Περιεχόμενα
Τα πειράματα μας κάνουν ήρωες.
(Λάμψη)
Αν και το όργανο Στιγμιαίο γέμισμα (Γέμισμα φλας) εμφανίστηκε στο Excel από την έκδοση του 2013, αλλά για κάποιο λόγο αυτό το γεγονός πέρασε απαρατήρητο για πολλούς χρήστες. Και εντελώς μάταια. Σε πολλές περιπτώσεις, αποδεικνύεται απλούστερο, ευκολότερο και ταχύτερο από παρόμοιες λύσεις που βασίζονται σε τύπους ή μακροεντολές. Από την εμπειρία μου, στις προπονήσεις, αυτό το θέμα προκαλεί ένα συνεχές "ουάου!" κοινό – ανεξάρτητα από την πρόοδο ή/και την κούραση των ακροατών.
Ο μηχανισμός λειτουργίας αυτού του εργαλείου είναι απλός: εάν έχετε μία ή περισσότερες στήλες με αρχικά δεδομένα και αρχίσετε να τις πληκτρολογείτε τη μία δίπλα στην άλλη στην επόμενη στήλη, αλλά σε κάποια τροποποιημένη μορφή που χρειάζεστε, τότε αργά ή γρήγορα το Excel θα υποδείξει ότι είναι έτοιμο να συνεχίσει πιο πέρα από εσάς:
Για να αποκαλύψετε τη λογική (μοτίβο, μοτίβο) του μετασχηματισμού και να εκτελέσετε αυτήν τη συνάρτηση Excel, αρκεί συνήθως να εισαγάγετε τις πρώτες 1-3 τιμές που προκύπτουν με μη αυτόματο τρόπο. Εάν η προτεινόμενη επιλογή σας ταιριάζει, απλώς κάντε κλικ εισάγετε – και η υπόλοιπη λίστα θα ολοκληρωθεί αμέσως.
Εάν έχετε ήδη εισαγάγει τις πρώτες 2-3 τιμές και η συνέχεια δεν εμφανίζεται, τότε μπορείτε να αναγκάσετε τη διαδικασία με μια συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl+E ή χρησιμοποιήστε το κουμπί Στιγμιαίο γέμισμα (Γέμισμα φλας) αυτί ημερομηνία (Ημερομηνία):
Ας δούμε μερικά παραδείγματα για το πώς αυτό το εργαλείο μπορεί να χρησιμοποιηθεί στην πράξη για να κατανοήσουμε τις δυνατότητές του.
Εξαγωγή λέξεων από κείμενο και μεταθέσεις
Η σύνταξη ενός τύπου που εξάγει, για παράδειγμα, την τρίτη λέξη από το κείμενο σε ένα κελί δεν είναι μικρό κατόρθωμα. Αναλύστε μια φράση ανά διάστημα σε διαφορετικές στήλες χρησιμοποιώντας Δεδομένα – Κείμενο ανά στήλες (Δεδομένα — Κείμενο σε στήλες) Επίσης δεν είναι γρήγορο. Με το στιγμιαίο γέμισμα, αυτό γίνεται εύκολα και όμορφα. Επιπλέον, μπορείτε ταυτόχρονα να αλλάξετε τις εξαγόμενες λέξεις σε σημεία, συνδυάζοντάς τις με οποιαδήποτε σειρά:
Διαίρεση του κειμένου ανά μητρώο
Για να επισημάνετε λέξεις για στιγμιαίο γέμισμα, δεν είναι απολύτως απαραίτητο να υπάρχει κενό. Οποιοσδήποτε άλλος οριοθέτης θα λειτουργεί μια χαρά, όπως κόμμα ή ερωτηματικό μετά την εισαγωγή του αρχείου CSV. Αλλά αυτό που είναι πραγματικά ωραίο είναι ότι μπορεί να μην υπάρχει καθόλου διαχωριστικό – αρκούν μόνο τα κεφαλαία γράμματα:
Είναι πολύ δύσκολο να εφαρμοστούν τέτοιες φόρμουλες. Εάν δεν υπάρχει στιγμιαία πλήρωση, τότε μόνο μια μακροεντολή θα βοηθήσει.
Κόλληση κειμένου
Αν μπορείς να χωρίσεις, τότε μπορείς να κολλήσεις! Το Instant Fill θα συναρμολογήσει εύκολα μια μεγάλη φράση για εσάς από πολλά τμήματα, παρεμβάλλοντάς τα με τα απαραίτητα κενά, κόμματα, ενώσεις ή λέξεις:
Εξαγωγή μεμονωμένων χαρακτήρων
Συνήθως, για την εξαγωγή μεμονωμένων χαρακτήρων και υποσυμβολοσειρών στο Excel, χρησιμοποιούνται συναρτήσεις ΛΕΒΣΙΜΒ (ΑΡΙΣΤΕΡΑ), ΔΙΚΑΙΩΜΑ (ΣΩΣΤΑ), PSTR (στα μέσα) και τα παρόμοια, αλλά το στιγμιαίο γέμισμα λύνει αυτό το πρόβλημα με ευκολία. Ένα κλασικό παράδειγμα είναι ο σχηματισμός ενός πλήρους ονόματος:
Εξάγετε μόνο αριθμούς, κείμενο ή ημερομηνίες
Εάν έχετε προσπαθήσει ποτέ να βγάλετε μόνο τον επιθυμητό τύπο δεδομένων από ένα αλφαριθμητικό κουάκερ, τότε θα πρέπει να κατανοήσετε την πολυπλοκότητα αυτής της φαινομενικά απλής εργασίας. Στιγμιαία γέμιση και εδώ αντιμετωπίζει ένα κτύπημα, αλλά χρειάζεστε ένα ελαφρύ μολύβι στη φόρμα Ctrl+E:
Το ίδιο ισχύει και για την εξαγωγή κειμένου.
