Εξαγωγή βιβλίων εργασίας του Excel

Η δυνατότητα εξαγωγής εγγράφων του Excel σε PDF ή σε οποιαδήποτε άλλη μορφή, μπορεί να είναι χρήσιμη σε διάφορες καταστάσεις. Σε αυτό το σεμινάριο, θα μάθουμε πώς να εξάγουμε αρχεία Excel στις πιο δημοφιλείς μορφές.

Από προεπιλογή, τα έγγραφα του Excel 2013 αποθηκεύονται σε μορφή .xlsx. Ωστόσο, είναι συχνά απαραίτητο να χρησιμοποιείτε αρχεία σε άλλες μορφές, όπως PDF ή βιβλίο εργασίας Excel 97-2003. Με το Microsoft Excel, μπορείτε εύκολα να εξαγάγετε ένα βιβλίο εργασίας σε διάφορους τύπους αρχείων.

Πώς να εξαγάγετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel σε αρχείο PDF

Η εξαγωγή σε μορφή Adobe Acrobat, κοινώς γνωστή ως PDF, μπορεί να σας φανεί χρήσιμη εάν θέλετε να στείλετε ένα βιβλίο σε έναν χρήστη που δεν διαθέτει Microsoft Excel. Ένα αρχείο PDF επιτρέπει στον παραλήπτη να δει, αλλά όχι να επεξεργαστεί, τα περιεχόμενα του εγγράφου.

  1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο για να μεταβείτε στην προβολή Backstage.
  2. Κάντε κλικ στην Εξαγωγή και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δημιουργία εγγράφου PDF/XPS.
  3. Στο παράθυρο διαλόγου Δημοσίευση ως PDF ή XPS που εμφανίζεται, επιλέξτε τη θέση όπου θέλετε να εξαγάγετε το βιβλίο, εισαγάγετε ένα όνομα αρχείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημοσίευση.

Από προεπιλογή, το Excel εξάγει μόνο το ενεργό φύλλο. Εάν έχετε πολλά φύλλα στο βιβλίο εργασίας σας και θέλετε να εξαγάγετε όλα τα φύλλα σε ένα μόνο αρχείο PDF, τότε στο πλαίσιο διαλόγου Δημοσίευση ως PDF ή XPS, κάντε κλικ στο Επιλογές και επιλέξτε Ολόκληρο το βιβλίο στο παράθυρο διαλόγου που προκύπτει. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

Κατά την εξαγωγή ενός εγγράφου Excel σε αρχείο PDF, πρέπει να λάβετε υπόψη πώς θα φαίνονται τα δεδομένα στις σελίδες του αρχείου PDF. Όλα είναι ακριβώς όπως όταν τυπώνετε ένα βιβλίο. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το τι πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την εξαγωγή βιβλίων σε PDF, ανατρέξτε στη σειρά μαθημάτων Διάταξη σελίδας.

Εξαγωγή σε άλλους τύπους αρχείων

Όταν χρειάζεται να στείλετε σε έναν χρήστη ένα έγγραφο από παλαιότερες εκδόσεις του Microsoft Excel, όπως το Excel 97-2003, ή ένα αρχείο .csv, μπορείτε να εξαγάγετε το έγγραφο σε άλλες μορφές Excel

  1. Μεταβείτε στην προβολή Backstage.
  2. Κάντε κλικ στην Εξαγωγή και μετά στο Αλλαγή τύπου αρχείου.
  3. Επιλέξτε τον επιθυμητό τύπο αρχείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως.
  4. Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση εγγράφου που εμφανίζεται, επιλέξτε τη θέση όπου θέλετε να εξαγάγετε το βιβλίο εργασίας του Excel, εισαγάγετε ένα όνομα αρχείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

Μπορείτε επίσης να εξαγάγετε έγγραφα επιλέγοντας την επιθυμητή μορφή από την αναπτυσσόμενη λίστα στο πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση εγγράφου.

Αφήστε μια απάντηση