Δημιουργία γραφήματος Pareto στο Excel

Η αρχή Pareto, που πήρε το όνομά του από τον Ιταλό οικονομολόγο Vilfredo Pareto, αναφέρει ότι Το 80% των προβλημάτων μπορεί να προκληθούν από το 20% των αιτιών. Η αρχή μπορεί να είναι πολύ χρήσιμη ή ακόμα και σωτήρια πληροφορία όταν πρέπει να επιλέξετε ποιο από τα πολλά προβλήματα να λύσετε πρώτο ή εάν η εξάλειψη των προβλημάτων περιπλέκεται από εξωτερικές συνθήκες.

Για παράδειγμα, μόλις σας ζητήθηκε να ηγηθείτε μιας ομάδας που δυσκολεύεται να εργαστεί σε ένα έργο για να την κατευθύνει προς τη σωστή κατεύθυνση. Ρωτάτε τα μέλη της ομάδας ποια ήταν τα κύρια εμπόδια για την επίτευξη των στόχων και των στόχων τους. Φτιάχνουν μια λίστα που αναλύεις και ανακαλύπτεις ποιες ήταν οι κύριες αιτίες για κάθε ένα από τα προβλήματα που αντιμετώπισε η ομάδα, προσπαθώντας να δει τα κοινά σημεία.

Όλες οι αιτίες των προβλημάτων που ανιχνεύονται ταξινομούνται ανάλογα με τη συχνότητα εμφάνισής τους. Εξετάζοντας τους αριθμούς, διαπιστώνετε ότι η έλλειψη επικοινωνίας μεταξύ των υλοποιητών του έργου και των ενδιαφερόμενων μερών του έργου είναι η βασική αιτία των κορυφαίων 23 προβλημάτων που αντιμετωπίζει η ομάδα, ενώ το δεύτερο μεγαλύτερο πρόβλημα είναι η πρόσβαση στους απαραίτητους πόρους (συστήματα υπολογιστών, εξοπλισμός κ.λπ. .). .) οδήγησε σε μόνο 11 σχετικές επιπλοκές. Άλλα προβλήματα είναι μεμονωμένα. Είναι σαφές ότι με την επίλυση του προβλήματος της επικοινωνίας μπορεί να εξαλειφθεί ένα τεράστιο ποσοστό προβλημάτων και λύνοντας το πρόβλημα της πρόσβασης σε πόρους μπορεί να λυθεί σχεδόν το 90% των εμποδίων στην πορεία της ομάδας. Όχι μόνο έχετε καταλάβει πώς να βοηθήσετε την ομάδα, αλλά μόλις κάνατε μια ανάλυση Pareto.

Η εκτέλεση όλης αυτής της εργασίας σε χαρτί θα πάρει πιθανότατα ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Η διαδικασία μπορεί να επιταχυνθεί σημαντικά χρησιμοποιώντας το γράφημα Pareto στο Microsoft Excel.

Τα γραφήματα Pareto είναι ένας συνδυασμός γραμμικού γραφήματος και ιστογράμματος. Είναι μοναδικά στο ότι έχουν συνήθως έναν οριζόντιο άξονα (άξονας κατηγορίας) και δύο κάθετους άξονες. Το γράφημα είναι χρήσιμο για ιεράρχηση και ταξινόμηση δεδομένων.

Το καθήκον μου είναι να σας βοηθήσω να προετοιμάσετε δεδομένα για το γράφημα Pareto και στη συνέχεια να δημιουργήσετε το ίδιο το γράφημα. Εάν τα δεδομένα σας είναι ήδη προετοιμασμένα για το γράφημα Pareto, τότε μπορείτε να προχωρήσετε στο δεύτερο μέρος.

Σήμερα θα αναλύσουμε μια προβληματική κατάσταση σε μια εταιρεία που αποζημιώνει τακτικά τα έξοδα των εργαζομένων. Καθήκον μας είναι να μάθουμε σε τι ξοδεύουμε τα περισσότερα και να κατανοήσουμε πώς μπορούμε να μειώσουμε αυτά τα κόστη κατά 80% χρησιμοποιώντας μια γρήγορη ανάλυση Pareto. Μπορούμε να μάθουμε τι κόστος αντιπροσωπεύει το 80% των επιστροφών και να αποτρέψουμε το υψηλό κόστος στο μέλλον αλλάζοντας την πολιτική για τη χρήση τιμών χονδρικής και τη συζήτηση του κόστους των εργαζομένων.

Μέρος πρώτο: Προετοιμάστε δεδομένα για το διάγραμμα Pareto

1. Οργανώστε τα δεδομένα σας. Στον πίνακα μας, υπάρχουν 6 κατηγορίες αποζημιώσεων σε μετρητά και ποσά που διεκδικούν οι εργαζόμενοι.
2. Ταξινομήστε τα δεδομένα σε φθίνουσα σειρά. Ελέγξτε ότι οι στήλες είναι επιλεγμένες А и Вγια να ταξινομήσετε σωστά.
3. Άθροισμα στηλών Ποσό (αριθμός δαπανών) υπολογίζεται χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση ΑΘΡΟΙΣΜΑ (ΑΘΡΟΙΣΜΑ). Στο παράδειγμά μας, για να λάβετε το συνολικό ποσό, πρέπει να προσθέσετε τα κελιά από V3 προς την V8.

