Περιεχόμενα
Η ενοποίηση δεδομένων είναι μια δυνατότητα στο Excel, χάρη στην οποία οι χρήστες έχουν την ευκαιρία να συνδυάσουν δεδομένα από πολλούς πίνακες σε έναν, καθώς και να συνδυάσουν φύλλα που βρίσκονται στο ίδιο ή διαφορετικά αρχεία σε ένα.
Επίσημες απαιτήσεις για πίνακες που είναι απαραίτητοι για την ολοκλήρωση της ενοποίησης
Η επιλογή που ονομάζεται "Ενοποίηση" δεν θα λειτουργήσει εάν οι πίνακες δεν πληρούν τις απαιτήσεις. Για να ολοκληρώσετε επιτυχώς τη διαδικασία συγχώνευσης δεδομένων, πρέπει:
- Ελέγξτε τον πίνακα για κενές γραμμές/στήλες και διαγράψτε τις εάν υπάρχουν.
- χρησιμοποιήστε τα ίδια πρότυπα.
- ακολουθήστε τα ονόματα των στηλών, δεν πρέπει να διαφέρουν.
Βασικές μέθοδοι ενοποίησης στο Excel
Όταν συγκεντρώνετε δεδομένα από διαφορετικές αναφορές, πίνακες, εύρη του ίδιου τύπου σε ένα κοινό αρχείο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολλές διαφορετικές μεθόδους. Οι δύο κύριες μέθοδοι σύνοψης δεδομένων θα συζητηθούν παρακάτω: ανά θέση και ανά κατηγορία.
- Στην πρώτη παραλλαγή, τα δεδομένα στις αρχικές περιοχές έχουν την ίδια σειρά με την οποία εφαρμόζονται οι ίδιες ετικέτες. Συλλέξτε ανά θέση για να συνδυάσετε δεδομένα από 3-4 φύλλα που βασίζονται στο ίδιο πρότυπο, για παράδειγμα, οι οικονομικές καταστάσεις είναι κατάλληλες για τον έλεγχο αυτής της μεθόδου.
- Στη δεύτερη επιλογή: τα δεδομένα είναι σε τυχαία σειρά, αλλά έχουν πανομοιότυπες ετικέτες. Ενοποίηση ανά κατηγορία για να συνδυάσετε δεδομένα από πολλά φύλλα εργασίας με διαφορετικές διατάξεις αλλά πανομοιότυπες ετικέτες δεδομένων.
Σημαντικό! Αυτή η μέθοδος έχει πολλά κοινά με το σχηματισμό ενός πίνακα περιστροφής. Ωστόσο, μπορείτε να αναδιοργανώσετε τις κατηγορίες σε έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα.
- Υπάρχει επίσης ένας τρίτος τρόπος συνδυασμού δεδομένων – αυτός είναι η ενοποίηση με χρήση τύπων. Είναι αλήθεια ότι χρησιμοποιείται σπάνια στην πράξη, λόγω του γεγονότος ότι χρειάζεται πολύς χρόνος από τον χρήστη.
Βήμα προς βήμα οδηγίες για την εκτέλεση ενοποίησης στο Excel
Στη συνέχεια, θα εξετάσουμε τον ευκολότερο και ταχύτερο τρόπο ενοποίησης.
Λοιπόν, πώς να ενώσετε πολλούς πίνακες:
- Πρώτα πρέπει να δημιουργήσετε ένα νέο φύλλο, μετά το οποίο το λογισμικό θα το προσθέσει αυτόματα στη δεξιά πλευρά. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να σύρετε το φύλλο σε άλλη θέση (για παράδειγμα, στο τέλος της λίστας) χρησιμοποιώντας το αριστερό κουμπί του ποντικιού.
- Το προστιθέμενο φύλλο, σταθείτε στο κελί με το οποίο πρόκειται να εργαστείτε. Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα", βρείτε την ενότητα "Εργασία με δεδομένα", κάντε κλικ στο στοιχείο που ονομάζεται "Ενοποίηση".
- Ένα μικρό παράθυρο ρυθμίσεων θα εμφανιστεί στην οθόνη.
