Βασικές αρχές εργασίας με ημερομηνίες και ώρες στο Excel

Βίντεο

Ως συνήθως, ποιος χρειάζεται γρήγορα - δείτε το βίντεο. Λεπτομέρειες και αποχρώσεις – στο παρακάτω κείμενο:

Πώς να εισάγετε ημερομηνίες και ώρες στο Excel

Εάν έχουμε κατά νου τις τοπικές ρυθμίσεις, τότε το Excel σάς επιτρέπει να εισάγετε την ημερομηνία με πολύ διαφορετικούς τρόπους – και τις κατανοεί όλες:

Η εμφάνιση (εμφάνιση) μιας ημερομηνίας σε ένα κελί μπορεί να είναι πολύ διαφορετική (με ή χωρίς έτος, μήνα ως αριθμό ή λέξη κ.λπ.) και ορίζεται από το μενού περιβάλλοντος – κάντε δεξί κλικ στο κελί και στη συνέχεια Μορφή κελιού (Μορφοποίηση κελιών):

Ο χρόνος εισάγεται στα κύτταρα χρησιμοποιώντας άνω και κάτω τελεία. Για παράδειγμα

16:45

Εάν θέλετε, μπορείτε επιπλέον να καθορίσετε τον αριθμό των δευτερολέπτων – εισάγοντάς τα επίσης διαχωρισμένα με άνω και κάτω τελεία:

16:45:30

Και, τέλος, κανείς δεν απαγορεύει να προσδιορίσουμε ταυτόχρονα την ημερομηνία και την ώρα μαζί μέσα από ένα διάστημα, δηλαδή 

27.10.2012 16: 45

Γρήγορη εισαγωγή ημερομηνιών και ωρών

Για να εισαγάγετε τη σημερινή ημερομηνία στο τρέχον κελί, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl + Ж (Ή CTRL+SHIFT+4 εάν έχετε διαφορετική προεπιλεγμένη γλώσσα συστήματος).

Εάν αντιγράψετε ένα κελί με ημερομηνία (σύρετε από την κάτω δεξιά γωνία του κελιού), κρατώντας πατημένο το δεξιά κουμπί του ποντικιού, μπορείτε να επιλέξετε πώς να αντιγράψετε την επιλεγμένη ημερομηνία:

Εάν πρέπει συχνά να εισάγετε διαφορετικές ημερομηνίες στα κελιά του φύλλου, τότε είναι πολύ πιο βολικό να το κάνετε χρησιμοποιώντας ένα αναδυόμενο ημερολόγιο:

Εάν θέλετε το κελί να περιέχει πάντα την πραγματική σημερινή ημερομηνία, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση ΣΉΜΕΡΑ (ΣΗΜΕΡΑ):

Πώς το Excel αποθηκεύει και επεξεργάζεται πραγματικά ημερομηνίες και ώρες

Εάν επιλέξετε ένα κελί με ημερομηνία και ορίσετε για αυτό Γενική μορφή (δεξί κλικ στο κελί Μορφή κελιού – καρτέλα αριθμός - General), μπορείτε να δείτε μια ενδιαφέρουσα εικόνα:

Δηλαδή, από την άποψη του Excel, 27.10.2012/15/42 41209,65417:XNUMX pm = XNUMX

Στην πραγματικότητα, το Excel αποθηκεύει και επεξεργάζεται οποιαδήποτε ημερομηνία ακριβώς όπως αυτή – ως έναν αριθμό με έναν ακέραιο και ένα κλασματικό μέρος. Το ακέραιο μέρος του αριθμού (41209) είναι ο αριθμός των ημερών που έχουν περάσει από την 1η Ιανουαρίου 1900 (λαμβανόμενο ως σημείο αναφοράς) μέχρι την τρέχουσα ημερομηνία. Και το κλασματικό μέρος (0,65417), αντίστοιχα, το μερίδιο της ημέρας (1 ημέρα = 1,0)

Από όλα αυτά τα γεγονότα προκύπτουν δύο καθαρά πρακτικά συμπεράσματα:

• Πρώτον, το Excel δεν μπορεί να λειτουργήσει (χωρίς πρόσθετες ρυθμίσεις) με ημερομηνίες προγενέστερες της 1ης Ιανουαρίου 1900. Αλλά θα το επιβιώσουμε! 😉
• Δεύτερον, είναι δυνατή η εκτέλεση οποιωνδήποτε μαθηματικών πράξεων με ημερομηνίες και ώρες στο Excel. Ακριβώς επειδή είναι στην πραγματικότητα αριθμοί! Αλλά αυτό ήδη ανοίγει πολλές ευκαιρίες για τον χρήστη.