Hotkeys: Για να αθροίσετε ένα εύρος τιμών, επιλέξτε ένα κελί B9 και πατήστε το πλήκτρο Alt + =. Το συνολικό ποσό θα είναι $12250.

3. 
4. Δημιουργήστε μια στήλη Σωρευτικό Ποσό (σωρευτικό ποσό). Ας ξεκινήσουμε με την πρώτη τιμή $ 3750 στο κελί B3. Κάθε τιμή βασίζεται στην τιμή του προηγούμενου κελιού. Σε ένα κελί C4 τύπος = C3 + B4 και πατήστε το πλήκτρο εισάγετε.
5. Για να συμπληρώσετε αυτόματα τα υπόλοιπα κελιά σε μια στήλη, κάντε διπλό κλικ στη λαβή αυτόματης συμπλήρωσης.
6. Στη συνέχεια, δημιουργήστε μια στήλη Αθροιστικό% (σωρευτικό ποσοστό). Για να συμπληρώσετε αυτήν τη στήλη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το άθροισμα του εύρους Ποσό και τιμές από στήλη Σωρευτικό Ποσό. Στη γραμμή τύπων για ένα κελί D3 εισάγετε =C3/$B$9 και πατήστε το πλήκτρο εισάγετε. Σύμβολο $ δημιουργεί μια απόλυτη αναφορά έτσι ώστε η τιμή αθροίσματος (αναφορά κελιού B9) δεν αλλάζει όταν αντιγράφετε τον τύπο προς τα κάτω.
7. Κάντε διπλό κλικ στον δείκτη αυτόματης συμπλήρωσης για να γεμίσετε τη στήλη με έναν τύπο ή κάντε κλικ στον δείκτη και σύρετέ τον στη στήλη δεδομένων.
8. Τώρα όλα είναι έτοιμα για να ξεκινήσετε τη δημιουργία του χάρτη Pareto!

Μέρος δεύτερο: Δημιουργία γραφήματος Pareto στο Excel

1. Επιλέξτε τα δεδομένα (στο παράδειγμά μας, κελιά από A2 by D8).
2. Τύπος Alt + F1 στο πληκτρολόγιο για να δημιουργήσετε αυτόματα ένα γράφημα από τα επιλεγμένα δεδομένα.
3. Κάντε δεξί κλικ στην περιοχή του γραφήματος και από το μενού που εμφανίζεται, κάντε κλικ Επιλέξτε δεδομένα (Επιλέξτε Δεδομένα). Θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου Επιλογή πηγής δεδομένων (Επιλέξτε την πηγή δεδομένων). Επιλέξτε γραμμή Σωρευτικό Ποσό και πατήστε το πλήκτρο ΑΦΑΙΡΕΣΗ (Αφαιρώ). Επειτα OK.
4. Κάντε κλικ στο γράφημα και χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα βέλους στο πληκτρολόγιό σας για να μετακινηθείτε μεταξύ των στοιχείων του. Όταν έχει επιλεγεί μια σειρά δεδομένων Αθροιστικό%, που συμπίπτει τώρα με τον άξονα της κατηγορίας (οριζόντιος άξονας), κάντε δεξί κλικ πάνω του και επιλέξτε Αλλάξτε τον τύπο γραφήματος για μια σειρά (Αλλαγή τύπου σειράς γραφήματος). Τώρα αυτή η σειρά δεδομένων είναι δύσκολο να φανεί, αλλά πιθανή.
5. Θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου Αλλάξτε τον τύπο του γραφήματος (Αλλαγή τύπου γραφήματος), επιλέξτε γραμμικό γράφημα.
6. Έτσι, πήραμε ένα ιστόγραμμα και ένα γράφημα επίπεδης γραμμής κατά μήκος του οριζόντιου άξονα. Για να δείξουμε το ανάγλυφο ενός γραμμικού γραφήματος, χρειαζόμαστε έναν άλλο κατακόρυφο άξονα.
7. Κάντε δεξί κλικ σε μια σειρά Αθροιστικό% και στο μενού που εμφανίζεται, κάντε κλικ Μορφή σειράς δεδομένων (Μορφοποίηση σειράς δεδομένων). Θα εμφανιστεί το ομώνυμο πλαίσιο διαλόγου.
8. Στο τμήμα Επιλογές σειράς (Επιλογές σειράς) επιλέξτε Μικρός Άξονας (Δευτερεύων Άξονας) και πατήστε το κουμπί Κλεισιμο (Κλείσε).
9. Θα εμφανιστεί ο επί τοις εκατό άξονας και το γράφημα θα μετατραπεί σε ένα πλήρες γράφημα Pareto! Τώρα μπορούμε να βγάλουμε συμπεράσματα: το μεγαλύτερο μέρος των δαπανών είναι δίδακτρα (Δίδακτρα εκπαίδευσης), εξοπλισμός (Υλικό) και χαρτικά (Είδη γραφείου).

Με οδηγίες βήμα προς βήμα για τη ρύθμιση και τη δημιουργία ενός γραφήματος Pareto στο Excel, δοκιμάστε το στην πράξη. Εφαρμόζοντας την ανάλυση Pareto, μπορείτε να εντοπίσετε τα πιο σημαντικά προβλήματα και να κάνετε ένα σημαντικό βήμα προς την επίλυσή τους.