- Στη συνέχεια, θα χρειαστεί να επιλέξετε την κατάλληλη συνάρτηση για να συνδυάσετε τα δεδομένα.
- Αφού επιλέξετε μια λειτουργία, μεταβείτε στο πεδίο «Σύνδεσμος» κάνοντας κλικ μέσα σε αυτήν. Εδώ θα χρειαστεί να επιλέξετε ένα εύρος κελιών ένα προς ένα. Για να το κάνετε αυτό, πρώτα μεταβείτε στο φύλλο με το πρώτο πιάτο.
- Στη συνέχεια, επιλέξτε την πλάκα μαζί με την κεφαλίδα. Βεβαιωθείτε ότι όλα έχουν γίνει σωστά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο "Προσθήκη". Παρεμπιπτόντως, μπορείτε να ενημερώσετε / αλλάξετε τις συντεταγμένες μόνοι σας χρησιμοποιώντας το πληκτρολόγιο, αλλά αυτό είναι άβολο.
- Για να επιλέξετε μια περιοχή από ένα νέο έγγραφο, ανοίξτε το πρώτα στο Excel. Μετά από αυτό, ξεκινήστε τη διαδικασία συγχώνευσης στο πρώτο βιβλίο και μεταβείτε στο δεύτερο, επιλέξτε το κατάλληλο φύλλο σε αυτό και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα συγκεκριμένο μέρος των κελιών.
- Ως αποτέλεσμα, η πρώτη καταχώριση θα σχηματιστεί στη "Λίστα Εύρος".
- Επιστρέψτε στο πεδίο «Σύνδεσμος», αφαιρέστε όλες τις πληροφορίες που περιέχει και, στη συνέχεια, προσθέστε τις συντεταγμένες των υπόλοιπων πινακίδων στη λίστα περιοχών.
- Επιλέξτε τα πλαίσια δίπλα στις ακόλουθες συναρτήσεις: "Ετικέτες επάνω γραμμής", "Τιμές αριστερής στήλης", "Δημιουργία συνδέσμων σε δεδομένα προέλευσης".
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK".
- Το Excel θα εκτελέσει τη διαδικασία και θα δημιουργήσει ένα νέο έγγραφο σύμφωνα με τις καθορισμένες παραμέτρους και τις επιλεγμένες συναρτήσεις.
Στο παράδειγμα, επιλέχθηκε η σύνδεση, έτσι η έξοδος ομαδοποιήθηκε για να βοηθήσει στην εμφάνιση/απόκρυψη της λεπτομέρειας.
Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση περιοχών, την προσθήκη και την αφαίρεση συνδέσμων
- Για να χρησιμοποιήσετε τη νέα περιοχή για ενοποίηση δεδομένων, θα πρέπει να επιλέξετε την επιλογή «Ενοποίηση», να κάνετε κλικ στο πεδίο «Σύνδεσμος» και να επιλέξετε την περιοχή ή να εισαγάγετε έναν σύνδεσμο. Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη", ο σύνδεσμος θα εμφανιστεί στη λίστα περιοχών.
- Για να αφαιρέσετε έναν σύνδεσμο, επιλέξτε τον και κάντε κλικ στο "Κατάργηση".
- Για να αλλάξετε τη σύνδεση, επιλέξτε τη στη λίστα περιοχών. Θα εμφανιστεί στο πεδίο «Σύνδεσμος», όπου μπορεί να ενημερωθεί. Μετά την εκτέλεση των χειρισμών, κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη". Στη συνέχεια, αφαιρέστε την παλιά έκδοση του τροποποιημένου συνδέσμου.
Η ενοποίηση δεδομένων βοηθά στο συνδυασμό των απαραίτητων πληροφοριών που υπάρχουν όχι μόνο σε διάφορους πίνακες και φύλλα, αλλά και σε άλλα αρχεία (βιβλία). Η διαδικασία ανάμειξης δεν απαιτεί πολύ χρόνο και είναι εύκολο να ξεκινήσετε χρησιμοποιώντας οδηγίες βήμα προς βήμα.