Περιεχόμενα
Ο επεξεργαστής υπολογιστικών φύλλων Excel έχει σχεδιαστεί για να επεξεργάζεται πίνακες πληροφοριών που παρουσιάζονται με τη μορφή πινάκων διαφόρων τιμών. Ένας από τους πιο συνηθισμένους τύπους τέτοιας επεξεργασίας είναι η αντιγραφή. Για παράδειγμα, εάν υπάρχει κάποιος αρχικός πίνακας δεδομένων και πρέπει να κάνετε ορισμένους υπολογισμούς που απαιτούν πρόσθετες στήλες ή σειρές, δεν είναι πάντα βολικό να τις προσθέσετε απευθείας στον αρχικό πίνακα. Μπορεί επίσης να απαιτείται για άλλους σκοπούς. Επομένως, μια λογική λύση θα ήταν να αντιγράψετε όλα ή μέρος των δεδομένων σε ένα νέο φύλλο ή έγγραφο και να κάνετε όλους τους μετασχηματισμούς με το αντίγραφο. Με αυτόν τον τρόπο, το αρχικό έγγραφο θα παραμείνει ανέγγιχτο. Με ποιους τρόπους μπορεί να γίνει αυτό;
Απλή αντιγραφή χωρίς αλλαγές
Αυτή η μέθοδος είναι η πιο εύκολη στη χρήση, είναι βολικό εάν ο πίνακας προέλευσης περιέχει απλά δεδομένα χωρίς τύπους και συνδέσμους.
Δώσε προσοχή! Η απλή αντιγραφή δεν αλλάζει τίποτα στις αρχικές πληροφορίες.
Εάν οι πληροφορίες πηγής περιέχουν τύπους, θα αντιγραφούν μαζί με τα υπόλοιπα δεδομένα και θα πρέπει να είστε προσεκτικοί εδώ - όταν αντιγράφετε σχετικούς συνδέσμους, αρχίζουν να αναφέρονται σε εντελώς διαφορετικά κελιά όπου ενδέχεται να βρίσκονται εσφαλμένα δεδομένα. Επομένως, η απλή αντιγραφή δεδομένων με τύπους είναι προτιμότερη μόνο όταν όλες οι πηγές αναφοράς τύπων αντιγράφονται ταυτόχρονα. Αυτή η μέθοδος περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα.
- Επιλογή κυττάρων. Κατά κανόνα, χρησιμοποιείται είτε ο καθορισμός μιας περιοχής κελιών με το αριστερό κουμπί του ποντικιού είτε η συντόμευση πληκτρολογίου "Shift + βέλος". Ως αποτέλεσμα, ορισμένα κελιά του φύλλου περιγράφονται με μαύρο πλαίσιο και επισημαίνονται επιπλέον με σκούρα απόχρωση.
- Αντιγραφή στο πρόχειρο. Το πρόχειρο είναι μια ειδική περιοχή στη μνήμη του υπολογιστή που έχει σχεδιαστεί για τη μεταφορά δεδομένων εντός μιας εφαρμογής ή μεταξύ εφαρμογών. Η αντιγραφή σε αυτό παίζεται είτε πατώντας τα πλήκτρα “Ctrl+C” ή “Ctrl+Insert” (αυτοί οι συνδυασμοί είναι ισοδύναμοι). Είναι επίσης δυνατό να το εφαρμόσετε μέσω του αντίστοιχου στοιχείου του μενού περιβάλλοντος ή χρησιμοποιώντας την κορδέλα του προγράμματος.
- Καθορισμός θέσης εισαγωγής. Μεταφερόμαστε στο σημείο που θέλουμε να αντιγράψουμε τα δεδομένα και υποδεικνύουμε με τον κέρσορα το κελί που θα είναι το επάνω αριστερό κελί των δεδομένων που πρόκειται να επικολληθούν. Προσέξτε εάν το σημείο εισαγωγής περιέχει ήδη κάποια δεδομένα. Μπορούν να διαγραφούν.
- Επικολλά τα περιεχόμενα του πρόχειρου στην καθορισμένη περιοχή. Αυτό γίνεται με τα πλήκτρα "Ctrl + V" ή "Shift + Insert" ή το αντίστοιχο στοιχείο του μενού περιβάλλοντος ή της κορδέλας προγράμματος.
Εάν χρειάζονται μόνο τιμές
Πολύ συχνά, οι πληροφορίες στα κελιά είναι το αποτέλεσμα υπολογισμών που χρησιμοποιούν αναφορές σε γειτονικά κελιά. Κατά την απλή αντιγραφή τέτοιων κελιών, θα γίνει μαζί με τους τύπους και αυτό θα αλλάξει τις επιθυμητές τιμές.
Σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει να αντιγραφούν μόνο οι τιμές των κελιών. Όπως και στην προηγούμενη έκδοση, αρχικά επιλέγεται το απαιτούμενο εύρος, αλλά για να αντιγράψουμε στο πρόχειρο, χρησιμοποιούμε το στοιχείο μενού περιβάλλοντος "επιλογές επικόλλησης", το υποστοιχείο "μόνο τιμές". Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την αντίστοιχη ομάδα στην κορδέλα του προγράμματος. Τα υπόλοιπα βήματα για την επικόλληση των αντιγραμμένων δεδομένων παραμένουν τα ίδια. Ως αποτέλεσμα, μόνο οι τιμές των απαιτούμενων κελιών θα εμφανίζονται στη νέα θέση.