Αριθμός ημερών μεταξύ δύο ημερομηνιών

Θεωρείται απλή αφαίρεση – αφαιρούμε την αρχική ημερομηνία από την ημερομηνία λήξης και μεταφράζουμε το αποτέλεσμα σε General (Γενικός) μορφή αριθμού για εμφάνιση διαφοράς σε ημέρες:

Αριθμός εργάσιμων ημερών μεταξύ δύο ημερομηνιών

Εδώ η κατάσταση είναι λίγο πιο περίπλοκη. Δεν πρέπει να λαμβάνονται υπόψη τα Σάββατα, οι Κυριακές και οι αργίες. Για έναν τέτοιο υπολογισμό, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση ΑΓΝΟΙ ΕΡΓΑΤΕΣ (NETWORKDAYS) από την κατηγορία Ημερομηνία και ώρα. Ως ορίσματα αυτής της συνάρτησης, πρέπει να καθορίσετε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης και τα κελιά με ημερομηνίες Σαββατοκύριακου (δημόσιες αργίες, ημέρες ασθενείας, διακοπές, ρεπό, κ.λπ.):

Note: Αυτή η συνάρτηση εμφανίζεται στο τυπικό σύνολο συναρτήσεων του Excel από την έκδοση του 2007. Σε παλαιότερες εκδόσεις, πρέπει πρώτα να συνδέσετε το πρόσθετο Το πακέτο ανάλυσης. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο μενού Υπηρεσία – Πρόσθετα (Εργαλεία — Πρόσθετα) και επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο Πακέτο ανάλυσης (Analisys Toolpak). Μετά από αυτό, στον Οδηγό λειτουργιών στην κατηγορία Ημερομηνία και ώρα θα εμφανιστεί η συνάρτηση που χρειαζόμαστε ΑΓΝΟΙ ΕΡΓΑΤΕΣ (NETWORKDAYS).

Ο αριθμός των πλήρων ετών, μηνών και ημερών μεταξύ των ημερομηνιών. Ηλικία σε χρόνια. Εμπειρία.

Σχετικά με το πώς να το υπολογίσετε σωστά, είναι καλύτερο να διαβάσετε εδώ.

Αλλάξτε την ημερομηνία κατά έναν καθορισμένο αριθμό ημερών

Δεδομένου ότι μια ημέρα στο σύστημα αναφοράς ημερομηνίας Excel λαμβάνεται ως μονάδα (δείτε παραπάνω), για να υπολογίσετε μια ημερομηνία που απέχει, για παράδειγμα, 20 ημέρες από τη δεδομένη, αρκεί να προσθέσετε αυτόν τον αριθμό στην ημερομηνία.

Αλλάξτε την ημερομηνία κατά έναν καθορισμένο αριθμό εργάσιμων ημερών

Αυτή η λειτουργία εκτελείται από τη συνάρτηση ΗΜΕΡΑ ΕΡΓΑΣΙΑΣ (ΗΜΕΡΑ ΕΡΓΑΣΙΑΣ). Σας επιτρέπει να υπολογίσετε μια ημερομηνία που είναι προς τα εμπρός ή προς τα πίσω σε σχέση με την ημερομηνία έναρξης κατά τον επιθυμητό αριθμό εργάσιμων ημερών (λαμβάνοντας υπόψη τα Σάββατα και τις Κυριακές και τις επίσημες αργίες). Η χρήση αυτής της λειτουργίας είναι ακριβώς η ίδια με τη χρήση της συνάρτησης ΑΓΝΟΙ ΕΡΓΑΤΕΣ (NETWORKDAYS) περιγράφεται παραπάνω.

Υπολογισμός της ημέρας της εβδομάδας

Δεν γεννήθηκες Δευτέρα; Δεν? Σίγουρος? Μπορεί να ελεγχθεί εύκολα με τη λειτουργία ΗΜΈΡΑ (ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΗ)από την κατηγορία Ημερομηνία και ώρα.

Το πρώτο όρισμα αυτής της συνάρτησης είναι ένα κελί με ημερομηνία, το δεύτερο είναι ο τύπος μέτρησης ημερών της εβδομάδας (το πιο βολικό είναι 2).  

Υπολογισμός χρονικών διαστημάτων

Δεδομένου ότι η ώρα στο Excel, όπως προαναφέρθηκε, είναι ο ίδιος αριθμός με μια ημερομηνία, αλλά μόνο το κλασματικό μέρος της, τότε τυχόν μαθηματικές πράξεις είναι δυνατές και με το χρόνο, όπως με μια ημερομηνία – πρόσθεση, αφαίρεση κ.λπ.

Υπάρχει μόνο μια απόχρωση εδώ. Εάν, κατά την προσθήκη πολλών χρονικών διαστημάτων, το άθροισμα αποδείχθηκε ότι είναι περισσότερο από 24 ώρες, τότε το Excel θα το επαναφέρει και θα αρχίσει να αθροίζει ξανά από το μηδέν. Για να μην συμβεί αυτό, πρέπει να εφαρμόσετε τη μορφή στο τελικό κελί 37:30:55:

• Πώς να υπολογίσετε την ηλικία (εμπειρία) σε ολόκληρα χρόνια-μήνες-ημέρες
• Πώς να δημιουργήσετε ένα αναπτυσσόμενο ημερολόγιο για να εισαγάγετε γρήγορα οποιαδήποτε ημερομηνία σε οποιοδήποτε κελί.
• Προσθέστε αυτόματα την τρέχουσα ημερομηνία σε ένα κελί κατά την εισαγωγή δεδομένων.
• Πώς να υπολογίσετε την ημερομηνία της δεύτερης Κυριακής του Φεβρουαρίου 2007 κ.λπ.