Λειτουργία συμβατότητας στο Excel. Εργασία με έγγραφα σε προβολή συμβατότητας

Τα προγράμματα υπολογιστών ενημερώνονται συνεχώς, κυκλοφορούν νέες και πιο βελτιωμένες εκδόσεις. Έτσι, σήμερα, οι χρήστες μπορούν ήδη να δοκιμάσουν το πρόγραμμα Excel-2019. Μαζί με τις βελτιώσεις, υπάρχουν και προβλήματα όπως η συμβατότητα, δηλαδή ένα έγγραφο που δημιουργήθηκε σε έναν υπολογιστή μπορεί να μην ανοίξει σε άλλον.

Τι είναι η λειτουργία συμβατότητας στο Microsoft Excel

Η λειτουργία "Λειτουργία συμβατότητας" είναι ένα σύνολο στοιχείων που σας επιτρέπουν να εργάζεστε με έγγραφα ανεξάρτητα από την έκδοση του προγράμματος. Λάβετε υπόψη ότι ορισμένες ρυθμίσεις και λειτουργίες ενδέχεται να είναι απενεργοποιημένες ή περιορισμένες. Για παράδειγμα, εάν προσπαθήσετε να ανοίξετε ένα υπολογιστικό φύλλο που δημιουργήθηκε στο Excel 2000, μόνο οι εντολές που περιέχονται σε αυτήν την έκδοση θα είναι διαθέσιμες για επεξεργασία, ακόμη και αν το έγγραφο έχει ανοιχτεί στο Excel 2016.

Οι ανενεργές λειτουργίες θα εμφανίζονται στη γραμμή εργασιών, αλλά δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν. Για να συνεχίσετε την πρόσβαση σε όλες τις πιθανές δυνατότητες του Excel, πρέπει πρώτα να μετατρέψετε το επιλεγμένο βιβλίο εργασίας στην κατάλληλη, πιο κατάλληλη μορφή. Αλλά εάν υποτίθεται ότι περαιτέρω εργασία με το έγγραφο σε παρωχημένες εκδόσεις, τότε είναι καλύτερο να αποφύγετε τη μετατροπή.

Γιατί χρειάζεστε λειτουργία συμβατότητας

Η πρώτη λειτουργική έκδοση του Excel παρουσιάστηκε το 1985. Η πιο παγκόσμια ενημέρωση κυκλοφόρησε το 2007. Ένας τεράστιος αριθμός χρήσιμων λειτουργιών και δυνατοτήτων έχουν εμφανιστεί μέχρι τη νέα βασική μορφή. Έτσι, αντί για τη συνηθισμένη επέκταση .xls, προστίθεται τώρα το .xlsx στο όνομα του εγγράφου.

Η νέα έκδοση κάνει εξαιρετική δουλειά στην εργασία και την επεξεργασία εγγράφων που δημιουργήθηκαν σε προηγούμενες εκδόσεις του Excel. Δυστυχώς, η συμβατότητα προς τα πίσω δεν είναι τόσο επιτυχημένη. Από αυτή την άποψη, τα έγγραφα με την επέκταση .xlsx ενδέχεται να μην ανοίγουν εάν, για παράδειγμα, είναι εγκατεστημένη στον υπολογιστή μια έκδοση του Excel 2000.

Είναι επίσης πιθανό ένα έγγραφο που είναι αποθηκευμένο στο Excel 2000 να έχει επεξεργαστεί στο Excel 2016 και αργότερα να άνοιξε ξανά σε ένα παλιό πρόγραμμα, οπότε ορισμένες αλλαγές ενδέχεται να μην εμφανίζονται ή το αρχείο να μην είναι καθόλου διαθέσιμο.

Για τέτοιες επιλογές υπάρχει μειωμένη λειτουργία ή λειτουργία συμβατότητας. Η ουσία της λειτουργίας είναι να παρέχει τη δυνατότητα εργασίας με αρχεία σε διαφορετικές εκδόσεις του προγράμματος, αλλά με τη διατήρηση της λειτουργικότητας της κύριας έκδοσης του Excel.

θέματα συμβατότητας

Το κύριο πρόβλημα με τη λειτουργία συμβατότητας στο Excel είναι ότι ενεργοποιείται αυτόματα. Αυτό διασφαλίζει ότι τα δεδομένα διατηρούνται κατά τη μεταφορά αρχείων από έναν υπολογιστή σε άλλο. Χάρη σε αυτό, δεν πρέπει να φοβάστε ότι μετά την επεξεργασία το αρχείο δεν θα ανοίξει ή θα καταστραφεί.