Σημαντικό! Οι τύποι και οι μορφές δεν αποθηκεύονται με αυτόν τον τρόπο.
Αυτό μπορεί να είναι και ευκολία και εμπόδιο, ανάλογα με την κατάσταση. Τις περισσότερες φορές, απαιτείται να αφεθεί η μορφοποίηση (ειδικά πολύπλοκη). Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ακόλουθη μέθοδο.
Όταν χρειάζεστε και τιμές και μορφές
Η επιλογή των κελιών για αυτήν τη μέθοδο αντιγραφής παραμένει η ίδια, αλλά πραγματοποιείται είτε χρησιμοποιώντας το μενού περιβάλλοντος (Ειδικό στοιχείο Επικόλλησης) είτε χρησιμοποιώντας την κορδέλα του προγράμματος. Κάνοντας κλικ στο ίδιο το εικονίδιο "Ειδική επικόλληση", μπορείτε να ανοίξετε ένα ολόκληρο παράθυρο διαλόγου που παρέχει περισσότερες επιλογές αντιγραφής και μπορείτε ακόμη και να συνδυάσετε δεδομένα χρησιμοποιώντας λειτουργίες. Για παράδειγμα, δεν μπορείτε απλώς να εισαγάγετε τα μεταφερόμενα δεδομένα στα καθορισμένα κελιά, αλλά να προσθέσετε σε αυτά που υπάρχουν ήδη στο φύλλο. Μερικές φορές αυτό είναι πολύ βολικό.
Συμβαίνει επίσης ότι ο πίνακας έχει μεγάλο αριθμό στηλών διαφορετικού πλάτους και μετά την αντιγραφή των τιμών, απαιτείται πολλή μάλλον επίπονη δουλειά για να ορίσετε τα επιθυμητά πλάτη. Σε αυτήν την περίπτωση, το παράθυρο διαλόγου "Ειδική επικόλληση" έχει ένα ειδικό στοιχείο "Πλάτος στήλης". Η εισαγωγή πραγματοποιείται σε δύο στάδια. Επικολλήστε πρώτα μόνο "πλάτη στηλών" για να "προετοιμάσει χώρο" και μετά αντιγράψτε τις τιμές. Ο πίνακας είναι ακριβώς ο ίδιος με τον αρχικό, αλλά αντί για τύπους, περιέχει τιμές. Μερικές φορές είναι βολικό να αντιγράψετε μόνο το πλάτος των στηλών έτσι ώστε ο πίνακας να μοιάζει με τον αρχικό και να εισάγετε τις τιμές στα κελιά με μη αυτόματο τρόπο. Επιπλέον, μπορείτε να επιλέξετε το στοιχείο "αντιγραφή διατηρώντας το πλάτος των στηλών" στο μενού περιβάλλοντος. Ως αποτέλεσμα, η εισαγωγή θα πραγματοποιηθεί σε ένα βήμα.
Αντιγραφή ως μοτίβο
Περιστασιακά, απαιτείται η αντιγραφή ενός μέρους του πίνακα, ώστε αργότερα να μπορεί να περιστραφεί και να κλιμακωθεί χωρίς αλλαγές, χωρίς να επηρεαστούν άλλες θέσεις στον υπόλοιπο πίνακα. Σε αυτή την περίπτωση, είναι λογικό να αντιγράψετε τα δεδομένα με τη μορφή κανονικής εικόνας.
Τα βήματα για την αντιγραφή στο πρόχειρο είναι τα ίδια με τις προηγούμενες επιλογές, αλλά για την επικόλληση χρησιμοποιείται το στοιχείο "Εικόνα" στο μενού "Ειδική επικόλληση". Αυτή η μέθοδος χρησιμοποιείται σπάνια, επειδή τα δεδομένα στα κελιά που αντιγράφονται με αυτόν τον τρόπο δεν μπορούν να αλλάξουν με απλή εισαγωγή τιμών.
Πλήρες αντίγραφο ολόκληρου του φύλλου
Μερικές φορές χρειάζεται να αντιγράψετε ένα ολόκληρο φύλλο και να το επικολλήσετε είτε στο ίδιο έγγραφο είτε σε άλλο. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να καλέσετε το μενού περιβάλλοντος στο όνομα του φύλλου στο κάτω αριστερό μέρος του προγράμματος και να επιλέξετε το στοιχείο "μετακίνηση ή αντιγραφή".
Ανοίγει ένας πίνακας στον οποίο έχει οριστεί η μέθοδος αντιγραφής. Συγκεκριμένα, μπορείτε να καθορίσετε σε ποιο βιβλίο θέλετε να εισάγετε ένα νέο φύλλο, να το μετακινήσετε ή να το αντιγράψετε και να καθορίσετε τη θέση ανάμεσα στα υπάρχοντα φύλλα στα οποία θα γίνει η μεταφορά. Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί "OK", θα εμφανιστεί ένα νέο φύλλο στο καθορισμένο βιβλίο με όλα τα περιεχόμενα του αντιγραμμένου φύλλου.
Συμπέρασμα
Η αντιγραφή είναι μια από τις πιο απαιτούμενες ενέργειες στο Excel. Για απλούς πίνακες χωρίς τύπους, η πρώτη μέθοδος είναι πιο βολική και για πίνακες που περιέχουν πολλούς τύπους και συνδέσμους, είναι συνήθως προτιμότερο να χρησιμοποιείτε τη δεύτερη μέθοδο - αντιγράφοντας μόνο τις τιμές. Άλλες μέθοδοι χρησιμοποιούνται λιγότερο συχνά.