Όταν εργάζεστε με μεγάλους συγκεντρωτικούς πίνακες, συχνά πρέπει να τους απλοποιήσετε με δύναμη, φιλτράροντας ορισμένες από τις πληροφορίες για να μην πνιγείτε σε αριθμούς. Ο ευκολότερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να βάλετε μερικά πεδία στην περιοχή φίλτρων (σε εκδόσεις πριν από το 2007 ονομαζόταν περιοχή σελίδας) και να επιλέξετε μόνο τις απαραίτητες τιμέςαπό τις αναπτυσσόμενες λίστες:
Τα μειονεκτήματα αυτής της μεθόδου είναι προφανή:
- Όταν επιλέγονται πολλά στοιχεία, δεν είναι ορατά, αλλά το κείμενο "(πολλά στοιχεία)" είναι ορατό. Ποτέ φιλικό προς το χρήστη.
- Ένα φίλτρο αναφοράς είναι συνδεδεμένο σε έναν συγκεντρωτικό πίνακα. Εάν έχουμε πολλούς συγκεντρωτικούς πίνακες (και συνήθως το θέμα δεν περιορίζεται σε έναν), τότε για τον καθένα (!) θα πρέπει να δημιουργήσετε το δικό σας φίλτρο και για τον καθένα θα πρέπει να το ανοίξετε, να σημειώσετε τα απαραίτητα στοιχεία και να πατήσετε OK. Τρομερά άβολο, είδα ακόμη και ενθουσιώδεις που έγραψαν ειδικές μακροεντολές για αυτόν τον σκοπό.
Εάν έχετε Excel 2010, τότε όλα αυτά μπορούν να γίνουν πιο χαριτωμένα – χρησιμοποιώντας φέτες (κόπτες). φέτες είναι μια βολική γραφική αναπαράσταση κουμπιών διαδραστικών φίλτρων αναφορών για Συγκεντρωτικό Πίνακα ή Διάγραμμα:
Ο αναλυτής μοιάζει με ξεχωριστό γραφικό αντικείμενο (όπως ένα γράφημα ή μια εικόνα), δεν σχετίζεται με κελιά και εμφανίζεται πάνω από το φύλλο, γεγονός που καθιστά εύκολη τη μετακίνησή του. Για να δημιουργήσετε έναν αναλυτή για τον τρέχοντα συγκεντρωτικό πίνακα, μεταβείτε στην καρτέλα παράμετροι (Επιλογές) και σε μια ομάδα Ταξινόμηση και φιλτράρισμα (Ταξινόμηση και φιλτράρισμα) κάντε κλικ στο κουμπί Επικόλληση φέτα (Εισαγωγή τεμαχιστή):
Τώρα, όταν επιλέγετε ή αποεπιλέγετε στοιχεία κοπής (μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πλήκτρα Ctrl и αλλαγή, καθώς και με το σάρωση με το αριστερό κουμπί του ποντικιού πατημένο για μαζική επιλογή) ο συγκεντρωτικός πίνακας θα εμφανίζει μόνο τα φιλτραρισμένα δεδομένα για τα επιλεγμένα στοιχεία. Μια επιπλέον ωραία απόχρωση είναι ότι η φέτα σε διαφορετικά χρώματα εμφανίζει όχι μόνο επιλεγμένα, αλλά και κενά στοιχεία για τα οποία δεν υπάρχει ούτε μία τιμή στον πίνακα προέλευσης:
Εάν χρησιμοποιείτε πολλούς αναλυτές, αυτό θα σας επιτρέψει να εμφανίσετε γρήγορα και οπτικά τις σχέσεις μεταξύ των στοιχείων δεδομένων:
Ο ίδιος αναλυτής μπορεί εύκολα να συνδεθεί με πολλούς Συγκεντρωτικούς Πίνακες και Συγκεντρωτικά Διαγράμματα χρησιμοποιώντας το παράμετροι (Επιλογές) κουμπί Συνδέσεις Συγκεντρωτικού Πίνακα (Συνδέσεις συγκεντρωτικού πίνακα)που ανοίγει το αντίστοιχο πλαίσιο διαλόγου:
Στη συνέχεια, η επιλογή των στοιχείων σε μία φέτα θα επηρεάσει πολλούς πίνακες και διαγράμματα ταυτόχρονα, ίσως ακόμη και σε διαφορετικά φύλλα.
Δεν έχει ξεχαστεί ούτε το σχεδιαστικό στοιχείο. Για να μορφοποιήσετε τους αναλυτές σε μια καρτέλα Κατασκευαστής (Σχέδιο) Υπάρχουν πολλά ενσωματωμένα στυλ:
…και τη δυνατότητα να δημιουργήσετε τις δικές σας επιλογές σχεδίασης:
Και στον συνδυασμό «pivot table – pivot chart – slice», όλα αυτά φαίνονται απολύτως υπέροχα:
- Τι είναι τα pivot tables και πώς να τα φτιάξετε
- Ομαδοποίηση αριθμών και ημερομηνιών με το επιθυμητό βήμα στους συγκεντρωτικούς πίνακες
- Δημιουργία αναφοράς Συγκεντρωτικού Πίνακα σε πολλαπλά εύρη δεδομένων πηγής
- Ρυθμίστε τους υπολογισμούς στους Συγκεντρωτικούς Πίνακες