Οι ημερομηνίες δεν είναι επίσης πρόβλημα (ακόμα και αν είναι γραμμένες σε διαφορετικές μορφές):
Μετατροπή μορφών αριθμού ή ημερομηνίας
Το Flash Fill μπορεί να σας βοηθήσει να αλλάξετε την εμφάνιση των υπαρχόντων δεδομένων ή να τα φέρετε στον ίδιο παρονομαστή. Για παράδειγμα, για να μετατρέψετε μια κανονική ημερομηνία "topsy-turvy" σε μορφή Unix:
Εδώ η απόχρωση είναι ότι πριν από την εισαγωγή, πρέπει να αλλάξετε τη μορφή των κελιών που προκύπτουν σε κείμενο εκ των προτέρων, έτσι ώστε το Excel να μην προσπαθεί να αναγνωρίσει τις "λανθασμένες" ημερομηνίες που έχουν εισαχθεί με μη αυτόματο τρόπο ως δείγμα.
Ομοίως, μπορείτε επίσης να αναπαραστήσετε σωστά τους αριθμούς τηλεφώνου προσθέτοντας τον κωδικό χώρας και το τριψήφιο πρόθεμα χειριστή (πόλη) σε αγκύλες:
Μην ξεχάσετε να αλλάξετε πρώτα τη μορφή των κελιών στη στήλη Β σε κείμενο – διαφορετικά το Excel θα χειριστεί τις τιμές uXNUMXbuXNUMXbb ξεκινώντας με το σύμβολο «+» ως τύπους.
Μετατροπή κειμένου (αριθμών) σε ημερομηνία
Κατά τη λήψη από διάφορα συστήματα ERP και CRM, η ημερομηνία αναπαρίσταται συχνά ως 8ψήφιος αριθμός σε μορφή ΕΕΕΕΜΜΔΗ. Μπορείτε να το μετατρέψετε σε κανονική μορφή είτε από τη συνάρτηση ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΤΙΚΟ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ (DATEVALUE), ή πολύ πιο εύκολο – στιγμιαίο γέμισμα:
Αλλαγή περίπτωσης
Εάν λάβατε ένα κείμενο με λάθος πεζά, τότε μπορείτε απλώς να υποδείξετε στην επόμενη στήλη σε ποιο είδος θέλετε να το μετατρέψετε – και η άμεση συμπλήρωση θα κάνει όλη τη δουλειά για εσάς:
Θα είναι λίγο πιο δύσκολο αν χρειαστεί να αλλάξετε την πεζογραφία διαφορετικά για διαφορετικά μέρη του κειμένου. Για παράδειγμα, γράψτε κεφαλαία μόνο τη δεύτερη λέξη, αφήνοντας την πρώτη στην κανονική της μορφή. Εδώ, δύο τιμές που εισάγονται ως δείγμα δεν θα είναι αρκετές και θα πρέπει να κάνετε αλλαγές που η άμεση πλήρωση θα λάβει αμέσως υπόψη στα αποτελέσματα:
Περιορισμοί και αποχρώσεις
Υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να έχετε υπόψη σας όταν χρησιμοποιείτε το Flash Fill στην εργασία σας:
- Λειτουργεί μόνο αν εισάγετε τα δείγματα αυστηρά δίπλα-δίπλα – στην προηγούμενη ή την επόμενη στήλη στα δεξιά των δεδομένων. Εάν αφαιρέσετε μια κενή στήλη από το αρχικό κείμενο, τότε τίποτα δεν θα λειτουργήσει.
- Όταν βρεθεί ένα μοτίβο λαμβάνονται υπόψη όλες οι τιμές στη σειρά — στα αριστερά και στα δεξιά της στήλης εισαγωγής. Ηθικό: επιπλέον στήλες που μπορεί να μπερδέψουν τον αλγόριθμο ή να εισάγουν θόρυβο θα πρέπει να διαχωρίζονται εκ των προτέρων από τα δεδομένα εργασίας με κενές στήλες ή να διαγράφονται.
- Στιγμιαίο γέμισμα λειτουργεί εξαιρετικά σε έξυπνα τραπέζια.
- παραμικρό λάθος ή τυπογραφικό λάθος κατά την πληκτρολόγηση κελιών δείγματος μπορεί να προκαλέσει το flash γέμισμα να μην αποκαλύψει το μοτίβο και να μην λειτουργήσει. Πρόσεχε.
- Υπάρχουν περιπτώσεις όπου το πρότυπο ορίζεται λανθασμένα, οπότε χρειάζεται πάντα έλεγχος ευρήματαπου λάβατε (τουλάχιστον επιλεκτικά).
- Πώς να εξαγάγετε την τελευταία λέξη από το κείμενο σε ένα κελί
- Αναζήτηση ασαφούς κειμένου (Pushkin = Pushkin) με ασαφή αναζήτηση στο Excel
- Τρεις τρόποι επικόλλησης κειμένου στο Excel