Προσαρμοσμένη ταξινόμηση στο Excel

Στο τελευταίο μάθημα, εξοικειωθήκαμε με τα βασικά της ταξινόμησης στο Excel, αναλύσαμε τις βασικές εντολές και τους τύπους ταξινόμησης. Αυτό το άρθρο θα επικεντρωθεί στην προσαρμοσμένη ταξινόμηση, δηλαδή προσαρμόσιμη από τον χρήστη. Επιπλέον, θα αναλύσουμε μια τόσο χρήσιμη επιλογή, όπως η ταξινόμηση κατά μορφή κελιού, ιδίως με βάση το χρώμα του.

Μερικές φορές μπορεί να αντιμετωπίσετε το γεγονός ότι τα τυπικά εργαλεία ταξινόμησης στο Excel δεν μπορούν να ταξινομήσουν τα δεδομένα με την απαιτούμενη σειρά. Ευτυχώς, το Excel σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα για τη δική σας σειρά ταξινόμησης.

Δημιουργήστε μια προσαρμοσμένη ταξινόμηση στο Excel

Στο παρακάτω παράδειγμα, θέλουμε να ταξινομήσουμε τα δεδομένα στο φύλλο εργασίας κατά μέγεθος T-shirt (στήλη D). Η κανονική ταξινόμηση θα τακτοποιήσει τα μεγέθη με αλφαβητική σειρά, η οποία δεν θα είναι απολύτως σωστή. Ας δημιουργήσουμε μια προσαρμοσμένη λίστα για ταξινόμηση μεγεθών από το μικρότερο στο μεγαλύτερο.

1. Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στον πίνακα του Excel που θέλετε να ταξινομήσετε. Σε αυτό το παράδειγμα, θα επιλέξουμε το κελί D2.
2. Κάντε κλικ στο ημερομηνία, μετά πατήστε εντολή Ταξινόμηση.
3. Θα ανοίξει ένα πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση. Επιλέξτε τη στήλη με την οποία θέλετε να ταξινομήσετε τον πίνακα. Σε αυτή την περίπτωση, θα επιλέξουμε ταξινόμηση ανά μέγεθος μπλουζάκι. Μετά στο χωράφι ΣΥΝΟΨΗ κλικ Προσαρμοσμένη λίστα.
4. Θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου Λίστες… Παρακαλώ επιλέξτε ΝΕΑ ΛΙΣΤΑ στο τμήμα Λίστες.
5. Εισαγάγετε μεγέθη μπλουζών στο πεδίο Στοιχεία λίστας με την απαιτούμενη σειρά. Στο παράδειγμά μας, θέλουμε να ταξινομήσουμε τα μεγέθη από το μικρότερο στο μεγαλύτερο, οπότε θα εισάγουμε με τη σειρά: Small, Medium, Large και X-Large πατώντας το πλήκτρο εισάγετε μετά από κάθε στοιχείο.
6. Κάντε κλικ στο Πρόσθεσηγια να αποθηκεύσετε τη νέα σειρά ταξινόμησης. Η λίστα θα προστεθεί στην ενότητα Λίστες. Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο και κάντε κλικ OK.
7. Παράθυρο διαλόγου Λίστες θα κλείσει. Κάντε κλικ OK στο πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση προκειμένου να πραγματοποιηθεί προσαρμοσμένη ταξινόμηση.
8. Το υπολογιστικό φύλλο Excel θα ταξινομηθεί με την απαιτούμενη σειρά, στην περίπτωσή μας, κατά μέγεθος μπλουζάκι από το μικρότερο στο μεγαλύτερο.

Ταξινόμηση στο Excel κατά μορφή κελιού

Επιπλέον, μπορείτε να ταξινομήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel κατά μορφή κελιού αντί για περιεχόμενο. Αυτή η ταξινόμηση είναι ιδιαίτερα χρήσιμη εάν χρησιμοποιείτε χρωματική κωδικοποίηση σε ορισμένα κελιά. Στο παράδειγμά μας, θα ταξινομήσουμε τα δεδομένα ανά χρώμα κελιού για να δούμε ποιες παραγγελίες έχουν μη εισπραχθέντες πληρωμές.

1. Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στον πίνακα του Excel που θέλετε να ταξινομήσετε. Σε αυτό το παράδειγμα, θα επιλέξουμε το κελί E2.
2. Κάντε κλικ στο ημερομηνία, μετά πατήστε εντολή Ταξινόμηση.
3. Θα ανοίξει ένα πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση. Επιλέξτε τη στήλη με την οποία θέλετε να ταξινομήσετε τον πίνακα. Μετά στο χωράφι Ταξινόμηση καθορίστε τον τύπο ταξινόμησης: Χρώμα κελιού, Χρώμα γραμματοσειράς ή Εικονίδιο κελιού. Στο παράδειγμά μας, θα ταξινομήσουμε τον πίνακα ανά στήλη Μέθοδος πληρωμής (στήλη Ε) και ανά χρώμα κελιού.
4. Στο ΣΥΝΟΨΗ επιλέξτε ένα χρώμα για ταξινόμηση. Στην περίπτωσή μας θα επιλέξουμε ένα ανοιχτό κόκκινο χρώμα.
5. Τύπος OK. Ο πίνακας είναι πλέον ταξινομημένος ανά χρώμα, με ανοιχτά κόκκινα κελιά στην κορυφή. Αυτή η παραγγελία μας επιτρέπει να βλέπουμε καθαρά τις εκκρεμείς παραγγελίες.