Несовместимость может привести к незначительной потере точности или к довольно существенной утрате функциональности. Για παράδειγμα, σε νέες εκδόσεις, περισσότερες μορφές, παράμετροι και даже функций. Έτσι, το μόνο στο Excel 2010 είναι AGGREGATE, το οποίο είναι ανεπαρκές στις παλιές εκδόσεις.

Μπορείτε να εντοπίσετε πιθανά ζητήματα συμβατότητας όταν χρησιμοποιείτε το Excel-2010 ή το Excel-2013. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο μενού "Αρχείο", στην παράμετρο "Πληροφορίες", ενεργοποιήστε το κουμπί "Έλεγχος για προβλήματα" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Έλεγχος συμβατότητας". Μετά από αυτούς τους χειρισμούς, το Excel θα αναλύσει το έγγραφο, θα παράσχει μια λεπτομερή αναφορά για κάθε πρόβλημα με το σύνδεσμο "Εύρεση", όταν κάνετε κλικ σε αυτό, θα εμφανιστούν τα προβληματικά κελιά.

Ενεργοποίηση λειτουργίας

Δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα για να ξεκινήσετε τη λειτουργία συμβατότητας. Κατά κανόνα, το πρόγραμμα θα αναγνωρίσει ανεξάρτητα την έκδοση στην οποία είναι αποθηκευμένο το έγγραφο και, εάν είναι απαραίτητο, θα ενεργοποιήσει αυτόματα τη λειτουργία μειωμένης λειτουργικότητας. Μπορείτε να μάθετε ότι η λειτουργία ενεργοποιείται από την κεφαλίδα του ανοιχτού παραθύρου του αρχείου. Το μήνυμα "Λειτουργία συμβατότητας" θα εμφανιστεί σε παρένθεση δίπλα στο όνομα του εγγράφου. Κατά κανόνα, μια τέτοια επιγραφή εμφανίζεται όταν εργάζεστε με αρχεία που είχαν αποθηκευτεί στο Excel πριν από την έκδοση 2003, δηλαδή πριν από την εμφάνιση της μορφής .xlsx.

Απενεργοποίηση λειτουργίας

Δεν είναι πάντα απαραίτητο σε λειτουργία μειωμένης λειτουργικότητας. Για παράδειγμα, η εργασία στο αρχικό αρχείο θα συνεχιστεί στο ενημερωμένο Excel και δεν θα μεταφερθεί ξανά σε άλλον υπολογιστή.

1. Για να την απενεργοποιήσετε, πρέπει να μεταβείτε στην καρτέλα που ονομάζεται "Αρχείο". Σε αυτό το παράθυρο, στη δεξιά πλευρά, επιλέξτε το μπλοκ που ονομάζεται "Λειτουργία περιορισμένης λειτουργικότητας". Κάντε κλικ στο κουμπί "Μετατροπή".

2. Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο που θα σας ενημερώνει ότι θα δημιουργηθεί ένα νέο βιβλίο εργασίας που θα διατηρεί όλες τις δυνατότητες και τις ιδιότητες μιας πιο σύγχρονης έκδοσης του Excel. Κατά τη δημιουργία ενός νέου βιβλίου εργασίας του Excel, το παλιό αρχείο θα διαγραφεί. Μην το μετανιώσετε - κάντε κλικ στο "OK".

3. Μετά από λίγο, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο με τις πληροφορίες "Η μετατροπή ολοκληρώθηκε". Για να αποθηκεύσετε όλες τις αλλαγές και να απενεργοποιήσετε τη λειτουργία συμβατότητας, το έγγραφο πρέπει να επανεκκινηθεί.

Μετά το άνοιγμα του αρχείου που έχει μετατραπεί, όλες οι διαθέσιμες επιλογές θα είναι ενεργές.

Λειτουργία συμβατότητας κατά τη δημιουργία νέων εγγράφων

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, όταν ανοίγετε ένα αρχείο σε νεότερες εκδόσεις του Excel, ενεργοποιείται η λειτουργία συμβατότητας. Αλλά αυτή η λειτουργία μπορεί επίσης να ενεργοποιηθεί εάν η αυτόματη αποθήκευση έχει οριστεί σε μορφή αρχείου .xls, δηλαδή αποθήκευση στις εκδόσεις 97-2003. Για να διορθώσετε αυτήν την κατάσταση και να χρησιμοποιήσετε το πλήρες εύρος των λειτουργιών του προγράμματος κατά την εργασία με πίνακες, πρέπει να ρυθμίσετε την αποθήκευση του αρχείου στην κατάλληλη μορφή .xlsx.

