών – χρησιμοποιώντας πλήκτρα πρόσβασης.

Για να το κάνετε αυτό, πρέπει πρώτα να επιλέξετε αυτές τις στήλες που έχουν ομαδοποιηθεί και, στη συνέχεια, να πατήσετε τα πλήκτρα Alt + Shift + Αριστερά βέλη. Εάν η εργασία εκτελείται σε υπολογιστή που ελέγχεται σε Mac OS, τότε πρέπει να χρησιμοποιήσετε τον συνδυασμό πλήκτρων Command + Shift + J.

Πώς να καταργήσετε την ομαδοποίηση δεδομένων ομαδοποιημένων αυτόματα

Εάν, ως αποτέλεσμα του ελέγχου που πραγματοποιήθηκε στην προηγούμενη παράγραφο, αποδείχθηκε ότι τα δεδομένα ομαδοποιήθηκαν αυτόματα, τότε όλα είναι κάπως πιο περίπλοκα, καθώς η τυπική λειτουργία κατάργησης ομαδοποίησης δεν θα λειτουργήσει σε αυτήν την περίπτωση. Οι ενέργειες εξαρτώνται από το τι ακριβώς πραγματοποίησε η ομαδοποίηση των δεδομένων. Εάν αυτή είναι η συνάρτηση "Υποσύνολο", τότε η ακολουθία των ενεργειών είναι η εξής:

1. Ανοίγουμε την ίδια καρτέλα με δεδομένα στον κεντρικό πίνακα (ή κορδέλα, όπως επίσης συχνά αποκαλείται).
2. Αφού κάνουμε κλικ στο κουμπί «Υποσύνολο» (που είναι ακριβώς αυτό που πρέπει να κάνουμε ως δεύτερο βήμα), θα έχουμε ένα παράθυρο. Το ίδιο το κουμπί βρίσκεται στην ίδια ενότητα - Δομή. Μετά από αυτό, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο στο οποίο πρέπει να κάνουμε κλικ στο κουμπί "Διαγραφή όλων". Μπορεί να βρεθεί στην κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου ή αλλού (ανάλογα με την έκδοση του Office και το συγκεκριμένο πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων).

Προσοχή! Αυτή η μέθοδος αφαιρεί όχι μόνο την ομάδα, αλλά και τα υποσύνολα. Επομένως, εάν πρέπει να τα διατηρήσετε, είναι προτιμότερο να αντιγράψετε τα στοιχεία της ομάδας σε άλλο φύλλο και να τα χρησιμοποιήσετε ως μη ομαδοποιημένα.

Μια ισχυρή σύσταση για οποιεσδήποτε λειτουργίες με πίνακα για ομαδοποίηση ή κατάργηση ομαδοποίησης δεδομένων. Πριν το κάνετε αυτό, πρέπει να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο του αρχικού πίνακα. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να επαναφέρετε την αρχική προβολή του εγγράφου εάν κάτι δεν πηγαίνει σύμφωνα με το σχέδιο.

Έτσι, το Excel έχει μια πολύ ευρεία λειτουργικότητα για τη δόμηση δεδομένων. Φυσικά, δεν θα είναι σε θέση να κάνει τα πάντα για ένα άτομο, αλλά σας επιτρέπει να οργανώσετε πιο άνετα την εργασία με δομημένα δεδομένα. Τα υπόλοιπα θα πρέπει να τα κάνει το άτομο. Ωστόσο, αυτό είναι ένα πολύ λειτουργικό εργαλείο που θα είναι πολύ χρήσιμο για όσους πρέπει να εργαστούν με τεράστιες ποσότητες αριθμητικών και κειμενικών πληροφοριών.