1. Μεταβείτε στο μενού "Αρχείο", ενεργοποιήστε την ενότητα "Επιλογές".

2. Στην παράμετρο "Αποθήκευση", επιλέξτε τις ρυθμίσεις "Αποθήκευση βιβλίων". Η προεπιλεγμένη τιμή εδώ είναι το Excel 97-2003 Workbook (*.xls). Αλλάξτε αυτήν την τιμή σε άλλη μορφή "Excel Book (*.xlsx)". Για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές, κάντε κλικ στο "OK".

Τώρα όλα τα αρχεία Excel θα δημιουργηθούν και θα αποθηκευτούν στη σωστή μορφή χωρίς να ενεργοποιηθεί η λειτουργία συμβατότητας. Χάρη σε αυτό, μπορείτε πλέον να εργάζεστε με οποιαδήποτε έκδοση του Excel χωρίς να ανησυχείτε για απώλεια δεδομένων ή παραμόρφωση των υπολογισμών και των υπολογισμών που προκύπτουν. Ταυτόχρονα, εάν είναι απαραίτητο, μπορεί να απενεργοποιηθεί η λειτουργία, η οποία σας επιτρέπει να εργάζεστε με το έγγραφο χρησιμοποιώντας όλες τις σύγχρονες δυνατότητες του προγράμματος.

Αποθήκευση στη σωστή μορφή

Υπάρχει μια άλλη μέθοδος για να απενεργοποιήσετε τη λειτουργία μειωμένης λειτουργικότητας για να συνεχίσετε να εργάζεστε σε μια νεότερη έκδοση του Excel. Αρκεί να αποθηκεύσετε το αρχείο σε διαφορετική μορφή.

1. Μεταβείτε στην επιλογή που ονομάζεται "Αποθήκευση ως", η οποία βρίσκεται στην καρτέλα "Αρχείο".

2. Στο παράθυρο που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο κουμπί «Αναζήτηση».
3. Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο για την αποθήκευση του εγγράφου. Στην κατηγορία "Τύπος αρχείου", επιλέξτε "Βιβλίο εργασίας του Excel (.xlsx). Συνήθως, αυτή η επιλογή βρίσκεται στην κορυφή της λίστας.

4. Στη γραμμή «Όνομα αρχείου» γράφουμε το όνομα του εγγράφου και κάνουμε κλικ στο «Αποθήκευση».
5. Μετά την αποθήκευση, η επιγραφή στην κεφαλίδα του αρχείου "Λειτουργία συμβατότητας" εξακολουθεί να παραμένει, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι είναι ενεργό. Η κατάσταση του βιβλίου δεν αλλάζει κατά την αποθήκευση, επομένως προσδιορίζεται μόνο κατά την επανεκκίνηση του αρχείου.

Αφού κλείσετε το έγγραφο και το ανοίξετε ξανά, η επιγραφή ότι είναι ενεργοποιημένη η λειτουργία συμβατότητας θα εξαφανιστεί και όλες οι λειτουργίες και οι ιδιότητες του προγράμματος θα είναι έτοιμες για χρήση.

Δώσε προσοχή! Όταν αποθηκεύετε ένα έγγραφο σε διαφορετική μορφή, δημιουργείται ένα νέο έγγραφο. Τώρα θα υπάρχουν δύο έγγραφα Excel στον φάκελο με το ίδιο όνομα, αλλά διαφορετική επέκταση (μορφή).

Μετατροπή εγγράφου

Για πλήρη εργασία στο Excel, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο μετατροπής εγγράφων.

1. Ενεργοποιήστε το εικονίδιο "Μετατροπέας" στο μενού "Αρχείο".
2. Θα εμφανιστεί μια προειδοποίηση ότι το έγγραφο θα μετατραπεί τώρα, δηλαδή θα προσαρμοστεί στα πρότυπα της εγκατεστημένης έκδοσης του Excel. Λάβετε υπόψη ότι ως αποτέλεσμα της μετατροπής, το αρχικό αρχείο θα αντικατασταθεί χωρίς τη δυνατότητα ανάκτησής του.
3. Στο παράθυρο προειδοποίησης, κάντε κλικ στο "OK".
4. Μετά από αυτό, θα εμφανιστεί ένα μήνυμα σχετικά με τα αποτελέσματα της μετατροπής. Στο ίδιο παράθυρο, υπάρχει πρόταση να κλείσετε αυτό το μήνυμα και να ανοίξετε ένα ήδη ενημερωμένο έγγραφο. Συμφωνούμε - κάντε κλικ στο "OK".

Στο ανοιχτό έγγραφο, όλα τα εργαλεία του Excel είναι πλέον σε ενεργή λειτουργία, μπορούν να χρησιμοποιηθούν για επεξεργασία και αποθήκευση δεδομένων.

Μετατροπή βιβλίου

Υπάρχει επίσης ένας τρόπος να μετατρέψετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel για να χρησιμοποιήσετε απολύτως όλες τις λειτουργίες του προγράμματος. Για το σκοπό αυτό, είναι απαραίτητο να αλλάξετε τη μορφή του εγγράφου στην κατάλληλη έκδοση.

1. Ανοίξτε την καρτέλα "Αρχείο".
2. Εδώ επιλέγουμε την εντολή «Μετατροπή».
3. Στο αναδυόμενο παράθυρο, κάντε κλικ στο "OK" για να επιβεβαιώσετε την αλλαγή μορφής αρχείου.
4. Ως αποτέλεσμα αυτών των ενεργειών, το βιβλίο εργασίας του Excel θα λειτουργεί πλέον στην απαιτούμενη μορφή. Αυτό απενεργοποιεί τη λειτουργία συμβατότητας.

Σημαντικό! Κατά τη μετατροπή, τα αρχικά μεγέθη αρχείων ενδέχεται να αλλάξουν.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη λειτουργία συμβατότητας στο Excel

Στα φόρουμ, μπορείτε συχνά να βρείτε ερωτήσεις σχετικά με τις μάλλον περιορισμένες δυνατότητες του Excel. Έτσι, όταν ανοίγετε ένα έγγραφο, το μήνυμα "Λειτουργία συμβατότητας" εμφανίζεται δίπλα στο όνομα. Ο λόγος για αυτό μπορεί να είναι μια αναντιστοιχία μεταξύ των εκδόσεων του Excel κατά τη δημιουργία ενός αρχείου και κατά τη διαδικασία επεξεργασίας του. Εάν ο πίνακας δημιουργήθηκε στο Excel-2003, τότε κατά τη μεταφορά του εγγράφου σε υπολογιστή με Excel-2007, θα είναι εξαιρετικά δύσκολο να κάνετε διορθώσεις στους πίνακες. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να βγείτε από αυτή την κατάσταση:

1. Пересохранение документа в формате .xlsx.
2. Μετατρέψτε το αρχείο στη νέα μορφή Excel.
3. Απενεργοποιήστε τη λειτουργία συμβατότητας για περαιτέρω εργασία με το έγγραφο.

Κάθε μία από τις επιλογές έχει τα υπέρ και τα κατά της. Η επιλογή εξαρτάται από τις προτιμήσεις του χρήστη και τη μελλοντική τύχη του ίδιου του εγγράφου Excel.

Οδηγίες βίντεο

Για καλύτερη κατανόηση της ανάγκης και των αρχών της λειτουργίας συμβατότητας ή της λειτουργίας μειωμένης λειτουργικότητας, μπορείτε να παρακολουθήσετε πολλές οδηγίες βίντεο που είναι ελεύθερα διαθέσιμες στη φιλοξενία βίντεο YouTube. Εδώ είναι μερικά από αυτά:

Αυτά τα σύντομα βίντεο περιέχουν αρκετές πληροφορίες για να κατανοήσετε πώς λειτουργεί η λειτουργία συμβατότητας και πώς να την απενεργοποιήσετε.

Συμπέρασμα

Η λειτουργία συμβατότητας σε αρχεία Excel είναι μια μάλλον χρήσιμη δυνατότητα που σας επιτρέπει να απαλλαγείτε από διενέξεις και σφάλματα μεταξύ προγραμμάτων σε διαφορετικούς υπολογιστές κατά την επεξεργασία του ίδιου εγγράφου σε διαφορετικές εκδόσεις του προγράμματος. Αυτή η λειτουργία καθιστά δυνατή την εργασία με αρχεία σε έναν ενιαίο τεχνολογικό χώρο.

Σε αυτήν την περίπτωση, ο χρήστης μπορεί να απενεργοποιήσει τη λειτουργία συμβατότητας ανά πάσα στιγμή για να επεκτείνει τη λειτουργικότητα του λογισμικού. Ωστόσο, θα πρέπει να γνωρίζετε ορισμένους περιορισμούς που σχετίζονται με προβλήματα που ενδέχεται να προκύψουν κατά τη μεταφορά ενός αρχείου σε υπολογιστή με παλαιότερη έκδοση του Excel.